Bengt Sebring APRIL 2000 Sida: 1 Ordförande GRANSKNINGSRAPPORT 6/1999

Transkript

1 Kommunrvisionn ÅSTORPS KOMMUN RAPPORT FRÅN BOKSLUTSGRANSKNINGEN 1999 Bngt Sbring APRIL 2000 Sida: 1 Ordförand

2 Kommunrvisionn INNEHÅLLSFÖRTECKNING Sammanfattning och slutsatsr...2 Rsultatprognosr kontra utfall...4 Kontoanalysr...5 Anläggningar...5 Aktir och placringar...6 Kundfordringar...6 Priodisringskontroll...6 Flyktingbidrag...6 Sammanställd rdovisning (koncrn)...7 Ekonomihandbok...7 Årsrdovisning...7 Vrksamhtsbrättlsr...8 Summring av avviklsr...9 Sammanfattning och slutsatsr Rsultatt av granskningn av årsbokslut och årsrdovisning för 1999 rdovisas i dnna rapport. D väsntligast synpunktrna sammanfattas i punktform ndan. Prognosn för hlårt som gjords ftr dlårsbokslutt utvisad tt rsultat som var ca 11,5 Mkr sämr än utfallt för D flsta avviklsrna är positiva, vilkt innbär att utfallt blv bättr än bfarat i många fall. Orsakn till d övrvägand positiva avviklsrna bror trolign på n allmän försiktight i prognosrna. Dn största avviklsn liggr på skattintäktrna som blv ca 6 Mkr bättr än i prognosn. Prognosn för skattintäktr byggr i sin tur på d prognosr som rhålls från Kommunförbundt och där dt slutliga utfallt rhölls i dcmbr. Dt är myckt viktigt att dn löpand rsultatuppföljningn md vidhängand prognosr är tillförlitliga för att g kommunldningn korrkt bslutsundrlag. APRIL 2000 Sida: 2

3 Kommunrvisionn I samband md bokslutsgranskningn gnomförds n dl kontoanalysr avsnd andra halvårt Granskningn gjords som tt ld i uppföljningn av dn granskning som gjords undr 1999 avsnd första halvårt då dt framkom n dl synpunktr, främst btr. rprsntationsnotor. Rsultatt av dn nu gnomförda granskningn visar att n förbättring sktt. Dock notrads fortfarand n dl slarv md att uppg dltagar och syft md rprsntationn. Avskrivning av vissa gator och vägar inom Tkniska kontorts anslagsfinansirad vrksamhtr har, ftr bslut i Kommunfullmäktig, undrstigit plannliga avskrivningar md 0,7 Mkr. Orsakn är att man på dtta sätt vill hålla d anslagsfinansirad vrksamhtrna inom d budgtrad ramarna. Vi ansr att avskrivningarna skall basras på dn konomiska livslängdn och j får användas som n rsultatrglringspost. Statligt bidrag för kommunns kostnadr för äldr flyktingar och invandrar avsnd 1999 har ännu j rhållits. Enligt upprättad ansökan skall 0,9 Mkr rhållas undr Dtta har j baktats i bokslutt för Dt statliga bidragt för kommunns kostnadr för äldr flyktingar och invandrar avsnd 1998 har rhållits och intäktsförts Intäktn har, trots att dn ndast till mindr dl avsr rsättning för kostnadr för flyktingar, i sin hlht rdovisats bland kostnadrna för flyktingvrksamhtn. Dtta innbär att kostnadn för andra vrksamhtr blir för hög och att för lit mdl av flyktingbidragn tas i anspråk. För 1999 uppgår d mdl som avsr andra vrksamhtr mn som rdovisats i flyktingvrksamhtn till ca 0,6 Mkr. Vi ansr att all information av förvaltningsbrättlskaraktär samlas undr rubrikn Förvaltningsbrättls i årsrdovisningn, bl. a. för att öka läsbarhtn. Idag finns informationn utspridd i årsrdovisningn på olika ställn, båd för och ftr rsultat- och balansräkningarna. Nämndrnas vrksamhtsbrättlsr bhövr, nligt vår uppfattning, styras upp yttrligar för att rhålla n nhtlig och rlvant information i årsrdovisningn. Dt är också viktigt att klargöra frågan om vm man skrivr sina vrksamhtsbrättlsr för. Vi ftrlysr också n bättr bskrivning av mål och måluppfyllls och som ävn kopplas till konomiska mått. APRIL 2000 Sida: 3

4 Kommunrvisionn Rapport från bokslutsgranskningn 1999 Dnna rapport bhandlar ur rvisionssynpunkt väsntliga iakttaglsr som gjorts i samband md granskningn av årsbokslutt Alla blopp i tkr om annat j angs. Rsultatprognosr kontra utfall Rsultatprognosn för 1999, som gjords ftr dlårsbokslutt , visad på tt rsultat för xtraordinära postr på 2,0 Mkr. Utfallt för xtraordinära postr blv iställt tt övrskott på 13,5 Mkr, n avvikls på 11,5 Mkr. Avviklsn i nttokostnad fördlar sig nligt följand: Utfall Prognos Avvikls Kommunfullmäktig Rvision Kommunstyrls Kommunldningskontor Tkniskt kontor anslagsfinansirad Tkniskt kontor affärsdrivand Byggnadsnämnd Kultur- o fritidsnämnd Barn- och utbildningsnämnd Socialnämnd Miljönämnd Räddningstjänst Summa Finansiring Totalt Största avviklsn på förvaltningsnivå visar Socialnämndn och Tkniska kontorts anslagsfinansirad vrksamht som övrskridr rsp. undrskridr nttokostnadrna jämfört md prognosn md 2,4 Mkr vardra. Tkniska kontorts avvikls är till största dln (1,9 Mkr) hänförbar till försäljning av xploatringsmark. Någon nskild post som förklarar Socialnämndns avvikls saknas. Avviklsrna på d övriga förvaltningarna kan int förklaras md någon nskild orsak utan dt är flra mindr avviklsr som bidrar till dn totala avviklsn. En allmän försiktight i prognosrna bdöms, liksom f å, vara dn största förklaringn. Finansiring (innhållr främst statsbidrag och liknand j förvaltningsspcifika intäktr och kostnadr) visar n positiv avvikls på 8,0 Mkr. Största avviklsn liggr i skattintäktr som blv APRIL 2000 Sida: 4

5 Kommunrvisionn ca 6 Mkr bättr än prognosn. Prognosn för skattintäktr byggr i sin tur på d prognosr som rhålls från Kommunförbundt och där dt slutliga utfallt rhölls i dcmbr. Ävn kostnadr för lönökningar blv lägr än vad som förväntads i prognosn, 0,8 Mkr, samt 0,5 Mkr lägr smstrskuld. Kontoanalysr I samband md bokslutsgranskningn har n djupar analys sktt av spcifika rsultatkonton för priodn I d fall fakturor från störr lvrantörr till kommunn påträffats, har kontroll sktt av hur v. upphandling sktt. Analysn har omfattat konton för konsulttjänstr, främmand tjänstr, utbildning, rprsntation, gåvor, rsor, kursr, konfrnsr samt datakostnadr. Följand notringar gjords: På tt granskat urval av rstaurangnotor saknas i några fall uppgift om dltagar och syft. I några fall konstatrads att btr. rskostnadr saknads antckning om rsans syft och vilka som dltagit. Btr. dn övrsiktliga granskningn av upphandlingar kan konstatras att inköpt av varan llr tjänstn har förgåtts av tt upphandlingsförfarand. Anläggningar Någon nhtlig bloppsgräns för när aktivring skall sk av anläggningstillgångar saknas och bör därför införas. Avskrivning av aktivrad projkt påbörjas årt ftr aktivringn. Vi ansr i likht md Rfrnsgruppn i rdovisningsfrågor, att avskrivning skall påbörjas då tillgångn tas i bruk. Pågånd projkt särrdovisas j i balansräkningn. Dtta får bl. a till följd att avskrivningar skr på pågånd projkt nligt samma princip som avslutad invstringar. Totalt finns pr pågånd projkt till tt värd av 7,4 (4,4) Mkr (framgår i årsrdovisningn där samtliga undr årt avslutad och pågånd projkt prsntras). I anläggningsrdovisningn rdovisas ävn xploatringsprojkt md ntto 19 Mkr. Här rdovisas alla ndlagda kostnadr samt influtna försäljningslikvidr. Undr årt har bl. a. avyttrats dlar av Södra Industriområdt. Försäljningsprist på dn sålda markn uppgick till 2,4 Mkr. Ravinst har rdovisats om Kostnadn för dn sålda nhtn kan int md xaktht bstämmas p.g.a. att information i anläggningsrgistrt är bgränsat. Övrlag bdömr vi att kontrolln av bokförda värdn av xploatringprojkt är svag då dt vid n försäljning int går att härlda xakt vad som sålts. APRIL 2000 Sida: 5

6 Kommunrvisionn Enligt bslut från Kommunfullmäktig har avskrivningarna för vissa vägar och gator j följt plan undr Orsakn är att man på dtta sätt vill hålla d anslagsfinansirad vrksamhtrna inom d budgtrad ramarna. Totalt har bslutt innburit att ca 0,7 Mkr lägr avskrivningar sktt 1999 jämfört md om avskrivningar nligt plan sktt. För 2000 åtrgår man åtr till dn ursprungliga avskrivningsplann. Vi ansr att avskrivningarna skall basras på dn konomiska livslängdn och j får användas som n rsultatrglringspost. Aktir och placringar Aktirna i Björnkulla Enrgi AB (BEAB), md tt anskaffningsvärd på 10 Mkr, har avyttrats undr årt. Enligt avtalt har affärn inbringat 146 Mkr vilkt också angs i årsrdovisningn. Av dtta avsr dock 32 Mkr åtrbtalning av kommunns fordran på BEAB och är sålds nligt vår uppfattning j att btrakta som köpskilling. Ralisationsvinstn uppgår till 102 Mkr. Kundfordringar Ny princip har införts för avskrivning av fordringar. Från och md innvarand år skr avskrivning av kundfordringar förfallna för Vi ansr dock att ävn fordringar som är mindr än tt år gamla bör prövas individullt. Priodisringskontroll Vår granskning av fakturor och andra undrlag för kontroll av att kostnadr och intäktr har rdovisats på rätt räknskapsår uppvisad j några väsntliga fl utövr vad som notrats undr Flyktingbidrag ndan. Enligt n dom i Rgringsrättn är kommunrna skyldiga att på bgäran åtrbtala uttagna avgiftr för intyg i samband md OVK-bsiktningar (obligatorisk vntilationskontroll). Totalt bräknas intäktrna övr årn för dssa intyg ha uppgått till ca , varav ca 25 åtrbtalats hittills undr Vi ansr att rsrvring för förväntad framtida åtrbtalningar bör sk, vilkt j har sktt i bokslutt pr Flyktingbidrag För varj flykting som kommr till kommunn rhålls tt bidrag från statn. I rdovisningn skuldförs dssa pngar som sdan avräknas mot dn faktiska kostnadn för flyktingar. Årts bruttokostnad APRIL 2000 Sida: 6

7 Kommunrvisionn uppgår till 2,0 Mkr, budgt 3,6 Mkr och f å 4,2 Mkr. Nttokostnadn ftr ianspråktagand av mdl från flyktingbidragn uppgår till 0. Kvar i balansräkningn finns bland skuldrna (f å 2 558) att använda kommand år och som sålds avsr ännu j förbrukad flyktingbidrag. I nttokostnadrna för flyktingvrksamhtn för 1999 ingår ävn n intäkt på 728 avsnd bidrag från statn avsnd kostnadr för äldr invandrar och flyktingar. Bidragt som rhållits 1999 avsr rsättning för kostnadr bokförda i kommunn Bidrag för kommunns kostnadr avsnd 1999 har ännu j rhållits. Ansökan har dock upprättats och skall inlämnas snast april Total fordran nligt upprättad ansökan för 1999 uppgår till 933 vilkn j baktats i bokslutt för Dt bokförda rhållna bidragt avsr ndast till mindr dl kostnadr för flyktingar mn rdovisas trots dtta i sin hlht bland kostnadrna för flyktingvrksamhtn. Dtta innbär att kostnadn för andra vrksamhtr blir för hög och att för lit mdl av flyktingbidragn tas i anspråk. Av bokförda intäktr 1999 bdöms d mdl som avsr andra vrksamhtr mn som rdovisats i flyktingvrksamhtn uppgå till ca 0,6 Mkr. Sammanställd rdovisning (koncrn) I kommunkoncrnns rsultaträkning, liksom i kommunns, har ralisationsvinstn vid försäljningn av dt hlägda kommunala dottrbolagt Björnkulla Enrgi AB (BEAB), bräknats som skillnadn mllan försäljningsprist och dt bokförda värdt på aktirna. Enligt god rdovisningssd bör, vid bräkning av koncrnns rsultat av försäljning av aktir i dottrbolag, hänsyn tas till dt koncrnmässiga värdt av dt avyttrad bolagts nttotillgångar. Dn rdovisad vinstn i koncrnrdovisningn har därignom blivit 9,7 Mkr för hög. Skillnadn har förts dirkt mot gt kapital. Någon rutin för skriftlig avstämning av mllanhavandn inom d i koncrnn ingånd kommunala bolagn finns j. Ekonomihandbok En konomihandbok md rglr om intrn kontroll som bskrivr förvaltningarnas intrna kontrollsystm har tagits fram av konomikontort. Ekonomihandbokn har varit upp i kommunfullmäktig för bhandling mn dn har dock ännu j antagits. Vi ansr dt väsntligt att konomihandbokn komplttras för att kunna läggas fram och godkännas av kommunfullmäktig. Årsrdovisning Enligt Lag om kommunal rdovisning (1997:614) skall n årsrdovisning innhålla: APRIL 2000 Sida: 7

8 Kommunrvisionn förvaltningsbrättls rsultaträkning balansräkning finansiringsanalys samt sammanställd rdovisning (koncrnrdovisning) Förvaltningsbrättlsn skall bl. a. lämna upplysningar om: förhållandn av väsntlig karaktär som int finns i rsultat- llr balansräkningn väsntliga händlsr undr och ftr räknskapsårts slut förväntad utvckling väsntliga prsonalförhållandn andra för styrningn och uppföljningn väsntliga förhållandn samlad rdovisning av invstringsvrksamhtn utfall i f h t budgt Samtlig information nligt ovan finns i årsrdovisningn för Åstorps kommun mn rdovisas undr olika rubrikr och på olika platsr i årsrdovisningn. T x särrdovisas dn konomiska övrsiktn för kommunkoncrnn rsp. kommunn i två olika avsnitt, placrad för rsp. ftr rsultat- och balansräkningarna. Vi ansr att all information av förvaltningsbrättlskaraktär samlas undr rubrikn Förvaltningsbrättls bl. a. för att öka läsbarhtn. Vrksamhtsbrättlsr I samband md 1999 års bokslutsgranskning har vrksamhtsbrättlsn för Socialnämndn granskats särskilt. D synpunktr som framkommit är främst följand: Gnrllt stt ansr vi att nämndrna i sina vrksamhtsbrättlsr är för dtaljorintrad och läggr för stor vikt vid att förklara, ibland små, avviklsr mllan utfall och budgt. För dn xtrn läsarn saknar dtta i stor utsträckning rlvans i f h t dn vrksamht som bdrivs av nämndn. T. x. handlar hla avsnittt om Årts rsultat i Socialnämndns vrksamhtsbrättls för vård och omsorg i vissa fall oväsntliga rsultatavviklsr i utfallt jämfört md budgt. Vi ansr att dt väsntligast i bskrivningn är n koppling mllan nämndrnas vrksamhtr och rsultat. Vrksamhtsbrättlsrna innhållr n bskrivning av rsp. vrksamhts mål. Därmot saknas ofta n bskrivning av måluppfyllls samt, som nämnts ovan, n koppling till dt konomiska utfallt. För att uppnå dtta och yttrligar höja kvalittn i innhållt krävs n nhtligar prsntation och mindr dtaljinriktad information. Frågan som måst ställas är också vm informationn är avsdd för. Vi förslår att dn dtaljrad informationn iställt rdovisas i intrna bokslut till nämndrna. APRIL 2000 Sida: 8

9 Kommunrvisionn Summring av avviklsr Blopp i Mkr Ökning/minskning (-) av rsultatt Bdömda avviklsr Osäkra kundfordringar - -0,2 OVK-bsiktningar -0,1 - Summa bdömda avviklsr -0,1-0,2 Konstatrad avviklsr Kostnadsförda invntarir - 0,2 Ej baktat statsbidrag för flyktingar/invandrar 1,0 - Statsbidrag för invandrar rdovisat i flyktingvrksamhtn 0,6 - Summa konstatrad avviklsr 1,6 0,2 Summa 1,5 0,0 Åstorp Magnus Hlmfrid Auktorisrad rvisor Lars Starck Godkänd rvisor APRIL 2000 Sida: 9