Bengt Sebring November 2003 Sida: 1 Ordförande GRANSKNINGSRAPPORT 5/2003

Transkript

1 ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV INTERN KONTROLL I STYRELSER OCH NÄMNDER Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 1

2 Innhåll Sammanfattning... 3 Inldning... 5 Uppdrag och syft... 5 Mtod... 5 Bakgrund... 5 Rsultat förra granskningn... 5 Dfinitionr...6 KS styrning av dn intrna kontrolln... 7 Rglmnt... 7 Chfsgruppns arbt... 7 Övrigt arbt... 7 Kommntarr...8 Nämndrnas/förvaltningarnas och bolagns arbt md IK... 8 Bakgrund utgångspunktr... 8 Barn- och utbildningsförvaltningn... 9 Kultur- och fritidsförvaltningn... 9 Miljökontort Plan- och Byggkontort Socialförvaltningn Tkniska kontort Vård- och omsorgsförvaltningn Bolagn Sammanfattand intryck och kommntarr Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 2

3 Sammanfattning Ernst & Young har av d förtrondvalda rvisorrna och lkmannarvisorrna i kommunns bolag fått i uppdrag att göra n fördjupad granskning av dn intrna kontrolln i kommunn. En första rapport om dn intrna kontrolln prsntrads i juni dtta år, granskningsrapport 1/2003. Förliggand granskning syftar till att g n lägsbskrivning av vad som hänt sdan förra rapportn skrvs och att kartlägga dn intrna kontroll som utförs/utförts, dokumntrat llr odokumntrat, på förvaltningarna och i bolagn. Eftr gnomförd granskning har rvisionn följand kommntarr om dt som fungrar bra Dt är positivt att tt intrnkontrollrglmnt har antagits av KS undr Rglmntt har blivit tt avstamp för nämndrnas och bolagns arbt md att bygga upp n fungrand intrn kontroll av vrksamhtn. om dt som är på gång att förbättras Kunskapn om vad intrn kontroll är, och om formrna för hur dn intrna kontrolln ska bdrivas, skiftar mllan förvaltningarna/bolagn. Gnrllt stt kan dock konstatras att kunskapn fortfarand är låg, och att bhov av fortbildning/kunskapsdlning förliggr. En procss för kunskapsgnrring är dock påbörjad, vilkn, gnom dt fortsatta arbtt md implmntringn av intrn kontrollarbtt, förväntas fortgå. Rglmntt bhövr komplttras md anvisningar för tillämpningn, och dt är utmärkt att tt uppdrag finns om att ta fram sådana anvisningar. Anvisningarna bör tas fram skyndsamt, då dssa ska ligga till grund för dt fortsatta arbtt i förvaltningarna. Förvaltningarna är inn i n procss md att ta fram intrnkontrollplanr som ska vara färdiga innan år om dt som bhövr förbättras Dt nylign antagna intrnkontrollrglmntt har sin tyngdpunkt i kontrolln av dn konomiska hantringn. D kommand anvisningarna bör därför förtydliga hur förvaltningarna ska arbta md intrn kontroll av t.x. fastställda mål och vrksamhtn i övrigt. Dokumntrad rutinr utgör tt utmärkt undrlag för d riskanalysr som ska ligga till grund för intrnkontrollplanrna. Arbtt md att ta fram rutinbskrivningar bör intnsifiras. Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 3

4 Risk- och väsntlightsanalysr görs int på tt systmatisrat sätt och dokumntras int. Kommunldningskontort bör vara bhjälpliga i arbtt md hur n risk- och väsntlightsanalys kan gnomföras och dokumntras på förvaltningarna. Förvaltningarnas gna utförda intrna kontrollr är, utövr d som skr gnom uppföljning/ åtrrapportring av budgt, llr inom ramn för dt strukturrad arbtsmiljöarbtt, fortfarand myckt få och dokumntras/åtrrapportras int. Dt är anglägt att d kommand IK-planrna, som ska ligga till grund för 2004 års arbt md dn IK, blir utformad så att d kan utgöra tt ffktivt vrktyg för n förväntad förbättring av dn intrna kontrolln. Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 4

5 Inldning Uppdrag och syft Ernst & Young har av d förtrondvalda rvisorrna och lkmannarvisorrna i kommunns bolag fått i uppdrag att granska dn intrna kontrolln (ndan IK) i kommunn. En första rapport om IK prsntrads i juni dtta år, granskningsrapport 1/2003. Uppdragt då var att granska kommunstyrlsns (KS) styrning av nämndrnas och bolagns IK-arbt och att granska, gnom kartläggning, nämndrnas och bolagns intrna kontrollarbt. Rsultat av granskningn prsntras, gnom rapportns sammanfattand punktr, ndan undr bakgrund. Rapport 2/2003 var ävn dn n dl i granskningn av IK; utbtalningsrutinr. Dnna granskning syftar till att g n lägsbskrivning av vad som hänt sdan rapport 1/2003 skrvs och att kartlägga dn IK som utförs, dokumntrat llr odokumntrat, på förvaltningarna och bolagn. Mtod Intrvjur har gjorts md - Ulf Strömstdt, kommunchf, - Jan Alfrdsson, förvaltningschf kultur- och fritidsförvaltningn, - Göran Holmqvist, förvaltningschf barn och utbildningsförvaltningn, - Torbjörn Prsson, förvaltningschf tkniska kontort, - Anita Månsson, förvaltningschf socialförvaltningn, - Christina Håkansson Calmrklint, förvaltningschf vård- och omsorgsförvaltningn, - Johan Mognsn, förvaltningschf plan- och byggkontort, - Lnnart Rydbrg, förvaltningschf miljökontort, - Mikal Fors, VD för bolagn - Joakim Hansson, biträdand förvaltningschf och områdschf vård- och omsorgsförvaltningn och - Monica Johansson, förvaltningskonom barn- och utbildningsförvaltningn. Dokumnt avsnd IK som prsntrats av d intrvjuad har granskats. Bakgrund Rsultat förra granskningn Från sammanfattningn i rapport 1/2003 om IK: KS har idag stora bristr i kontrolln av hur nämndr och bolag skötr dn intrna kontrolln. Ingn ldning gs idag för nämndrna hur IK-arbtt ska skötas då ingt rglmnt är utfärdat. Ett rglmnt för dn intrna kontrolln har varit undr framtagand undr d snast årn, utan att ha kommit till bslut. KS frågar int hllr ftr någon rdovisning av hur nämndrna och bolagn skötr sin IK. Dtta Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 5

6 btydr att dn rfordrliga kontroll/uppföljning av nämndrnas vrksamht som åliggr KS int uppfylls på dnna punkt. Dt är positivt att tt förslag till intrnkontrollrglmnt är framtagt och på väg att bhandlas av KS. Dt är anglägt att tt bslut härom kan tas så snart som möjligt, då dtta visat sig vara avgörand för nämndrnas sätt att organisra och strukturra sitt IK-arbt. Av nkätsvarn rörand styrningn av IK-arbtt på nämnds/bolagsnivå framgår att dnna är i dt närmast obfintlig. Dt finns inga antagna riktlinjr för IK-arbtt och ndast n nämnd har antagit n IK-plan. Dfinitionr Utdrag ur kommunallagn om bstämmlsr för IK, liksom dfinitionr av och innhåll i IK, finns i rapport 1/2003. Ndan gs dock n yttrligar gnomgång av vad IK är, gnom prsntation av två organisationrs dfinitionr och modllr. FAR (Förningn för Auktorisrad Rvisorr) bskivr IK så här: God intrn kontroll åstadkoms gnom n lämplig kombination av gnrlla kontrollr såsom ansvars- och arbtsfördlning och skydd mot obhörig åtkomst av rgistr och program samt olika kontrollmomnt inlagda i systm och rutinr. En god intrn kontroll får till följd att bokföringn, mdlsförvaltningn och vrksamhtns konomiska förhållandn i övrigt omfattar d dlar av vrksamhtns organisation och rutinr som säkrställr att rdovisningn blir riktig och fullständig. En god intrn kontroll motvrkar att fl som görs i dt dagliga arbtt ldr till fl i rdovisningn, konomiska rapportr och bslutsundrlag och därmd ofta till olönsamma bslut och förlustr. Bskrivningn spglar myckt FAR:s inriktning på dn konomiska dln av förtagns vrksamht, mn kan i stort också tillämpas inom offntlig vrksamht. En något brdar dfinition gs av: COSO (Committ of Sponsring Organizations of th Tradway Commision) har utarbtat n modll för IK som är intrnationllt accptrad. Man mnar att intrn kontroll är n procss där dn politiska och profssionlla ldningn och övrig prsonal samvrkar för att md rimlig grad av säkrht kunna uppnå måln ändamålsnlig och kostnadsffktiv vrksamht tillförlitlig finansill rapportring och information om vrksamhtn ftrlvnad av tillämpliga lagar, förskriftr, riktlinjr m.m. Fm dlar omfattar tillsammans dn intrna kontrolln Kontrollmiljön Angr förutsättningarna för risk och kontroll inom organisationn och påvrkas av faktorr som intgritt, tiska värdringar, komptns, ldarstil och utbildning = organisationsmiljö. Riskanalys Gr svart på hur man ska uppnå måln utan att riskrna når n oaccptabl nivå Kontrollaktivittr Är d uttryckta mtodr och procssr som används för att hantra riskr inom organisationn. Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 6

7 Information och kommunikation Idntifiring och förmdling av rlvant vrksamhts- och konomisk information i rätt tid. Tillsyn Bl.a. kontinurlig övrsyn och omvärdring av alla systm, bl.a. för styrning och intrn kontroll. KS styrning av dn intrna kontrolln Rglmnt Dt som har hänt ftr dn förra granskningsrapportn är att tt rglmnt för IK har antagits för Åstorps kommun (KF ). Rglmntt bskrivr syftt md IK, kommunallagns bstämmlsr, organisation, uppföljning och gr n mall för nämndrnas intrna kontrollplan. Rglmntt innbär bl.a. att n IK-plan ska tas fram för varj nämnd, att IK ska följas upp och att nämndn löpand ska rapportra rsultat av uppföljning av IK till KS. KS ska md utgångspunkt från nämndrnas rapportr utvärdra kommunns samlad systm för IK. KS har fått rätt att utfärda anvisningar för tillämpningn av rglmntt. Dtta har int gjorts, mn tt uppdrag liggr hos kommunldningskontorts konomiavdlning (KLKkonomi), att ta fram undrlag för d bslut som KS bör ta inför nästa år. Chfsgruppns arbt Inom chfsgruppn, vilkn har möt varj vcka, har frågan om IK tagits upp. Alla förvaltningar har fått i uppdrag att ta fram n IK-plan för Man har ävn bslutat att dn uppföljning som ska göras av IK-plann på rspktiv förvaltning, ska utföras av kollgor från n annan förvaltning. Ett utbyt av rfarnhtr i arbtt md IK ska sk rglbundt inom chfsgruppn. Varj förvaltning har sin gn riskbild, mn vissa riskfrågställningar är gmnsamma. En allmän rflktion är, att n ökad mdvtnht om btydlsn av IK, hållr på att växa fram. Dt pågår procssr för att bygga upp systm för IK inom alla förvaltningar. Övrigt arbt KS planrar att uttala att man kommr att följa upp att nämndrna följr malln för IK-plan undr För att få n utvckling från att nbart fokusra på budgt och budgtuppföljning, till att i högr grad fokusra på vrksamht och måluppfyllls, har s.k. vrksamhts- och rsultatdialogr startats. I dssa dltar gmnsamt förtrondvalda och tjänstmän. Ett arbt md att s övr vrksamhtsmål i budgtn har startats. Evntullt kommr man i fortsättningn att införa n modll i vilkn ingår att Kommunfullmäktig (KF) ska bsluta om inriktningsmål, riktlinjr och budgt. Effktmåln kommr att lämnas till KS att bsluta om. Dt diskutras ävn att följa upp mål oftar än bara till bokslutt, t.x. till varj Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 7

8 prognostillfäll. På längr sikt finns planr på att målrdovisning ska gå hand i hand md dn månatliga uppföljningn. För att dtta ska lyckas måst dt finnas rlativt nkla systm för mål och uppföljning. Kommntarr Dt är av stor vikt att tt IK-rglmnt har antagits för kommunn. Dtta har blivit startskottt för tt utvcklingsarbt som på många förvaltningar ännu liggr i sin linda. Rglmntt bhövr komplttras md anvisningar för tillämpningn, och dt är utmärkt att tt uppdrag finns om att ta fram undrlag för bslut. Tx. bhövr utrdas vad som mnas md löpand rapportring från nämndrna till KS. Dt är också viktigt att, ftrsom malln för nämndrnas IK-planr till stor dl bhandlar d rnt konomiska aspktrna av vrksamhtrna, dt på tt tydligar sätt framgår vad som mnas md att rspktiv nämnds chf ska löpand tillsammans md områdsansvarig llr motsvarand stämma av: fastställda mål, vrksamhtn (förf. kursivring). Anvisningarna bör därmd inriktas int nbart på rdovisningsrutinr, utan ävn på administrativa rutinr. Nämndrnas/förvaltningarnas och bolagns arbt md IK Bakgrund utgångspunktr I dt följand rdogörs för vad som kommit fram i intrvjur md rspktiv förvaltningschf, VD och annan prsonal som varit närvarand vid träffarna. Intrvjurna har förts som samtal om hur dt IK-arbtt kan strukturras och bdrivas, samt om vilkt arbt som är på gång rdan nu. Som utgångspunkt för samtaln har använts n tänkt struktur för hur IK-arbtt kan s ut, vilkt illustrras ndan. Rutinbskrivningar Risk - och väsntlightsanalys Intrnkontrollplan Kontrollr/uppföljningar Rapport nämnd bdömning Rapport KS bdömning En god grund för IK-arbtt är d rutinbskrivningar som bör finnas för viktiga procssr inom vrksamhtn. Utifrån dssa bskrivningar kan d riskr som är av väsntligt intrss för vrksamhtn idntifiras. Riskanalysn gr svar på hur man ska bdriva vrksamhtn och uppnå sina mål utan att riskrna når n oaccptabl nivå. Utifrån dnna analys kan n IK-plan tas fram, vilkn idntifirar d momnt inom n procss som bhövr kontrollras md n viss mtod och frkvns. IK-plann utgör n grund för d kontrollr som vrksamhtn själv ska utföra för att minimra riskrna för att fl bgås. Kontrollrna dokumntras och rapportras för dn gna nämndn som har att bdöma om IK är tillräcklig inom ansvarsområdt. Rapportring skr sdan till KS som i sin tur gör n bdömning av om IK som bdrivs inom nämndrna är tillräcklig. Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 8

9 Barn- och utbildningsförvaltningn Dt finns inga dokumntrad rutinbskrivningar. Risk och väsntlightsanalys finns int dokumntrad, mn analysn görs utifrån rfarnht och kunskap om vrksamhtn. Undr samtalt nämns några riskr som är av väsntligt intrss: Tilldlning av prsonal till förskola och fritids. Idag skr dtta utifrån att 170 s.k. barntimmar utgör n hltidstjänst. Riskn bstår i att antalt timmar kan skifta snabbt övr tidn, varför man numra gör uppföljningar av barntimmarna varj månad. Ekonomiuppföljningn. Måluppfyllls. Arbtt md IK-plan är på gång och ska upp till nämndn för bslut. Diskussionr är igång inom förvaltningns ldningsgrupp och inom BOSK-gruppn (grupp för ldar inom barnomsorg och skola inkludrat d biträdand rktorrna). Förvaltningskonomn träffar alla assistntr på rktorsområdna och informrar om IK-arbtt. Dt framhålls att arbtt måst sk procssinriktat. Undr samtalt visas n första skiss till IK-plan som bstår av tt rutmönstr där olika granskningsområdn finns xmplifirad, vilka kontrollmomnt som ska ingå, md vilkn mtodik och frkvns dssa ska följas upp, vm som är ansvarig, till vm rapportring ska sk och vilkn grad av risk som områdt bdöms utgöra. D granskningsområdn som nämns i plann, som int är färdig, är Attstrglr Btalkortsanvändning God rdovisningssd Lönr Lvrantörsfakturor Dlgationsordning Hantring av kontantr Undr samtalt framhålls att riktlinjr från KLK avsnd vissa rutinr är motsäglsfulla llr otydliga, varför dt är svårt att utarbta rutinbskrivningar tx. avsnd mottagningsattstr. Likaså är vissa rutinr brond av olika förvaltningar, tx. lönutbtalningar, varför gmnsamma rutinr bhövr utarbtas. Kultur- och fritidsförvaltningn Dt finns ingt sammanhållt rutinbskrivningsarbt, mn vissa rutinr har utarbtats och diskutrats tillsammans md vaktmästarna och utgör början till tt mra hltäckand arbt md rutinbskrivningar, rglr för handhavand av bnsinkort handhavand av nycklar användning av mobiltlfon. Dt finns ävn vissa rutinbskrivningar för städvrksamhtn samt för dt strukturrad arbtsmiljöarbtt. Dt finns ävn n pärm hos förvaltningschfn md rglr för skydd och säkrht och n övrgripand säkrhtspolicy. Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 9

10 Dt finns ingn dokumntrad risk- och väsntlightsanalys. Man har tt samarbt md räddningstjänstn, vilka har påpkat bhovt av att ishalln bhövr n insatsplan. Bla. har riskn för utsläpp av ammoniak uppmärksammats. Arbtt md att ta fram n IK-plan är påbörjat. Som hjälp har man bl.a. n kopia md xmpl på vilka kontrollområdn som kan ingå. Dt framhålls att IK-plann är sammanflätad md andra kontrollplanr, t.x. dt strukturrad arbtsmiljöarbtt. Miljökontort Ett projkt; KIM (kvalitt i miljöarbtt), är pågånd inom ramn för samarbtt inom 4K (Klippan, Prstorp, Åstorp Örklljunga). Inom KIM hållr man på att ta fram rutinbskrivningar för olika gmnsamma ansvarsområdn. Bskrivningarna finns samlad på n hmsida hos Prstorps kommun, mn kommr också att föras övr på tt för Åstorps kommun mra lätthantrligt mdium. Projktt har ndast koncntrrats till att gälla rutinr för handläggning nligt miljöbalkn: Avloppstillstånd Värmpumpar Bostadsärndn (klagomål) Ndskräpningsärndn Oljcistrnr Offntliga bad Lokalr nligt 8 miljöbalkn (skolor, hyginisk bhandling) Motsvarand rutinbskrivningar finns int avsnd ansvarsområdn nligt djurskyddslag och livsmdlslag. Dt finns ingn dokumntrad risk- och väsntlightsanalys, mn följand riskr nämns undr samtalt: Sårbarht i bmanningn på förvaltningn Långa handläggningstidr Missar i undrlag för bslut Kommunicring Bslutsformulring Dt finns ännu ingn IK-plan, mn man har n gnkontroll gnom avstämning av rgistr och listor för ärndn avsnd livsmdlskontrollr, djurskydd, miljötillsyn och köldmdia-anläggningar. En IK-plan ska tas fram innan Plan- och Byggkontort Dt finns inga ndskrivna rutinbskrivningar. D s.k. chcklistor som ingår som n naturlig dl i d kontrollplanr som används i samband md bygganmälan kan i viss mån sägas vara n form av rutinbskrivning. Förvaltningn kan tänka sig, och sr fördlarna md, att ta fram rutinbskrivningar undr dn kommand tidn. Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 10

11 Någon dokumntrad risk- och väsntlightsanalys finns int, mn undr samtalt idntifiras följand riskr som väsntliga i vrksamhtn Att lagstiftningn int baktas tillräckligt tx. vid bviljand av bygglov. Vid byggsamråd kan slarv md kvalitts- och kontrollarbtt, tx. när dt gällr brandskydds- och säkrhtsfrågor, lda till problm i ftrhand. Vid framtagandt av dtaljplanr, kan slarv md undrlagt, tx. avsnd grundundrsökningar, radonmätningar mm. lda till kostnadr i tt längr prspktiv. Undrlåtnht att samråda kan lda till att bsvärsbrättigad krävr sina rättightr i ftrhand. Vårdslös tjänstutövning, tx. i form av flaktig rådgivning till mdborgar. Ovanstånd riskr kommr troligtvis att tas md i dn IK-plan som ska upp för diskussion på nästkommand sammanträd i byggnadsnämndn. Socialförvaltningn En hltäckand samling av rutinbskrivningar finns int mn vissa rutinbskrivningar är på gång llr har nylign antagits Riktlinjr och rglr för hantring av chckar och rkvisitionr Riktlinjr för handläggning av förmdlingskonto Ärndgång Rglr för avsläpp av pngar från socialkontort via postgirot I samband md dn förändring av organisationn som är på gång, kommr n övrsyn av dlgationsordning och attstförtckning att göras. Dt har gjorts n risk- och väsntlightsanalys, som dock int är dokumntrad. Undr samtalt nämns riskr avsnd Journalantckningar Biståndsbslut Avtal Kostnadskontroll för vuxnplacringar och barn- och ungdomsplacringar Arbtt md att ta fram n IK-plan är igång ska plann bhandlas i Au och snar i nämndn. Man ska gå ignom områd för områd för att ta rda på vad som ska göras och vm som ska ha ansvart för dt. Rdan tidigar har intrn kontroll gjorts gnom d stickprov som gjorts 2 ggr/år av förvaltningskonomn. Kontrollrna har gällt rdovisningsrutinr som fakturahantring, attstuppdrag, omföringar mm. mn har int dokumntrats. Tkniska kontort Dt finns inga rutinbskrivningar, mn tankar på att ta fram sådana finns. I dn plan för IK av arbtsmiljön som finns och som är rvidrad snast i våras, finns riskanalys av anläggnings- och undrhållningsarbt och av kontorsarbt. Man saknar Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 11

12 dock riskanalys av VA-arbtn. Riskanalys av andra dlar av vrksamhtn utövr arbtsmiljöarbtt finns int. Kontrollr nligt plann för IK av arbtsmiljön gnomförs. Ävn dnna förvaltning ska ta fram n IK-plan inför Vård- och omsorgsförvaltningn Dt finns ännu så läng int någon hltäckand samling av rutinbskrivningar, mn tt störr arbt har påbörjats md att ta fram rutinr för vissa viktiga vrksamhtsprocssr Upprättand av arkivringsplan/rutinr (skr i samband md att arkivt särskiljs från socialförvaltningn). Avgiftsrapportring. Bslutshandläggning. Kommunicring. Prsonalhantring Introduktion D gmnsamma rutinrna, som ska vara lika för alla dlar av förvaltningn, ska kommunicras till alla mdarbtar gnom att d läggs på dn gmnsamma srvrn, där rdan vissa blankttr, riktlinjr och annan information finns. På arbtsplatsrna finns rdan n pärm för arbtsmiljöarbtt, samt n pärm för prsonalhantringn. En pärm för intrnt skydd, innhålland 11 stg, hållr på att tas fram. Ovanstånd arbt har initirats utifrån n risk- och väsntlightsanalys, som dock int är dokumntrad. Andra riskr som är idntifirad, och som man arbtar md för att liminra, är dokumntation och utformning av bslut samt uppföljning av bslut. Arbtt md n IK-plan är påbörjat utifrån d riktlinjr som givits md rglmntt, och rapportras fortlöpand för nämndns Au. Ett färdigt förslag bräknas läggas fram för Au och nämndn i januari Plann kommr att utformas utifrån rglmntt. Uppföljning/kontrollr nligt dn kommand IK-plann kommr att göras två gångr om årt. Bolagn Man har börjat föra samman olika dokumnt i n pärm md namnt Rutin och Kontroll. Matrialt omfattar dokumnt och bstår/kommr att bstå av divrs rutinbskrivningar, rglvrk, uppföljningskrav och kontrollstationr t.x. Inköp (srvicavtal, upphandlingsavtal) Fakturor Flanmälningar Plan för undrhåll Lathund avsnd skadanmälningar och andra anmälningar Nycklhantring, Fordonshantring Utbtalningar. Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 12

13 Vissa dlar av matrialt utnyttjas som undrlag i dn av kommunchfn nylign inrättad stratgigruppn som arbtar md riktlinjr /förhållningsrglr för Åstorps kommun. Dt finns ingn dokumntrad risk och väsntlightsanalys, mn undr samtalt nämns följand riskr Otillbörligt utflöd, tx. införskaffand av matrial. Trovärdight, tx. hantring av kösystm. Uttaland i prssn En IK-plan kommr att upprättas. Rapportring kommr att sk till bolagsstyrlsrna och KS. Sammanfattand intryck och kommntarr Förvaltningarna har påbörjat tt arbt md IK, som ibland uppfattas som mödosamt. Då ingt strukturrat och samlat arbt har bdrivits på flra år, står man inför dls tt kunskapsbyggand, dls att bygga upp n struktur och n organisation för IK-arbtt. Flra av d intrvjuad har påpkat att dt är viktigt md n procss inom vrksamhtrna, dvs. att all prsonal förstår vad IK är och vilkt mrvärd tt fungrand arbt kan g. Flra har påpkat att d kommand anvisningarna är viktiga som grund för dt fortsatta arbtt, och man önskar från några håll att anvisningarna tas fram i n procss tillsammans md förvaltningarna. Anvisningarna bord ha kommit innan arbtt md att ta fram IKplanrna satt igång, mn förvaltningarna arbtar rdan md dtta. Några förvaltningar arbtar rdan md rutinbskrivningar, mdan andra int har några övrhuvudtagt, och ibland också uttryckr stor tvksamht till att ta fram sådana. Flra uttryckr att rutinbskrivningar kan vara till nytta, int ndast som grund för riskanalysr, mn ävn som n kvalittssäkring av arbtt, och som n handldning i introduktionn av nya mdarbtar och vikarir. Dt är rvisionns bdömning att dokumntrad rutinr utgör tt utmärkt undrlag för d riskanalysr som ska ligga till grund för IK-planrna och att arbtt md att ta fram rutinbskrivningar bör påbörjas/intnsifiras. Risk- och väsntlightsanalysr görs int på tt systmatisrat sätt och dokumntras int. KLK bör vara bhjälpliga i arbtt md hur risk- och väsntlightsanalysr kan gnomföras och dokumntras på förvaltningarna. Undr samtaln framkommr att flra förvaltningar saknar vrktyg och modllr för hur n IK-plan ska s ut. D stg som kan ligga till grund för plann, rutinbskrivningar och riskanalysr, har int varit upp på agndan för diskussion. Arbtt i chfsgruppn och i övrigt på förvaltningarna, skull kunna ffktivisras md hjälp av rdan xistrand modllr för framtagand av IK-plan samt för hur n IK-plan kan s ut och vad dn ska innhålla. Gmnsam utbildning om IK bör övrvägas. Dt rådr fortfarand n viss sammanblandning mllan arbtsmiljöarbtt, i vilkt samma trminologi, intrn kontroll, används som tt cntralt bgrpp, och mllan dt övrgripand arbt md IK som ska bdrivas inom nämndns hla ansvarsområd. Arbtsmiljöarbtt bör ss som n dl av IK-arbtt. Bngt Sbring Novmbr 2003 Sida: 13

14