Kommunrevisionen i Åstorp ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV HANTERING AV MASKINER OCH INVENTARIER

Transkript

1 Kommunrvisionn ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV HANTERING AV MASKINER OCH INVENTARIER Bngt Sbring Fbruari 2004 Sida: 1

2 Kommunrvisionn SAMMANFATTNING Inldning Uppdrag Syft/avgränsning Mtod Bakgrund Lagar och rkommndationr Rglmnt från cntralt håll i kommunn Invntariförtckningar Tkniska förvaltningn Barn- och utbildningsförvaltningn Socialförvaltningn Vård- och omsorgsförvaltningn Kultur & fritidsförvaltningn Räddningstjänstn Cntralt anläggningsrgistr Avskrivningstidr och kapitalkostnadr Sammanfattand kommntarr... 9 KÄLLOR Bngt Sbring Fbruari 2004 Sida: 2

3 Kommunrvisionn SAMMANFATTNING På uppdrag av kommunrvisionn och inom ramn för 2003 års rvisionsplan har n granskning gnomförts för att utrda vilkn kontroll som kommunn har övr sina maskinr och invntarir. Dls ur tt fysiskt prspktiv (var finns d) och dls ur tt konomiskt prspktiv (anskaffningsvärd, rimliga avskrivningstidr, hur hantras utrangringar och hur bräknas kapitalkostnadn). Eftr gnomförd granskning har rvisionn följand synpunktr. Rutinn för inrapportring av när n anläggningstillgång tagits i bruk fungrar j tillfrdsställand. Ingn klar rutin finns om vm som skall ansvara för inrapportringn. Dtta påvrkar när avskrivning ska påbörjas. Uppgiftr om avslutad invstringar kommr att bgäras in till årsbokslutt. Mall för att lägga in uppgiftr i anläggningsrgistrt bör tas fram som innbär att tidpunkt för färdigställand, bdömd avskrivningstid, ansvarig och placring klart framgår. Vid gnomgång av vilka avskrivningstidr som används i dt cntrala anläggningsrgistrt har tt antal postr hittats där ingn avskrivning har bräknats. Dt avsr postr som lagts in i bokslutt 2000 och Utrdning pågår om orsakn till att avskrivning j börjats. Uppdlning bör vidar sk i invstringsrdovisningn mllan tillfälliga invstringsprojkt, dvs. projkt som ndast innhållr n nstaka faktura/inköp och projkt som avsr tt störr antal transaktionr/fakturor för att rhålla slutlig invstring. D förstnämnda projktn skull då nklar kunna övrföras vid färdigställandt till anläggningsrdovisningn då d är färdigställda. Ovanstånd kommr att införas undr kommand vrksamhtsår. Ingn avstämning skr av att uppgiftr i cntralt anläggningsrgistr (md alla störr invstringar) övrnsstämmr md vrklightn då ingn jämförls md ovanstånd invntariförtckningar skr. I dtta anläggningsrgistr finns som vi tidigar påpkat flra historiska postr som är rdovisad i klump (xmplvis invntarir vid gruppbond, divrs hjälpmdl i äldromsorgn tc.) Dtta gör att anläggningsrgistrt kan innhålla postr som fysiskt utrangrats llr sålts utan att d avrgistrrats från rgistrt. Samtliga datorr och skrivar i kommunn finns samlad i invntariförtckning som förvaras på IT-nhtn cntralt i kommunn och som uppdatras löpand vid d prsonalförändringar och flyttningar som skr. God kontroll bdöms förligga för dssa invntarir. Vid flra av förvaltningarna har man dls ftrfrågat n nkl mall i xmplvis Excl som möjliggör tt förnklat arbt md att föra invntariförtckningarna löpand. Bfintlig mall har j använts på tt flrtal nhtr. Flra nhtr har int aktivt arbtat md Bngt Sbring Fbruari 2004 Sida: 3

4 Kommunrvisionn att hålla förtckningarna aktulla utan arbtt görs årsvis i manulla förtckningar. Vidar har man önskat tt klargörand från kommunldningskontort övr vilkn bloppsgräns som skall gälla för d invntarir som skall föras i förtckningarna. På tt flrtal nhtr finns ingn klar uppföljning av vilka förändringar som sktt mot förgånd års förtckning utan utgör ndast n sammanställning av årts invntring. Ovanstånd Exclmodll bör innhålla uppgiftr som klargör vilka förändringar som sktt. Flra av förtckningarna innhållr vidar ndast uppgift om antal och typ av invntari och int uppgift om anskaffningsvärd och när inköpt sktt, då d byggr på historiska uppgiftr. Tkniska förvaltningn, Kultur- och fritidsförvaltningn och Räddningstjänstn har löpand kontroll övr sina invntarir via invntariförtckningar som hålls lvand undr vrksamhtsårt. Vad gällr Barn- och utbildningsförvaltningn kvarstår flra nhtr som int gjort dnna uppföljning vid granskningstillfällt. Bland annat had int Björnkullaskolan gnomfört någon invntring på grund av prsonalförändringar. Invntring kommr att gnomföras undr vårn Socialförvaltningn och Vård- och omsorgsförvaltningarna had int vid granskningstillfällt gnomfört invntring av sina invntarir, mn dt kommr att utföras undr början av Bngt Sbring Fbruari 2004 Sida: 4

5 Kommunrvisionn 1. Inldning 1.1 Uppdrag På uppdrag av kommunrvisionn och inom ramn för 2003 års rvisionsplan har n granskning gnomförts för att utrda vilkn kontroll som Åstorps kommun har övr sina maskinr och invntarir. Dls ur tt fysiskt prspktiv (var finns d) och dls ur tt konomiskt prspktiv (anskaffningsvärd, rimliga avskrivningstidr, hur hantras utrangringar och hur bräknas kapitalkostnadn). 1.2 Syft/avgränsning Syftt md studin har varit att säkrställa att rspktiv förvaltning har kontroll övr sina invntarir och att förändringar mddlas brörda prsonr så att n korrkt rdovisning kan sk löpand. Avslutningsvis har granskningn syftat till att klarlägga att d avskrivningar som skr är rimliga i förhålland till Kommunförbundts rkommndationr btr avskrivningstidr. 1.3 Mtod - Gnomgång av anläggningsrgistr - Tagit dl av cntrala dokumnt för dtta granskningsområd - Intrvjur md förvaltningskonomr, områdsansvariga och i vissa fall förvaltningschfr. 1.4 Bakgrund I samband md bokslutt gick kommunldningskontort ut till förvaltningarna md uppmaning om att invntariförtckningar på invntarir vars värd övrstg kr skull tas fram. Sammanställningarna (som innhöll flra postr undrstigand kr) lämnads in undr vårn En dl av granskningn har inriktats mot att följa upp vilkn kontroll som finns på rspktiv förvaltning av att dssa invntariförtckningar hålls aktulla. Vi har vidar i vår bokslutsrapport för bokslutt anmärkt på att dn bloppsgräns som angivits cntralt på tt prisbasblopp int följds då ävn aktivring av postr av mindr värd skdd. Vidar har vi anmärkt på att gamla invstringar liggr bokförda i klump vilkt försvårar hantringn av utrangringar mm. Dtta mdför att btydand osäkrht om aktualittn i anläggningsrgistrt har funnits. Vi har dssutom framfört synpunktr på vid vilkn tidpunkt avskrivningar påbörjas. Bngt Sbring Fbruari 2004 Sida: 5

6 Kommunrvisionn 2. Lagar och rkommndationr I Lag (1997:614) om kommunal rdovisning 6 kap finns dfinitionr på vad som är att btrakta som n anläggningstillgång och hur anskaffningsvärd fastställs. Här angs också avskrivningsprincipr som ska gälla. För n mr dtaljrad bskrivning finns rkommndationr utfärdad av Rådt för kommunal rdovisning. I rkommndation nr 11, som i huvudsak hänvisar till Rdovisningsrådts rkommndation nr 12, finns rdovisat gälland rglr nligt god rdovisningssd. Dssutom finns Svnska kommunförbundt skrift om indlning av anläggningstillgångar och avskrivningstidr på dm. Hantring och krav på tt anläggningsrgistr kan man finna information om i Bokföringsnämndns allmänna råd (BFN AR 2003:1. 3. Rglmnt från cntralt håll i kommunn Dt finns två dokumnt som styr i dtta fall. 1. Rdovisningsanvisningar där man klarläggr bloppsstorlk för att invntari skall btraktas som invntarium samt vilka avskrivningstidr som skall användas. 2. Rglmnt för intrn kontroll för Åstorps kommun som antogs dn 25 augusti av kommunfullmäktig där man klarläggr att rspktiv områdsansvarig llr motsvarand ansvarar för att n invntariförtckning upprättas och undrhålls för all stöldbgärlig gndom. Invntring skall sk n gång pr år av två prsonr tillsammans. 4. Invntariförtckningar Som framgår ovan har invntariförtckningar tagits fram på samtliga förvaltningar undr början av 2002 ftr att cntral instruktion skickats ut från kommunldningskontort inför bokslutt Enligt utsänd instruktion skull invntarir till tt värd övrstigand kr tas fram. Insända invntariförtckningar innhållr tt stort antal postr som undrstigr kr. Dtta har gjort att listorna blivit myckt omfattand. Samtliga datorr och skrivar i kommunn finns samlad i invntariförtckning som förvaras på IT-nhtn cntralt i kommunn och som uppdatras löpand för prsonalförändringar och flyttningar som skr. Ndan rdogörs för hur uppdatrad invntariförtckningarna ut på förvaltningarna är: 4.1 Tkniska förvaltningn Gnomgång har gjorts undr höstn 2003 för att säkrställa att d invntarir som fanns 2002 ävn finns kvar i bokslutt för Uppgift om maskinr och bilar förs i n sparat invntariförtckning som löpand uppdatras md förändringar. Mddland om att byt skr skall mddlas förvaltningskonom så att korrkta uppgiftr kan läggas in i cntralt anläggningsrgistr. Bngt Sbring Fbruari 2004 Sida: 6

7 Kommunrvisionn 4.2 Barn- och utbildningsförvaltningn Gnomgång har gjorts på n dl av nhtrna på förvaltningn. Haganässkolan, Tingdalskolan och Nyvångskolan är d skolnhtr som kommit längst i dtta arbt. Vid båda dssa nhtr har man aktivt arbtat md invntariförtckningarna löpand undr årt. Övriga nhtr har int hantrat dssa rgistr löpand utan arbtat md manulla listor som int har varit tt aktivt dokumnt undr löpand år. Rågnskolan och Hylling skola har undr höstn 2003 påbörjat uppdatring av sina invntarirförtckningar. Björnkullaskolan som byggts om sdan förra invntringn har tt bhov av att uppdatra sin invntariförtckning. Invntring kommr att gnomföras undr vårn Musikskolan har påbörjat dnna invntring undr dcmbr månad. Kviding skola had int vid granskningstillfällt inltt någon motsvarand invntring. Flra av nhtrna framför bhov av klarläggand av vilka bloppsnivår som gällr samt n modll för att förnkla arbtt framgnt. Hlst modllr som gör att man kan utföra uppdatringarna på tt nklar sätt via någon databas llr dylikt. 4.3 Socialförvaltningn Ingn gnomgång had gnomförts vid granskningstillfällt i början av dcmbr, mn kommr att gnomföras undr början av 2004 så att uppgiftrna finns framtagna till årsbokslutt. Förvaltningn önskar klarläggand av vilka bloppsnivår som gällr samt n modll för att förnkla arbtt framgnt. Hlst modllr som gör att man kan utföra uppdatringarna på tt nklar sätt via någon databas llr dylikt. 4.4 Vård- och omsorgsförvaltningn Ingt samlat dokumnt övr gnomförda invntringar avsnd invntarir i bokslutt finns, mn invntring har nligt uppgift gnomförts. Ingn gnomgång had gnomförts undr 2003 vid granskningstillfällt i början av dcmbr, mn kommr nligt uppgift att gnomföras så att uppgiftrna finns framtagna till årsbokslutt Förvaltningn önskar klarläggand av vilka bloppsnivår som gällr samt n modll för att förnkla arbtt framgnt. Hlst modllr som gör att man kan utföra uppdatringarna på tt nklar sätt via någon databas llr dylikt. 4.5 Kultur & fritidsförvaltningn Uppdatring skr årlign, gnom att man lämnar ut förgånd års listor för uppdatring till rspktiv anläggning. En pärm md dssa uppgiftr förvaras i låst kassaskåp på Bngt Sbring Fbruari 2004 Sida: 7

8 Kommunrvisionn förvaltningn. Gnomgång har gnomförts undr höstn 2003, kvarstod vid granskningstillfällt att rhålla uppgiftr avsnd huvudbibliotkt. 4.6 Räddningstjänstn Uppdatring skr löpand i tt Excldokumnt som hålls lvand undr vrksamhtsårt. Uppgift om inköp och utrangringar kan följas på tt nklt sätt i dtta dokumnt. 4.7 Cntralt anläggningsrgistr Ingn avstämning skr av att uppgiftr i cntralt anläggningsrgistr (md alla störr invstringar) övrnsstämmr md vrklightn då ingn jämförls md ovanstånd invntariförtckningar skr. I anläggningsrgistrt finns flra historiska postr som är rdovisad i klump (xmplvis invntarir vid gruppbond, divrs hjälpmdl i äldromsorgn tc). Dtta gör att anläggningsrgistrt kan innhålla postr som fysiskt utrangrats llr sålts utan att d avrgistrrats från rgistrt. 5. Avskrivningstidr och kapitalkostnadr Kommunn användr sig av dn intrnränta (5%) som förslagits av Svnska Kommunförbundt. Enligt rdovisningsanvisningarna skall man följa d avskrivningstidr som rkommndras av Svnska Kommunförbundt. Enligt rdovisningsanvisning skall prsondatorr skrivas av dirkt. Avskrivning påbörjas årt ftr att anläggningstillgångn tagits i bruk. Vi har funnit att dt ibland bristr i att mddla om att n anläggningstillgång tagits i bruk. Ingn klar rutin/instruktion finns om vm som har ansvart för dtta. Mall för att lägga in rimliga uppgiftr i anläggningsrgistrt bör tas fram som innbär att tidpunkt för färdigställand, bdömd avskrivningstid, ansvarig och placring klart framgår. Avstämning kan därftr sk mot d av Svnska Kommunförbundts rkommndrad avskrivningstidrna. Ansvarig för att mddla att invstringsprojkt är färdigställt bör åligga rspktiv förvaltningskonom. Ansvarig för dt cntrala anläggningsrgistrt kommr att inför årsbokslutt bgära in uppgift om alla projkt som är avslutad och som därmd kan läggas in i anläggningsrgistrt. Vid dtta tillfäll bör ovanstånd uppgiftr bgäras in från ansvariga på förvaltningarna. Vid gnomgång av vilka avskrivningstidr som används i dt cntrala anläggningsrgistrt har tt antal postr hittats där ingn avskrivning har bräknats. Dt avsr postr som lagts in i bokslutt 2000 och Gnomgång kommr att göras av ansvarig för anläggningsrgistrt för att rda ut om varför avskrivning ännu int påbörjats. Vidar har vi funnit att samma typ av invstring har olika avskrivningstidr. Kommunn bör gå gnom och säkrställa vilka avskrivningstidr som finns för olika maskinr och invntarir så att n korrkt rdovisning finns. Gnomgång kommr nligt uppgift att göras av ansvarig för anläggningsrgistrt. Bngt Sbring Fbruari 2004 Sida: 8

9 Kommunrvisionn 6. Sammanfattand kommntarr Samtliga datorr och skrivar i kommunn finns samlad i invntariförtckning som förvaras på IT-nhtn cntralt i kommunn och som uppdatras löpand för prsonalförändringar och flyttningar som skr. God kontroll bdöms förligga för dssa invntarir. Vid flra av nhtrna har man ftrfrågat n nkl mall i xmplvis Excl som möjliggör tt förnklat arbt md att föra invntariförtckningarna löpand. Flra nhtr har int aktivt arbtat md att hålla förtckningarna aktulla utan arbtt görs årsvis i manulla förtckningar. Vidar har framförts bhov av att man önskat tt klargörand övr vilkn bloppsgräns som skall gälla för d invntarir som skall föras i förtckningarna. På tt flrtal nhtr finns ingn klar uppföljning av att vilka förändringar som sktt mot förgånd års förtckning utan utgör ndast n sammanställning av årts invntring. Modll bör innhålla uppgiftr som klargör vilka förändringar som sktt. Flra av förtckningarna innhållr vidar ndast uppgift om antal och typ av invntari och int uppgift om anskaffningsvärd och när inköpt sktt. Vad gällr Barn- och utbildningsförvaltningn kvarstår flra nhtr som int had gjort dnna uppföljning vid granskningstillfällt. Invntring kommr nligt uppgift dock att gnomföras undr vårn Socialförvaltningn och Vård- och omsorgsförvaltningn had vid granskningstillfällt int gnomfört invntring av sina invntarir, mn dt kommr nligt uppgift att utföras för årsbokslutt. Ingn avstämning skr av att uppgiftr i cntralt anläggningsrgistr (md alla störr invstringar) övrnsstämmr md vrklightn då ingn jämförls md ovanstånd invntariförtckningar skr. I dtta anläggningsrgistr finns flra historiska postr som är rdovisad i klump (xmplvis invntarir vid gruppbond, divrs hjälpmdl i äldromsorgn tc.) Dtta gör att anläggningsrgistrt kan innhålla postr som fysiskt utrangrats llr sålts utan att d avrgistrrats från rgistrt. Vi har funnit bristr i att mddla när n anläggningstillgång tagits i bruk. Ingn klar rutin finns om vm som skall lämna dnna uppgift. Mall för att lägga in rimliga uppgiftr i anläggningsrgistrt bör tas fram som innbär att tidpunkt för färdigställand, bdömd avskrivningstid, ansvarig och placring klart framgår. Vi rkommndrar att uppdlning görs i invstringsrdovisningn mllan tillfälliga invstringsprojkt, dvs. projkt som ndast innhållr n nstaka faktura/inköp och projkt som avsr tt störr antal transaktionr/fakturor. D förstnämnda projktn skull då nklar kunna övrföras till anläggningsrdovisningn då d är färdigställda. Ovanstånd kommr nligt uppgift att införas undr kommand vrksamhtsår. Bngt Sbring Fbruari 2004 Sida: 9

10