Revisionsrapport Hylte kommun. Granskning av upphandlingar

Transkript

1 Rvisionsrapport 2010 Hylt kommun Granskning av upphandlingar Jakob Smith fbruari 2011

2 Innhållsförtckning SAMMANFATTNING UPPDRAGET Bakgrund och syft Mtod och avgränsning REGELVERK OCH LAGSTIFTNING Lagn om offntlig upphandling Upphandlingspolicyn Iakttaglsr och kommntarr ORGANISATION OCH GENOMFÖRANDE Kommunns upphandlingsvrksamht Iakttaglsr och kommntarr Samhällsbyggnadskontorts upphandlingar Iakttaglsr och kommntarr Intrn kontroll avsnd upphandlingsområdt Iakttaglsr och kommntarr STICKPROV Samhällsbyggnadsnämndn BILAGA Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

3 Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna i Hylt kommun gnomfört n granskning av upphandlingsvrksamhtn inom samhällsbyggnadsnämndns områd. Syftt md granskningn är att bdöma hur upphandlingar hantras i förhålland till lagstiftning och intrna riktlinjr samt att bdöma SBN:s intrna kontroll av upphandlingsvrksamhtn. Eftr gnomförd granskning har vi följand synpunktr Upphandlingspolicy och anvisningar till dnsamma finns och rvidras vid bhov. Inldningsvis notrar vi att kommunns upphandlingspolicy tydligt stadgar kommunstyrlsns och ansvarig nämnds ansvar för att upphandlingsärndn hantras korrkt. Vidar framgår att uppföljning av upphandlingsvrksamhtns rglftrlvnad ska gnomföras kontinurligt, vilkt tord förstärka dn intrna kontrolln. Dt finns inom kommunn n upphandlingsgrupp som bstår av förträdar för kommunns olika kontor och som möts rglbundt. Hylt kommun förfallr nligt vår bdömning därför ha n organisatorisk övrbyggnad som stödjr upphandlingsförfarandt inom kommunn. Hylt kommun köpr upphandlingstjänstr av Gislavds kommun. Enligt vår bdömning är dt oklart om avtalt är förnligt md LOU vars grundprincip är att konomiska transaktionr mllan n upphandland myndight och n annan juridisk association ska vara förmål för upphandling. Vidar skapar avtalt, nligt vår bdömning, int tillräckliga incitamnt åt partrna att agra ffktivt då tt fastpris är övrnskommt utan krav på prstation llr mål. Avtalt mllan kommunrna ställr krav på Hylt kommuns mdvrkan i upphandlingarna. Inom ramn för granskningn har vi notrat att förträdar för samhällsbyggnadskontort ansr att dras bställning gnom tt anskaffningsbslut räckr för att Gislavds kommun ska göra n upphandling. Av avtalt mllan kommunrna framgår dock att Hylt kommun ska bsätta arbtsgrupprna md komptnt prsonal, dssa arbtsgruppr ska sdan tillsammans md förträdar för Gislavds kommun utarbta och sammanställa anbudsundrlag. Vår slutsats är att samhällsbyggnadskontort måst bistå md framtagandt av undrlag inför upphandlingn, främst gnom d s.k. anbudsundrlagn. Uppföljningarna av upphandlingsförfarandt syns gnomföras kontinurligt i nlight md gälland riktlinjr. Frågan om upphandling har vidar varit upp i kommunns ldningsgrupp som vidtagit åtgärdr. Kunskap om bristr i upphandlingn (dvs. här stor andl otillåtna dirktupphandlingar) är därför kända av bslutsfattar. Eftrsom bristrna funnits undr flra år utan avsvärd förbättring bör ansvariga bslutsfattar (särskilt ansvarig nämnd/kommunstyrls) övrväga om vidtagna åtgärdr varit ffktiva. Stickprovt i dnna rapport, s avsnitt 4, visar på avsvärda bristr i upphandlingsförfarandt vid samhällsbyggnadsnämndns områd. Av d åtta lvrantörr som vi granskad saknad fm avtal i nlight md LOU, där avtaln uppnbarlign int var upphandlad llr löptidn had gått ut. Sammantagt köpt kommunn varor och tjänstr för 6,8 miljonr kronor 2009 av d fm lvrantörrna. Av d tr åtrstånd lvrantörrna har vi haft kommntarr angånd upphandlingn för yttrligar två av dssa. Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

4 1 Uppdragt 1.1 Bakgrund och syft Ernst & Young har på uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna i Hylt kommun gnomfört n granskning av upphandlingsvrksamhtn inom samhällsbyggnadsnämndn. Syftt md granskningn är att bdöma hur upphandlingar hantras i förhålland till lagstiftning. Granskningn ska utgöra tt undrlag för kommunns rvisorr att uttala sig om upphandlingar skr i nlight md LOU. Granskningn avsr att blysa övrvägandn inför upphandling, att gnomförandt skr i nlight md lagstiftning och intrna riktlinjr samt att bdöma dn intrna kontrolln av upphandlingsvrksamhtn. Rvisionsfrågor Vilka övrvägandn görs inför upphandling? Följr samhällsbyggnadsnämndn lagn om offntlig upphandling? Finns policy/riktlinjr för hur upphandlingar ska hantras inom kommunn? Kartlägg och bdöm nämndns intrnkontrollarbt avsnd upphandling. Tst av intrn kontroll gnom stickprov Finns rfordrlig dokumntation för upphandlingar i nlight md lagstiftningn? Kontrollra att upphandlingar gnomförts när så är påbjudt. Kontrollra att upphandlingarna följr rglvrkt. 1.2 Mtod och avgränsning Dokumntstudi avsnd riktlinjr och normr. Intrvjur md förvaltningschf samt ansvariga för upphandling inom nämndns områd samt kommunjurist tillika upphandlingssamordnar har gnomförts. Kontroll av rglftrlvnad och följsamht gntmot avtal avsnd upphandlingar har sktt gnom stickprov. Granskningn avgränsas till samhällsbyggnadsnämndns områd. Stickprovn har valts ut från lvrantörsrskontran i konomisystmt. Sammantagt har 20 av samhällsbyggnadskontorts största lvrantörr undr 2009 och 2010 (t.o.m. oktobr 2010) övrsiktligt granskats och därftr har 8 lvrantörr valts ut för stickprovt. Stickprovt har gnomförts gnom att upphandlingsförfarandt granskats och vntulla bristr i förfarandt påtalas. Gnomgång av väsntliga dokumnt (t.x. annons, förfrågningsundrlag, anbud, öppningsprotokoll, anbudsprövning, tilldlningsbslut och avtal) har gnomförts i syft att bdöma upphandlingsförfarandt. Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

5 2 Rglvrk och lagstiftning 2.1 Lagn om offntlig upphandling Lagn om offntlig upphandling (LOU) rglrar inköp och upphandlingar inom offntlig vrksamht. Lagstiftningn och int minst rättspraxis förändras fortlöpand. D snast störr förändringarna trädd i kraft dls dn 1 januari 2008 och dls dn 15 juli Förändringarna som trädd i kraft dn 1 januari 2008 avsåg framförallt hur upphandling av ramavtal ska sk. D viktigast förändringarna i LOU från dn 15 juli 2010 brör sanktionsmöjlightrna i form av att avtal kan ogiltigförklaras. Vidar gs Konkurrnsvrkt möjlightr att driva rättsprocssr avsnd framförallt otillåtna dirktupphandlingar. Dtta utan att dt finns n målsägar i form av n annan lvrantör som övrklagat llr på annat sätt anmält tt, i dras tyck, oriktigt förfarand. Upphandland myndightr användr sig ofta av ramavtal. Md ramavtal avss nligt 5 kap. LOU tt avtal som ingås mllan n llr flra upphandland myndightr och n llr flra lvrantörr i syft att fastställa villkorn för snar tilldlning av kontrakt undr n givn tidspriod. Ett ramavtal kan avs varor, tjänstr llr byggntrprnadr. Värdt av tt ramavtal ska bräknas till dt högsta sammanlagda värdt av samtliga d kontrakt som planras undr ramavtalts löptid (3 kap. 13 LOU). Rglrna i LOU bträffand ramavtal gällr för upphandlingar såväl övr som undr trösklvärdna. Ramavtalts löptid ska vara maximalt fyra år (inklusiv options- och förlängningsklausulr) om dt int finns särskilda skäl (5 kap. 3 LOU). Särskilda skäl kan utgöras av t.x. tt avgränsat projkt som bräknas pågå något längr tid än fyra år och som int har någon naturlig fortsättning när projktt avslutats. Ett annat skäl kan vara att upphandlingn mdför stora invstringar för lvrantörn som ska skrivas av undr avtalstidn. Ändringarna som trädd i kraft dn 15 juli 2010 i upphandlingslagstiftningn rör främst övrprövningsprocssn i upphandlingsmål. Bland annat införs n så kallad avtalsspärr, som innbär att dt är förbjudt för n upphandland myndight och nht att ingå avtal dirkt ftr tt tilldlningsbslut. Vidar rsätts bgrppt lågt värd md n fast bloppsgräns som angs i lagtxtn motsvarand 15 procnt av trösklvärdt. Dt innbär att dirktupphandling kan sk till tt värd om cirka kronor, räknat övr hla avtalspriodn. Dt blir ävn möjligt att ogiltigförklara upphandlingskontrakt som ingåtts i strid md lagn. En hlt ny sanktion införs, upphandlingsskadavgift, som kan dömas ut av n förvaltningsdomstol ftr ansökan av Konkurrnsvrkt. Upphandlingsskadavgiftn (17 kap. 4 LOU) får int utgöra mr än 10 procnt av kontraktsvärdt llr högst 10 miljonr kronor. 2.2 Upphandlingspolicyn Kommunfullmäktig rvidrad dn 30 sptmbr 2010 kommunns upphandlingspolicy. I policyn angs att ansvarsfördlningn inom kommunn är att kommunstyrlsn har dt övrgripand ansvart för att gälland lag samt antagna rglr och anvisningar för upphandling ftrlvs. Vidar har rspktiv nämnd ansvarar för upphandling inom nämndns vrksamhtsområd. Dn nämnd vars förvaltning llr motsvarand som brustit i handläggningn av upphandlingsärnd svarar själv för kostnadr och vntullt skadstånd vid övrprövning i domstol. Vidar finns i dokumntt angivt att kommunjuristn i samvrkan md konominhtn och upphandlingsgruppn kontinurlig ska följa upp nämndrnas upphandlingsvrksamht och avtalstroht m.m. Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

6 I anvisningar för inköp och upphandling i Hylt kommun år 2010 angs bl.a. upphandlingssamordnarns roll och ansvar. Upphandlingssamordnarn har nligt anvisningarna flra stödjand och informrand rollr avsnd upphandlingar inom kommunn. Funktionn ska bl.a. vara kommunns allmänna xprtfunktion avsnd upphandlingar och lämna övrgripand juridiskt stöd, vidar ska samordnarn vara sammanhålland och lda kommunns upphandlingsgrupp och också initira och samordna kommungmnsamma upphandlingar. Upphandlingssamordnarn ska också vara kontaktprson gntmot Gislavds upphandlingsnht, som har tt avtal md Hylt kommun om att gnomföra vissa upphandlingar. Anvisningarna tas fram av kommunjuristn i samråd md kommunns upphandlingsgrupp och bslutas av kommunns ldningsgrupp. Anvisningarna ska rvidras n gång pr år Iakttaglsr och kommntarr Vi notrar att kommunns upphandlingspolicy tydligt stadgar kommunstyrlsns och ansvarig nämnds ansvar för att upphandlingsärndn hantras korrkt. Vidar framgår att uppföljning av upphandlingsvrksamhtns rglftrlvnad ska gnomföras kontinurligt, vilkt tord förstärka dn intrna kontrolln. 3 Organisation och gnomförand 3.1 Kommunns upphandlingsvrksamht För att hantra d särskilda krav som dn kommunala upphandlingn mdför har Hylt kommun tablrat n upphandlingsgrupp som bstår av kommunjuristn, n konom och därutövr förträdar för d olika kontorn samt Bostadsstiftlsn Hyltbostädr. Vid mötna förs minnsantckningar och gruppn träffas ungfär n gång i månadn. Upphandlingsgruppn har vid bhov ävn hand om intrna utbildningar llr informationsträffar. Gruppns uppgift är nligt anvisningarna för inköp och upphandling bl.a.: initira tcknand av avtal/ramavtal på varor och tjänstr där så bdöms lämpligt, informra om kontorts dirktupphandlingar, bvaka att kommunns upphandlingar skr i nlight md gälland lagar, kommunns upphandlingspolicy och anvisningar, agra som stöd och rsurs för vrksamhtrna vid inköp och upphandling, ansvara för att information från upphandlingsgruppn sprids ut i organisationn. Vidar har kommunn två avtalsdatabasr, n för fastightsavtal och n för övriga avtal t.x. varor och tjänstr. Databasrna fungrar som tt avtalsrgistr där mdarbtar som ska göra inköp kan söka på lvrantörr. Undr 2009 förstärkts avtalshantringn i kommunn gnom xtra prsonal som skull tills att samtliga avtal bvarads i kommunns cntralarkiv och att d lads in digitalt i konomisystmt i n avtalsrskontra/motsvarand. Som stöd för upphandlingsgnomförandt har Hylt kommun tt samarbtsavtal md Gislavds kommun. Avtalt omfattar int byggntrprnadr. I åtagand ingår: gmnsamma ramavtalsupphandlingar, kommunspcifika upphandlingar och konsultation i upphandlingsfrågor. Som tilläggstjänst rbjudr Gislavds kommun nligt avtalt information och fortbildning av LOU samt lktroniskt upphandlingsstöd. I avtalt angs att Hylt kommun ska bsätta arbtsgruppr som har n oprationll funktion i arbtt och att dssa arbtsgruppr tillsammans md Gislavds kommun ska utarbta och sammanställa Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

7 anbudsundrlag. Tjänstn som rglras gnom avtalt md Gislavds kommun är int i sig upphandlad. Enligt kommunns anvisningar strävar Hylt kommun ftr att upphandla ramavtal för alla frkvnta varu- och tjänstgruppr. Samtliga anställda som gör inköp är skyldiga att känna till och använda d ramavtal som kommunn tcknat. Kommunns anställda är därutövr skyldiga att inrapportra d bhov av varor/tjänstr som int täcks av bfintliga avtal till dltagarn i upphandlingsgruppn på sitt kontor Iakttaglsr och kommntarr Avtal mllan Hylt kommun och Gislavds kommun Enligt vår bdömning är dt oklart om avtalt avsnd upphandlingstjänstr mllan Hylt och Gislavds kommun är förnligt md LOU. Grundprincipn nligt LOU är att konomiska transaktionr mllan n upphandland myndight och n annan juridisk association ska vara förmål för upphandling. Rlationn avsnd upphandlingar mllan två kommunr har mllrtid int varit förmål för rättslig prövning varför rättslägt ännu int är uttolkat. Inom ramn för utrdningsarbtt inför att prmannta d s.k. Tckalrglrna i svnsk lagstiftning har bl.a. Konkurrnsvrkt påtalat bhovt av att utrdarn också baktar inköp/upphandlingar mllan kommunr och landsting. Hylt kommun bör nligt vår bdömning vrka för att omförhandla avtalt mllan Hylt och Gislavds kommun i syft att prissätta rspktiv avrop, om möjligt md timpris så att upphandlingar som krävr störr insatsr kostar mr. Enligt vår bdömning skapar nuvarand avtalskonstruktion int tillräckliga ffktivittsincitamnt för avtalspartrna. Gislavds kommun får sin rsättning om ca kronor pr år oavstt n tillfrdsställand llr mindr tillfrdsställand prstation, och Hylt kommun har inga incitamnt att bgränsa antalt bställningar via s.k. anskaffningsbslut ftrsom d rdan btalar tt fast pris för alla upphandlingar. Hylt kommun har int hllr incitamnt att undrlätta upphandlingn gnom att bistå md rsursr undr arbtts gång, prist blir dtsamma oavstt. Organisationsfrågor Hylt kommun förfallr nligt vår bdömning ha n organisatorisk övrbyggnad som stödjr upphandlingsförfarandt inom kommunn. Upphandlingspolicy och anvisningar till dnsamma finns och rvidras vid bhov, upphandlingsgruppn bstår av förträdar för kommunns olika kontor och möts rglbundt. Av upphandlingsgruppns minnsantckningar framgår nligt vår uppfattning int om samhällsbyggnadskontorts avsaknad av ramavtal diskutrats och hantrats i form av handlingsplanr, åtgärdr osv. i gruppn. Av minnsantckningarna från mötn mllan förträdar för Hylt och Gislavds kommun framgår att samhällsbyggnadskontorts ramavtal diskutrats. 3.2 Samhällsbyggnadskontorts upphandlingar Inom samhällsbyggnadsnämndns områd upphandlas årlign för stora blopp, tt utdrag ur lvrantörsrskontran visar att xtrna lvrantörr blastar områdt md ca 41,7 miljonr kronor för 2009, dssa siffror inkludrar normal tknisk förvaltning, VA och avfallsområdt. Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

8 Kontort har n mdlm i upphandlingsgruppn, därutövr användr kontort sig av Gislavds kommun för upphandlingar, förutom vid byggntrprnadr då upphandling skr md hjälp av xtrn konsult. Enligt uppgift vid intrvjun upphandlar kontort alltid nligt LOU om kostnadn bräknas bli mr än kronor. Dt finns dock lvrantörr som avropas för mindr blopp mn åtrkommand, vilkt gör att dn sammanlagda kostnadn blir högr än kronor. Av intrvjun framkom att samhällsbyggnadskontort skickat övr n lista md önskad upphandlingar till Gislavds kommun. I sptmbr 2009 i möt mllan Hylt och Gislavds kommunr framkom att upphandlingsavdlningn i Gislavds kommun ftrfrågad att samhällsbyggnadskontort prioritrad d olika önskmåln. Vid intrvjun framkom att flra upphandlingar fortfarand int var klara bl.a. maskinntrprnad, slamsugningsntrprnad och hantvrkstjänstr. Hantvrkstjänstr ska snar ha färdigställts och gälla från och md Förträdar för samhällsbyggnadskontort framförd åsiktn att upphandlingstjänstn var köpt från Gislavds kommun som skull lvrra upphandlingsrsultatn och godkända lvrantörr. Av minnsantckningar från möt mllan Hylt och Gislavds kommun framgår att arbtt i d arbtsgruppr som tar fram anbudsundrlag o. dyl. kan utvcklas och ffktivisras. Samhällsbyggnadskontort ansr dock att komptnt prsonal från kontort ingår i arbtsgrupprna och ftrlysr tt störr ngagmang från Gislavds kommun. Vid två tillfälln d snast årn har upphandlingsvrksamhtn inom kommunn granskats (2006 och 2009), dn första granskningn avsåg hla kommunns upphandlingar mdan dn andra granskningn särskilt avgränsads till samhällsbyggnadsnämndns områd. Båda granskningarna visad på stora dirktupphandlingar till följd av avsaknad av ramavtal, inom samhällsbyggnadsnämndns områd Iakttaglsr och kommntarr Dt förkommr nligt vår bdömning, n uppfattning om att flra bställningar, var och n undr gränsvärdt, kan avropas utan upphandling trots att dt sammanlagda värdt övrstigr gränsvärdt om kronor. Notra också att bloppsgränsn int gällr pr år utan övr hla avtalspriodn. Inom ramn för granskningn har vi notrat att förträdar för samhällsbyggnadskontort ansr att dras bställning gnom tt anskaffningsbslut räckr för att Gislavds kommun ska göra n upphandling. Av avtalt mllan kommunrna framgår dock att Hylt kommun ska bsätta arbtsgrupprna md komptnt prsonal, dssa arbtsgruppr ska sdan tillsammans md förträdar för Gislavds kommun utarbta och sammanställa anbudsundrlag. Vår slutsats är att samhällsbyggnadskontort måst bistå än mr md framtagandt av undrlag inför upphandlingn, främst gnom d s.k. anbudsundrlagn. Samhällsbyggnadsnämndn bör nligt vår uppfattning säkrställa att tillräckliga rsursr och komptns finns inom kontort för att hantra områdts upphandlingsfrågor och uppfylla Hylt kommuns åtagandn nligt avtalt md Gislavds kommun. Vidar kan int kontort fortsätta att handla upp tjänstr utan korrkt upphandling. Dt är nligt vår bdömning oaccptablt att nya ramavtal int upphandlats för slamsugningstjänstr, maskinntrprnörr och hantvrkstjänstr, trots att d gamla avtaln löpt ut för flra år sdan. Av granskningn från 2006 framgår att slamsugningstjänstrna upphandlads utan ramavtal rdan vid dtta tillfäll. Dn är främst nämndns ansvar att lagstiftningn följs, mn dt yttrsta ansvart åvilar nligt kommunallagn kommunstyrlsn. Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

9 Om Gislavds kommun nligt kommunrnas avtal int kan säkrställa att Hylt kommun har ramavtal upphandlad i nlight md lagstiftningn, bör nämndn/styrlsn övrväga andra altrnativ. Dtta gällr givtvis undr förutsättning att samhällsbyggnadskontort uppfyllt sin dl av avtalt, s andra styckt i dtta avsnitt. 3.3 Intrn kontroll avsnd upphandlingsområdt Enligt uppgift vid intrvjutillfällt har int kontrollr gnomförts i nämndns intrnkontrollplanr undr d snast årn. Därmot har upphandlingsgruppn nligt policy och anvisningar tt ansvar att årlign följa upp kommunns upphandlingar. Samhällsbyggnadskontort gnomför nligt uppgift ävn fakturakontrollr där t.x. timpris kontrollras gntmot avtalsprisr. I Uppföljning av Hylt kommuns inköp år 2009 bskrivr upphandlingsgruppn vilka åtgärdr som vidtagits på snar tid och md anldning av tidigar uppföljningar. Bland annat har kommunns ldningsgrupp bslutat att köptrohtn ska öka och att arbtt md lktronisk handl ska inldas. Rsultatt av uppföljningn 2009 visad på n fortsatt stor andl otillåtna dirktupphandlingar, int minst inom samhällsbyggnadskontort Iakttaglsr och kommntarr Uppföljningarna syns gnomföras kontinurligt i nlight md gälland riktlinjr. Frågan om upphandling har vidar varit upp i kommunns ldningsgrupp som vidtagit åtgärdr. Kunskap om bristr i upphandlingn (dvs. här stor andl otillåtna dirktupphandlingar) är därför kända av bslutsfattar. Eftrsom bristrna funnits undr flra år utan avsvärd förbättring bör ansvariga bslutsfattar (särskilt ansvarig nämnd/styrls) övrväga om vidtagna åtgärdr varit ffktiva. Stickprovt i dnna rapport, s avsnitt 4, visar på avsvärda bristr i upphandlingsförfarandt vid samhällsbyggnadsnämndns områd. Av d åtta lvrantörr som vi granskad saknad fm avtal i nlight md LOU, där avtaln uppnbarlign int var upphandlad llr löptidn had gått ut. Sammantagt köpt kommunn varor och tjänstr för 6,8 miljonr kronor 2009 av d fm lvrantörrna. För d tr åtrstånd lvrantörrna har vi haft kommntarr avsnd upphandlingn llr dokumntationn av väsntliga handlingar för yttrligar två av dssa. Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

10 4 Stickprov 4.1 Samhällsbyggnadsnämndn Granskningn av upphandling inom samhällsbyggnadsnämndn har inkludrat dls n övrsiktlig formaliagranskning avsnd gnomförda upphandlingar och dls n bdömning av upphandlingsförfarandt. Vi har utifrån n lista övr gnomförda upphandlingar undr 2009 och 2010 slumpmässigt valt ut åtta lvrantörr av d 20 största lvrantörrna inom nämndns områd. Rsultatt rdovisas ndan. AB Hylt rörbolag total kostnad total kostnad Kommunn had tt ramavtal md bolagt från 2005 avsnd hantvrkstjänstr. Från 2007 finns n bställningsskrivls som avsr årn 2007 till och md 2008 avsnd fastightsundrhåll Rör. Undr 2010 har bolagt nligt uppgift från kommunn int haft något giltigt ramavtal. Samhällsbyggnadskontort ska ha bställt n upphandling avsnd hantvrkstjänstr från Gislavds kommun undr höstn Enligt uppgift är dnna nu gnomförd och avtal på områdt finns från och md januari 2011 Kommntar Avtal ska nu finnas avsnd hantvrkstjänstr, fastightsundrhåll Rör. Därmd har kommunn i dnna dl förutsättningar att avropa från korrkta avtal framövr. Fortum Markts AB total kostnad total kostnad År 2005 gnomförd kommunn tillsammans md stiftlsn Hyltbostädr n upphandling av l. Avtalt gälld från dn 1 januari 2006 till dn 31 dcmbr 2008 md möjlight till två års förlängning, dvs. till utgångn av Tilldlningsbslut till anbudsgivarna har int kunnat prsntras vid granskningn. Kommntar Kommunn har haft tt giltigt ramavtal md bolagt undr d granskad årn 2009 och Därmot vill vi påminna kommunn att lagstiftningn (5 kap. 3 LOU) numra är tydlig avsnd att ramavtalts löptid får uppgå till maximalt fyra år (inklusiv options- och förlängningsklausulr) om dt int finns särskilda skäl för längr löptid. Att tilldlningsbslut skickas ut är av stor btydls för upphandlingn ftrsom avtalt int trädr i kraft förrän övrklagandpriodn om tio dagar löpt ut. Om tilldlningsbslutn j skickats ut har int övrklagandpriodn påbörjats och avtalns laglight kan ifrågasättas. Alla väsntliga handlingar för upphandlingn ska sparas i nlight md nämndns dokumnthantringsplan. Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

11 Joma slamsugningssrvic AB total kostnad total kostnad Hylt kommun har tt avtal md Johansson Maskinstation HB, undrtcknat dn 4 oktobr Idag drivs vrksamhtn av Joma slamsugningssrvic AB. Kommntar Eftrsom avtalt md lvrantörn stäckr sig tillbaka till början av 1990-talt har kommunn sannolikt aldrig upphandlat slamsugningstjänstr nligt LOU. Tidigar rvisionsrapportr, som avsr årn 2006 och 2009, har notrat att stora dirktupphandlingar avropats gntmot dt avtal som upprättats mllan kommunn och bolagt. Ävn kommunns gna uppföljningar har idntifirat påtalad bristr i upphandlingsförfarandt. Vår rkommndation är att nämndn snarast säkrställr att n ramavtalsupphandling avsnd slamsugningstjänstr gnomförs. B&M Bngtssons Åkri AB total kostnad total kostnad Bfintligt avtal mllan kommunn och B&M Bngtssons åkri AB avsr priodn dn 1 april 2005 till och md dn 31 mars 2007, md möjlight till tt års förlängning. Kommntar Gislavds kommun ska för Hylt kommuns räkning gnomföra n ramavtalsupphandling av maskinntrprnörr. Samhällsbyggnadskontort har undr sommarn/höstn 2009 kommunicrat bhovt av upphandlingn. Samhällsbyggnadsnämndn och yttrst kommunstyrlsn har ansvart för att lagstiftningn ftrlvs, nuvarand ordning förfallr int fungra tillfrdsställand och altrnativa lösningar bord undrsökas. Malmström Edström Arkitktr Ingnjörr AB total kostnad total kostnad Dt ramavtal som kommunn avropat gntmot avsr priodn 2006 till och md Arbtt som arkitktrna utförd blv försnat och stora dlar av kostnadn kom därför att blasta Ett nytt ramavtal uppgs vara undr upphandling. Kommntar För d fall arbtt drar ut på tidn bör samhällsbyggnadskontort tills att avtalt innhållr förlängningsklausulr, dock bör löptidn sammantagt int övrstiga fyra år. NCC Construction AB total kostnad total kostnad Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

12 Upphandling gnomförd 2008 och avsr VA Torup cntrum, VA sanring Idrottsgatan och vrdandigatan. Kommntar Gnomförd granskning har int föranltt några kommntarr. Ohlssons i Landskrona AB total kostnad total kostnad Förfrågningsundrlagt för upphandlingn är datrat dn 5 april 2006 och avsr upphandling av hämtning av hushållsavfall. Avtalts löptid är på fm år md möjlight till maximalt två års förlängning. Av förfrågningsundrlagt framgår att upphandlingn ska sk gnom att dt konomiskt mst fördlaktiga anbudt antas. Som utvärdringskritrir angs angivt totalpris, rfrnsr, kvalitt, miljö och fordonspark. Hur d olika kritrirna ska utvärdras för att rhålla olika poäng framgår int. T.x. framgår int hur olika fordon i fordonsparkn ska vägas mot varandra. Av utvärdringn framgår att alla inkomna anbud får högst poäng på alla utvärdringskritrir utom prist som därför blir dirkt avgörand. Tilldlningsbslut till anbudsgivarna har int kunnat prsntras vid granskningn. Kommntar Ramavtal om maximalt sju år är längr än var lagstiftningn stipulrar. Om upphandlingn krävr att lvrantörrna köpr in/förfogar övr nya fordon för att nå upp till högt ställda miljökrav kan nligt vår bdömning långa avtalstidr vara tt särskilt skäl, i dnna upphandling har inga särskilda krav på fordonn ställts vilkt talar mot n löptid om maximalt sju år. Anbudsutvärdringn är i ralittn n utvärdring ftr lägsta pris. Skull dtta angtts från början skull upphandlingn förnklats, båd för anbudsgivarna och för kommunn. Att tilldlningsbslut skickas ut är av stor btydls för upphandlingn ftrsom avtalt int trädr i kraft förrän övrklagandpriodn om tio dagar löpt ut. Om tilldlningsbslutn j skickats ut har int övrklagandpriodn påbörjats och avtalns laglight kan ifrågasättas. Alla väsntliga handlingar för upphandlingn ska sparas i nlight md nämndns dokumnthantringsplan. Svrkrs EL AB total kostnad total kostnad Kommunn had tt ramavtal md bolagt från 2005 avsnd hantvrkstjänstr. Från 2007 finns n bställningsskrivls som avsr årn 2007 till och md 2008 avsnd fastightsundrhåll El. Undr 2010 har bolagt nligt uppgift från kommunn int haft något giltigt ramavtal. Samhällsbyggnadskontort ska ha bställt n upphandling avsnd hantvrkstjänstr från Gislavds kommun undr höstn 2009, som nligt uppgift nu gällr från 2011, dock har upphandlingn av l övrklagats och rättslig prövning kommr att sk. Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari

13 Kommntar Hantvrksavtaln avsnd fastightsundrhåll El har ännu int vunnit laga kraft då tvist förliggr. Hylt kommun ansvarar själv för att giltiga avtal md lvrantörr finns, här har rspktiv nämnd tt uttalat ansvar i upphandlingspolicyn och dss anvisningar. Kommunns intrna riktlinjr angr vidar att rspktiv nämnd ansvarar själv för kostnadr och vntullt skadstånd vid övrprövning i domstol. I samband md förändringarna i LOU dn 15 juli 2010 ökar sanktionsmöjlightrna för domstolar och ansvariga myndightr vid övrträdlsr mot lagstiftningn. Bland annat kan avtal som köpts in gnom n s.k. otillåtn dirktupphandling numra ogiltigförklaras och upphandlingsskadsavgift utdömas. Hylt, dn 8 fbruari 2011 Jakob Smith Bilaga 1 Intrvjuad prsonr i granskningn Lars Johansson förvaltningschf, Samhällsbyggnadskontort Pål Albing administrativ chf, Samhällsbyggnadskontort Hnrik Kllgrn VA-chf, Samhällsbyggnadskontort Josfin Gunnarsson konom Kristin Kinandr konom Carolina Winklr upphandlingsjurist, Kommunldningskontort Hylt kommun Granskning av upphandlingar, fbruari