Revisionsrapport Sydskånska gymnasieförbundet. Granskning av intern kontroll

Transkript

1 Rvisionsrapport 2010 Sydskånska gymnasiförbundt Granskning av intrn kontroll Jakob Smith och Emma Rosandr mars 2011

2 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr Innhållsförtckning SAMMANFATTNING INLEDNING Bakgrund Inldning och syft Tillvägagångssätt Mtod KOMMUNALLAGEN Kommunallagn Intrna riktlinjr COSO-modlln BEDÖMNING AV DEN INTERNA KONTROLLEN Kontrollmiljö Iakttaglsr Riskanalys Iakttaglsr Kontrollåtgärdr Iakttaglsr Information och kommunikation Iakttaglsr Uppföljning Iakttaglsr ANALYS Intrnkontroll som vrktyg för att undrlätta styrning och ldning av vrksamhtn BILAGA BILAGA BILAGA Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

3 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr Sammanfattning Ernst & Young har på uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna i Sydskånska gymnasiförbundt gnomfört n granskning av dn intrna kontrolln. Syftt md granskningn är att svara på dn övrgripand frågan om ldningn i förbundt har upprättat tt systm llr procssr som säkrställr n btryggand intrn kontroll. Våra förslag till fortsatt utvckling sammanfattas nligt följand: Vi har i granskningn notrat att förbundt 2008 int har gnomfört någon intrkontrollprocss, nligt uppgift på grund av att förbundsldningn var upptagn md mr brådskand arbtsuppgiftr. Vår bdömning är att dirktionn, som har tt lagstadgat ansvar att tills att dn intrna kontrolln är tillräcklig, därmd har brustit i sin styrning övr vrksamhtn. Förbundts riskanalys är int dokumntrad och int systmatiskt gnomförd nligt vdrtagn norm. Framförallt bör riskrna tydligar kopplas till vrksamhtns mål och kärnprocssr. Vår bdömning är därför att kvalittn i riskanalysarbtt kan utvcklas btydligt. Dt finns tt gap mllan politikrnas uppfattning om vilka riskr vrksamhtn står inför och d riskr som kommr till uttryck gnom dirktionns intrnkontrollplanr. Dtta är intrssant ftrsom politikrna d facto bslutar om kontrollplanrna mn sannolikt int rlatrat dssa till att d ska minska riskrna i vrksamhtn. Eftrsom uppfattningn av vrksamhtns riskr skiljr sig åt brond på funktion, kan dt vara viktigt att i kommand riskanalysarbt involvra förträdar för olika dlar av vrksamhtn såsom politikr, stabsfunktionr och vrksamhtsförträdar. I flra fall är kontrollplanrna myckt snarlika år ftr år, dt innbär att dt till stor dl är samma kontrollr som gnomförs övr tidn. När n kontroll tas bort från kontrollplann framgår dt int på vilka grundr kontrolln är borttagn. Sydskånska gymnasiförbundt saknar till stora dlar dokumntation i arbtt md att ta fram kontrollplann, vilkt gör n vntull riskanalys svårbdömd. Dokumntationn av gnomförd riskanalys och riskvärdring saknas. Dtta gör att arbtt md kontrollåtgärdr syns vara ad hoc, trots att dt nligt uppgift finns n tydlig systmatik i arbtt. Förbundt har undr 2009 och 2010 gnomfört uppföljningar av d procssr som angtts i dn intrna kontrollplann. En utförlig bdömning av rsultatt för dn intrna kontrolln måst inbgripa n analys som täckr hla intrnkontrollprocssn. Dt innbär att uppföljningn int nbart kan avs om kontrolln är gnomförd och rdovisa vilkt rsultat, inkl. vntulla åtgärdr, som uppnåtts. Dt finns skäl för förbundt att övrväga om intrnkontrollarbtt kan inkorporras i organisationns normala vrksamhtsplanring llr motsvarand. På dtta vis kan arbtt intgrras i planringn och styrningn av vrksamhtn och int utgöra n parallll procss. Förbundsldning och dirktion kan då få tt brddat undrlag inför cntrala bslut, s.k. risk managmnt. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

4 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 1. Inldning 1.1 Bakgrund Dn 1 januari 2000 trädd kommunallagn i kraft och därmd också bstämmlsr om intrn kontroll i dn kommunala sktorn. Ansvart för n god llr btryggand intrn kontroll lads på d ansvariga nämndrna. Sdan dss har arbtt md att införa systm för intrn kontroll utvcklats i kommunr och landsting. Därutövr har btydlsn av n btryggand intrn kontroll btonats allt mr inom såväl privat som offntlig sktor, nationllt och intrnationllt. Mtodrna för införand av systm och procssr för intrn kontroll utvcklas hla tidn och 2004 tog COSO, th Committ of Sponsoring Organisations of th Tradway Commission, fram tt utvcklat ramvrk som särskilt lyftr fram btydlsn av organisationrs riskhantring. 1.2 Inldning och syft Ernst & Young har på uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna i Sydskånska gymnasiförbundt gnomfört n granskning av dn intrna kontrolln. Syftt md granskningn är att svara på dn övrgripand frågan om ldningn i förbundt har upprättat tt systm llr procssr som säkrställr n btryggand intrn kontroll. Granskningn avsr att bsvara följand övrgripand fråga: Är vrksamhtn organisrad på tt sådant sätt att dt finns n btryggand intrn kontroll inom rspktiv vrksamhtsområd? För att kunna bsvara dnna övrgripand fråga har tt antal dlfrågor tagits fram för rspktiv COSO-komponnt, dssa framgår av dn löpand txtn llr sammanhållt i bilagform. Ndan följr också tt urval av d mst cntrala frågställningar som rapportn avsr att bsvara. Är förbundts inställning och agrand i fråga om n btryggand intrn kontroll klar? Hur kommr dnna inställning till uttryck? Finns rlvanta intrna rglvrk i dirktionn? Har ldningn mdvrkat i/tagit dl av riskbdömningar? Finns rutinr för att upptäcka, utrda och hantra frångånd av gälland förskriftr? Vilka cntrala kontrollfunktionr finns för kontroll av rglftrlvnad? Vilkn intrnutbildning har förbundt gnomfört för d anställda? Finns uppföljning av kontrollssystmn? 1.3 Tillvägagångssätt Granskningn har i tt första stg gnomförts via n nkät till d förtrondvalda ldamötrna i dirktionn. Enkätn åtrfinns i rapportn som bilaga 2. Därftr har intrvjur hållits md förträdar för förbundsldningn inklusiv konomichf och rktorr, n lista övr intrvjuad prsonr finns i bilaga 1. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

5 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 1.4 Mtod Rapportn inbgripr n bdömning av förbundts intrna kontroll. Därutövr bskrivs sammantagt hur dn intrna kontrolln är utformad. I bilaga 3 rdovisas n sammantagn bdömning av dn intrna kontrolln i förbundt. Kontrollmiljö Vision, Stratgir och Mål Organisation, rollr & ansvar Styrand dokumnt för väsntliga vrksamhtsområdn Utbildning och komptnsutvckling För varj momnt i dn så kallad COSO-modlln har tt antal frågor ställts. Svarn och i vissa fall bifogad dokumntation har bdömts och utgör grundn till bdömningn av förbundt. Dn gröna färgn indikrar att dt finns utarbtad och implmntrad rutinr och arbtssätt och/llr n djup förståls för n fråga. Dt bör ävn finnas dokumntation som styrkr påståndt llr mtodikn. Dn gula färgn visar att rutinr och arbtssätt till vissa dlar finns utarbtad och implmntrad och/llr n viss förståls för n fråga. I allmänht styrks påståndt llr mtodikn int av någon dirkt dokumntation. Dn röda färgn tydr på att förbundt nbart har rudimntära rutinr och arbtssätt och/llr n bristfällig förståls för frågställningarna. Dokumntation saknas. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

6 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 2. Kommunallagn 2.1 Kommunallagn Av 6 kap. 7 kommunallagn (KL) framgår att nämndrna ansvarar för vrksamhtn inklusiv att säkrställa n tillräcklig intrn kontroll: 7 Nämndrna skall var och n inom sitt områd s till att vrksamhtn bdrivs i nlight md d mål och riktlinjr som fullmäktig har bstämt samt d förskriftr som gällr för vrksamhtn. D skall också s till att dn intrna kontrolln är tillräcklig samt att vrksamhtn bdrivs på tt i övrigt tillfrdsställand sätt. Dtsamma gällr när vårdn av n kommunal anglägnht md stöd av 3 kap. 16 har lämnats övr till någon annan. Dirktionn har motsvarand krav avsnd intrn kontroll för gymnasiförbundt. 2.2 Intrna riktlinjr Kommunfullmäktig i mdlmskommunrna har på dirktionns förslag i slutt av 2003 antagit tt rglmnt för intrn kontroll. Till rglmntt finns tillämpningsanvisningar till rspktiv paragraf. I första paragrafn angs att syftt är att säkrställa att dirktionn upprätthållr n tillräcklig intrn kontroll, dvs. d ska md rimlig grad av säkrht fastställa att mål inom följand katgorir uppnås: god vrksamhtsstyrning, tillförlitlig finansill rapportring och ftrlvnad av tillämpliga lagar och förskriftr. Dirktionn har nligt dn 2 dt övrgripand ansvart för att tills att dt finns n god intrn kontroll. Av dn 3 framgår att gymnasichfn har ansvar för att konkrta rglr och anvisningar är utformad så att n god intrn kontroll kan upprätthållas. I dtta ansvar liggr att arbta och md att åstadkomma och upprätthålla n god intrn kontroll. Vidar framgår av 3 att rglrna ska antas av dirktionn. Gymnasichfn är skyldig att löpand rapportra till dirktionn om hur dn intrna kontrolln fungrar. Av 4-5 framgår att vrksamhtsansvarig rspktiv anställd ska följa antagna rglr och anvisningar om intrn kontroll och rapportrna om bristr i kontrolln. Vidar framgår av 6-9 att dirktionn har n skyldight att styra och löpand följa upp dt intrna kontrollsystmt inom vrksamhtsområdt. Som grund för styrningn ska riskanalysr gnomföras. Dirktionn ska årlign anta n särskild plan för uppföljning. Rsultatt av uppföljningn ska rapportras till dirktionn och till förbundts rvisorr. Dirktionn har ävn till uppgift att utvärdra förbundts samlad systm för intrn kontroll, och i d fall förbättringar krävs, bsluta om sådana. 2.3 COSO-modlln 1 Dirktionns riktlinjr från 2003 anknytr till COSO-modlln, dn intrnationllt mst vdrtagna mtodn för att förbättra dn intrna styrningn och kontrolln. Enligt COSO är intrn kontroll dfinirat som n procss, utförd av n organisations styrls, ldning och 1 Th Committ of Sponsoring Organizations of th Tradway Commission Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

7 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr annan prsonal, utformad för att g rimlig försäkran om att måln uppfylls inom följand katgorir: ffktivitt och produktivitt i vrksamhtn tillförlitlig finansill rapportring ftrlvnad av tillämpliga lagar och rglr. För att förbättra dn intrna styrningn och kontrolln har fm cntrala komponntr idntifirats. För dssa rdogörs kortfattat ndan. Hur dssa komponntr förhållr sig till varandra och hur vad som rglras i intrnkontrollrglmntt framgår av figurn. Kontrollmiljön Kontrollmiljön angr tonn i n organisation och påvrkar kontrollmdvtnhtn hos dss mdarbtar. Dt är grundn för alla andra komponntr inom intrn kontroll och rbjudr ordning och struktur. Faktorr som innfattas av kontrollmiljön är intgritt, tiska värdn, komptnsn hos mdarbtarna i organisationn, ldningns filosofi och ldarstil, dt sätt på vilkt ldningn fördlar ansvar och bfognhtr och organisrar och utvcklar dss mdarbtar samt dn uppmärksamht och vägldning som ldningn gr. Kontrollmiljö Information och kommunikation Riskvärdring Kontrollaktivitt Uppföljning och utvärdring Rglmnt intrn kontroll Riskvärdring Varj organisation mötr många olika riskr av xtrnt och intrnt ursprung som måst värdras. En förutsättning för riskvärdringn är att tablrad mål finns knutna till olika nivår som är intrnt konsistnta. Riskvärdringn är idntifiringn och analysn av rlvanta riskr för att uppnå måln och utgör basn för att bstämma hur riskrna ska hantras. Eftrsom konomiska, branschmässiga, rglringsspcifika och vrksamhtsmässiga villkor kommr att förändras, bhövs mkanismr för att idntifira och hantra d särskilda riskr som är förknippad md förändringar. Kontrollaktivittr Kontrollaktivittr är d riktlinjr och rutinr som bidrar till att säkrställa att ldningns dirktiv gnomförs. D bidrar till att säkrställa att nödvändiga åtgärdr vidtas för att hantra riskr för att organisationns mål int uppnås. Kontrollaktivittr ägr rum inom hla organisationn, på alla nivår och i alla funktionr. D innfattar n rad aktivittr av olika Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

8 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr slag såsom godkännandn, attstr, vrifikationr, avstämningar, gnomgångar av vrksamhtns rsultat, säkrandt av tillgångarna, samt åtskillnad av tjänstrollr och uppgiftr. Information och kommunikation Rlvant information måst idntifiras, fångas, och förmdlas i n sådan form och inom n sådan tidsram att d anställda kan utföra sina uppgiftr. Informationssystm gnrrar rapportr som innhållr vrksamhtsmässig och finansill information och uppgiftr om rglftrlvnadn som gör dt möjligt att driva och styra vrksamhtn. D anställda måst förstå sin gn roll i dt intrna styr- och kontrollsystmt samt hur nskilda aktivittr påvrkar andras arbt. D måst ha n kanal för att kommunicra btydlsfull information uppåt. Uppföljning och utvärdring Intrna styr- och kontrollsystm bhövr övrvakas, följas upp och utvärdras n procss som bstämmr kvalittn på systmts rsultat övr tidn. Dt åstadkoms gnom löpand övrvakningsåtgärdr och uppföljningar, sparata utvärdringar llr n kombination av dssa. Löpand övrvakningsåtgärdr och uppföljningar ägr rum undr vrksamhtns gång. Dt finns synrgiffktr och kopplingar mllan d nämnda komponntrna, som formar tt sammanhållt systm som ragrar dynamiskt på ändrad förutsättningar. Dt intrna styroch kontrollsystmt är sammanhållt md organisationns vrksamht och finns till av grundläggand vrksamhtsmässiga skäl. Intrn styrning och kontroll blir ffktivast om kontrollrna är inbyggda i organisationns infrastruktur och ingår som n väsntlig dl av organisationn. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

9 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 3. Bdömning av dn intrna kontrolln 3.1 Kontrollmiljö Kontrollmiljö Vision, Stratgir och Mål Organisation, rollr & ansvar Styrand dokumnt för väsntliga vrksamhtsområdn Utbildning och komptnsutvckling Inom ramn för granskningn har Sydskånska gymnasiförbundt kontrollmiljö bdömts. Md kontrollmiljö avsr vi bland annat förbundts mål för vrksamhtn och dss uppföljbarht. Hur vrksamhtn är organisrad, hur ansvar och bfognhtr har fördlats, om styrdokumntn för intrn kontroll är aktulla och rlvanta och om rktorrna komptnsutvcklas på områdt. Ldningns mdvrkan och förståls för intrnkontrollarbtt har stämts av gnom dn nkät som gått ut till samtliga ldamötr i förbundt. Ldningns ntydiga ngagmang och positiva inställning till frågor om ordning och rda brukar allmänt anss vara n av d viktigast aspktrna för n tillfrdställand kontrollmiljö. Som framgår av intrnkontrollrglmntt som är antagt av kommunfullmäktig 2003, 3 har dirktionn dt övrgripand och yttrsta ansvart för att tills att dt finns n god intrn kontroll. Enligt 4 har gymnasichfn i ansvart för att dn intrna kontrolln kan upprätthållas gnom konkrta rglr och anvisningar. Sydskånska gymnasiförbundt har i sin gymnasiplan från tagit fram tr övrgripand mål för sin vrksamht. Undr rspktiv mål finns ävn dlmål samt förklaring på hur uppföljning/utvärdring ska gnomföras. Enligt gymnasiplann är dt ävn möjligt att varj vrksamht utformar gna mål, inom ramn för och utgånd från d nationlla måln och d mål som Sydskånska gymnasiförbundt uttryckr i dnna gymnasiplan och i budgt. Ett annat övrgripand mål är d som framgår i form av budgtmål, måln i läroplann, kursplanr och skollagn. På förbundts konomiavdlning finns dn organisation som på n övrgripand nivå samordnar intrnkontrollarbtt. Varj rktorsområd ansvarar själv för att följa och vntullt lägga till gna punktr i dn intrna kontrollplann. Inga särkskilda komptnsutvcklingsinsatsr har gnomförts i syft att öka prsonalns llr nycklprsonrs komptns i frågan. Inom ramn för granskningn har vi gnomfört n nkät i syft att bdöma dn politiska ldningns mdvrkan och förståls för procssn samt ta dl av dras bdömning av riskrna i vrksamhtn, nkätn åtrfinns som bilaga 2. Dt finns ingn dokumntrad intrnkontrollplan för 2008, därmd har int hllr förbundsdirktionn fattat bslut om n sådan. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

10 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 3.2 Iakttaglsr Enligt vår uppfattning angr intrnkontrollrglmntt ansvart för frågorna mn int i tillräcklig utsträckning mtodn, dvs. hur vrksamhtrna ska arbta md intrnkontrollfrågor. Vår uppfattning är att rktorsområdna int får dt stöd som d bhövr för att arbta md intrnkontrollfrågorna för att utforma rglr och anvisningar som är utformad så att n god intrn kontroll kan upprätthållas. Förbundts intrnkontrollprocss är i hög grad styrd av förbundsldningn och kan nligt vår uppfattning utvcklas till att omfatta flr nivår och funktionr inom förbundt. Vår bdömning är därför att såväl ansvarsfördlningn och komptnsutvckling/mtodstöd kan utvcklas btydligt. Vi har i granskningn notrat att förbundt 2008 int har gnomfört någon intrkontrollprocss övrhuvudtagt, dtta nligt uppgift för att förbundsldningn var upptagn md mr brådskand arbtsuppgiftr. Vår bdömning är att dirktionn, som har tt lagstadgat ansvar att tills att dn intrna kontrolln är tillräcklig, därmd har brustit i sin styrning övr vrksamhtn. Dt finns bristr i ftrlvnadn av d bskrivningar om mtod som ändå finns i rglmntt och yttrligar anvisningar skull kunna bidra till n utvckling inom områdt. Till xmpl gällr dtta bstämmlsn undr 6 Som grund för styrningn ska riskanalysr gnomföras. En sådan analys har vi i granskningn int kunnat ta dl av. Vidar angs att gymnasichfn ansvarar för att konkrta rglr och anvisningar är utformad för att n god intrn kontroll kan upprätthållas. Hur dssa rglr och anvisningar ska utformas har vi int kunnat ta dl av. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

11 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 3.3 Riskanalys Riskhantring Bdöm om riskr är kopplad till vrksamhtns mål och kärnvrksamht Modll för riskhantring Bdöm procss för riskhantring Som framgår av avsnitt 2.2 om intrna riktlinjr inom Sydskånska gymnasiförbundt har dirktionn dt yttrsta ansvart för dn intrna kontrolln. Som grund för planring, prioritring och uppföljning av intrnkontrollarbtt ska n riskanalys gnomföras. Vid dn nu gnomförda granskningn framkom att flr vrksamhtsområdn int förtar någon riskanalys i trmr av n riskvärdrad bruttorisklista. En riskanalys på vrksamhtsnivå förkommr int. Förbundsldningn har int hllr tagit fram något mtodstöd för gnomförandt av riskanalys i form av framtagna blankttr, anvisningar llr motsvarand. Utifrån skilda nivår llr prspktiv btraktas ofta riskr på olika sätt. Dirktionn kan därför bdöma andra riskr som btydlsfulla än vad vrksamhtns förträdar skull göra. I dn nkät som skickads ut till samtliga ldamötr i Sydskånska gymnasiförbundt ingick att bdöma d tr största riskrna som hotar gymnasiförbundts vrksamht från att nå sina mål. Gnrllt fokusrar politikrnas riskuppfattning på övrgripand xtrna riskr, kontrollmiljöfrågor och politiska riskr. Som övrgripand xtrna riskr kan angs: finanskrisns ffktr såsom minskad budgt som ldr till minskad lärarkår llr att lvkullarna kommr att minska d kommand årn. Kontrollmiljöfrågorna handlar myckt om måln och visionrna, såsom att måln int är tillräckligt tydliga att d int följs upp osv., att visionr saknas mn också att måln int följs upp på grund av bristand komptns. Till d politiska riskrna hör; politiskt onight mllan mdlmskommunrna, bristand förtrond för förbundt på grund av ngativ publicitt llr bristn på långsiktight. Kontrollplanrna ska utgå ifrån n riskanalys. Dnna dokumntation har vi int kunnat ta dl av. I intrna kontrollplanrna finns n kolumn md riskbdömning där samtliga kontrollmomnt i kontrollplann för 2009 bdöms ha måttliga riskr. Vid intrvjurna md förbundts ldning framkom dt att dt främst är ldningn som tar fram dn intrna kontrollplann som sdan antas av nämndn utan vidar förändring. Vid n jämförls mllan kontrollplann och riskrna som är framförda av ldamötrna, nligt nkätn, märks n dl skillnadr. Förbundts intrnkontrollplanr är mr inriktad på vrksamhtns rutinbskrivningar. Här åtrfinns bland annat uppföljning av budgtmål, rutinr för riskhantring, rutinr för övrlämnandt i samband md skolstart, att upphandlingsrglmntt följs. Vrkställightn av politiska bslut finns också md i dn intrna kontrollplann. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

12 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 3.4 Iakttaglsr Förbundts riskanalys är int dokumntrad och int systmatiskt gnomförd nligt vdrtagn norm. Framförallt bör riskrna tydligar kopplas till vrksamhtns mål och kärnprocssr. Vår bdömning är därför att kvalittn i riskanalysarbtt kan utvcklas btydligt. Riskanalysr är nligt vår uppfattning rlativt nkla att gnomföra och rsultrar ofta i n rlativt god information om riskrna i vrksamhtn. Ett mtodstöd för förbundt och dss vrksamhtsansvariga att gnomföra riskanalysr kan bidra till att utvckla dnna procss och bidra till n ökad förståls för olika riskr i vrksamhtn. Dt finns tt gap mllan politikrnas uppfattning om vilka riskr vrksamhtn står inför och d riskr som kommr till uttryck gnom förbundts intrkontrollplan. Dtta är intrssant ftrsom politikrna d facto bslutar om kontrollplanrna mn sannolikt int rlatrar dssa till att d ska minska riskrna i vrksamhtn. Eftrsom uppfattningn av vrksamhtns riskr skiljr sig åt brond på vilkn nivå man vrkar kan dt vara viktigt att i kommand riskanalysarbt involvra förträdar för olika dlar av vrksamhtn såsom politikr, ldand tjänstmän, stabsfunktionr och vrksamhtsförträdar. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

13 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 3.5 Kontrollåtgärdr Kontrollaktivittr Kontrollaktivittr - Effktivitt & Hushållning, Kontrollaktivittr - Lagftrlvnad Kontrollaktivittr - Finansill Rapportring Gnrlla IT-kontrollr Kontrollåtgärdr är olika aktivittr som ska säkrställa att dirktionn och ldningns dirktiv följs och att idntifirad riskr minimras. En bdömning av n organisations kontrollåtgärdr brukar bland annat innfatta dras arbtsoch ansvarsfördlning, attstrutinr och avstämningar. Bdömningn avsr ävn hur förvaltningn hantrar ITsäkrht på n övrgripand nivå. I Sydskånska gymnasiförbundt har vi kommit i kontakt md n rad kontrollmomnt ävn utanför dn intrna kontrollplann, vilkt vi måst bakta vid bdömningn av förbundts intrna kontroll. Kontrollplann är snarlik för d två år som vi granskat (2007 och 2009). Förbundt har dock, som vi nämnt tidigar, j upprättat n kontrollplan för Kontrollr inom områdt finansill rdovisning är till stor dl lagrglrat llr styrt av fastställda procssr och granskas i bokslutsgranskning av d xtrna rvisorrna. Hit hör konomiuppföljningn. Förbundt har ingn jurist, rättschf llr motsvarand som säkrställr att bslut fattas i nlight md lagar, förordningar och andra rglvrk. Inom områdt rglftrlvnad anlitas iställt SKL:s juridiska xprtr för d fall förbundt bhövr hjälp md bdömning av rättslägt. Procssr och kontrollmomnt på områdt är idntifirad för intrna kontrollplann Vrksamhtrnas kontrollr av IT-säkrhtn förlitar sig hlt på d kontrollr som Ystads kommuns IT-avdlning gör. Förbundsldningn har gnomfört kontrollr avsnd dlgationsbslut, riskhantring, upphandling, konomiuppföljning, avhopp, övrlämning inför skolstart, matrilla anläggningstillgångar. Vi har tagit dl av rapportn för d olika kontrollrna, mn vi har int tagit dl av d kontrollr som liggr till grund för rapportrna. Avsnd kontrollåtgärdr inom områdt ffktivitt och hushållning av rsursr visar tidigar rfarnhtr på flbdömningar t.x. gälland hantringn av avtal och att gnomföra och analysra adkvata prognosr för utvckling av lvantal. Samma sak gällr rglftrlvnad, där rvisorrna tidigar har uppmärksammat tvksam dlgring och irrguljär bslutsgång. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

14 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 3.6 Iakttaglsr I flra fall är kontrollplanrna myckt snarlika år ftr år, dt innbär att dt till stor dl är samma kontrollr som gnomförs övr tidn. När n kontroll tas bort från kontrollplann framgår dt int på vilka grundr kontrolln är borttagn. Sydskånska gymnasiförbundt saknar till stora dlar dokumntation i arbtt inför kontrollplann vilkt gör n vntull riskanalys svårbdömd. Dn dokumntation som blir rsultatt av n systmatiskt gnomförd riskanalys och riskvärdring saknas vilkt gör arbtt md kontrollåtgärdr syns vara ad hoc, trots att dt nligt uppgift finns n tydlig systmatik i arbtt. Enligt vår uppfattning skull arbtt md dn intrna kontrolln och framtagandt av kontrollplann kunna utvcklas yttrligar om arbtt inför framtagandt av kontrollplann dokumntrads mr ingånd. Förbundt kan vidar övrväga att använda sig av n katgorisring dvs. att man dlar upp kontrollinsatsrna i dlområdna finansill rdovisning, rglftrlvnad och ffktivitt i vrksamhtn. Dtta bidrar till att öka systmatisringn i arbtt och att alla väsntliga riskområdn därmd bhandlas. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

15 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 3.7 Information och kommunikation Information & Kommunikation Styrand dokumnt för intrn/xtrn kommunikation Särskilda insatsr för att informra om vrksamhtr kopplad till dn intrna kontrolln Systm för incidnt-och avviklshantring En klar stratgi för hantring av information och kommunikation är btydlsfullt i stora llr komplxa organisationr. I bdömningn av information och kommunikation avsr vi här särskilt hur styrand dokumnt har kommunicrats, om särskilda insatsr gnomförts md avsnd på intrn kontroll och om organisationn har systm för avviklsrapportring. Granskningn visar att varkn förbundsldningn llr rktorrna på d olika vrksamhtsområdna har gnomfört utbildningsinsatsr llr på annat sätt särskilt kommunicrat bhovt av n tillfrdställand intrn kontroll. Därmot har d brörda prsonrna som dltar i kontrollarbtt känndom om rutinr och dn insats som förväntas av dm. Förbundts styrdokumnt för intrn kontroll har bhandlats undr kontrollmiljön, i dtta avsnitt bhandlas hur dokumntt har kommunicrats. Samtliga intrvjuad prsonr känd till dokumntt. Annan viktig information som mallar för rdovisning av intrnkontrollmatrialt vidar till förbundsldningn har också kommunicrats till brörda handläggar. Dt finns ingt systm för avviklsrapportring, mn därmot forum för att fånga upp bristr i organisationn. 3.8 Iakttaglsr Förbundts nuvarand information och kommunikation syns vara tillräcklig för dt arbt förbundt bdrivr inom ramn för framtagandt av kontrollplanrna. Styrdokumntationn var känd av prsonaln och prsonaln had nligt vår bdömning tillräcklig information för att fullgöra sitt arbt angånd frågan. Ldningns btydls för n ffktiv kommunikation är tydlig, kommunikationn ska röra sig fritt i organisationn, såväl uppåt, ndåt och i sidld. Ldningn ska därför vrka för n öppn dialog så att mdarbtarna i organisationn kan bidra till att stärka dn intrna kontrolln gnom att påtala bristr i organisation och gnomförand. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

16 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 3.9 Uppföljning Uppföljning & Utvärdring Oprationll och konomisk vrksamhtsuppföljning Uppföljning llr bdömning av dn intrna kontrolln, dvs. hla procssn Bdöm om andra kontrollfunktionrs rkommndationr baktas Intrna styr- och kontroll systm bhövr övrvakas, följas upp och utvärdras n procss som bstämmr kvalittn på systmts rsultat övr tidn. I bdömningn har vi särskilt undrsökt och analysrat kvalittn i uppföljningn av intrnkontrolln, här har vi baktat om uppföljning har ingått som n dokumntrad dl i dn intrna kontrolln, vidar har vi baktat vilkt gnomslag uppföljningn fått t.x. om uppföljningn föranldr n rvidring av organisationsstrukturn samt om dt framgår vm som är ansvarig för uppföljningn och att åtgärdr gnomförs. En uppföljning av intrnkontrolln ska bakta hla procssn, dt vill säga int bara om n kontrollåtgärd är gnomförd och dss rsultat. Då dn intrna kontrolln i n organisation syftar till att minska riskrna för att måln i vrksamhtn int kan uppnås, är dt också dtta som ska vara förmål för uppföljningn. Förbundt har undr 2009 och 2010 gnomfört uppföljning av kontrollansvariga för d procssr (rutin/systm) som angtts i plann och avrapportring har sktt till ansvarig chf. D procssr som följts upp undr 2009 är dlgationsbslut, riskhantring, upphandling, konomiuppföljning, matrilla anläggningstillgångar, övrlämning inför skolstart och avhopp. Uppföljningn bstår av kort bskrivning av kontrollmomntt och förslag till åtgärd till rspktiv procss Iakttaglsr Förbundt har undr 2009 och 2010 gnomfört uppföljning av d procssr som angtts i dn intrna kontrollplann. En utförlig bdömning av rsultatt för dn intrna kontrolln måst inbgripa n analys som täckr hla intrnkontrollprocssn. Dt innbär att uppföljningn int nbart kan avs om kontrolln är gnomförd och rdovisa vilkt rsultat, inkl. vntulla åtgärdr, som uppnåtts. Uppföljningn syftar till att bidra till måluppfylllsn samt att minska riskrna för kärnprocssrna, därför bör uppföljningn inkludra n analys om kontrollrna är ffktiva i förhålland till målbild och riskanalys. Dt vill säga: gör organisationn rätt kontrollr? Dnna uppföljning av hla procssn saknas idag. Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

17 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr 4. Analys 4.1 Intrnkontroll som vrktyg för att undrlätta styrning och ldning av vrksamhtn Rspktiv rktorsområd, som är ansvarig för att dn intrna kontrolln är tillräcklig, bhövr nligt vår bdömning få tt störr ansvar för intrnkontrollprocssn som i dag till stora dlar får btraktas som styrd av förbundsldningn. Förbundsldningn bör mllrtid utgöra tt stöd och n sammanhålland part i arbtt och d riskr som förbundsldningn mötr måst också finnas md i riskanalysarbtt. Vår rfarnht är att ofta mötr olika nivår i n organisation olika riskr, vilka alla bör ingå i n lista övr bruttoriskr. Dn nkät som gnomförds i granskningn visar på skillnadn i syn på risk, då politikrnas bdömning av vrksamhtns riskr och riskrna som dirktionn bslutar om i intrnkontrollplanrna skiljr sig åt i btydand utsträckning. Dirktionn har som bskrivits ovan nligt kommunallagn tt ansvar för att dn intrna kontrolln i vrksamhtn är tillräcklig. Intrnkontrollprocssn innbär mllrtid n mtod där cntralt mtodstöd undrlättar rktorsområdnas gnomförand. Dt innbär att framtagand av gmnsamma mallar för riskanalysr, anordnand av gmnsamma utbildningsinsatsr osv. förbättrar rsultatt och undrlättar arbtt. Dt finns skäl för förbundt att övrväga om intrnkontrollarbtt kan inkorporras i organisationns normala vrksamhtsplanring llr motsvarand. På dtta vis kan arbtt intgrras i planringn och styrningn av vrksamhtn och int utgöra n parallll procss. Förbundsldning och dirktion kan då få tt brddat undrlag inför cntrala bslut, s.k. risk managmnt. Ystad dn 10 mars 2010 Jakob Smith Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

18 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr Bilaga 1 Lista övr intrvjuad prsonr: Hans-Ing Prsson, tf gymnasiförbundsdirktör Ann-Mai Olsson, konomichf Pia Blixt-Grahn, Rktor Pr Wickström, Rktor Antal Majoros, Rktor Kristina Ptrsson, Rktor Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

19 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr Bilaga 2 Intrn kontroll, Sydskånska gymnasit A Frågor 1 nj 1 Ansr du att dirktionn har n tillräckligt inflytand övr att säkrställa att dn intrna kontrolln är btryggand? 2 Bdömr du att dirktionn får adkvata undrlag inför bslut om intrnkontrollplan? 3 Ansr du att kontrollrna i d intrna kontrollplanrna är utformad för att minimra riskrna i vrksamhtn? 4 Uppfattar du att dt finns tt systmatiskt angrppssätt för att analysra riskr i vrksamhtn? 5 Ansr du att dn uppföljning av intrnkontrollarbtt som gnomförs och som rdovisas i dirktionn gr tillräcklig information för dig att bdöma dn intrna kontrolln i dn kontrollrad vrksamhtn ja Vt j Kommntar Ansr du att intrn kontroll är n viktig dl av förbundts uppföljning?... 7 Ansr du att dt finns tydliga riktlinjr om vad som gällr för intrn kontroll inom förbundt?... 8 Ansr du att förbundt har tt tillfrdsställand intrnkontrollarbt?... 9 Var finns, nligt dig, störst utvcklingspotntial inom intrnkontrollarbtt?... B Uppfattar du dt som att intrn kontroll innfattar: 1 nj ja 1 - Ekonomisk hushållning? Finansill rdovisning? Vrksamhtsmässig rdovisning? Effktiv vrksamht? Likvidittskontroll (kassahantring)? Tidsrdovisning? Att rglr följs? Rprsntationsbvakning?... Vt j C Vilka är nligt dig dt tr största riskrna som hotar Sydskånska gymnasiförbundts vrksamht från att nå sina mål? Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars

20 Sydskånska gymnasiförbundts rvisorr Bilaga 3 Samlad bdömning av dn intrna kontrolln, Sydskånska gymnasiförbundt Kontrollmiljö Riskhantring Kontrollaktivittr Information & Kommunikation Uppföljning & Utvärdring Vision, Stratgir och Mål Bdöm om riskr är kopplad till vrksamhtns mål och kärnvrksamht Kontrollaktivittr - Effktivitt & Hushållning, Styrand dokumnt för intrn/xtrn kommunikation Oprationll och konomisk vrksamhtsuppföljning Organisation, rollr & ansvar Modll för riskhantring Kontrollaktivittr - Lagftrlvnad Särskilda insatsr för att informra om vrksamhtr kopplad till dn intrna kontrolln Uppföljning llr bdömning av dn intrna kontrolln, dvs. hla procssn Styrand dokumnt för väsntliga vrksamhtsområdn Bdöm procss för riskhantring Kontrollaktivittr - Finansill Rapportring Systm för incidnt-och avviklshantring Bdöm om andra kontrollfunktionrs rkommndationr baktas Utbildning och komptnsutvckling Gnrlla IT-kontrollr Sydskånska gymnasit Granskning av intrn kontroll, mars