Bengt Sebring OKTOBER 1999 Sida: 1 Ordförande GRANSKNINGSRAPPORT 1

Transkript

1 ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV DELÅRSBOKSLUT Bengt Sebring OKTOBER 1999 Sida: 1 Ordförande

2 Innehållsförteckning Sammanfattning Inledning Resultatprognoser och budgetavvikelser 3 3. Riktlinjer och regler från KLK-ekonomi till förvaltningarna Materiella anläggningstillgångar Koncernbolag Kundfordringar Pensionsskuld Flyktingbidrag 5 9. Skatteintäkter Kontoanalyser Periodiseringskontroll 5 Sammanfattning Resultatet av vår översiktliga granskning visar att halvårsbokslutet i allt väsentligt ger en rättvisande bild av kommunens resultat och ställning. Utförda kontoanalyser visar på brister i verifikationernas formalia och tillhörighet. Syfte och deltagare saknas ofta där det borde ha framgått för att styrka tillhörigheten. Ett centralt regelverk över förvaltningarnas interna kontroll bör intagas i Kommunens ekonomihandbok. Kommunen har ändrat redovisningsprinciper för avskrivning på vägar och gator för att hålla viss verksamhet inom ramen för budget. Avskrivningsprinciper får ej styras av resultat-svängningar utan skall baseras på bedömd ekonomisk livslängd. Redovisad skuld för flyktingbidrag har ökat från till och med Någon avstämning av det skuldförda beloppet finns inte. Periodisering av kostnader har inte skett med samma noggrannhet som vid ordinarie bokslut delvis beroende på att perioden i redovisningen inte är öppen lika länge. Det som periodiserats har tagits fram av förvaltningarna enligt den instruktion som gått ut. OKTOBER 1999 Sida: 2

3 1. Inledning På uppdrag av kommunrevisionen har delårsbokslutet översiktligt granskats. Revisionen har bestått i att övergripande göra en granskning av siffermaterialet samt att kontrollera upprättade bokslutsbilagor mot balans- och resultaträkning. Granskningen har koncentrerats på en större och en mindre förvaltning nämligen socialförvaltningen och räddningstjänsten. En genomgång av skillnaderna i redovisningsprinciper vid upprättande av delårsbokslut jämfört med årsbokslut har diskuterats med ekonomikontoret. 2. Resultatprognoser och budgetavvikelser NÄMNDERNAS RESULTAT (kkr) Budget inkl KB 1 Utfall Prognos Avvikelse Kommunfullmäktige -304,00-213,00-380,00-76,00 Revision -438,00-85,00-415,00 23,00 Kommunstyrelse ,00-809, ,00-281,00 Kommunledningskontor , , ,00 26,00 Tekniskt kontor anslagsfinansierad , , ,00-500,00 verksamhet Tekniskt kontor affärsdrivande 0,00-672,00 30,00 30,00 verksamhet Räddningstjänst , , ,00 0,00 Byggnadsnämnd -630,00-955,00-609,00 21,00 Kultur- och fritidsnämnd , , ,00 60,00 Barn- och utbildningsnämnd , , , ,00 Socialnämnd , , , ,00 Miljönämnd ,00-507, ,00 8,00 Finansförvaltning , , , ,00 TOTALT -4, , , ,00 De största avvikelserna härleds som framgår ovan från Barn & Utbildningsnämnden (BUN) och Socialnämnden. Främsta orsaken till underskottet i BUN är att ökande lönekostnader om ca 1,5 mkr medtagits vilka antas kompenseras av anslag under andra halvåret. Socialnämndens avvikelse förklaras främst genom att kostnaderna för socialbidrag beräknas bli dyrare än budgeterat (2,1 mkr), familjehemsplaceringar (1,4 mkr), ej infriat sparbeting (1,0 mkr) samt äldreomsorg (1,3 mkr). 3. Riktlinjer och regler från KLK-ekonomi till förvaltningarna Riktlinjer har skickats ut till förvaltningarna om vad som gäller inför delårsbokslutet. Skrivelsen är signerad Mats Peterson och Peter Svensson. Informationen beskriver vilka övergripande krav som 1 Kompletteringsbudget OKTOBER 1999 Sida: 3

4 ställs på avstämningar och periodiseringar. Vidare innehåller den riktlinjer för när förvaltningarna skall vara klara med sina avstämningar. Det har även uppmanats till att märka fakturor på ett visst sätt för att kostnaden skall fördelas på rätt sida månadsskiftet. Till alla förvaltningar har det utgått en skrivelse (Ekonomimeddelande 99:3) vilken tar upp väsentliga synpunkter från bokslutet som lyfts fram för förvaltningarna. Skrivelsen behandlar bland annat konteringsinstruktioner samt vad som gäller för restaurangnotor etc. För att det skall anses vara en investering skall livslängden beräknas till minst 3 år och totala summan för projektet skall uppgå till ett basbelopp. Det påpekas att ansvaret för den interna kontrollen ligger på respektive nämnd. Detta är viktigt att belysa då fakturahanteringen decentraliseras och förvaltningar och nämnder måste i högre utsträckning tillse att de krav som ställs på en leverantörsfaktura är uppfyllda. Den ekonomihandbok som gäller för kommunen kommer enligt uppgift att uppdateras. Vi har i PM till 1998 års bokslut påpekat att det i denna ekonomihandbok bör intagas ett reglemente för förvaltningarnas interna kontroll. 4. Materiella anläggningstillgångar Aktivering har skett av investering i enlighet med de principer som gäller vid årsbokslut. Avskrivning enligt plan har gjorts enligt tidigare principer bortsett från att kommun-fullmäktige beslutat reducera årets avskrivning på gator och vägar med 672 kkr. Halva beloppet har påverkat första halvårets resultat. Åtgärden har verkställts för att hålla verk-samheten inom budgetramen. Avskrivningsprinciper får ej styras av resultat svängningar utan skall baseras på bedömd ekonomisk livslängd. I likhet med tidigare år har försäljning av vatten- och avloppserviser krediterats tillgångarnas anskaffningsvärden vilket betyder att varken vinst eller förlust redovisas på dessa affärshändelser beroende på att man ej kan härleda vilket anskaffningsvärde tillgången haft. 5. Koncernbolag Information från koncernbolagen har samlats in av ekonomiavdelningen. Alla interna mellanhavanden har stämts av. Någon vidare kontroll av bolagen har ej skett av ekonomi-avdelningen. De från koncernbolagen lämnade bokslutsuppgifterna har senare reviderats av bolagens revisorer utan förändring enligt Peter Svensson. Avstämning bör ske innan Kommunen släpper delårsrapporten. 6. Kundfordringar Kommunens tidigare tillämpad princip för kundförluster har inneburit att kundfordringar äldre än 2 år skall redovisas som kundförlust. Första halvåret 1999 har påverkats med en avskrivning med 577 kkr. Detta avser kundfordringar som kvarstår sedan Avsikten är att snabba upp avskrivningstakten till ett år. Av fordringarna från 1997 kvarstår en tvistig fordran om 213 kkr vilken OKTOBER 1999 Sida: 4

5 är under utredning. Under andra halvåret 1999 kommer förfallna fordringar tom att skrivas av. OKTOBER 1999 Sida: 5

6 7. Pensionsskuld Pensionsskulden har beräknats enligt prognos från Kommunsektorns Pensions AB (KPA) 8. Flyktingbidrag För varje flykting som kommer till kommunen erhålls ett bidrag från staten. I redovisningen skuldförs dessa pengar och avräknas sedan mot budgeterade kostnaden. Vid ingången av året uppgick skulden till kkr (-97 till kkr) och per 30 juni 1999 uppgår denna skuld till kkr. Någon egentlig uppföljning av intäkter resp kostnader som erhållits för resp flykting finns ej. Det kvarstående saldot på kkr är en restpost utan närmare specifikation. I budgeten är det beslutat att flyktingmottagande skall gå jämt ihop, därför skuldförs skillnaden mellan erhållna medel och kommunens flyktingkostnader. Vi rekommenderar att en avstämning av denna post snarast upprättas. 9. Skatteintäkter Skatteintäkter och generella statsbidrag och utjämning har prognostiserats utifrån beräkningar med utgångspunkt från av Riksskatteverkets och Svenska Kommunförbundets bedömda prognoser för de förväntade utfallet Kontoanalyser I samband med vår granskning har en djupare analys skett av specifika resultatkonton. Analysen har omfattat hela kommunen avseende följande konton: konsulttjänster, främmande tjänster, utbildning, representation, gåvor, resor, kurser och konferenser. Gransknings-inriktning har varit kontroll av rörelsetillhöriget, attestering, periodisering och kontering. Kommunen nyttjar sig av mottagningsattest, granskningsattest och beslutsattest. Granskningsattesten utelämnas i ett antal fall. Det är vår bedömning att attestering sköts på ett fullgott vis med undantag för nedanstående. Som nämnts vid punkt 3 ovan har instruktioner gått ut till förvaltningarna om vad som gäller för representation, resekostnader m.m. Det skall klart framgå vilket syfte en affärshändelse har och vilka som deltagit. Beträffande rörelsetillhörighet framkommer en del verifikationer vid granskningen där det ej redovisas tillräckliga uppgifter för att det skall vara ett komplett bokföringsunderlag. Syfte och deltagare saknas på en hel del av de granskade verifikationerna och trots att dessa brister är uppenbara har verifikationerna attesterats och godkänts. En faktura eller ett kvitto som ej uppfyller alla krav skall inte godkännas utan komplettering. 11. Periodiseringskontroll Instruktionen till förvaltningarna sätter en gräns för periodisering vid 10 kkr. Vid föregående bokslut sattes en gräns på 5 kkr. Förutbetalda kostnader har ökat kraftigt från föregående årsbokslut. Den största ökningen beror på periodisering av hyreskostnader för beroende på att vid föregående årsbokslut hade inte hyresfakturor skickats ut från bostadsbolagen förrän i januari varför denna markanta skillnad märks per 30 juni. OKTOBER 1999 Sida: 6

7 Socialförvaltningen har av försiktighetsskäl tagit upp upplupna intäkter för LASS-bidrag till 80%. Skälet till denna försiktighetsbedömning är tidigare erfarenhet av att man inte får all ersättning man söker om. Vår granskning visar att redovisad periodisering får anses skälig. Utförd periodiseringskontroll av leverantörsfakturor hos socialförvaltningen utvisade felperiodiseringar understigande 100 kkr. Beloppet i sig är oväsentligt men transaktionerna har ej fångats upp i periodiseringen. Periodisering av kostnader har skett men ej med samma noggrannhet som vid ordinarie bokslut beroende på att perioden inte är öppen lika länge. Det som periodiserats har tagits fram av förvaltningarna enligt den instruktion som gått ut. Genomläsning har skett av ett urval av verifikationer som registrerats hos socialförvaltningen och det är vår bedömning att attestering fungerar och att registrerade fakturor ställts till Socialförvaltningen. Räddningstjänsten är en beloppsmässigt liten förvaltning och omfattningen av fakturor liten. Attestering har skett korrekt och granskade underlag är utan anmärkning. Åstorp Lars Starck OKTOBER 1999 Sida: 7