ADMINISTRATIONEN VID IKV

Transkript

1 ADMINISTRATIONEN VID IKV

2 Sammanställning Eknmifrågr Siv Utterberg Katarina Lindrth Siv Anderssn Carina Lindberg Persnalfrågr Karin Jhanssn Higran Saghir Siv Anderssn Kursadministratin Isabel Erikssn Vestin Annika Häger Prjektadministratin Katja Anderssn Birgitta Haglund Frskarutbildning (registrering i Ladk) Elin Erikssn Katja Anderssn Carina Lindberg IT-administratin/supprt Håkan Petterssn Bernth-Erik Erikssn

3 Var sitter vi? Kntaktuppgifter: Läkarskeppet Siv Utterberg Telefn: Katarina Lindrth Karin Jhanssn Telefn: Higran Saghir Telefn: Katja Anderssn Telefn: Isabel Erikssn Vestin Telefn: Annika Häger Telefn: , Röntgenavdelningen Siv Anderssn Telefn: Carina Lindberg Telefn: Elin Erikssn Telefn: Birgitta Haglund Telefn: Håkan Petterssn Telefn: ,

4 Siv Utterberg Eknmisamrdnare Huvudsakliga arbetsuppgifter Övergripande institutinseknmi Budget, budgetuppföljning Årsbkslut, delårsbkslut Presentatiner för institutinsstyrelsen Ser till att intäkter ch kstnader hamnar rätt Knteringsfrågr Råd ch stöd till lärare ch frskare Kntaktuppgifter: Telefn:

5 Katarina Lindrth Eknm Katarina är nyanställd eknm, hn började den 1 ktber 2018 Huvudsakliga arbetsuppgifter Kntaktuppgifter: katarina.lindrth@surgsci.uu.se Telefn:

6 Vanliga frågr gällande eknmi Finansiering Vilka pengar bör jag göra slut på först? Har jag råd att? Samfinansiering av lön med ALF-medel Kalkyler Vad kstar min frskare per månad/per år? Vilka pålägg blir det på arvdes-/lönekstnader? Hur länge räcker pengarna? Övriga frågr Hur hög är verheaden? Vad går verheaden till? Kan jag ge NN stipendium? När får jag pengar för handledning av studenten XX? Hur skaffar jag ett mbilabnnemang via UU? Ersättning för undervisning på annan institutin, inte arvde

7 Siv Anderssn Eknmi- ch persnaladministratör Huvudsakliga arbetsuppgifter Eknmisk redvisning vid IKV. Fakturering, budget ch bkslutsarbete. Ordnar betalningar till EPN ch hanterar utlandsfakturr. Rekvirerar in beviljade anslag ch bidrag till frskningskntn. Tittar på eknmin i samband med en datrbeställning, så Rudbeck kan beställa. Sammanställer alla sökande till graduerade medel tillsammans med Elin ch ser till att alla får sina pengar på eget knt (kan sökas fyra ggr under dktrandtiden). Administratin kring Erikssn/Berghlms fnder sm finns för kirurgen, IKV. Inventering av anläggningar. Ordnar passerkrt till universitetsanställda vid institutinen. Skyddsmbud för administratinsgruppen på IKV. Backup för persnalsamrdnare/persnal admin. Kntaktuppgifter: : siv.anderssn@surgsci.uu.se Telefn:

8 Vanliga frågr till Siv A Hur ser saldt ut på mitt knt? Hur sköter jag betalning av knferenser eller betalning för att publicera artiklar? (Detta kan ibland göras med ett institutinskrt m pengarna finns hs ss på IKV. Ni får då kmma till Siv A ch lgga in på hennes datr.) Vilken faktureringsadress ch referens ska jag använda? Hur går jag till väga för att beställa en datr? Frågr sm rör representatin. Resefrågr allmänt. Siv kan ckså hjälpa er att: Siv tar emt reseräkningsblanketter ch timersättningsblanketter för vidarebefrdran till prefekt ch lönenheten. Registrera artiklar ch uppsatser i DiVA vid behv (sköts i huvudsak av Elin). Ta emt ch skicka in resebidrag för VFU till studenter på röntgenprgrammet ch SSK-prgrammet vid IKV. Siv kan låna ut UL-krt, kstnaden kmmer sedan på faktura debiteras ert knt.

9 Karin Jhanssn Persnalsamrdnare Bakgrund PA-linjen vid UU med examen Har arbetat vid IKV med PA frågr i 16 år. Före universitetsanställningen arbetade jag sm klinikadministratör vid Anestesikliniken i sex år. Innan dess 17 år med förståndshandikappade, under många år kmbinerat med studier ch ett år på stålverk ckså. Huvudsakliga arbetsuppgifter för Karin Rekryteringar Anställningar Avslut av anställningar Arbetsmiljö Lika villkr Registrering i AKKA för knt ch e-pstadress vid institutinen. Kntrll av prgramvarulicenser (Statistica ch SPSS främst). Tar fram persnalrelaterade uppgifter för lika redvisningar tex årsrapprter, årlig frskningsrapprt samt uppgifter sm krävs in från fakultet, universitetet centralt ch arbetsförmedling etc. Diarieföring Kntaktuppgifter: karin.jhanssn@surgsci.uu.se Telefn:

10 Vanliga frågr till Karin Frågr m den egna anställningen. Frågr m rekrytering av nya medarbetare. Frågr m avslut av anställningar. Frågr m arbetsmiljö ch lika villkr. Behv av universitetsknt i AKKA ch e-pstadress. Många frågr sm jag får hänvisar jag numera vidare till andra sm lönenheten, SPV ch Rudbecks IT-stöd. Kntaktuppgifter till dessa finns under Tips från administratinsgruppen.

11 Higran Saghir Persnaladministratör Bakgrund Examen från PA-prgrammet vid Uppsala Universitet Anställd på institutinen sedan juni Jbbade innan dess sm rekryterare ch persnal admin på Lernia, receptinist på SANDVIK ch banksäljare på Frex, Arlanda. Arbetsuppgifter Higran kmmer allteftersm att ha samma arbetsuppgifter sm Karin. Om fördelningen av arbetet kmmer att göras på arbetsmråde eller grupp återstår att se. Kntaktuppgifter: Telefn:

12 Isabel Erikssn Vestin Kurssamrdnare Huvudsakliga arbetsuppgifter Isabel har arbetat på institutinen sedan Hn är kursadministratör ch kurssamrdnare för: Läkarprgrammet T6 ch T11. Specialistsjuksköterskeprgrammen; inriktning Amb/An/Iva/Op/Kir. Fysiterapiprgrammet. Kirurgi ch Ortpedi. Fristående kurser. Kntaktuppgifter: Telefn:

13 Annika Häger Kursadministratör Huvudsakliga arbetsuppgifter Kursadministratör för: Röntgensjuksköterskeprgrammet. Radilgikurserna på Läkarprgrammet. Masterprgrammet i avancerad medicinsk avbildning. Annika hanterar studiedkumentatin ch kursadministratin samt ansvarar för schemaläggning ch lkalbkning för sina kurser. Kntaktuppgifter: annika.hager@radil.uu.se Telefn: ch

14 Katja Anderssn Prjektadministratör Huvudsakliga arbetsuppgifter Prjektadministratör Sekreterare åt Sten Rubertssn. Sekreterare i Svenska Intensivvårdssällskapet. Administratin av SK-kurser, PG-utbildningar samt Hedenstiernasympsiet. Administratin kring T5 S-HLR samt T6 Anestesi. Administratin kring disputatiner, licentiatexamen. Sekreterare ANIVAs FUU-råd. Registrerar i Ladk ch tar fram intyg från Ladk till dktrander. Kntaktuppgifter: katja.anderssn@surgsci.uu.se Telefn:

15 Elin Erikssn Administratör Huvudsakliga arbetsuppgifter Administratör ch webbplatsansvarig Registrerar i Ladk ch tar fram intyg från Ladk till dktrander. Registrerar publikatiner i DiVA. Administrerar graduerade medel till dktrander (tillsammans med Siv A). Sammanställer material från frskargrupperna inför årsredvisningen. Administrerar utbildningar ch SK-kurser i klrektal kirurgi. Inventerar anläggningar. Inköpsansvarig Ansvarar för institutinens hemsida. Kntaktuppgifter: elin.erikssn@surgsci.uu.se Telefn:

16 Birgitta Haglund Prjektadministratör Huvudsakliga arbetsuppgifter Prjektadministratör inm endkrinkirurgin ch åt prfessr, prefekt Per Hellman. Arbetar ckså sm sekreterare för KUB-kansliet, Svensk Kirurgisk förening. Bistår prefekt med diverse administrativa arbetsuppgifter. Har hand m alla ansökningar till de lika KUB-kurserna samt övriga kurser sm ges i Svensk Kirurgisk Förenings regi, t ex bakjurskurser, BKT-kurser. Sköter central ansökan (från hela landet) med väntelistr ch tillsättande av kursplatser. Ansvarar för fakturering av kurserna, deltagaravgifter, leverantörsfakturr ch bkföring. Antal ST-läkare sm är aktuella i dagsläget är drygt Behjälplig vid disputatiner, beställning av förtäring, dukning mm. Arbetar fn ca 20% för IKV (främst mt prefekten). Kntaktuppgifter: birgitta.haglund@surgsci.uu.se Telefn:

17 Carina Lindberg Administrativ assistent Huvudsakliga arbetsuppgifter Administrativt stöd till allmänna administratinen på institutinen med varierande arbetsuppgifter, exempelvis: Administratin ch planering kring disputatiner Registrering i Ladk Eknmiadministratin Kund- ch leverantörsreskntra, utlandsfakturr, beställning av passerkrt mm Administratin specialistsjuksköterskeprgrammet Scheman, bkning lkaler, beställning nycklar ch passerkrt mm Kntaktuppgifter: carina.lindberg@surgsci.uu.se Telefn: Nyanställd sedan ch frtfarande under utbildning

18 Håkan Petterssn Tekniker Huvudsakliga arbetsuppgifter Grafisk design, ftgrafering, layut ch tryckhantering av bl.a.: Avhandlingar, pstrar, prgramblad ch presentatiner för undervisning ch föredrag. Bildmaterial sm ska publiceras. Innefattar allt från röntgenbilder till diagram ch illustratiner. Webbplatsansvarig (WPA) för Radilgidelen av surgsci.uu.se Sköter prgramhantering ch supprt av enhetens ch de anställdas datautrustning ch digitala enheter. Ansvarar för enhetens utbildningslkaler med elev- ch lärardatrer f.n. 33 datrer. Ansvarar för mycket av det tekniska ch delar av det administrativa runt undervisning, föreläsningar ch möten av lika slag. Exempelvis datr-prjektr-kpplingar, videknferenskpplingar ch datr- ch webbhantering av föreläsningsfiler. Ger teknisk supprt i samband med möten i vår föreläsningssal. Ger supprt på flera av UUs administrativa system främst gällande inlggningar. Registrerar i DIVA inm mrådet radilgi. Kntaktuppgifter: hakan.petterssn@radil.uu.se Telefn:

19 Tips från administratinsgruppen Rekryteringar tar tid! Även m det bara gäller lön för någn i 4 månader så tar det flera veckr innan prcessen är klar. Så gtt sm 100% av alla rekryteringar/anställningar vi gör måste numera annnseras. Pensinsfrågr För alla frågr runt pensin kntakta SPV, tel eller e-pst uu@spv.se. Lönärenden Kntakta lönenheten, tel under förmiddagar eller e-psta ln@uadm.uu.se. IT-stöd, inköp av datrer ch prgramvara Kntakta Rudbecklabratriets IT-stöd (med filial i 70 huset några förmiddagar/vecka) e-pst: helpdesk@rudbeck.uu.se. Katalgen e-pstadresser För att kunna anmäla sig till dktrandutbildning eller göra andra anmälningar inm UU (dcenturansökan, ansökan att gå pedaggiska kursen mm) krävs en e-pst via institutinen. Vissa har en studentadress men den fungerar inte för detta. Titta på era uppgifter i katalgen. Stämmer de? Hör av er till Karin Jhannsn så ändrar hn i den mån systemet tillåter. Tänk på att m ni har en universitetsadress så är den en myndighetsadress på samma sätt sm sjukhusadressen ch måste kntinuerligt bevakas.

20 Fler tips från administratinsgruppen Reseräkningar ch blanketter för lika utlägg Blanketter för reseräkning, utlägg ch timersättning för dig sm inte är anställd hittas på: (utan inlggning). Klicka på Stöd ch service, välj Anställning ch därefter passande blankett. Betalning med institutinens krt Vid betalning av knferenser ch viss övrig krtbetalning kan institutinens krt användas. Vänd dig då till Siv Anderssn eller Siv Utterberg för hjälp.