1 Skapa beställning och leveranskvittera För att kunna skicka en order i WINST måste du vara upplagd som användare och erhållit rollen beställare. De flesta leverantörsavtal kopplas automatiskt till samtliga användare. Den lokala administratören kan i samråd med användarna välja vilka avtalskategorier som respektive användare ska se och kunna beställa ifrån. När du som beställare klickar på knappen Skicka så skickas order direkt till leverantören och kan inte ändras eller ångras. Om ordern innehåller speciella kommentarer som t ex. senarelagd leveranstid, eller annan viktig information rekommenderar vi att ni efter att ni har skickat ordern tar kontakt med leverantörens kundtjänst för att försäkra er om att den avvikande informationen har uppmärksammats. Det går endast att skriva kommentarer till de leverantörer som kan läsa dem. Inköpsprocessen i WINST består av följande moment: 1. Beställning 2. Order skickas automatiskt till leverantör 3. Leveranskvittens. Som beställare är Du delaktig i moment 1 och 3. Anledningen till att Du måste leveranskvittera Dina beställda varor är för att göra en leveranskontroll att beställda varor faktiskt har levererats. Dessutom blir statistiken över beställningar felaktig om ordern inte kvitteras. Du ska därför leveranskvittera så snart dina varor har kommit. 1.1 Logga in Logga in kan du göra antingen via en länk på Upphandlingsbolagets hemsida www.uhb.goteborg.se eller genom att direkt gå till www.proceedo.net Ange Ditt användarnamn (samma som Din e-post) och lösenord. 1.2 Skapa beställning En helt ny beställning skapar Du genom att välja fliken Inköp. Du kan också återanvända och modifiera en tidigare eller sparad beställning genom att via Inköp istället välja Tidigare beställningar. Observera att du alltid kan avbryta en beställning innan den har skickats genom att välja Tillbaka eller Skapa beställning, då rensas fälten. 1
1.3 Välj rätt avtalskategori Under fliken Inköp finns det två olika flikar. Fliken Avtal är alltid förvalt. Den andra fliken är Beställningsmallar. I fliken Avtal söker Du antingen upp en avtalskategori i trädet till vänster och därefter en specifik leverantör (till höger) och sedan en produkt alternativt söker efter en produkt utan att först ha angett en leverantör. Rutan med tummen upp märkning är alltid i-bockad. Tummen upp markerade produkter är nettoprissatta artiklar - en prislista på specificerat sortiment där vi fått extra förmånliga priser. Sortimentet baseras oftast på de varor/tjänster som vi mest frekvent köper. Skillnaden mot bara rabatterade priser blir ofta jättestor. 2
Du kan också välja att använda en utökad sökfunktion. Denna når du genom att klicka på Avancerad sökning. Skriv in produkten du söker och tryck på sök. Resultatet visas i form av en lista. 3
Observera att Du vid sökning alltid ska skriva in produkten i singular t ex penna, påse etc. För mer information om hur Du söker efter produkter se lathunden Söktips. 1.4 Välj produkt För varje produkt som visas i träfflistan finns en kort beskrivning av produkten, vilket företag som levererar produkten, produktens leveranstid, artikelnummer och pris. Vill Du ha mer information om en produkt kan Du alltid klicka på radens Info-knapp i fältet Info. De uppsökta produkterna kan även sorteras i t ex fallande eller stigande ordning genom att klicka överst på den kolumn som Du vill sortera efter. För att beställa en produkt klickar Du på + tecknet i fältet Beställ. 4
I avancerad sökning kan du kan även jämföra produkter med varandra genom att söka fram produkterna och därefter bocka i de produkter du vill se och sedan klicka på knappen jämför. Vid en ny jämförelse måste den gamla jämförelsen rensas genom att Du klickar på knappen Rensa. 5
En produkt med ett stafflat pris (variabelt pris beroende på beställningsantal) visas i träfflistan med färgmarkering blå. (Mängdrabatt) En produkt med variabelt pris visas i träfflistan med färgmarkeringen orange. En produkt som är en annonsvara visas i träfflistan med färgmarkeringen röd. En produkt väljs genom att trycka på + tecknet på varje rad. Ändringar av valda produkter kan göras i varukorgen (nedre fältet) genom att trycka på + och tecknen under kolumnen Ändra. För att ta bort en orderrad väljs Radera. För vissa produkter såsom arbetskläder behöver du skriva en kommentar till leverantören för att gå vidare med ordern. Vid beställning i WINST var uppmärksam på värdet av varukorgen. Tänk på att din order bör uppnå en rimlig summa per leverantör! Några leverantörer får enligt avtal ta ut en avgift vid småorder! Se vidare information i avtalen. När Du är färdig med att lägga till produkter till Varukorgen klickar Du på knappen Fortsätt. (Längst ner i höger hörn) Beställningar kan även göras till tjänsteleverantörer, istället för att lägga till produkter fyller du då i ett beställningsformulär som skickas till leverantören. 6
1.5 Spara eller skicka Steg 2 i beställningen är benämnd Kontering och leverans. Under rubriken Information om beställning kan du namnge din beställning i fältet Beställningens namn, detta för att lättare kunna identifiera beställningen i rapporter, sökningar och leveranskvittering. Beställningens namn bestäms helt av Dig. I varukorgen ovanför kan du vid behov ändra eller radera i din beställning genom att trycka på knapparna till höger. 7
Information till leverantör Under fältet - Information till leverantör - skrivs leveransdatum om det behöver anges, dubbelklickar du i fältet kommer en kalender fram där du kan välja datum. Genom att trycka på anteckningsblocket kan du även i vissa fall skriva in en kommentar till leverantören. De integrerade leverantörerna kan ha problem att ta emot och läsa kommentarer. Du ser ordervärde per leverantör om du har gjort en varukorg med varor från flera leverantörer. Leveransen ska skickas till Om Du endast har en leveransadress kopplad till Dig som beställare så kommer denna visas automatiskt. Har Du flera leveransadresser så får Du välja leveransadress manuellt i rullgardinen. I de fall beställaren skall kunna skicka beställningar för flera mottagarkoder skrivs mottagarkoden på andra raden under leveransadress. OBS! Leveransadress och fakturaadress måste vara valda först! Om förvaltningen, bolaget eller kommunen har en hierarkisk beställningsorganisation kan beställaren kopplas till en godkännare som måste godkänna beställningen innan den går vidare till leverantören. Godkännaren kan ändra och ta bort produkter i beställningen, eller helt neka den. Vid nekande går beställningen tillbaka till beställaren. Om denna typ av uppsättning önskas, kontakta Upphandlingsbolagets Servicegrupp. 8
Kommentar till godkännare Fylls i av beställaren och går vidare till eventuell godkännare om beställningsorganisationen är uppsatt enligt ovan. Fakturan ska skickas till Om Du endast har en fakturaadress kopplad till Dig som beställare så kommer denna visas automatiskt. Har Du flera fakturaadresser så får Du välja fakturaadress manuellt i rullgardinen. 1.6 Orderbekräftelse Orderbekräftelsen är ett kvitto på vad leverantören kommer att leverera utifrån en given order. Till Winst kommer orderbekräftelse från de leverantörer som i sina system kan skicka orderbekräftelse. (Gäller idag ABA-skol och Servera.) Det finns tillfällen då leverantören inte alltid kan leverera exakt det som är beställt. Vid dessa tillfällen matchar inte fakturan mot ordern. När en orderbekräftelse kommer in och godkänns i systemet, uppdateras innehållet i den motsvarande ordern med det som kan levereras enligt orderbekräftelsen. Ett exempel på flöde då detta är till stor nytta är vid beställningar av livsmedel. Med hjälp av orderbekräftelser kan ordern uppdateras efter att den skickats med eventuell ny vikt och kvantitet. 9
I fliken Orderbekräftelser visas alla de orderbekräftelser som kommit in mot en order. Leverantören kan skicka flera bekräftelser för samma order så länge ingen bekräftelse har godkänts. Varje ny orderbekräftelse inaktiverar de tidigare inkomna. Det finns alltså bara en aktuell orderbekräftelse i taget för varje order. 1.7 Status på orderbekräftelse De status som kan förekomma för en orderbekräftelse är: Avvaktar godkännande den aktuella bekräftelsen Inaktuell gammal bekräftelse Ogiltig leverantören har skickat in en orderbekräftelse på ett format som inte stöds av systemet Info ett meddelande från leverantören om att de tagit emot ordern och jobbar med orderbekräftelsen, detta är alltså ingen orderbekräftelse och den kan därför inte visas. De olika typerna av orderbekräftelser som kan förekomma är: Order bekräftad utan ändringar leverantör kan leverera allt enligt ordern Order bekräftad med ändringar leverantörer kan leverera men med avvikelser från ordern Hela ordern nekad leverantören kan inte leverera något från ordern Order bekräftad manuellt leverantören har inte lyckats att skicka en riktig orderbekräftelse och köparen har därför själv skapat en accepterad orderbekräftelse för att kunna leveranskvittera mot ordern Order mottagen av leverantör visas tillsammans med statusen Info ovan 1.8 Hantera orderbekräftelse För att titta på en orderbekräftelse eller godkänna en aktuell orderbekräftelse markerar beställaren den i tabellen och klickar på knappen Hantera. 10
Här presenteras ordern tillsammans med orderbekräftelsen. Om orderbekräftelsen innehåller avvikelser visas de genom överstrukna artikelrader. När orderbekräftelsen godkänns uppdateras ordern och de artiklar som visas med fet stil i tabellen indikerar vad som kommer att levereras. Orderbekräftelsens avvikelser markeras med ett högerjusterat artikelnummer. Ursprungsorderns artiklar är markerade i kursiv stil överstrukna samt med ett radnummer längst till vänster i tabellen. 11
De olika typer av rader i orderbekräftelsen som kan förekomma är: Levereras ej produktraden kommer ej att levereras. Om leverantören har skickat med en kommentar till orderbekräftelsen visas den under tabellen. Orderbekräftelsen godkänns genom att användaren trycker på knappen Godkänn. Denna godkännelse skickas inte tillbaka till leverantören! Den är enbart information till beställaren om vad som kommer/inte kommer att levereras och vad som beställaren i så fall får komplettera med i en ny order. Eventuella beställningar gjorda per telefon, mejl, fax eller via försäljare på plats kommer aldrig att redovisas i Winst. 1.9 Hantera en orderbekräftelse som har fastnat Knappen Manuell är till för användaren och bör endast användas då det är viktigt att fortsätta orderflödet. Så länge en order har status Avvaktar orderbekräftelse är det inte möjligt att leveranskvittera ordern. Om en leverantör av någon anledning skulle misslyckas med att skicka en orderbekräftelse till systemet och varorna levereras kan därför användaren använda knappen Manuell för att skapa en manuellt godkänd orderbekräftelse för att på så sätt möjliggöra leveranskvittens. 1.10 Order uppdateras När en orderbekräftelse godkänns uppdateras ursprungsordern med det som enligt bekräftelsen kan levereras. När en orderbekräftelse har godkänts är det möjligt att leveranskvittera mot ordern. 12
1.11 Leveranskvittens Som beställare i WINST är du ansvarig för att ta emot levererade varor samt att kvittera dessa i WINST under knappen leveranskvittens. Leveranskvittens måste ske snarast möjligt efter att varorna har levererats. Leveranskvittens når Du genom att fliken Inköp välja Leveranskvittens. Du ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats. Leveranskvittera Din order genom att: Söka inköpsorder genom att ange hela eller del av ordernumret i sökfönstret, markera rätt order och tryck på knappen Ny kvittens. Kvittera det antal produkter som har kommit genom att fylla i rutan till höger. Om Du vill kan du skriva kommentarer (t ex till fakturaavdelningen) genom att klicka på knappen Kommentarer (frivilligt). Klicka sedan på knappen OK. 13
En order kan ha följande status avseende leveranskvittensen: Ej kvitterad leveranskvittensen är inte utförd Delvis kvitterad delar av ordern är leveranskvitterad (ordern ligger fortfarande öppen) Kvitterad hela ordern är kvitterad eller överkvitterad Ofullständigt slutkvitterad användaren har avslutat en delvis kvitterad order eller en order i status ej kvitterad för att indikera för att inga fler leveranser förväntas komma. Avvaktar orderbekräftelse Denna status visas bara då en orderbekräftelse förväntas för denna order. Avvaktar godkännande av orderbekräftelse Det finns en orderbekräftelse för denna order som inte blivit godkänd. För att det ska gå att leveranskvittera mot en order som är aktiv för orderbekräftelser måste en orderbekräftelse godkännas. Om en produkt som är beställd inte levereras ex. på grund av att varan är slut på lagret, ska Du kvittera de produkter som har kommit precis som vanligt och trycka på knappen OK. Sedan ska Du trycka på knappen Avsluta, för att visa för systemet att denna order ska stängas trots att alla beställda produkter inte har levererats. Ordern får då status ofullständigt slutkvitterad. Ta för vana att här alltid lämna en kommentar till att ordern är ofullständigt slutkvitterad. Om ingen produkt kommer att levereras av de beställda artiklarna väljer du rätt order i din lista, markerar den och väljer Avsluta. Ordern får då status ofullständigt slutkvitterad. Ange i kommentars rutan att ordern är makulerad. 14
Leveranskvittens bör göras av den som gjort beställningen men kan göras av varumottagaren om detta inte är samma person. Denna person skall då ha rollen Extra leveranskvitterare. Behöver du hjälp eller har frågor kan du kontakta Upphandlingsbolagets Servicegrupp: Telefonnummer: 031-334 37 25 E-post: avtal@uhb.goteborg.se 15