Nätverksmöte 150528 Välkomna! Nätverksmöte 150528 Program: Inledning EASY, upphandling ekonomisystem Raindance, nyheter och tips KAIA, flöde leverantörsfakturor Kaffe Bokslutsinformation 1
EASY Edrun Eriksson Avropa eller upphandla? 2
Avropa eller upphandla! ASP blev EASY- ekonomiadministrativt system Projektgrupp: Arbetsgrupper: Hanna Mörtberg, Margareta Uvhagen, Ellen Leijon, Thomas Davidsson, Marcus Phersson, Ulrika Carlsson, Gerolf Nauwerck och Edrun Eriksson Åsa Constanda, statsvet inst, Maria Nordengren, inst f teknikvet, Annika Ahlin, inst f kemi (ångström), Petra Millbert, ek-hist inst Ulf Dohlmar, IGP Anna Wiström, inst f teknikvet Shila Kermani, IGP, AEU samt flera medarbetare vid AEU och vid förvaltningen 3
Delar i förfrågningsunderlaget Ett sammanhållet system, samtliga komponenter bör dela teknisk plattform God prestanda och tillgänglighet till systemet Hög användbarhet med enhetliga och enkla rutiner och processer - logiska flöden Ett system med god säkerhet Standardfunktionalitet med minimal anpassning Konfigurering som tillåter flexibilitet inför framtiden Delar i förfrågningsunderlaget Huvudbok med stöd för statliga redovisningskrav Kundreskontra med funktion för hantering av rekvisitioner Leverantörsreskontra med stöd för intrastatredovisning Anläggningsredovisning med stöd för hantering av lån och inventering EFH (kundfakturor, leverantörsfakturor och bokföringsorder hanteras i ett elektroniskt flöde) Rapportfunktion (standardrapporter och anpassade rapporter) och rapportmallar 4
Förutom basfunktioner diskuteras följande optioner: Optioner 1. Budgetverktyg 2. E-handelssystem 3. Stöd för projekthantering 4. Stöd för tidredovisning 5. Driftform (externdrift, helt eller delvis) Vad händer nu? Dialogmöten med tänkbara leverantörer Projektgruppen sammanställer förfrågningsunderlaget Prel. annonsering av förfrågningsunderlaget mitten av juni Utvärdering under september Start arbetet med uppsättning av nytt system, hösten 2015 Driftstart nytt system 2017 Ev driftstart för budgetfunktion hösten 2016 5
Utvärdering av ekonomisystem Tre delar: pris, funktion och användbarhet Fördelning mellan dessa tre är inte fastställt ännu, men störst påverkan har funktion Användbarhet uppnås inte bara genom ett system utan genom en kombination av processutveckling, uppsättning av systemet, utbildning och återkoppling från användare Vilka behov finns? För att vi ska få ett så användbart system som möjligt behövs kunskap om användarnas processer och behov era processer och behov Under införandefasen kommer behov som bl a belysts i KAIA att beaktas Se över ekonomiadministrativa processer för att förenkla ev standardisera processerna för att på bästa sätt ta tillvara systemets möjligheter och sätta en bra grund för framtida utveckling av systemet 6
Vill du vara med? För att kunna säkerställa att användbarheten blir hög behöver ekonomiadministratörer aktivt delta i arbetet med uppsättningen av systemet Tillvara ta den kunskap som kommer att upparbetas Alla vetenskapsområden behöver representeras Viktigt att deltagandet blir långvarigt Medverkan redan i utvärderingsfasen (pågår hel vecka ev i september) Vill du vara med? Anmäl dig till edrun.eriksson@uadm.uu.se Nyheter och tips i Raindance Edrun Eriksson 7
Portalen Nyheter senaste versionsbytet Sökning INTE ATTESTERAT nu även på ver.datum i centralen. Bra inför delårsbokslutet! Nyheter senaste versionsbytet I Mina inställningar i inkorgen kan du nu se och hantera personliga konteringsmallar. Via centralen kan du gå in i en användares inkorg för att hjälpa till att lägga upp konteringsmallar för en användare. 8
Portalen Nyheter senaste versionsbytet Förbättrad funktionalitet för Sök faktura T.ex. finns nu funktion för att söka fram utifrån granskare Classic Nyheter senaste versionsbytet Bifoga bilagor till definitiva anläggningsobjekt 9
Tips & Trix Classic Snabbtangenten F12 fungerar för att aktivera menyträdet och F11 för kommandovalsfältet under menyträdet. Tips & Trix, analysfunktion Classic 2. 1. Stå med markören i önskat objektfält. 2. Klicka på knappen sök. 3. Fönster öppnas för objektet och du kan söka fram önskad info. 1. 3. Ekonomiadministration, del 6 10
Tips & Trix, analysfunktion Classic Vill du få fram benämning för ett objektfält direkt i presentationsbilden går du in under knappen bildbeskrivning. Tips & Trix, analysfunktion Classic och markerar Objekttext. Här i exemplet har vi valt projektkod och därför angett PROJ 11
Tips & Trix, analysfunktion Classic Genom att använda Objektintervall kan du själv ange de objektkoder som du vill söka fram. Här har tre olika projekt sökts fram Tips & Trix, analysfunktion Classic 12
Ref.kod/Cmall/Inkorg Referenskod = den kod som lämnas till leverantören Cirkulationsmall (cmall) = den kod som anger hur en faktura/omföring ska cirkuleras i det elektroniska flödet. Dvs ordningen för vilka inkorgar fakturan/bokföringsordern ska passera Bakom varje referenskod finns en cirkulationsmall med ett i förväg uppsatt flöde för fakturor/bokföringsorder så att de hamnar i rätt i inkorg. Det går att ha olika eller samma koder för faktura och bokföringsorder Ref.kod/Cmall/Inkorg Under fliken Cirkulation kan du se/ändra flödet för en faktura eller bokföringsorder. Om det finns ett i förväg uppsatt flöde behöver du inte gå in under Cirkulation för att cirkulera en faktura utan du kan direkt klicka på knappen Nästa faktura. Fakturan cirkuleras då till nästa person i flödet och du får upp nästa faktura för hantering. Du kan alltid manuellt: bryta ett i förväg uppsatt flöde skapa ett flöde 13
Ref.kod/Cmall/Inkorg Referenskod varje org.enhet har en 3 ställig referenskod går att beställa 6 ställiga referenskoder en 6 ställig referenskod fungerar på samma sätt som en 3 ställig kod En referenskod kan vara: personlig, dvs innehålla en användarsignatur 123MPI (Musse Pigg) opersonlig, t ex avse en enhet/grupp 123ESM (enheten för seriemagasin) vilket underlättar om flödet förändras Ref.kod/Cmall/Inkorg Referenskod = 123 ger cirkulationsmall = 123 Cirkulation för cirkulationsmall 123 är ställd till inkorg för Musse Pigg eller Referenskod = 123 ger cirkulationsmall = 123 Cirkulation för cirkulationsmall 123 är ställd till inkorg för Musse Pigg därefter till inkorg för Kalle Anka och slutligen till inkorg för Långben. Musse Pigg > Kalle Anka > Långben 14
Ref.kod/Cmall/Inkorg Alla roller har i systemet behörighet till att kontera. Musse Pigg > Kalle Anka > Långben Granskare > Samordnare > Attestant Samordnare > Granskare > Attestant Granskare 1 > Granskare 2 > Samordnare > Attestant Samordnare 1 > Granskare > Samordnare 2 > Attestant Ref.kod/Cmall/Inkorg Eftersom referenskoder lämnas till leverantör är det en fördel om de inte behöver bytas ut så ofta. Tänk igenom hur ni vill ordna institutionens elektroniska flöde för fakturor och bokföringsorder. Hör gärna av dig om du vill diskutera hur det går att utveckla flödet för din org.enhet. 15
KAIA Kaia Ekonomi Delprojekt Leverantörsfakturor Maud Tellström KAIA Leverantörsfakturor Leverantörsfakturor bör hanteras där det finns mest kunskap om dem Ingen centralisering på gång 16
KAIA Leverantörsfakturor Nyttan och målen med delprojektet Snabbare och effektivare hantering Minska tidsåtgången Undvika att fakturor blir liggande i någons inkorg Bra information och rutiner Minska betalningspåminnelser, räntekostnader och inkassoärenden Visa hur effektiva UU är i sin fakturahantering bl.a. i jämförelse med Statens servicecenter KAIA - Leverantörsfakturor 1. Ankomstregistrering av leverantörsfakturor 2. Elektronisk fakturahantering vid inst/motsv 3. Rutin för utländska leverantörsfakturor 4. Manuell registrering av utbetalningar/fakturor (EAU/PA) 5. Betalningspåminnelser och inkassoärenden 6. Analys av SSC:s tjänster och mätning av UU:s leverantörsfakturahantering 17
KAIA - Leverantörsfakturor Deltagare i projektet: Avd för ekonomi och upphandling (AEU) Maud Tellström, koordinator Carina Hafstad Joakim Åslund Ellen Leijon, delprojektledare för KAIA Ekonomi Planeringsavd Petter Nerelius Gerolf Nauwerck KAIA - Leverantörsfakturor Deltagare från institution: Katarina Lindroth, Inst f informationsteknologi Malin Strömbom, Inst f med biokemi o mikrobiologi Jessica Ståhlberg, Inst f kemi - Ångström Kerstin Ståhlberg, Inst f kvinnor- och barns hälsa Anna-Maria Ullbors, Inst f immunologi, genetik och patologi Susanne Westholm, Inst f medicinska vetenskaper 18
Fakturaflöde E-faktura Pappersfaktura anländer Fakturan skannas Fakturaväxel RD import av bild och text. Ankomstbokning av faktura skapas utifrån ref.kod som innehåller org.enhet. Avd f ekonomi o upphandl Om ref.kod, leverantör mm saknas/är fel stoppas fakturan och hanteras av AEU. Samordnare Konterar och cirkulerar fakturan till granskaren. Granskare Godkänner att vara/tjänst är mottagen enligt beställning och cirkulerar fakturan till attestant. Attestant Godkänner att fakturan ska betalas genom attest och signering. Utbetalning på förfallodagen KAIA Leverantörsfakturor 19
KAIA Leverantörsfakturor Statistik för 2014 Leverantörsregistret 18.500 Svenska 14.200 varav privatpersoner 5.745 varav e-faktura leverantör 230 Utländska 4.300 varav privatpersoner 380 Leverantörsfakturor 141.250 Svenska fakturor 130.850 varav e-fakturor 41.100 varav t privatpersoner 7.295 varav manuellt reg 4.600 Utländska fakturor 10.400 varav manuellt reg 400 varav t privatpersoner 380 Enkät 2014 -Leverantörsfakturor Antal personer som arbetar med leverantörsfakturor: 189 Antal heltider : 27 Anställda vid avd för ekonomi och upphandling ingår ej Antal sällan / frekventa användare: Hantering av leverantörsfakturor frekvens 120 100 80 60 40 20 0 Dagligen Några dagar i veckan Några gånger i månaden Enstaka gånger per år Aldrig 20
KAIA Leverantörsfakturor Enkät 2014 - beräknad tidsåtgång/faktura Leverantörsfakturor i portalen 136.000 Uppdelat på 27 heltidsanställda ekonomiadm (ej AEU) Tidsåtgång: 20 minuter/faktura Granskares och attestanters tid ingår inte Visar inte hur lång tid fakturan är i flödet Tydligare riktlinjer 3% EU projekt 3% KDB 4% Övrigt 13%. Enkät 2014 Prioritera att utveckla/effektivisera 3 arbetsmoment, vilka? Inköp 3% Anläggningar 2% Redovisning 2% Antal personer som svarade: 117 Antal kommentarer om olika områden: 208 Uppföljning, budget, prognos 34% Primula, löner mm 10% Fakturahantering 16% Ekonomisystemet 4% Systemintegrering 6% 16 % av kommentarerna var att fakturahanteringen ska effektiviseras 21
Ankomstregistrering Hur kommer fakturor in till UU AEU:s felhantering av fakturor som fastnar vid importen Översyn av Blanketter (EA17a-e) AEU:s information i pennan Följebrev vid returer från skanningen Faktureringsadressen utredn om ev byte till boxadress i U-a Minska lokala skanningen Öka antalet leverantörer som sänder e-fakturor PDF-fakturor direkt till skanningsföretaget utredning pågår Ankomstregistrering Felhantering vid AEU pga ofullständiga fakturor Ca 20% fastnar (400-500 fakturor/dag varav 100 fastnar) Tidsåtgång 1 ½ minut 3 minuter/faktura Tidsåtgång 4-5 tim/dag Leverantören saknas Referenskoder saknas/felaktiga Dubbletter Etiketter på utländska fakturor saknas/ofullständiga 22
Ankomstregistrering Info till leverantör om faktureringsadress, referenskod m.m. i medarbetarportalen (MP) mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/leverantorsinformation Sidan kan skrivs ut och sändas till leverantören Länk finns till sidan via sidfoten på www.uu.se Fakturahantering vid institution Identifierade problem/önskemål Förtydliga rollerna - följebrev till nya granskare och attestanter Ofullständiga fakturor, underlättas av 6-ställiga referenskoder Effektivisera flödet - cirkulationsmallar Konteringsmallar/favoriter - underlättar för granskare Sällananvändare, granskar en gång om året Granskare som är användare en kort tid Mål för hur länge en faktura ska ligga i en inkorg Ökad mobilitet genom attestering via app 23
Referenskod/Fakturareferens Ska lämnas till leverantören i samband med beställning Styr vilken org.enhet fakturan ska ankomstregistreras på Till varje kod är det kopplat en cirkulationsmall som styr till flödet av fakturan dvs vilka användare fakturan ska gå till Flera använder bara den 3-ställiga koden Fördelar med att använda 6-ställiga koder Cirkulationsmall Koden för Cirkulationsmall är lika som koden för Referenskoden men har en annan funktion Mall sätts upp efter hur inst vill att fakturor ska cirkulera/flöda o en användare i mallen innebär att fakturan cirkuleras manuellt till nästa via cirkulationsfliken o flera användare i mallen cirkuleras fakturan i ett fördefinierat flöde 24
Cirkulationsmall 123FOR Forskare Granskar och cirkulerar manuellt via cirkulationsfliken till nästa användare 123FOR Forskare - Ekonomiadm Prefekt Forskare = Granskar Ekonomiadm = Konterar Prefekt = Attesterar och signerar 123FOR Forskare Ekonomiadm Chefsadm Prefekt Forskare = Granskar Ekonomiadm = Konterar Chefsadm = Attesterar och signerar belopp under 50 tusen Prefekt = Attesterar och signerar Cirkulationsmall 123FOR Forskare - Projektledare Ekonomiadm - Prefekt Forskare = Anger i pennan att leverans m.m. är ok Projektledare = Granskar och konterar med hjälp konteringsmall/anger projekt i pennan Ekonomiadm = Konterar/Attesterar och signerar belopp under 50 tusen Prefekt = Attesterar och signerar 123FOR Ekonomiadm Forskare Prefekt Ekonomiadm = Kontrollerar om det är anläggn, representation m.m. Ändrar vid behov det fördefinierade flödet Forskare = Granskar och konterar med hjälp av konteringsmall Prefekt = Attesterar och signerar 25
Fakturahantering Min inkorg Nya kolumner CMALL och UBF CMALL visar org.enhet/beställare UBF visar om det är en svensk eller utländsk faktura Utländska leverantörsfakturor Identifierade önskemål/problem Utländska fakturor sänds direkt till scanningsföretaget Ta bort/förenkla etiketten Koderna anges direkt på fakturan i portalen i stället för etiketten Spärr i portalen om koden inte är ifylld Svårt att bedöma om leverantören är svensk eller utländsk Beställare lämnar inte referenskod till utländska leverantörer Koder finns ej angivna på leverantörsfakturan, t.ex. vikt och kvantitet Svårt med utländsk moms/utländska momskoder 26
Utländska leverantörsfakturor Stora förväntningar på att förenkla hanteringen Önskemålen kommer beaktas i EASY Inst sänder utländska fakturor direkt till skanningsföretaget sen våren 2014 Etiketten kvar men med några ändringar Utländska leverantörsfakturor Intrastatredovisningen (Varukod, Vikt och Kvantitet) Endast en nolla behöver anges vid inköp av tjänst eller varuinköp utanför EU. Om kod saknas anger AEU en preliminär kod (X) på fakturan i systemet. Koden måste ändras av inst i samband med fakturahanteringen. Infört på prov. 27
Manuell fakturaregistrering 5.000 fakturor/år registreras manuellt i Classic Personalskatt, moms, skatt m.m. Returer och återbetalningar från leverantörer pga dubbelbetalningar Stipendieutbetalningar från Studentavdelningen Utredning pågår hur de ska hanteras Stipendieutbetalningar - diskussion pågår om de kan hanteras i personalsystemet Betalningspåm / Inkassoärenden Effektivare fakturahantering minskar antalet påminnelser Översyn av rutinerna för inkomna betalningspåminnelser/ inkassoärenden Oklart för inst hur inkassoärenden ska hanteras Undvika att inkassoärenden går till kronofogden 28
Fakturahantering Information om hantering av leverantörsfakturor i MP mp.uu.se/web/info/stod/ekonomi/raindance/leverantorsfakturor Analys av SSC tjänster Mätning vid UU Vad ingår i SSC:s tjänster och deras priser Genomföra mätning av fakturahanteringen vid UU Få fram nyckeltal för jämförelse med SSC:s tjänster/priser Mått på hur effektiv UU:s hantering av fakturor är 29
Bokslut Mål att fakturorna är attesterade dagen innan reskontran stängs den 3 juli kl 15.00 Institutionens kontaktperson för rollistan i portalen (behörigheter) Huvudansvarig för att alla fakturor blivit omhändertagna innan reskontran stängs AEU:s kontaktperson om kvarstående fakturor Institutionen meddelar AEU senast 15 juni om det är någon annan som är huvudansvarig för fakturorna Rekommendationer för effektivare hantering Se över fakturaflödena vid institutionen. Vad kan förenklas? Fakturareferenser - använd 6-ställiga koder Cirkulationsmallar använd fördefinierade flöden Konteringsmallar/Favoriter underlättar för granskare Mål att fakturor tas om hand inom 5 dagar Överväg om användare som inte hanterar sina fakturor i tid ska ha kvar sin behörighet Attestanter ska ha tjänsten VPN för underlätta attestering Minst två attestanter på varje institution/motsv ska ha full attesträtt 30