Linköpings universitet Användarmanual Användare i Baltzar BBA Baltzar är LiU:s system för elektronisk fakturahantering. 1
Manual för Baltzaranvändare LiU Senast uppdaterad: Innehållsförteckning sid NY användare i Baltzar... 3 Mail från Baltzar... 3 Inloggning i Baltzar... 3 Glömt lösenord... 3 Byte lösenord... 4 Startbilden... 5 Min profil... 6 Tillfällig användare (ersättare vid frånvaro)... 6 Slutattestant... 8 Mina fakturor... 9 Behandla en faktura... 10 Skriva dit en Fritext och bifoga fil... 11 Utredning... 12 Skicka för info... 13 Godkänna faktura... 14 Ej godkänd - tillbaka till fg nivå... 15 Ej godkänd vidare... 15 Skicka fakturan vidare till annan användare eller annan institution... 15 Flöde... 16 Ändra flöde... 17 Ändra flöde till annan institution... 17 Rapporter... 19 2
NY användare i Baltzar När din rolladministratör har lagt upp dig som användare i Baltzar, får du ett mail från Baltzars Systemadministratör med följande text: Du når systemet Baltzar Business Arena genom följande länk: https://bba.liu.se/prod Ditt användar id är t ex "32XXXXX" och ditt lösenord är "maj2010". Du kommer att uppmanas att ange nytt lösenord vid första inloggning. Hälsningar Administratören Mail från Baltzar Varje morgon skickar Baltzar ett mail till de användare som har nya fakturor att behandla. Om du har flera roller, t ex om du utöver din vanliga roll också vikarierar för någon annan, får du ett mail per roll. Inloggning i Baltzar Öppna Baltzar via länken i mailet eller adressen https://bba.liu.se/prod Skriv in ditt användarnamn och lösenord. Tips: Tryck på knappen F11 för att få hel bildskärm så minskar du behovet av att skrolla. Tryck F11 igen för att komma tillbaka Du ska tillåta popupfönster för den här webbplatsen för att det ska fungera bra. Lösenord i Baltzar är giltiga 250 dagar. Därefter kommer en uppmaning om att byta lösenord. Ett nytt lösenord ska bestå av 6-8 tecken, varav minst en siffra. Glömt lösenord Har du glömt ditt lösenord, kan dubbelklicka på Glömt lösenord och får då en uppmaning att ange användarnamn (ej LiU-ID) och e-postadress. Klicka på SKICKA. Nu kommer ett e-postmeddelande att skickas till dig med nytt lösenord. Detta lösenord uppmanas du sedan byta vid första inloggning. Ett nytt lösenord ska bestå av 6-8 tecken, varav minst en siffra. 3
Byte lösenord Byter lösenord gör du under rubriken Min profil Bocka i rutan. Ange ett nytt lösenord. Ska vara 6-8 tecken och minst en siffra. Bekräfta igen. SPARA 4
Startbilden BBA Arena Längst upp till höger i startbilden ser du fyra olika symboler. Dra med muspekaren över symbolerna så ser får du förklarat i klartext 1. (i) Information/Manualer 2. (Dörren) Utgång = Logga ut 3. (Gubben) Min profil 4. Min startsida Dessutom har du som har flera INKORGAR (tillhör flera roller) här en rullningslist där du byter mellan korgarna. Övrigt 1. Information = Aktuell och viktig information meddelas här. 2. Dokument, Fakturahantering = Baltzars hemsida vid LiU och Baltzar Manualer. 3. Antal fakturor att behandla. En översikt om du har flera inkorgarna, dvs. flera roller. 5
Min profil Under rubriken Min profil kan du ändra till exempel bakgrundfärg och lägga in tillfällig användare. Tillfällig användare (ersättare vid frånvaro) (Gäller ej slutattestanter) Man kan själv lägga in en tillfällig användare på sin roll inför semester eller annan planerad frånvaro. Om rollinnehavaren inte haft möjlighet/missat att göra detta kan rolladministratören registrera den tillfälliga användaren. Observera att attestordningen styr vem som får vara ersättare/tillfällig användare för en roll. Klicka på raden Min profil och sedan Tillfällig användare 6
Klicka på länken Användare och sök fram den aktuella vikarien. Du får upp denna sökruta. Ange din bokslutsenhet t ex 10 och en stjärna (10*) och Klicka på Sök Markera och Välj den användare som ska vara rollens ersättare under din frånvaro. 7
Ange fr.o.m. och till vilket datum ersättare ska ha rollen. Klicka på LÄGG TILL och sedan SPARA Flera olika vikarier under olika tidsperioder kan läggas upp. Felregistrerade rader tas bort med det röda krysset. Slutattestant När tillfällig användare behöver läggas upp för slutattestanter måste detta göras av systemadministratören. Skicka ett mail till Baltzarsupport@liu.se och meddela vem som ska vara ersättare och under vilken tid. Kan göras av sluttattestanten, ersättare enl. beslut eller ekonomiintendent/adm.chef. Vem som får vara ersättare för slutattestant framgår av beslutsordningen. http://www.liu.se/content/1/c6/11/42/62/beslut%20attest%20och%20delegation%20090108.pdf 8
Mina fakturor Under Mina fakturor finns alla aktiva fakturor som du är berörd av, d.v.s. fakturor som du har, eller kommer att få för att signera. Som standard visas fakturorna med status för utredning (gul) samt för behandling (röd). För att visa fakturor med annan status t ex på väg, markera önskad status (statusrad). Fakturorna kan sorteras efter de olika rubrikerna. Klicka med vänster musknapp på önskad rubrik. För att behandla en faktura, klicka på raden med vänster musknapp. Nu visas detaljerad information om fakturan samt den inskannade fakturabilden. Tänk på att använda uppdatera-knappen om du ändrar något i bilden. 9
Behandla en faktura Klicka på en av fakturaraderna. Kontrollera först att inskannade uppgifter till vänster i bilden stämmer med fakturabilden till höger. Exempelvis rätt leverantör, rätt belopp osv. Leverantörer med plusgiro kontrollerar du genom att se att plusgironumret på fakturan är samma som Leverantör i vänstra rutan. För leverantörer vars leverantörsnummer börjar med 996* innebär det att leverantören enbart har Bankgiro och bankgironumret återfinnes bankgironumret i fältet under dvs. "Leverantörens Bg-nummer" (Se bild ovan). För övriga leverantörer måste kontroll göras mot informationen i Agresso. Finns fritext till fakturan visas den gula symbolen. 10
Fortsättning Fritext. 1. I den övre högra delen visas den inskannade fakturabilden och eventuellt inskannade bilagor. 2. Klicka på fakturabilden för att se fakturan i helbild. Klicka igen för att komma tillbaka. 3. Finns Bifogade filer visas det med en symbol i form av ett gem. 4. Om du för muspekaren över siffrorna i konteringssträngen visas benämningarna i klartext. Skriva till en Fritext och bifoga fil Klicka på det gröna krysset. Funktionen Fritext används för att skriva in ett meddelande eller bifoga en fil som hör till fakturan. Meddelandet är synligt enbart i Baltzar, dvs går inte till leverantören och inte heller över till Agresso. Skriv alltid in en text i rutan. En fritext kan inte raderas efter att du lämnat fakturabilden. Vill du bifoga ett Dokument, använd Bläddra- knappen. OK. Klicka på OK 11
Tips: Vill du bifoga flera filer kan du trycka på det gröna krysset flera gånger. Fritext och filer kan också läggas till när du inte har fakturan i din inkorg. Gå till Rapporter-Visa faktura. Sök fram fakturan, klicka på gröna krysset och skriv i text och bifoga ev. bilaga. Utredning En faktura ligger kvar i inkorgen en vecka (standardinställning =7 dagar) och därefter förs den vidare till rollbevakaren. Om man vill behålla fakturan i sin inkorg under längre tid kan man sätta fakturan på utredning. Du kan också sända fakturan till en annan användare för utredning. Använd knappen Alternativ - Utredning Skriv i meddelandefältet varför fakturan ska ligga för utredning. Denna text visas på samma sätt som fritexten i fakturabilden. Du kommer inte vidare om du inte anger någon text. Ska någon annan ta hand om fakturan för utredning anger du dennes roll/användarid. Anger du ingen roll läggs fakturan på utredning hos dig själv. Om utredningen görs av någon annan, anger du här om fakturan ska tillbaka till dig Klicka på knappen Skicka för utredning. SPARA 12
Skicka för info Att skicka information om en faktura till annan Baltzaranvändare. Alternativ Skicka för info Sök fram den du vill skicka till genom att klicka på Till. och söka fram den som ska ha fakturan. Bifoga fakturabild ska vara ibockad om du vill att fakturabilden ska skickas med. SKICKA Om du även ska kontera fakturan finns informationen om kontering i en separat manual. Manual för konterare i Baltzar 13
Godkänna faktura För konterare och mottagare heter knappen Godkänd. För beslutsattestanter och slutattestanter heter knappen Godkänd för utbetalning. Godkänd = attestera eller godkänna faktura beroende på vilken behörighet du har. http://www.liu.se/insidan/ekono misystem/baltzar/roller Som attesterare kan du välja vilken/vilka rader du vill signera genom att markera/avmarkera rutan längst till vänster på resp konteringsrad. När du klickar på Godkänd-knappen flyttas fakturan till nästa roll i flödet. Inga fler ändringar kan göras av dig. Om det finns fler fakturor i din Inkorg kommer nästa faktura att visas. För att en faktura ska bli definitivbokad i Ekonomisystemet måste den vara konterad till 100 % samt Godkänd av både behörig beslutsattestant och slutattestant. Saknar flödet en behörig attestant? Lägg till en attestant i flödet. Ligger preliminärkonto 6999 kvar i konteringen? Ändra kontering, alternativt skicka fakturan till konterare genom att trycka på ej godkänd tillbaka eller vidare. Är fakturan bara delvis konterad, d.v.s. det finns ett restbelopp. Lägg till konteringsrad, alternativt skicka fakturan till konterare genom att klicka på ej godkänd tillbaka eller vidare. Om konteringsrad som har blivit signerad tidigare i flödet ändras, kommer denna rad inte längre att ha status att den är signerad. Fakturan måste ALLTID därför attesteras på nytt vid eventuell konteringsändring. 14
Ej godkänd - tillbaka till fg nivå Om du till exempel fått en faktura som tillhör någon annan ska du INTE trycka på knappen Godkänd eftersom detta innebär ett godkännande. Använd istället knappen Ej godkänd tillbaka till fg nivå som betyder att du vill skicka fakturan tillbaka till den du fick fakturan av utan att behandla den. Du måste ange en fritext där du talar om anledningen till att du skickar tillbaka fakturan. Ej godkänd vidare Om du inte ska godkänna fakturan. Det kanske är någon annan som du vet ska göra det. Då kan du med hjälp av knappen Ej godkänd- vidare skicka fakturan vidare till nästa person i flödet eller redigera flödet och lägga till någon annan person efter dig. Se nedan. Denne ser att du tryckt Ej godkänd genom att din roll i flödet får en vit markering istället för den gröna markering som blir då du godkänt. Skicka fakturan vidare till annan användare eller annan institution Vet du vem den rätte mottagaren av fakturan ska vara, lägg till den personen i flödet och skicka fakturan direkt till den personen. Se under rubriken ändra flöde. Ska fakturan till din institution, men du vet inte till vem, ändra flöde så att fakturan går till institutionens administratör. Vet du inte vem som ska ha fakturan istället för dig eller du upptäcker annat fel, ändra flödet så att nästa roll i flödet blir FAKTURASUPPORT. OBS! Adress till Felhanteraren - 00 LIU FAKTURASUPPORT 15
Flöde Flödet är de roller en faktura ska passera för att bli rätt konterad och attesterad och kunna gå över till ekonomisystemet och bli betald. Ett flöde måste bestå av minst en konterare, en beslutsattestant och en slutattestant. Under de inskannade uppgifterna visas det flöde som lagts på fakturan i samband med skanning. Flödet kan förändras genom att roller läggs till eller tags bort. Klicka på knappen Redigera flöde Flödets nivåer har olika färg som visar hur fakturan behandlats Grå fakturan är på väg Röd fakturan ligger för behandling Grön fakturan är signerad Gul fakturan ligger för utredning Vit fakturan har skickats vidare eller åter utan åtgärd Om en faktura inte behandlats i tid (standardinställningen är 7 dgr) går fakturan automatisk till den rollbevakare som rollen har. Rollbevakaren ska då se till att antingen påminna eller styra om fakturan till annan roll. Du kan se att det är Baltzarsystemet som automatiskt fört fakturan vidare genom att föra muspekaren över rollen markerad med vitt. Du ser då användarkoden Baltzar Administrator. 16
Ändra flöde Klicka på knappen Redigera flöde Lägg till roll mellan nivåerna Lägg till roll på samma nivå Ta bort roll, klicka på det röda krysset. Lägg till helt flödesförslag Ändra flöde till annan institution Ändra flöde Alla roller och användarkoder börjar på institutionskoden. Vet man inte exakt rollbenämning eller användarid kan man söka på instkod (2 siffror)+ stjärna*. Då får man fram alla användare inom institutionen. Du kan också söka på behörighetsgruppen t ex beslutsattestanter. Ange då också b* under användargrupp. Sök Observera. Detta gäller endast externa fakturor. Internfakturor måste makuleras och återsändas till avsändande enhet. 17
Forts. ändra flöde Markera den användare som ska läggas in i flödet. Flera användare kan infogas på samma nivå i flödet. Håll nere Ctrl-tangenten och klicka på användarna. SPARA och stäng Klicka nu på knappen Ej godkänd vidare. Du blir då först uppmanad av Baltzar att skriva en fritext om anledningen. Se exempel nedan. Klicka OK Nu försvinner fakturan från din Inkorg och skickas vidare. 18
Rapporter Klickar du på knappen Rapporter får du upp följande meny: Rekommenderade rapporter: Visa fakturor, ger den mest flexibla sökmöjligheten. Här kan du söka på viss leverantör, fakturanr, vernr, olika datumfält, användare/roll, delar av kodsträngen, m m. Fakturor flödesstatus visar bl a hur många fakturor varje användare har i sin inkorg samt hur många som är på väg. Bra för övervakning av fakturaflöden vid den egna institutionen. Med Excel-symbolen kan rapportresultatet överföras till Excel. Detta kräver att Internet Explorer tillåter ActiveX komponenter. Se Manual Baltzar/Excel. Tips! Tänk på att klicka på knappen Rensa innan ny sökning. Risk finns att det annars ligger kvar information från den förra sökningen du gjorde. Om du vill söka på leverantörens fakturanummer och fakturanumret innehåller * eller bindestreck måste du sätta citat-tecken framför och efter. Ex. fakturanummer F-11025, sökbegrepp F - 11025. 19