Visma Proceedo Att kontera - Manual Version 1.4 Version 1.4 / 151016 1
Innehåll VERSION 1.4... 1 1) ALLMÄNT OM KONTERING I PROCEEDO... 3 2) BESTÄLLNINGAR ATT KONTERA/KONTROLLERA... 4 2.1 Aviseringar och vy över beställningar... 4 2.2 Kontrollera kontering... 5 3) ÄNDRA KONTERING... 8 3.1 Konto 4999... 12 3.2 Konto IT... 13 4) DELAD KONTERING... 13 5) NEKA ELLER UTRED EN BESTÄLLNING... 16 6) HANTERA KONTERING VIA E-MAIL ELLER MOBIL... 18 7) FAKTURAMATCHNING I PALETTE... 22 7.1 Prisavvikelse... 22 7.2 Leveranskvittens saknas i Proceedo... 23 7.3 Anläggningar och representation... 23 7.4 När en beställare/mottagare får ut en faktura i Palette som hör till en order skapad i Proceedo... 24 7.5 Matcha fakturan manuellt... 25 8) DELEGERING... 26 TIPS! Använd gärna e-guiderna för Proceedo! Dessa finns under länken Guider under Genvägar på startsidan. Frågor mejla till ehandel@slu.se Version 1.4 / 151016 2
1) Allmänt om kontering i Proceedo Ekonomiregistrerarna innehar samma funktion i Proceedo som i Palette, dvs. de har behörigheten att sätta konto och justera/kontrollera lagd kontering för sina kostnadsställen. Beställningen blir en order och går iväg till leverantören först efter att den hanterats av Ekonomiregistreraren och Attestanten. Det är därför viktigt att man konterar/kontrollerar sina konteringar löpande, så inte beställningen stannar upp utan går vidare till för slutattest. Beställning Kontroll/ändring av kontering Attest Order skickas till leverantör Ekonomiregistreraren är den enda personen som kan ändra en tidigare gjord kontering. Detta ansvarar man för: Åtgärda beställningar löpande vid besked om att det finns beställningar för granskning. Kontrollera att beställningen inte avser anställd/nära anhörigs företag. Se till att beställningen har fullständig kontering i enlighet med gällande redovisningsregler. Se till att ersättningar som ska betalas som lön inte hanteras via Proceedo. Se till att anläggningstillgångar, stöldbegärliga inventarier, bokförs på ett korrekt sätt. Att vid egen frånvaro se till att ersättare finns för granskningen av beställningarna och att ersättaren är utsedd till ekonomiregistrerare av prefekt/motsvarande samt ekonomichef. Ekonomiregistreraren ska på varje beställning: Kontrollera föreslaget konto på varje artikelrad, och ev. ändra vid behov. Alltid ändra konto på rader som har föreslaget konto 4999 eller IT i kontofältet. Beställningar som görs via fritext får alltid konto 4999 och då ska ekonomiregisteraren i sitt steg ändra till det korrekta. Även vid alla IT/Telefoni-beställningar ska ekonomiregistreraren alltid ändra till ett korrekt konto, då det vid beställning alltid ligger ett fiktivt konto som heter IT på de beställningarna. Alltid se till att korrekt text är angiven i fältet Avser, som visas som verifikationstext i Agresso och Palette. Kontrollera att övriga inlagda värden verkar rimliga och justera vid behov. Version 1.4 / 151016 3
2) Beställningar att kontera/kontrollera 2.1 Aviseringar och vy över beställningar När ekonomiregistreraren har en beställning att kontera/kontrollera kommer ett mejl från Proceedo. Mejlet kommer direkt när beställaren skickar iväg beställningen. Om man är två ekonomiregistrerare på institutionen/enheten så får bägge mejlet samtidigt. Det syns även hur många beställningar som väntar på hantering på Startsidan i rutan Att hantera under Beställningar att godkänna. Om man klickar på den raden kommer man till fliken Godkänn beställning. Där ser man de aktuella beställningarna som ligger och väntar på hantering. Version 1.4 / 151016 4
2.2 Kontrollera kontering När man går in på sidan Inköp och fliken Godkänn beställning visas direkt de beställningar som Avvaktar godkännande. Man kan filtrera på olika statusar i rullisten om man vill titta på någon beställning med annan status, eller se alla beställningar. Det syns även i flödesbilden längst ner vad beställningen befinner sig någonstans. Version 1.4 / 151016 5
För att se konteringen på beställningen markerar man beställningen och klickar på det blå i:et. Observera att det endast är ett titt-läge, man kan inte ändra något i den vy som kommer upp. Om beställaren angett ett syfte med beställningen anges det i denna ruta. Version 1.4 / 151016 6
Ett nytt fönster kommer upp med alla konteringsrader på beställningen. Här är det viktiga att kontrollera värdena i kolumnerna Konto och Avser. Men man behöver ändå se över övriga koddelar. Då man inte kan ändra något i denna vy stänger man ner rutan. Se avsnitt 3 hur man ändrar konteringen. Proceedo ger utifrån produkten ett förslag på bokföringskonto. Ekonomiregistreraren kontrollerar om kontot är OK och ändrar till korrekt konto vid behov. Beställaren anger oftast en text i fältet Avser som beskriver just vad köpet avser, det är dock inte obligatoriskt. Texten i fältet Avser kommer att gå in som verifikationstext i Palette och Agresso, så det ekonomiregistreraren måste göra är att lägga in en text där om det är tomt, eller justera den text som beställaren skrivit i vid behov. När man har kollat konteringen stänger man denna vy med knappen Stäng. Följande fält finns i konteringssträngen: Referens beställarens Baltzar/Palette referens Konto förslag ges av systemet vid beställningen. Här måste Ekonomiregistreraren kontrollera satt konto, och ändra om felaktigt. Kostnadsställe man har automatiskt bara behörighet till sin institutions kostnadsställe. Projekt vilket projekt beställningen gäller. Dessa är länkade till giltiga kostnadsställen. Avser detta fält blir en verifikationstext i Palette och Agresso. Beställaren kan här ange ex. syfte för beställningen, men Ekonomiregistreraren har alltid möjlighet att ändra/se till att rätt text står här, då texten kommer med i bokföringen. Fritt fält för de institutioner/enheter som använder sig av fria koder. Konterare här hamnar automatiskt koden till institutionens/enhetens ekonomiregistrerare. Koden fylls i automatiskt för de som bara är beställare inom sin egen institution. Har man behörighet till flera institutioners kostnadsställen så kan man behöva fylla i koden manuellt. Ansvarig ett extra fält för behov av ett extra steg i flödet, t.ex. IT-samordnare. När beställaren gör beställningen anger de Referens, Kostnadsställe samt Projekt. Samt oftast skriver beställaren i en text i fältet Avser. Version 1.4 / 151016 7
3) Ändra kontering För att ändra något gällande konteringen markerar man beställningen och klickar på Ändra längst ner till höger. Därefter klickar man på knappen Kontering Version 1.4 / 151016 8
Och då kommer sidan upp där man kan göra ändringar i konteringen: Man kan fylla i det korrekta värdet direkt i rutan. Om man vill få upp en lista med konton eller söka efter ett visst konto klickar man på de vågräta raderna till höger om fältet. En ruta kommer upp där man antingen kan söka fram värdet eller leta efter det i rullisten. Version 1.4 / 151016 9
Man markerar värdet och klickar på OK. Om samma konto ska gälla på alla raderna på beställningen kan man bocka i kryssrutan innan man klickar OK. Annars fortsätter man att välja värden på de andra raderna på samma sätt. I fältet Avser skriver man in texten på varje rad för sig. Denna text visas alltså senare som verifikationstext i Palette och Agresso. När kontot är korrekt på alla rader samt att det finns en text på varje rad i kolumnen Avser klickar man på OK. Version 1.4 / 151016 10
Därefter klickar man på Godkänn för att skicka vidare beställningen för attest. När man klickar på Godkänn kommer det upp en ruta som gör det möjligt att lämna ett meddelande till beställaren om vad man har ändrat i beställningen. Om man skriver i något här får beställaren veta det i ett mejl som skickas från systemet. Om man inte vill skriva något klickar man på OK. Version 1.4 / 151016 11
När beställningen skickas vidare ser man vem som har konterat beställningen. 3.1 Konto 4999 En fritextbeställning i Proceedo kan gälla i princip vad som helst. Därför sätter systemet alltid ett fiktivt konto - 4999 - på alla fritextbeställningar, och sedan ska ekonomiregistreraren i sitt steg se till att lägga in det rätta kontot. Man måste alltså alltid vara noga med att ändra konto till ett korrekt konto på alla rader som har konteringen 4999. När en fritextbeställning görs läggs det automatiskt till ett kontrollsteg i flödet,.esk. Om ekonomiregistreraren skulle missa att ändra ett konto på en artikel som konterats mot 4999 går beställningen vidare till ekonomiavdelningen som rättar upp konto så det inte går in fel data i Palette och Agresso. Om ekonomiregistraren ändrar till ett korrekt konto försvinner.esk-steget i flödet. Version 1.4 / 151016 12
3.2 Konto IT Vid beställningar av IT/telefoni-produkter sätter systemet alltid ett fiktivt konto IT. Det är uppsatt så för att beställningen ska styras till IT i flödet efter beställaren, innan den skickas till ekonomiregistreraren. Ekonomiregistreraren måste alltid ändra till ett korrekt konto på alla IT/telefonibeställningar. Det är samma lösning på detta som vid konto 4999, d.v.s. glömmer ekonomiregistreraren att ändra till ett korrekt konto går beställningen till ekonomiavdelningen som får rätta till det. 4) Delad kontering Man kan dela upp konteringen på en artikelrad, t.ex. för att sätta olika projekt. Man klickar då på det blå plustecknet på aktuell rad i kolumnen Dela. Om man vill ha samma vertext på alla konteringsrader för artikeln, börja med att fylla i det. Version 1.4 / 151016 13
Varje tryck på + ger en ny konteringsrad. D.v.s. om man på artikel ett ovan vill ha tre konteringsrader totalt så trycker man flera gånger på +. De nya raderna får samma kontering som ursprungsraden, d.v.s. man måste justera dem. Inga rader får bli identiska för då blir det fel i Palette. I exemplet ovan så finns det nu tre stycken konteringsrader på den översta artikeln. Alla uppgifter som låg på konteringsrad 1, förutom belopp, finns nu också på rad 2 och 3. Nu justerar man de värden som ska vara annorlunda och fyller i belopp på rad 2 och 3. Fördelningen sker i kronor, inte procent. Om den nya totalsumman inte stämmer med den korrekta totalsumman så kan man inte komma vidare utan nedan meddelande kommer upp. I exemplet nedan har vi medvetet lagt 75 kr på rad 2 också, vilket ger ett totalbelopp på 200 kr, när det borde ha varit 175 kr, vilket framgår av felmeddelandet. Version 1.4 / 151016 14
TIPS! Se även e-guiden Delad kontering på en artikelrad. Version 1.4 / 151016 15
5) Neka eller utred en beställning Om man av någon anledning inte ska kontera och godkänna beställningen finns möjligheten att antingen neka eller utreda beställningen. Om man nekar beställningen kan man skriva en kommentar till beställaren om varför, och beställaren får då ett mejl som talar om att beställningen är nekad och varför. När man klickar på Neka kommer en ruta upp där man fyller i kommentaren. Om man vill utreda något gällande beställningen innan man konterar och godkänner kan man välja att sätta beställningen under utredning. Välj Utred och skriv en kommentar om varför så får beställaren veta det via mejl. Version 1.4 / 151016 16
När man har kollat upp det man ska så godkänner eller nekar man beställningen som vanligt. Version 1.4 / 151016 17
6) Hantera kontering via e-mail eller mobil Man kan hantera konteringen via mejl och mobil. Man kan då inte använda sin vanliga AD-inloggning, utan det kräver att man av säkerhetsskäl använder en särskild Proceedoinloggning (sin AD-inloggning följt av @slu.se ) med ett tillhörande lösenord. Kontakta ehandel@slu.se för att få ett sådant. Via mejl kan man godkänna konteringen och beställningen direkt i mejlet som kommer när det finns en beställning att hantera. Observera att inga ändringar varken gällande konto eller verifikationstext (Avser) kan göras då! Öppna bilagan som kommer med mejlet. Gå ner till mitten av mejlbilagan för att godkänna/neka (hoppa över de inledande länkarna). Konteringen syns längst ner i mejlet. Version 1.4 / 151016 18
Fyll i lösenordet till din särskilda Proceedoinloggning, bocka i Godkänn och klicka på OK. Via mobilen kan man ändra konteringen. Man går till www.proceedo.net och logga in med sin särskilda Proceedoinloggning, dvs. sitt ad-namn följt av @slu.se. Man anger även sitt personliga lösenord. Klicka på Beställningar. Version 1.4 / 151016 19
Sen klickar man på beställningen som ska konteras. Då visas alla detaljer om beställningen och för att ändra ett värde klickar man på det. Hela konteringen visas. Längst ner finns Ändra som man klickar på för att göra ändringen. Version 1.4 / 151016 20
Om man klickar på förstoringsglaset för det värde som ska ändras, i detta fall Konto, får man upp listan och kan välja rätt konto. Därefter klickar man på Spara kontering, och i nästa steg Attestera beställning. Version 1.4 / 151016 21
7) Fakturamatchning i Palette Palette är fortfarande vårt elektroniska fakturahanteringssystem, dvs. där finns alla fakturor. Inga fakturor hanteras i Proceedo. Det är i Palette som fakturamatchningen sker av fakturor som har en koppling till orders skapade i Proceedo. Mellan Palette och Proceedo finns en integration, dvs. Proceedo skickar över information till Palette fyra gånger per dag och meddelar vilka orders som har blivit leveranskvitterade. För att en faktura ska kunna automatmatcha i Palette krävs att ordern är leveranskvitterad i Proceedo. Det är Proceedo:s ordernummer (PO följt av sju siffror) som är nyckeln till matchningen. Beställning i Proceedo Beställningen attesteras och order skapas i Proceedo och skickas till leverantören Leverantören levererar Leverantören levererar till beställaren Faktura skickas till SLU uppmärkt med ordernummer Beställaren leveranskvitteras i Proceedo Fakturamatchning i Palette Palette får information från Proceedo om lev. kvitterad order Automatisk matchning sker Fakturan går till betalning När en faktura har automatmatchats i Palette behövs ingen ytterligare attest eftersom beställningen redan är attesterad i Proceedo. Fakturan kan då gå direkt till betalning. Om en faktura inte kan matcha och man måste göra en manuell matchning. Oftast är det ekonomiregistreraren som gör detta men beställaren kan även göra det själv, se avsnitt 7.5. 7.1 Prisavvikelse Om en beställning i Proceedo är leveranskvitterad i Proceedo kan fakturan matcha i Palette. Fakturor som är skannade matchas på totalbelopp och elektroniska fakturor matchas på radnivå. Det finns gränser uppsatt för när en faktura avviker. Om fakturan diffar mer än 5% eller 100 kr mot priset på ordern fastnar fakturan. Fakturan skickas då ut till beställaren i Palette för granskning. Beställaren får då kontakta leverantören och stämma av om priset är felaktigt. Därefter får man hantera fakturan manuellt i flödet i Palette. Version 1.4 / 151016 22
7.2 Leveranskvittens saknas i Proceedo Om det kommer en faktura till Palette som hör till en beställning som inte har blivit leveranskvitterad skickar Palette ut ett mejl till beställaren för att påminna om att man måste göra en leveranskvittens: Beställaren har då 7 dagar på sig att gå in i Proceedo och göra leveranskvittens på beställningen. Ett sådant påminnelsemejl kommer varje dag i 7 dagar. Om man gör leveranskvittensen inom dessa 7 dagar kommer fakturan att kunna matcha i Palette. Om man inte gör leveranskvittensen inom dessa dagar kommer fakturan att skickas ut till beställaren i Palette för manuell hantering. Man får då göra leveranskvittensen i Proceedo och notera i fritextfältet i Palette att man har gjort kvittensen och ange vilket orderdernummer det gäller (börjar med PO följt av sju siffror). Ekonomiregistreraren på institutionen/enheten kan då manuellt matcha ihop fakturan mot ordern i Palette. 7.3 Anläggningar och representation Anläggningar och representation konteras på konton som gör att de fakturorna kommer att styras ut i Palette-flödet även om beloppet matchar vid matchningen i Palette. Detta för att man ska bifoga anläggningsblanketten i Palette. Ekonomiregistreraren bifogar blanketten i Palette. Även vid representation skickas fakturan ut i Palette för att mottagaren ska kunna bifoga deltagarförteckningar och program. Version 1.4 / 151016 23
7.4 När en beställare/mottagare får ut en faktura i Palette som hör till en order skapad i Proceedo Palettesupport hanterar fakturaloggen där alla fakturor samlas som inte matchas automatiskt. Från loggen skickas fakturor ut till beställare/mottagare i Palette av olika anledningar. Palettesupport skriver alltid en anledning i fritextfältet i Palette varför fakturan skickas ut till beställaren/mottagaren. Det man måste göra som beställare/mottagare om man får ut en faktura (som hör till en beställning från Proceedo) är: Se till att göra leveranskvittensen i Proceedo. Det vanligaste felet till att fakturor inte kan matcha är att leveranskvittens saknas i Proceedo. Kontrollera därför alltid att leveranskvittensen är gjord. Ekonomiregistreraren kan inte leveranskvittera en beställning åt en beställare. Skriv sedan en kommentar i fritextfältet i Palette att leveranskvittens är gjord, samt vilket ordernummer den har. Det kan vara så att leverantören inte har angett ordernumret på fakturan och då vet inte Palette vilken order den ska matcha mot även om den är leveranskvitterad. Godkänn sedan fakturan i Palette. Den skickas då vidare i det vanliga flödet. Ekonomiregistreraren som konterar i Palette kan nu manuellt matcha ihop fakturan mot ordern i Palette. Beställaren får matcha fakturan manuellt själv om man vill. Tänk på - Information skickas till Palette 4 gånger per dag så man får ha det i åtanke när man leveranskvitterat en beställning i Proceedo, att det tar en stund innan informationen når Palette. Uppg. Gjorda i Syns i Palette efter kl: Proceedo före kl: 08:00 08:30 11:00 11:30 14:00 14:30 17:00 17:30 Version 1.4 / 151016 24
7.5 Matcha fakturan manuellt Om en faktura har skickats ut i Paletteflödet och behöver matchas manuellt är det oftast ekonomiregistreraren som gör det. Beställaren får även göra det om man vill. Denna procedur finns detaljerat beskriven i manualen 1.0_Manual_Matchning_Palette. Manualen hittar man via startsidan i Proceedo under Genvägar och Manualer. e-guide om fakturamatchning finner man via startsidan i Proceedo under Genvägar och e-guider Palette, eller via http://guider.nu/slu/palettearena.filter Version 1.4 / 151016 25
Vid frågor om fakturamatchningen kontakta palettesupport@slu.se 8) Delegering Som Ekonomiregistrerare har man ofta en backup som sköter jobbet när man är borta. Det är viktigt att det finns en backup som hanterar beställningarna löpande för att de inte ska bli liggande och inte skickas iväg till leverantören. Det bästa är om man kan ha en permanent backup dvs. en stående delegering till någon, annars är det viktigt att lägga in en delegering under ex. semesterperioder. En ekonomiregistrerare kan inte lägga in delegeringen själv, man får vända sig till ekonomiavdelningen gällande det, till palettesupport@slu.se. De lägger in delegeringen i både Proceedo och Palette. När delegeringen är inlagd syns den på startsidan i Proceedo under Delegeringar. Version 1.4 / 151016 26