INTERNFAKTURERING AGRESSO WEB 1
INNEHÅLL Översikt internfakturering 3 Registrera internfaktura (leverantör) 5 Hitta mottagare av internfaktura 8 Leveransattest av internfaktura (beställare) 10 Byte av leveransattestant inom ansvaret 12 Kontering av internfaktura (beställare) 13 Delkontering (splittring) av internfaktura 16 Belastningsattest av kostnadsrad (beställare) 18 Inställning uppgiftslistan 21 Sökning av begrepp 22 Frågefunktioner 24 Avvisad faktura 28 Makulering av internfaktura 31 Färger och symboler i arbetsflödet 33 Bifoga dokument 35 Att tänka på vid internfakturering 39 2
ÖVERSIKT INTERNFAKTURERING Registrering av internfaktura Leveransattest Kontering Belastningsattest Automatisk bokföring av internfaktura Rutinen för internfakturering i AGRESSO består av följande steg: 3 1. Registrering, som görs av handläggare på säljande ansvar. Intäkten konteras för säljande ansvar och kostnaden konteras för köpande ansvar. Kostnadskonteringen skall konteras med konto KOSTK. Konto KOSTK initierar arbetsflödet för konteringsraden och raden skickas automatiskt till handläggare vars x-identitet är registrerat i fältet Efhanv.
2. Leveransattest ska göras av den som gjort beställningen av varan/tjänsten. Fakturan styrs till den person vars x-id är registrerat i fältet Efhanv. Attesten innebär en kontroll och ett godkännande av att fakturan är korrekt med avseende på: innehållet är varan/tjänsten levererad/utförd, att leveransen stämmer med beställningen, att varan är felfri och att korrekt pris har tillämpats. 3. Kontering, som görs av handläggare på köpande ansvar. Kostnadsraden konteras med korrekt konto och ev. justering görs av övriga konteringsdimensioner. 4. Belastningsattest, som görs av slutattestanten på köpande ansvar. Ev. görs ändring av konteringen. Belastningsattesten innebär ett godkännande av att kostnaden får belasta den verksamhet/det projekt som är angivet i konteringen av internfakturan, liksom av att finansiering finns och att kostnaden är inom ramen myndighetens verksamhet. 5. När konteringsraden är belastningsattesterad, bokförs hela verifikationen med automatik. 4
REGISTRERA INTERNFAKTURA som leverantör Öppna skärmbilden via AGRESSO web Redovisning Huvudbok - Registrering/underhåll internfaktura. 5
Registrera intäktskonteringen (för säljande ansvar). I registreringsbilden ska du trycka tab för att gå till nästa konteringsfält. Vid tab sker kontroll att inmatat värde är korrekt. Aktuell period och dagens datum föreslås kan ändras till annan öppen period vid heloch delårsbokslut. Konto - från kontoklass 3* (intäktskonto), vid intern vidarefakturering av extern leverantörsfaktura används kostnadskonto 5* Ansvar - säljande ansvar Verks - verksamhet som intäkten ska bokföras på Fritt fält - valfritt Motpart köpande ansvar Finansiär blir med automatik samma som motparten Momskod - ska alltid vara 0 Valutabelopp - med minustecken (kredit), vid kreditfaktura omvänt tecken Text - verifikationstext som ska visas för konteringsraden i huvudboken Du kan använda fälthjälp senare avsnitt). (för sökning av olika värden för fälten (se beskr. 6
Registrera kostnadskonteringen (för köpande ansvar). Tryck på för att få upp en ny rad. Konto KOSTK (OBS! Måste användas för att internfakturan ska kunna distr. i arbetsflödet) Ansvar - köpande ansvar Verks - dummyvärde KOSTV anges med automatik (fast värde i kont.regel till konto KOSTK) Motpart säljande ansvar Finansiär blir med automatik samma som motparten Efhanv mottagande X-identitet av internfaktura Momskod Fast värde 0 vid konto KOSTK (går ej att ändra) Bokfört belopp - utan minustecken (debet) (vid kreditfaktura omvänt tecken) Text Fakturatext till beställaren 7
Hitta mottagare av internfaktura Om du vet mottagarens Beställarid får du fram X-identiteten genom att ta bort de fyra inledande siffrorna samt byta ut första bokstaven B mot X. (Exempelvis 9151BTESTE = XTESTE) Har du för eller efternamn söker du i frågan Användare/Roller Fyll namnet i rutan Beskrivning under tryck Sök Har du ingen personlig mottagare får du fram institutionsadministratören via Rapporter Globala rapporter EFH Administratörer på ansvaret 8
Om du vill korrigera någon kontering innan du skickar iväg internfakturan, så gör du det genom att placera markören i den ruta du vill ändra. Vill du ta bort/radera en konteringsrad som du registrerat fel, markera först raden och välj kommando i raden under. Om du ev. vill göra en skärmutskrift av internfakturan så bör detta göras nu innan spara väljs. När verifikationen väger jämnt, dvs. debet = kredit, klicka på Spara. Verifikationsnumret visas i en egen ruta på skärmen. 9
Leveransattest av internfaktura i AGRESSO EFH När du klickar på INT LL Leveransattest Konto KOSTK Ansvar i Dina uppgifter öppnar sig attestbilden för internfakturor. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. Listan kan sorteras efter VT (verifikationstyp), Verifikationsnummer, Period, Trans.dat. Vid Skriv in kommentar i rutan Logg arbetsflöde har du möjlighet att skriva uppgifter om fakturan eller ett meddelande till nästa person i attestkedjan. 10
Vid Detaljer huvudbokstransaktion finns möjlighet att registrera konteringsuppgifter. Om du vill bifoga ett dokument, t.ex. en följesedel, deltagarlista för en representation eller en agenda för ett möte, går du in i Dokumentarkivet (se beskr. I senare avsnitt). Bifogade underlag från utställaren nås också från Dokumentarkivet. Efter genomförd kontroll och ev tillägg av information kan du godkänna fakturan genom att klicka på knappen. Åtgärdsknappar: INT Leveransattest Klicka efter utförd kontroll på denna knapp. INT Lev att + Kontering - Möjlighet finns att utföra både leveransattest och kontering vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. Fakturan är registrerad på ett dummykonto, KOSTK och dummyverksamhet KOSTV. Detta måste bytas ut mot rätt konto och verksamhet. Lev att + Bel att - Möjlighet finns att utföra både leverans- och belastningsattest vid samma tillfälle, för den som har fått båda uppgifterna tilldelade sig. OBS! verksamhet ska anges om kombinerad leverans- och belastningsattest görs. Avvisa med den här knappen avvisas konteringsraden tillbaka till den handläggare som ankomstregistrerat den (leverantören). Kommentar måste skrivas. Till avancerat läge - tillgång till fler åtgärdsknappar, t.ex. dela upp raden, som används för att delkontera en faktura. I det avancerade läget måste man klicka på Spara-knappen efter vald åtgärd. 11
Byte av leveransattestant inom ansvaret För att flytta en internfaktura till en annan leveransattestant inom det egna ansvaret, välj menyvalet Redovisning Huvudbok Registrering/underhåll av internfaktura. När registreringsbilden visas, tryck på verktyget Transaktioner arbetsflöde. 12
I sökrutan som visas fyll i verifikationsnumret i för den internfaktura som ska byta leveransatteststant Tryck sedan på Filter. Bocka i raden med Konto = KOSTK och tryck sedan på Välj rader Tillbaks i registreringsbilden ställ markören i fältet Efhanv på raden KOSTK och ändra till den x-identitet som ska attestera internfakturan. Gör ändringen, tabba sedan ur fältet och tryck på Spara. 12
KONTERING AV INTERNFAKTURA som beställare Internfakturor syns i Dina uppgifter. När du klickar på INT Kontering KOSTK i Dina uppgifter öppnar sig attestbilden. För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fakturalistan visas de fakturor du har att åtgärda. I fältet Beskrivning syns fakturatexten. I fältet Logg arbetsflöde ser du vem som skapat internfakturan. 13
Ändra konto KOSTK till ett korrekt kostnadskonto. Ändra verksamheten KOSTV till en korrekt verksamhet. Ändra ev. övriga konteringsbegrepp om det behövs. Tryck sedan på Int Lev att+kontering för att spara registreringen. Om du vill söka på något konteringsbegrepp, använder du fälthjälpen,. (se beskrivning i senare avsnitt). Vid delkontering måste Avancerat läge användas (se beskrivning i senare avsnitt) Om fakturan är fel av någon anledning (ex. skickad till fel ansvar) och behöver ändras så ska du Avvisa fakturan. Den går då tillbaka till leverantören. När du avvisar en faktura måste du alltid skriva en kommentar. För att se arbetsflödet för konteringsraden klickar du på 14
Förklaring till Färger och symboler i arbetsflödet, se senare avsnitt. 14
Delkontering av internfaktura som beställare När en internfaktura ska delkonteras så registrerar man först de olika delkonteringarna och som sista kontering ändrar man eventuellt ursprungsraden. Markera din internfaktura och välj Till avancerat läge Markera raden du vill dela upp och tryck på Dela upp raden. Registrera belopp, konto, verksamhet, ev. fritt fält och ev. en annan beskrivningstext för den första delkonteringen. Markera sedan raden med markören och tryck på Dela upp raden Om flera delkonteringar ska göras, tryck på Dela upp raden igen. Ytterligare en ny konteringsrad kommer upp, innehållande värden från förgående kontering. 16
För att godkänna en internfaktura med delkontering, markera alla rader som ska godkännas och klicka på knappen Int lev att + kontering i nedre delen av skärmbilden. Åtgärden Int lev att + kontering visas då i kolumnen Status på fakturan. Välj därefter Spara för att internfakturan ska gå vidare till Belastningsattest. Om du glömmer att godkänna alla rader innan du sparar, skickas bara den markerade raden vidare för Belastningsattest. 17
Belastningsattest av internfaktura När du klickar på INT Belastningsattest i Dina uppgifter öppnar sig attestbilden En lista över internfakturor som ska attesteras, öppnas till vänster i skärmbilden Markera den faktura du vill attestera så alla uppgifter om fakturan syns på skärmen För att få mer utrymme för attestbilden, kan du dölja menyn längst till vänster. Gör det genom att klicka på << i menyn högst upp till höger bredvid Mina uppgifter. För att åter se menyn, klicka på >>. I fältet Beskrivning syns fakturatexten. 18
Om fakturan av någon anledning är fel och behöver ändras så kan du antingen: Avvisa fakturan den går då tillbaka till leverantören Skicka Tillbaka fakturan den går då tillbaka till den som konterat den Som belastningsattestant har man behörighet att ändra ett redan registrerat värde om du bedömer att det är felaktigt Om du avvisar eller skickar tillbaka fakturan måste du alltid skriva en kommentar. För att se arbetsflödet för en konteringsrad, klicka i rutan Översikt. Förklaring till Färger och symboler i arbetsflödet se senare avsnitt. 19
Klicka på knappen Int belastningsattest för att attestera internfakturan Avancerat läge Om du väljer att använda Avancerat läge så öppnas nya åtgärdsknappar upp längst ner till vänster i din skärmbild. Vid Avancerat läge kan du ångra din valda åtgärd om den skulle vara fel. Om man använder Avancerat läge så måste man alltid, efter sitt val, trycka på Spara. 20
Inställning av uppgiftslistan För att få internfakturor resp. leverantörsfakturor sorterade i enskilda grupper i Uppgiftslistan, gör följande: Klicka på Gruppera efter i Uppgiftslistan Välj Elementtyp i Nivå 1 för att få fakturorna sorterade i grupper enligt bilden ovan. 21
SÖKNING AV BEGREPP VIA FÄLTHJÄLP För att få hjälp att söka fram giltiga värden på t ex konto vid konteringen, klicka på fälthjälpen, rutan med tre punkter till höger om varje fält i konteringsraden. Skriv in ord, del av ord eller siffror som du vill söka på under Sökkriterier och klicka på Sök. Både intäkts- och kostnadskonton visas i resultatet samt aktiva och avslutade begrepp. Klicka på det värde du ska ha och det följer med till konteringsraden. 22
Det avancerade läget är bäst att använda om sökning ska göras på siffror. 22
FRÅGEFUNKTIONER För att se vilka internfakturor som ligger oreglerade finns två rapporter att söka med. Gå till Rapporter Globala rapporter - EFH. Uppf ej reglerade internfakt leverantör är en rapport där du som är leverantör av internfakturan kan gå in och se var i flödet din faktura befinner sig. Klicka på aktuell rapport för att komma in i sökbilden. Fyll i ditt ansvar i Motp-Leverantör mellan och tryck sedan på Sök. 24
I frågeresultatet kan du bl a se var fakturan befinner sig hos konterare, leveransattest, belastningsattest eller om den är Åter ankomst, dvs avvisad tillbaka till ditt ansvar. Du ser också verifikationsnummer och i kolumnen Status ser du arbetsflödet genom att klicka på W på aktuell rad. Om din faktura inte finns med på listan är den betald och bokförd i huvudboken. Uppf internfakt för åtgärd beställare - är en rapport där du som är beställare kan kontrollera om det finns internfakturor att åtgärda eller var i flödet en specifik internfaktura befinner sig. Fyll i ditt ansvar i Beställare mellan och. Tryck sedan på Sök. I frågeresultatet kan du bl.a. se var internfakturan befinner sig hos Leveransattestant, Konterare eller Belastningsattestant. 26
Logg arbetsflöde huvudbokstransaktioner Vill man se arbetsflödet för en internfaktura, dvs. vilka steg och användare fakturan passerat, kan man göra det via Redovisning Huvudbok - Logg arbetsflöde huvudbokstransaktioner. Skriv in verifikationsnumret i fältet Ank/vernr. Tryck sedan på Sök. I resultatet klickar man på en av de understrukna statusarna i Status arbetsflöde. 26
Genom att hålla markören på en ruta i flödesschemat erhålls information kring aktuellt steg eller åtgärd. Färger och symboler i arbetsflödet beskrivs i senare avsnitt. 27
AVVISAD FAKTURA När en faktura avvisas hämtas den upp för åtgärd från uppgiftslistan. Klicka på Åter ankomst så öppnas registreringsbilden. Klicka på mappen Transaktioner arbetsflöde 28
I sökrutan som visas, fyller du i Avvisad i första kolumnen, samt ansvaret som avvisat fakturan, detta ansvar visas i Dina Uppgifter. Tryck sedan på Filter. När verifikationen visas, sätt en bock i första rutan och tryck på Välj rader För att se varför mottagaren avvisat internfakturan, markera raden med konto KOSTK och skrolla sedan ner till fältet Logg arbetsflöde. 29
Rätta de uppgifter som var felaktiga på raden KOSTK. Korrigera vid behov motpart och finans och belopp på intäktsraden och tryck sedan Spara. Internfakturan går nu ut på nytt i arbetsflödet 30
MAKULERING AV INTERNFAKTURA En internfaktura som ska makuleras måste ändras av leverantören och skickas om i flödet till sitt eget ansvar. När den blivit konterad och attesterad kommer den att nollas ut i bokföringen. En faktura som ska makuleras plockas upp via Redovisning Huvudbok Registrering/underhåll av internfaktura Sök fram verifikationen via Transaktioner arbetsflöde Alla begrepp i bilden är sökbara och i exemplet nedanför är sökningen gjord på Ank/vernr. Tryck sedan på Filter och markera raden med konto KOSTK och tryck på Välj rader för att få med verifikationen till registreringsbilden. 31
Klicka i rutan Ansvar för KOSTK-raden, och ändra ansvar till ditt eget, verksamhet skall vara KOSTV. Fyll i text om varför fakturan makuleras. Klicka sedan i fältet Motp på intäktsraden och ändra motpart till ditt eget ansvar. Tabba vidare till fältet Finans så att detta fält också ändras till ditt eget ansvar. Innan du sparar kontrollera att alla kolumners värden (utom konto och verks) är lika och tar ut varandra. Internfakturan kommer nu att hamna i din uppgiftslista för kontering och godkännande. Ändra KOSTK till samma konto och verksamhet som du hade på din intäktskontering. Godkänn och spara. Internfakturan går nu vidare för slutattest. Efter attestering bokförs den makulerade internfakturan i huvudboken och saldot blir där +-0. 32
FÄRGER OCH SYMBOLER I ARBETSFLÖDET Färger: Gul aktiv Grön avslutad Röd raden har skickats tillbaka i flödet Svart (Tunna linjer) Nästa steg i flödet (kan ses bl.a. när faktura blivit avvisad) Symboler: Streckad linje avaktiverad Utropstecken förändring är gjord, eller distribution saknas Bock åtgärdad utan ändringar Skylt ej infart avvisad Blå pil vänster uppåt ny cirkulation inom samma steg Grön ruta med två vita pilar snett nedåt villkor har använts Grön fylld cirkel arbetsflödets start Röd fylld cirkel arbetsflödets slut Klocka väntar, ex vis på att åtgärden ska godkännas av samtliga 33
Namn på steget i arbetsflödet Grönt = steget avslutat Rött = Steget avvisat Namn på steget i arbetsflödet Gult = steget aktivt Namn på konterare som godkänt Bock = inga förändringar gjorda Namn på slutattestant som har raden 34
BIFOGA DOKUMENT För att bifoga dokument till en verifikation, klicka på gemet uppe till höger i bilden. Klicka på Lägg till ett dokument. I dropplisten Dokumenttyper välj Övriga dokument och tryck sedan på Överför. 35
Leta upp dokumentet du vill bifoga, markera dokumentet och tryck på Öppna. När du fått med ditt dokument till Lägg till dokument, sparar du överföringen med Spara längst ner till vänster. Bilden är nu bifogad verifikationen som ett Övrigt dokument i Dokumentarkivet. 37
För att visa ett befintligt dokument i konterings- eller belastningsatteststeget, klicka på ikonen för dokumentarkiv, gemet uppe till höger i bilden. I bilden Dokument, klicka på bilagan som ska granskas. 37
ATT TÄNKA PÅ VID INTERNFAKTURERING Följande punkter ska beaktas vid upprättade av internfaktura: Kostnadsraden ska alltid registreras med konto KOSTK. Att konto anges till KOSTK på kostnadsraden är en av förutsättningarna för att internfakturan ska distribueras till mottagaren i det elektroniska flödet. Endast interna motparter (ansvarsställe) ska användas vid internfakturering. Balanskonton (kontoklass 1-2) ska inte användas vid vid registrering av internfaktura, endast resultatkonton. Vid intern vidarefakturering, använd samma konto som vid bokföring av den ursprungliga leverantörsfakturan. Konto 1584 ska aldrig användas vid internfakturering. Justering av lönekostnader (konto 40*) ska göras via omföring med motpart LÖN. 39