Heroma Rese Användarmanual Medarbetare Kilometerersättning/Utlägg
Innehåll Allmänt... 3 Vad är Heroma rese?... 3 Var hittar jag Heroma rese?... 3 Var hittar jag mina reseräkningar i Heroma rese?... 3 Var hittar jag utbildning och stöd i att registrera reseräkningar i Heroma rese?... 3 Vem vänder jag mig till för att få hjälp med Heroma rese?... 3 Funktioner och knappval i Heroma rese... 4 Registrera kilometerersättning och utlägg vid tjänsteresor... 5 Startsidan i Självservice... 5 Fliken Kilometerersättning... 5 Fliken Utlägg... 6 Bifoga Kvittobilaga... 7 Fliken Sammanställning... 8 Status på Reseräkning... 9 Sök reseräkning... 10 Ta bort reseräkning... 10 2
Allmänt Syftet med användarmanualen är att du ska få en uppfattning om modulen Heroma Reses funktionalitet och uppbyggnad. Du ska med användarmanualen som stöd kunna skapa reseräkningar för inrikes tjänsteresor när du endast ska redovisa körda kilometer, inställelseresor vid beredskap och utlägg. Vad är Heroma rese? Heroma Rese är en modul i Självservice där du själv registrerar din reseräkning. När du registrerat klart reseräkningen skickar du den vidare som ett reseärende till attestanten för attest och utbetalning. Heroma Rese har kontrollfunktioner och Flyover som stöd vid registrering av din reseräkning. Ditt schema och dina bokade och pågående arbetsförändringar är kopplade mot Heroma Rese. Var hittar jag Heroma rese? Logga in dig i Självservice via din förvaltnings Startsida eller externt via http://sjalvserviceheroma.vgregion.se/ Du hittar Heroma rese under fliken Rese i Självservice. Var hittar jag mina reseräkningar i Heroma rese? Reseräkningarna du registrerat hittar du i Självservice under Mina personliga ärenden samt under fliken Rese - Visa/Sök - Mina reseräkningar - Aktuella reseräkningar - Sök reseräkningar. Var hittar jag utbildning och stöd i att registrera reseräkningar i Heroma rese? Du erbjuds utbildning i Heroma rese via E-Guider och Användarmanualer: http://regionservice.vgregion.se/lon_medarbetare Vem vänder jag mig till för att få hjälp med Heroma rese? Om du behöver hjälp att komma igång med att registrera din reseräkning, var vänlig kontakta ditt löneteam på Löneservice för support. Vid felaktigt utbetald reseersättning eller frågor om traktamente, resetillägg och reseersättning, var vänlig kontakta ditt löneteam på Löneservice för support. Har du frågor om Västra Götalandsregionens avtal och policy vid tjänsteresor var vänlig kontakta din chef. 3
Funktioner och knappval i Heroma rese När du klickar på kontrollerar Heroma rese rimligheten i det du registrerat. En symbol på registreringsraden informerar dig om registreringen är OK eller inte. Beräkningen ok. Gå vidare i din registrering. Beräkningen gav en varning. Klicka på symbolen, läs om varningen och vid behov åtgärda. Om inte åtgärdar, gå vidare i din registrering. du Beräkningen gav ett fel. Klicka på symbolen, läs om felet, åtgärda och igen. Via kan du kommunicera med attestanten. Du kan kommunicera med attestanten på fliken Sammanställning under Skriv meddelande. Under får du information om varje registreringsfält du markerat. Du kan också dra med muspekaren över registreringsfält, Flyover, för att få information. Knappen kopierar information från föregående rad och skapar en ny rad. Om du ska ta bort en rad, markera raden och klicka på Knappen öppnar nästa flik. Om du avbryter registreringen av reseräkningen för att fortsätta registrera senare ska du alltid För att kunna din reseräkning till attestanten måste du först reseräkningen under fliken Sammanställning. Klicka på reseräkningsdokumentet Om Kvittobilagan ska bifogas reseräkningsdokumentet klicka på Indikerar att reseärendet är redigeringsbart. Indikerar att reseärendet inte är redigeringsbart. Indikerar att det finns en bifogad kvittobilaga. Tillbaka till funktionen Sök reseräkningar om du vill granska eller skriva ut en redovisning av det du har registrerat. 4
Registrera kilometerersättning och utlägg vid tjänsteresor Startsidan i Självservice Klicka på fliken Rese. Välj Ny reseräkning - Kilometerers/Utlägg eller Mina arbetstider i kalendern. Dubbelklicka på aktuellt datum. Välj Reseräkning och Utlägg Välj processen Kilometerers/Utlägg Fliken Kilometerersättning Under fliken Kilometerersättning registrerar du körda kilometer med privat bil, tjänstebil (förmånsbil) och inställelseresa vid beredskap. Registrering av körda kilometer vid tjänsteresa ska redovisas med en rad för varje körd resa, tur och retur. Under Panelen Kilometertotaler ser du antal kilometer som du har kört innevarande år och två år tillbaka i tiden. 5
Välj och dagens Datum samt standardvalet Privat bil presenteras under Transportsätt. 1. Registrera Datum då du påbörjade körningen. 2. Välj Transportsätt, standardvalet Privat bil, Tjänstebil (förmånsbil) eller Inställelseresa vid beredskap 3. Registrera under rubriken Destination under Från/Till vilken plats/ort din tjänsteresa/inställelseresa med bil startade och slutade. 4. Registrera under Km antal kilometer du kört, tur och retur. 5. Om du ska registrera fler tjänsteresor/inställelseresor välj Klicka på Välj därefter Sammanställning. om du ska registrera Utlägg annars klicka på fliken Ingen åtgärd krävs av dig som medarbetare under fliken Kontering. Fliken Utlägg Under fliken Utlägg registrerar du de utlägg du haft under tjänsteresan. Registrering av utlägg ska redovisas med en rad för varje utlägg. 1. Registrera Datum för utlägget. 2. Välj Kostnadsslag i rullisten. 3. Registrera Belopp i svensk valuta 4. Om du har fler utlägg klicka på 6
Till det registrerade utlägget ska ett kvitto bifogas reseräkningen, se Bifoga Kvittobilaga nedan. Du kan enbart få ersättning för den faktiska kostnaden du haft för tjänsteresan, inte summan du betalt för ditt periodkort eller laddat kontoladdningskortet med. Om du saknar kvitto för ditt utlägg, välj alltid lämpligt kostnadsslag med texten Kvitto saknas! Skriv en kommentar! Klicka på Bifoga Kvittobilaga Använd skannerfunktionen på skrivare, mobilkamera eller mobilapp scanner 1. Skriv ditt VGR-ID med bläckpenna väl synligt på varje kvitto, inklusive utskrivna digitala kvitto. 2. Skanna alla kvitton samtidigt som härrör till reseräkningen och skicka till din mailadress. Detta blir en (1) Kvittobilaga. 3. Hämta Kvittobilagan via mailen och Spara som på lämpligt ställe i datorn. Namnge alltid Kvittobilagan med Kvitto/år/månad/dag, till exempel Kvitto 181030. 4. Dina papperskvitton måste du spara 12 månader framåt i tiden från det datum du registrerat reseräkningen i Heroma rese. OBS! Om ditt kvitto saknar VGRID eller ditt VGRID är otydligt skrivet returnerar attestansvarig reseräkningen till dig för komplettering av ny uppdaterad kvittobilaga. 1. Klicka på under fliken Utlägg 2. Markera någon av raderna som härrör till kvittobilagan. Klicka på 3. Markera aktuell kvittobilaga och dubbelklicka på den. Kvittobilagan har nu laddats ned till markerad rad i Heroma rese under kolumnen Filnamn. 4. För att öppna Kvittobilagan markera raden och klicka på 5. För att ta bort Kvittobilagan markera aktuell rad och klicka på 7
Klicka på för att komma tillbaka till fliken Utlägg. Klicka på fliken Sammanställning. Ingen åtgärd krävs av dig som medarbetare under fliken Kontering Fliken Sammanställning Under fliken Sammanställning sparar och skickar du reseräkningen till attestansvarig för attest och utbetalning. Under Ändamål/beskrivning redovisar du syftet med tjänsteresan. Kontrollera att namnet på Attestansvarig är rätt. Stämmer inte attestantnamnet kontakta din chef. Kontrollera om Kvitton är bifogade. Under Panelerna ser du sammanställningen av det du registrerat i reseräkningen. Öppna panelen här eller dubbelklicka på panelen! Under panelen Utlägg finns bifogad Kvittobilaga! Klicka på 8
Du får nu två val: Klickar du på är du kvar på fliken Sammanställning. Då får du skicka reseräkningen till attestanten via knappen Klickar du på skickas reseräkningen direkt till attestanten. Status på Reseräkning Var i ärendeflödet reseräkningen är ser du i Självservice under Mina personliga ärenden under kolumnen STATUS. Startat, registrering av reseräkningen är påbörjad, sparad preliminärt eller sparad. Pågående, reseräkningen är skickad till attestanten för granskning och attest. Returnerad, reseräkningen är skickad tillbaka till dig för åtgärd. Makulerad, du själv eller attestanten har avslagit reseräkningen. Attesterad, reseräkningen är konterad på avvikande ansvar och attesterad av annan attestant. Utanordnad, reseräkningen är attesterad och utanordnad och kommer med på nästa lön eller är redan utbetald. Din utanordnade reseräkning är synlig i Självservice i 30 dagar. Därefter sker automatisk Arkivering av reseräkningen. 9
Sök reseräkning Dina egna reseräkningar kan du söka fram i Självservice under Under Mina reseräkningar ser du alla dina reseräkningar förutom Arkiverade Utanordnade reseräkningar. Under Aktuella reseräkningar ser du de reseräkningar som är Startade eller Returnerad. Under Sök reseräkningar kan du söka alla dina egna reseräkningar, oavsett status. Du kan själv välja olika urval för sökningen. Vill du söka dina egna reseräkningar klicka på knappen För att få med arkiverade reseräkningar bocka i Inkludera arkiverade. Ta bort reseräkning De reseräkningar som du Startat eller Sparat preliminärt kan du ta bort via personliga ärenden under Mina Om du vill ta bort en reseräkning som är Sparad, skicka reseräkningen till attestanten för Makulering av reseräkningen. Om du vill ta bort en reseräkning med status Pågående, be attestanten Makulera reseräkningen eller Returnera reseärendet till dig för Makulering. 10