Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administration

Transkript

1 Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn (10) Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Innehåll 1 Grafisk prfil (Arbete pågår, redvisas senare) 2 Språkhantering ch översättningar 2 Stämplings- ch psitineringssystem 2 Försäkringar 2 Ytterligare försäkringsskydd 2 Tävlingsjury 2 Inbjudan 2 Prgrambk med tävlings-pm 3 Exempel på underlag för framtagande av en prgrambk i A5-frmat. 3 PM Funktinärer 3 Hedersgäster ch VIP 4 Priser ch ceremnier 6 Ceremniplats 7 Invignings- ch startceremnier 7 Prisutdelning 7 Datasupprt ch Speakerfunktin 8 Resultatlistr 8 Slutrapprt 8 Sammanställning statistik 9 Föreningens viktigaste frum för kmmunikatin med löpare, åskådare ch funktinärer är 10MILAs hemsida, respektive Föreningens prjektsida, Exempel på infrmatin ch nyheter av intresse för 10MILAs deltagare, spnsrer, samarbetspartners ch funktinärer. För aktuell årsarrangör: intervju med banläggare, banlängder, terrängbeskrivning sv, eventuell särart, t ex specialarrangemang sv. (Jfr PRE-OL 2008 eller 10MILAveckan 2009)

2 Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn (10) ftn på tävlingsterräng ch TC, preliminär respektive slutlig inbjudan, infrmatin från värdkmmun(-er) ch samarbetspartners, träningspaket, lgi- ch resealternativ, intervju med aktuella ch intressanta klubbar, favritlag sv, regelbunden redvisning av anmälningsläge, gegrafisk spridning sv, För kmmande Arrangör(-er): utöver vad sm nämns van även, grundfakta, t ex tävlingsledning, tävlingsmråde, avlysning, tävlingsdatum sv. Grafisk prfil (Arbete pågår, redvisas senare) Arrangören må nyttja varumärket 10MILA för marknadsföring av tävlingar, träningspaket ch liknande arrangemang ch aktiviteter, inför ch inm ramen för begreppet 10MILAveckan. Språkhantering ch översättningar Föreningen avser att under hösten slutföra en upphandling av en översättningstjänst. Syftet är att kunna erbjuda viktigare infrmatin, t ex på tävlingens hemsidan, i inbjudan ch tävlings-pm sv. Mer infrmatin kring översättningstjänsten fås genm föreningen. Stämplings- ch psitineringssystem Sprt Ident ( ska nyttjas sm elektrniskt stämplingssystem. Upphandling av psitineringssystem genmförs av Föreningen i samråd med Arrangören. Försäkringar Föreningen svarar för försäkring (basförsäkring) av den ägda materielsatsen. Ytterligare försäkringsskydd Arrangören har att på eget ansvar undersöka vilket ytterligare försäkringsskydd man behöver för att genmföra tävlingen på ett eknmiskt säkert sätt. Föreningen har, utöver att teckna van angivna försäkringen, inget ansvar i dessa frågr. Tävlingsjury Stckhlms OF (StOF) ansvarar i samråd med tävlingskntrllanten att en tävlingsjury tillsätts. Inbjudan Året före genmförandeåret presenterar Arrangören, efter gdkännande av tävlingskntrllanten: preliminär inbjudan samband med 10MILA, slutlig inbjudan i samband med 25manna samt svarar för att preliminär inbjudan distribueras vid Jukla respektive O-Ringen.

3 Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn (10) Prgrambk med tävlings-pm Arrangören kan välja att antingen ta fram en prgrambk med tävlings-pm av ett mer klassiskt snitt, i A5-frmat, eller sm en tidningsbilaga. Prgrambken ska minst mfatta: välkmsthälsning från Föreningen, välkmsthälsning från Arrangören, välkmsthälsning eller liknande från värdkmmun ch eller viktigare samarbetspartner(-s), tävlings-pm (m denna ej redvisas separat), skiss över TC, startlistr samt 10MILA-statistik. Exempel på underlag för framtagande av en prgrambk i A5-frmat. För att uppnå abslut bästa slutresultat rekmmenderas att riginalet är gjrt i QuarkXpress, PageMaker, Illustratr, Freehand eller Phtshp. Använd aldrig lgtyper ch riginal sm Micrsft Wrld, PwerPint, Publisher eller Excel-dkument, dessa prgram hanterar endast RGB ch det är svårt att uppnå krrekt färgåtervinning. Lgtyper skall alltid vara vektriserade EPS filer. Alla texter bör vara vektriserade. Texter ska inte mvandlas till pixlar. All text lämnas till prgrambksredaktören i Wrd ch bilder sm papperskpir eller högupplösta JPG-filer. OBS! ej PwerPint. Alla ftgrafiska (ej vektriserade) bilder skall sparas i TIFF eller EPS.Skicka Om underlaget ska skickas via , tänk då på att filen inte får vara större än 25 mb ch att den ska vara packad med någt av dessa prgram: Till Mac används Stuffit eller Zip it. Frmat Upplaga PM Funktinärer A5, 148,5 x 210mm, (satsyta 129x180mm). Genmgående fyrfärg. Ska mtsvara antalet löpare i 10MILA. PM Funktinärer 10MILA ska ses sm ett faktablad med den grundläggande infrmatin sm kan behövas för att underlätta funktinärernas arbete inför, under ch efter 10MILA. PM:n kan även användas sm ett kntrll- ch checklista för tävlingsledningen, tävlingskntrllanten mfl. Utöver denna PM finns det även ett antal mer detaljerade PM för respektive funktin, t ex IT/Data-drift, plan för byggnatin av TC, Mål ch växling sv. Dessa distribueras genm respektive blck- eller funktinsansvarig. PM Funktinärer 10MILA återfinns, tillsammans med all övrig aktuell infrmatin, på Föreningens prjektsida. Respektive arrangörsförenings 10MILA-ansvarige kmmer att få behörighet till sidan. Ett exempel på FM för funktinärer (10MILA 2005) redvisas i bilaga 14.

4 Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn (10) Hedersgäster ch VIP Funktinen hedersgäster ch VIP ägs av Föreningen vilken, i samverkan, stödjer Arrangören med inbjudningar, prgram Verksamheten för hedersgäster ch VIP regleras i ett särskilt prgram ch mfattar bl a: infrmatin av föreningen Timilakavlen, tävlingsledare, banläggare sv, guidad rundvandring på TC/arenan, besök vid kntrll under Herrkavlen (nattsträcka) samt enklare förtäring, möjligheter till utspisning på särskild plats på TC/arenan samt möjligheter för t ex huvudspnsr, värdkmmun sv att infrmera m sin verksamhet. Detta företrädesvis vid respektive aktörs utställningsplats eller liknade. Press- ch VIP-tältet 10MILA 2011 Ft: Stefan Knrn Om möjligt nyttjas hedersgäst ch VIP för start-, mål- ch prisutdelningsceremnier. Föreningen svarar, i samverkan med Arrangören, för att inbjuda hedersgäster ch VIP enligt nedan. Svenska Orienteringsförbundet Styrelsen Kansliet Landslagsledning Arrangörscacher Föreningen Timilakavlen Styrelsen Ordförande för respektive medlemsförening

5 Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn (10) Utöver van bör även några välförtjänta persner sm arbetat i många år inm föreningen kunna inbjudas. Värdkmmun(-er) Enligt samråd med respektive kmmun Aktuell Länsstyrelse Spnsrer Huvudspnsr I övrigt enligt marknadsgruppen Försvarsmakten Högkvarteret (Försvarsmaktens högsta ledning) Försvarsmaktens Idrtts- ch friskvårdsenhet (FMIF) Chef för förband med stödansvar Chef för hemvärn, frivilligrganisatin eller liknande vilka stöttar tävlingen Kmmande års 10MILA-arrangörer O-Ringen Jukla 25manna Lidingölppet Tävlingsledning(-ar) Kmmunrepresentant(-er) Ev. liknande aktörer Representant för O-Ringens ledning, O-Ringenchef eller liknande Tävlingsledare för innevarande års O-Ringen Ordförande i Juklaföreningen Tävlingsledare för innevarande års Jukla Ordförande i 25manna-föreningen Tävlingsledare för innevarande års 25manna Generalsekreterare Tävlingsledare för Lidingölppet innevarande år Övriga aktörer Markägare Lkala spnsrer ch samarbetspartners Ordförande för lkala Skgskarlarna/Skgsflickrna

6 Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn (10) Press ch media Ft: Stefan Knrn Ett 10MILA brukar lcka ca jurnalister från natinell likväl sm internatinell press ch media att ackreditera sig. Ett mindre antal brukar vilja ackreditera (mt uppvisande av presskrt) sig på plats under tävlingsdagarna. Utöver prfessinell press ch media brukar ett antal representanter för klubbtidningar ch liknande publikatiner vilja få tillträde till press- ch mediafaciliteterna. Arrangören rekmmenderas att inte bevilja dessa ackreditering. Inför ett 10MILA avdelas en presschef ur tävlingsledningen. Presschefen ansvarar för sedvanliga kntakter med press ch media samt rganiserar ch bemannar ett presscentrum i nära anslutning till TC. Presscentrumets gruppering är resultatet av en avvägning mellan närhet till där saker händer ch behvet av ch tillgången till bemannade men störda lkaler med tillgång till elektricitet, strbilds-tv med samma utsändning sm på strbildsskärmen på TC, bredbandsuppkppling, enklare förtäring sv. Krav på funktinen Organisera ch bemanna ett presscentrum från fredag lunch till söndag lunch. Bedömd åtgång är ca pers för hela dygnet. I samråd med TC- ch lgistikansvarig, tillhandahålla kapacitet mtsvarande trådnätverk ch mtsvarande mängd trådlösa uppkpplingar, mbiltelefnkapacitet sv. Tillhandahålla enklare förtäring under hela dygnet samt varm mat vid 1-2 tillfällen. I samråd med TC-chef avdela utrymmen för press ch media; lämpliga ytr för ftgrafer, plats för intervjuer sv. Erbjuda möjligheter till besök i målfållr, utvalda kntrller, möta ch intervjua löpare, representanter ur tävlingsledningen, spnsrer ch VIP sv. I samverkan med SOFT/Skgssprt, svara för utskick av pressmeddelanden sv.

7 Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn (10) Tillhandahålla aktuell infrmatin, t ex tävlings-pm, kartr, start- ch resultatlistr sv. Tillgång till finsk- ch engelskspråkig persnal i presscentrumet är en avsevärd fördel. Priser ch ceremnier Ceremniplats Ceremniplatsen väljs så att ceremnier ch prisutdelningar: inte påverkar den frtsatt målgång, skapar bästa möjliga förutsättningar för press ch övrig media, att publiken kan följa både ceremnier ch prisutdelningen samt frtsatt tävling ch målgång samt att ceremnier ch prisutdelningar kan följas via strbildsskärmen. Invignings- ch startceremnier Invigningsceremni genmförs lördag, ca kl I samband med ceremnin inbjuds representant från Föreningen likväl sm för Arrangören att invigningstala. Härutöver kan med fördel representant för värdkmmun eller liknande erbjudas taltid. Prisutdelning Lagpriser budkavlar ch hederspriser - till de 10 bästa lagen i varje klass ch löparna i dessa lag ska av traditinella skäl vara av samma typ sm tidigare år, d v s en budkavle i i lika valörer fäst vid en träplatta/sköld. Eventuella ändringar av prisernas utfrmning skall gdkännas av Föreningen likaså övrig prismfattning. Arrangören svarar för prisanskaffning för respektive tävlingsklass. Herrkavlen Damkavlen Ungdmskavlen Gåvr till markägare, spnsrer sv. Prisutdelning genmförs efter målgång i respektive klass ch genmförs i anslutning till mål eller på särskild ceremniplats. Strävan är att prisutdelning, framförallt för Herrkavlen, genmförs snarast möjligt efter målgång för de ti främsta lagen. Detta för att prisutdelningen ska ske när media likväl sm publiken frtfarande är på plats. Sm prisutdelare för de lika kavlarna kan följande tillfrågas: representant för Föreningen, representant för Arrangören, representant för värdkmmun(-er), representant för huvudspnsr eller liknande samarbetspartner samt representant för Försvarsmakten. I samband med prisutdelningen för Herrkavlen ska nästkmmande års arrangör inbjudas att hälsa välkmmen till följande års 10MILA.

8 Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn (10) Datasupprt ch Speakerfunktin Se separata PM för data- ch speakerfunktinen samt elektrniskt stämplingssystem. Resultatlistr Resultatlistr ska redvisas på ch ej i pappersfrm. Efter Elitserietävlingar svarar SOFT för att nyheter ch de främsta resultaten från tävlingen så snabbt sm möjligt skickas till TT. Därigenm nås de flesta av landets dagstidningar, samt radi, TV ch Text-TV. En nyhetsartikel från tävlingen läggs ckså snarast ut på Slutrapprt Efter 10MILA i Rsersberg 2008 samlade tävlingsledningen sina erfarenheter ch dragna slutsatser samt tips till kmmande arrangörer i en föredömligt utfrmad slutrapprt. Rapprten i sin helhet finns att hämta på Dispsitinen ska ses m ett exempel på utfrmning av en slutrapprt. Ft: Stefan Knrn 1. Sammanfattning 2. Uppdraget 3. Organisatinskmmitté 4. Planeringsprcessen 5. Sammanställning statistik 6. Kanslifunktinen Externa kntakter Säkerhetsfrågr Miljöfrågr Utbildning VIP Ceremnier 7. Tävlingsfunktinen Tävlingsledaren Förberedande planering Kartr Banläggning Tävlingen Resultat

9 Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn (10) 8. Tävlingsadministrativa funktinen Sekretariat Tävlingsexpeditin ch klagmur Instämpling/utstämpling/Röd utgång Teknik Arenaprduktin 11. Tävlingscentrum service Byggnatin Parkering Transprter Hyrtält Militärtält Husvagnar Tält Vindskyddsplatser Lgi htell Marketenteri El ch Vatten Sanitet ch Sjukvård Infrmatinstavla 9. Marknadsfunktin Marknadskncept Spnsrarbetets upplägg Sammanfattning ch rekmmendatiner 10. Infrmatin ch media Marknadsföring Media 12. Eknmifunktinen Eknmiadministratin Försäkringar 13. Tävlingsrapprt Sammanställning statistik I syfte att skapa bästa möjliga planeringsförutsättningar för kmmande arrangörer är redvisning av ett antal faktauppgifter efter ett genmfört 10MILA av strt värde. Redvisningen ligger till grund för den sammanställning sm återfinns i Bilaga 8 Planeringsförutsättningar Lgistik. Följande uppgifter ska i tillämpliga delar framgå av slutrapprten. Deltagande natiner Ungdmslag P-Funkt, husvagn Inhyrda husvagnar - Antal anmälda lag Tältplats 10x10 m - Antal startande lag Hyrtält typ 1, LITET (t ex 5x5 m) - Antal fullföljda lag Hyrtält typ 2, MEDEL (t ex 4,6x9,2 m) Damlag Hyrtält typ 3, STORT (t ex 6x12 m) - Antal anmälda lag Militärtält, lag 10x10 - Antal startande lag Militärtält, funkt 10x10 - Antal fullföljda lag Vindskydd 5x5 m Herrlag, antal Lgi hårt underlag fr-lö - Antal anmälda lag Lgi hårt underlag lö-sö - Antal startande lag Bussbilj lgi-tc t/r - Antal fullföljda lag Bajamajr/urinarer Mtinsrientering/Öppna banr - Antal anmälda Handikapptalett Tavagnar, 4-sitsiga eller mtsvarande

10 Bilaga 6 Planeringsförutsättningar Administratin Lars Gerhardssn (10) - Antal startande Byggbdar - Antal fullföljda Antal prtiner varm/lagad mat Bussar sm lämnar P-VIP/press P-Funktinär Antal funktinärer Bastubadande, cirka Övrig fakta av intresse. P-Husvagn, 7x8 m - Förbrukningsmateriel - El, vatten sv. - Antal betalande tittar för websändning sv. - Antal sålda träningspaket