Mediaanvisningar för SM-arrangörer i friidrott

Transkript

1 Mediaanvisningar för SM-arrangörer i friidrott 2010

2 Mediaanvisningar för SM-arrangörer i friidrott Inledning Att arrangera en SM-tävling i friidrott är en stor möjlighet för arrangörsföreningen att med sitt arrangemang synas i media och mot allmänheten. I samband med en SM-tävling åtar sig arrangören att följa det avtal som slutits med Svenska Friidrottsförbundet. I tillägg till det finns det här dokumentet med anvisningar och rekommendationer för informationsoch mediaarbetet kring tävlingen. Planeringen och arbetet bör ske i samråd med Svenska Friidrottsförbundets informationsoch mediaansvarig. För samtliga SM-tävlingar gäller att arrangören i god tid skall ha tagit del av Svensk Friidrotts krishanteringsplaner och informationspolicy ifall något extraordinärt skulle inträffa under tävlingen, som föranleder nödvändighet av särskilda informationsoch mediaåtgärder. SM-kategorier Då våra SM-tävlingar är av olika storlek och av olika intresse för media och allmänhet har vi delat in SM-tävlingarna i tre olika kategorier. De olika kategorierna beskrivs nedan med olika krav som arrangören åtager sig att genomföra och rekommendationer som arrangören kan genomföra. 1. Stora SM, utomhus och inomhus 2. SM terräng, SM stafett, SM mångkamp, SM marathon, SM halvmarathon 3. Övriga SM-tävlingar (senior, junior och ungdom) 2

3 Kategori 1 Stora SM, utomhus och inomhus 1 Krav Presschef Arrangören bör i god tid innan tävlingen utse en presschef. Presschefens huvudsakliga uppgift är att ansvara för, organisera och genomföra presservicen inför, under och efter tävlingen. Presschefen ska bland annat koordinera samspelet mellan arrangör/aktiva och media, mellan arrangören och kommunens informationsfunktion. Presschefen ska underlätta arbetet för media att bevaka tävlingen samt verka för största möjliga information och publicitet kring tävlingen (inför, under och efter). För att lyckas med detta behöver presschefen vara tillgänglig och därför bör dennes namn och kontaktvägar (e-post och telefon) tillkännages i god tid. I presservicen ingår nedanstående arbetsuppgifter. Mediaanvisningar för SM-arrangörer i friidrott Pressläktare och mediautrymmen Tävlingsareanan ska vara utrustad med en avsatt del av läktaren för media så nära mållinjen som möjligt. Pressläktaren ska i minimum utrustas med lämpligt antal bord för journalisters datorer, elektrisk ström och möjlighet för gratis internetuppkoppling, trådlöst eller via kabel. Separat utrymme för ev. presskonferens och arbetsrum för fotografer med elström och internetuppkoppling bör finnas. Pressbakgrund Vid presskonferens inför tävlingarna och i mixed zone under tävlingarna ska Svensk Friidrotts pressbakgrund användas. Ackreditering För att kunna organisera presservicen på plats krävs att arrangören vet vilka mediarepresentanter som kommer att komma och bevaka tävlingen. Därför behövs ett ackrediteringsförfarande i förhand. Presschefen ansvarar för att informera media om ackrediteringen och för beviljande av ackreditering och beviljande av fotografers innerplansackreditering. Hemsida och pressmaterial På tävlingens hemsida ska det finnas en särskild pressavdelning innehållande följande pressmaterial: Kontaktinformation till presschefen, information om ackreditering, information om kommande presskonferenser, pressmeddelanden, press-pm innehållande all nödvändig information för media. I övrigt ska det på hemsidan finnas material i enlighet med arrangörens avtal med Svenska Friidrottsförbundet. Presskonferens En presskonferens ska arrangeras dagen innan tävlingarna börjar med utvalda deltagare, (nationella och lokala stjärnor) och representanter från arrangören. Syftet med presskonferensen är att genera publicitet för ökad kännedom om arrangemanget som i sin tur stödjer biljettförsäljningen. Mixed zone En mixed zon där tävlande och media kan mötas direkt after avslutat tävlingsmoment ska finnas. Området ska vara avgränsat och i zonen ska pressbakgrunden finnas. Korgar med tävlandes överdragskläder ska ställas vid pressbakgrunden där tävlande kan sitta på stolar och klä på sig och bli intervjuade och fotograferade. Ej behöriga funktionärer eller publik skall inte ha tillträde till mixed zon. Resultatgivning nationellt Direkt efter avslutad tävlingsdag ska resultaten i seniorklasserna mejlas till TT, (sport@tt.se). TT vill ha de tre bästa i varje gren med placering, namn, förening och resultat. Samtliga resultat ska delges media som finns på plats på tävlingen. Dels via arrangörens hemsida, i enlighet med arrangörens avtal med Svenska Friidrottsförbundet, och dels genom kopierade listor som ska delas ut på pressläktaren. Liverapportering friidrott.se En särskild avdelad plats för en liverapportör för friidrott.se ska finnas med elström och internetuppkoppling. 3

4 Mediaanvisningar för SM-arrangörer i friidrott Rekommendationer Bearbetning av lokal och nationell media Presschefen bör i god tid innan arrangemanget bearbeta lokal och nationell media med information och tips på intressanta nyhetsvinklar. Detta PR-arbete kan ske genom exempelvis pressmeddelanden, information via hemsidan, personliga kontakter och förmedling av möjliga intervjuer. Presschefen bör aktivt arbeta för att media ska ackreditera sig till tävlingen. PR-arbetet bör koordineras med Svenska Friidrottsförbundets mediaansvarig. Fotografer 1 Vid stort intresse från fotografer kan antalet tillåtna fotografer på innerplan behöva begränsas. Antalet fotografer och annan media (radio och tv) på innerplan måste anpassas till tävlingens och arenans storlek och utformning. TV och radio Om radio och TV är på plats för att bevaka tävlingen ska servicen för dessa prioriteras. SVT och TV4 har s.k. nyhetsrätt vilket de betalar för. SVT är prioriterad på Stora SM t o m 2010 då de också har rätt till s.k. evenemangssändning. Fr o m 2011 finns ännu ej något avtal. Resultatgivning lokalt Direkt efter avslutad tävlingsdag bör resultatlistor mejlas till lokal media innehållande de tre bästa i varje gren med placering, namn, förening och resultat samt resultat för lokala aktiva. Förtäring Gratis förtäring för media ska ses som en service som ökar möjligheten till mediautrymme. Kostnaden för detta brukar betala sig ordentligt. Kaffe, vatten, fikabröd, smörgås eller liknande ska finnas tillgänglig för ackrediterad media i lämpligt utrymme under tävlingen och vid presskonferens. Är det möjligt värdesätts förstås varm eller kall lagad mat under eller efter tävling och presskonferens. Kategori 2 SM terräng, SM stafett, SM mångkamp, SM marathon, SM halvmarathon 2 Krav Pressansvarig Arrangören ska i god tid innan tävlingen utse en pressansvarig. Den pressansvariges uppgift är att organisera och genomföra presservice inför och under tävlingen. I presservicen ingår nedanstående arbetsuppgifter. Ackreditering Det är som arrangör en stor fördel att veta vilka mediarepresentanter som kommer för att bevaka tävlingen, också för att kunna bestämma nivån på presservicen på plats. Därför bör ett ackrediteringsfarande genomföras i förväg. Hemsida och pressmaterial På tävlingens hemsida ska det finnas en särskild pressavdelning innehållande följande pressmaterial: Kontaktinformation till den pressansvarige, information om ev. ackreditering, information om ev. presskonferenser, pressmeddelanden, press-pm innehållande all nödvändig information för media. I övrigt ska det på hemsidan finnas material i enlighet med arrangörens avtal med Svenska Friidrottsförbundet. Resultatgivning nationellt Direkt efter avslutad tävlingsdag ska resultaten i se- 4

5 Mediaanvisningar för SM-arrangörer i friidrott niorklasserna mejlas till TT, (sport@tt.se). TT vill ha de tre bästa i varje gren med placering, namn, förening och resultat. Samtliga resultat ska delges media som finns på plats på tävlingen. Dels via arrangörens hemsida och dels genom kopierade listor som ska delas ut. Liverapportering friidrott.se En särskild avdelad plats för en liverapportör för friidrott.se ska finnas med elström och internetuppkoppling. Rekommendationer 2 Bearbetning av lokal och nationell media Den pressansvarige bör i god tid innan arrangemanget bearbeta lokal media och inför tävlingen även nationell media med information och tips på intressanta nyhetsvinklar. Detta PR-arbete kan ske genom exempelvis pressmeddelanden, information via hemsidan, personliga kontakter och förmedling av möjliga intervjuer. Den pressansvarige bör aktivt arbeta för att media ska ackreditera sig till tävlingen. PR-arbetet bör koordineras med Svenska Friidrottsförbundets mediaansvarig. Mediautrymmen Beroende på antal bevakande journalister och fotografer bör mediautrymmena anpassas därefter. Möjlighet att bevaka tävlingen på nära håll, att kunna komma i kontakt med tävlande samt att det finns internetuppkoppling har hög prioritet. Förtäring Gratis fika som kaffe, vatten, fikabröd, smörgås eller liknande är en trevlig gest som förbättrar och underlättar samarbetet med media. Resultatgivning lokalt Direkt efter avslutad tävlingsdag bör resultatlistor mejlas till lokal media innehållande de tre bästa i varje gren med placering, namn, förening och resultat samt resultat för lokala aktiva. 5

6 Kategori 3 Övriga SM-tävlingar (senior, junior och ungdom) Krav 3 Presskontakt Arrangören ska i god tid innan tävlingen utse en person som presskontakt. Presskontakten ska förutom att vara nåbar för media och kunna svara på frågor ansvara för att erforderlig presservice finns inför och under tävlingen. I presservicen ingår nedanstående arbetsuppgifter. Mediaanvisningar för SM-arrangörer i friidrott Samtliga resultat ska delges media som finns på plats på tävlingen. Dels via arrangörens hemsida och dels genom kopierade listor som ska delas ut. Liverapportering friidrott.se En särskild avdelad plats för en liverapportör för friidrott.se ska finnas med elström och internetuppkoppling. Hemsida och pressmaterial På tävlingens hemsida ska det finnas en särskild pressavdelning innehållande följande pressmaterial: Kontaktinformation till presskontakten, pressmaterial som arrangören valt att producera. I övrigt ska det på hemsidan finnas material i enlighet med arrangörens avtal med Svenska Friidrottsförbundet. Resultatgivning nationellt Direkt efter avslutad tävlingsdag ska resultaten i seniorklasserna mejlas till TT, (sport@tt.se). TT vill ha de tre bästa i varje gren med placering, namn, förening och resultat. Rekommendationer 3 Bearbetning av lokal och nationell media Presskontakten bör i god tid innan arrangemanget bearbeta lokal media med information och tips på intressanta nyhetsvinklar. Mediautrymmen Beroende på antal bevakande journalister och fotografer bör mediautrymmena anpassas därefter. Möjlighet att bevaka tävlingen på nära håll, att kunna komma i kontakt med tävlande samt att det finns internetuppkoppling har hög prioritet. Förtäring Gratis fika som kaffe, vatten, fikabröd, smörgås eller liknande är en trevlig gest som förbättrar och underlättar samarbetet med media. Resultatgivning lokalt Direkt efter avslutad tävling bör resultatlistor mejlas till lokal media innehållande de tre bästa i varje gren med placering, namn, förening och resultat samt resultat för lokala aktiva. 6

7 Mediaanvisningar för SM-arrangörer i friidrott Allmänna tips Möjligheterna att skapa publicitet och mediautrymme i samband med ett SM-arrangemang i friidrott är stora. Publicitet ökar intresset bland allmänhet, åskådare och sponsorer och skapar god PR för arrangörsföreningen med allt positivt som det för med sig. För kategori 1 (Stora SM utomhus och inomhus) kan man som arrangör överväga om man ska erbjuda mediahotell eller åtminstone ta fram bra förslag på lämpligt boende och lämpliga resesätt till och från tävlingsorten och tävlingsarenan. Att bjuda på en gemensam pressmiddag för ackrediterade kan vara en god och trevlig idé på kvällen efter första tävlingsdagen. Då kan också giveaways och information från kommunen eller sponsorer vara lämpligt. För samtliga SM-arrangörer är det för att information- och mediaarbetet ska lyckas viktigt att man upprättar en tidplan för mediaarbetet. När ska olika aktiviteter genomföras och på vilket sätt, tidpunkter för presskonferenser, pressinformation etc. Förslag på nyhetsvinklingar Arrangörsklubben har erhålligt SM-arrangemanget Hur ska arrangemanget genomföras Kommer tävlingsarenan att upprustas inför SM Hur ser den lokala kommunen på arrangemanget Vilka lokala intressanta aktiva ska tävla i SM på hemmaplan Vilka nationella stjärnor kommer och tävlar Hur många starter kommer att göras, hur många grenar, hur många klubbar etc Vilka aktiva kan med ett bra resultat i SM bli uttagna till en landslagsaktivitet Samtliga foto: Ryno Quantz 7

8 Våra huvudsponsorer Landslagsutrustning Nationell sponsor Barn- och ungdomssponsor Folksam Grand Prix Svenska Friidrottsförbundet Box Solna Tel Fax