Bilaga 7 Planeringsförutsättningar Logistik

Transkript

1 Lars Gerhardsson (9) Bilaga 7 Planeringsförutsättningar Logistik Innehållsförteckning Översiktlig 10MILA-statistik Materiel 2 Militärtält 3 Utspisning och marketenteri 4 Övergripande beskrivning 4 Krav på funktionen 4 Organisation och bemanning 4 Viktigare materiel, stöd och tjänster 5 Dusch och ombyte 6 Camping- och parkeringsytor 6 10MILA-bastun 6 Elförbrukning 6 Säkerhet 7 Parkering och trafik 8 Trafik 8 Skyltning 8 Parkering 8 Exempel på ytor för parkering, tält och husvagnar (10MILA 2005 i Upplands-Bro) 9 Översiktlig 10MILA-statistik Deltagande nationer Veteranlag/Öppen Hyrda satser SIbrick Ungdomslag Hyrda satser SIbrick Damlag Hyrda satser SIbrick Herrlag Hyrda satser SI

2 Lars Gerhardsson (9) brick Preo lag 18 Antal deltagare Antal hyrda SI-brick P-Bil, förbokat P-Bil, ej förbokat P-Bil, vid tältplats US 0 P-Buss Bussar som lämnar P-VIP/press US 100 P-Funktionär P-Husvagn, 7x8 m P-Funkt, husvagn Inhyrda husvagnar Tältplats 10x10 m Hyrtält typ 1, 5x5 m Hyrtält typ 2, 4,6x9, Hyrtält typ 3, 6x12 m Militärtält, lag 10x Militärtält, funkt 10x Vindskydd 5x5 m US logi, skola fr-lö logi, skola lö-sö logi, logement Bussbilj logi-tc t/r 393 US US US Bajamajor/urinoarer 100/4 100/2 120/2 80/2 100/2 US 80/0 80/2 Toavagnar, 4-sitsiga US 4 Handikapptoalett US 1 1 Byggbodar US 0 Bastubadande, cirka US US 950 Not: US = Uppgift saknas Materiel Föreningens materielsats tillhandahålls utan kostnad för Arrangören. Materielsatsen finns i Stockholm och Arrangören svarar för erforderliga transporter tur och retur. Kostnader för transporter belastar tävlingens ekonomi.

3 Lars Gerhardsson (9) Om material som tillhandahålls av föreningen skadas eller förbrukas skall den ersättas av tävlingen med likvärdig materiel eller motsvarande återanskaffningsvärdet. Övrig material anskaffas på förmånligaste sätt genom medverkande klubbar och belastar tävlingens ekonomi. Materielsatsen omfattar fyra containers med bl a el-materiel, materiel för byggnation av tävlingscentrum, virke, förbrukningsmateriel osv. Innehållsförteckning över materielsatsen kan fås genom Föreningens logistikansvarige. Containrarna finns på Torvalla IP söder om Stockholm. Även 25manna nyttjar materielsatsen vilket brukar innebära att materielen efter ett 10MILA transporteras direkt till plats nära TC för kommande 25manna. Därefter transporteras materielen åter till Torvalla. Aktuell förteckning över materielsatserna kan fås genom Föreningen. Militärtält Föreningen äger ca 200 med militärtält vilka tillhandahålls till en kostnad vilken motsvarar hyran för förvaring av tälten (ca kr) och vilken belastar tävlingens ekonomi. Tältsatsen finns i Stjärnhov i Sörmland och Arrangören svarar för erforderliga transporter tur och retur. Kostnader för transporter belastar tävlingens ekonomi. Arrangören kan med fördel överväga möjligheterna att tälten efter föregående års tävling transporteras till förvaring i anslutning till innevarande års TC. En procedur som avsevärt förenklar hanteringen och förhoppningsvis medför en besparing. Foto: Lars Gerhardsson

4 Lars Gerhardsson (9) Utspisning och marketenteri Övergripande beskrivning Funktionen omfattar bl a: att servera av varm mat och dryck till tävlande, VIP, media, och funktionärer från fredag lunch till söndag lunch, att bemanna ett större och ett antal mindre försäljningsställen och/eller filialmarketenterier på och i anslutning till TC, att organisera och bemanna en särskild utspisningsplats för funktionärer från fredag lunch till söndag middag, att enligt avtal förse speaker och övrig personal för arenaproduktion med mat och dryck på avtalade tider. att ordna med varm vätska och sportdryck till vätskekontroller och förbandsplatser, att sköta alla inköp som fodrads för ovanstående, att tillse att avfall källsorteras samt att tillse att nödvändiga tillstånd för livsmedelshantering söks och erhålls hos lokal kommun. Krav på funktionen Organisation och bemanning ska klara hög till mycket hög belastning i perioden efter start och målgång för Dam- respektive Herrkavlen. Samtliga försäljningsställen ska kunna nås med tunga transportfordon, t ex lastbil eller fyrhjuling. Mycket av utrustningen är tung och utrymmeskrävande varför tillgång till lyftutrustning kan vara nödvändig. Skyltning ska ske på Svenska, Finska och Engelska. Personal som hanterar pengar får inte samtidigt hantera råvaror eller lagad mat, m a o betalningsfunktionen ska vara separerad från utdelningen av mat. Förvaring, tillagning och varmhållning av livsmedel och lagad mat kräver en hög och jämn tillgång till elektricitet varför en tidig samverkan med el-funktionen är nödvändig. Motsvarande gäller även för tillgången till rent vatten för tillagning och tappställen för deltagare. Klara hantering av pantflaskor och liknande. Organisation och bemanning Markansvarig Biträdande markaansvarig Egen kassör för funktionen är att rekommendera.

5 Lars Gerhardsson (9) Bemanningsscheman bör organiseras klubbvis. Funktionen är den kanske mest personalkrävande av alla funktioner och behöver kunna anpassas efter en efterfrågan som varierar högst avsevärt under tävlingsdygnen. Exempel på arbetsfördelning mellan klubbarna: Klubb 1: Funktionärsmarkan, grillen smörgåsberedning och skåpbilstransporter. Klubb 2: 5 kassor, funktionärer, varmkorv godis dryck smörgås glass samt anskaffning av kläder, västar eller liknande. Klubb 3: bemanning av stora markan, filialmarkor, transporter till filialmarkor (lastbil eller fyrhjuling). Klubb 4: bemanning av 4-5 kassor för varm mat. Ugnar. Filialmarkorna kan med fördel delas på flera klubbar och kan, utöver på lämpliga platser på TC, placeras exempelvis vid busshållplats(-er) vid dusch och ombyte, i anslutning till sportförsäljning eller liknande. Fållor för varm lagad mat, kaffe och macka, godis osv kan med fördel hållas isär för att underlätta flöden och tillgänglighet. Viktigare materiel, stöd och tjänster Fordon för transporter inom och utom TC. Kylcontainrar eller liknande för förvaring av råvaror osv. Tält, bord och golvtrall för filialmarkor. Brandsläckare. Åtgärder för skydd och bevakning. Resning av tält inkl belysning och värme. Skyltar, material för fållor och avgränsningar. Kassaapparater och växelkassor. Isoleringskärl för förvaring och transport av varm mat, varm dryck osv. Materiel för utspisning, slevar, skedar, gafflar osv. Papperstallrikar, plastbestick, servetter osv. Skyddskläder, skyddshandskar osv för personalen. Kyldiskar för glass och liknande varor. Ståbord, ställ för ketchup, dressing osv. Kärl, sopsäckar osv för källsortering. Sopcontainrar för övrigt avfall. Toaletter för personalen vilka inte får nyttjas av annan personal, löpare osv. Tillgång till Alco-Gel vid kassor, utskänkningsställen, ståbord osv.

6 Lars Gerhardsson (9) Dusch och ombyte Dusch och ombytesmöjligheter ska erbjudas, för deltagare i Direktanmälan eller öppna klasser, fr o m fredag förmiddag till söndag eftermiddag. I och med att ett ökat antal damer även springer i Herrkavlen ska funktionen vara dubblerad under hela (båda) tävlingsdygnet(-nen). Foto: Lars Gerhardsson Camping- och parkeringsytor Områden för camping ska öppna och bemannade från fredag morgon före tävlingen. Detta då antalet deltagare som anländer tidigt för att delta i kringarrangemang osv, har ökat det under senare år. 10MILA-bastun Föreningen har tagit fram en flyttbar vedeldad bastu. Även bastun finns på Torvalla IP. Kostnaderna för transport osv, belastar tävlingen. Elförbrukning Exemplet nedan är hämtat från 10MILA 2009 i Skåne. Ett 10MILA vars Tävlingscentrum byggdes upp från grunden och inte stöttades av någon väsentlig infrastruktur. Tillgången till fast elleverans var så gott som obefintlig. En fast matning på 16A erhölls från Eon Elnät. Övrig ström fick tillverkas med dieseldrivna reservkraft generatorer. För att få en så trygg elförsörjning som möjligt delades anläggningen upp i mindre öar där totalt fyra st generatorer kördes med en effekt mellan 40kVA och 150kVA. Vid restaurang och sporttält fanns den största elförbrukningen. Datorutrustningen i Tävlingssekretariatet, som var inrymt i tre st kontorsvagnar, matades med den fasta 16A anslutningen. Uppmätt strömförbrukning vid de olika matningspunkterna, EL1-EL4: OB-Buss och Storbildsskärm EL 3 ca 50A

7 Lars Gerhardsson (9) Marka EL 4 ca 60A Kaffevagn Belysningsmast Försäljningsstånd Speakerbod EL 2 ca 35A Ljudbuss Belysning Kartplank Värme, kopiatorer skrivare i Tävlingsexpeditionen Presstält Sporttält EL 1 ca 140A Restaurang: o 2 st Kylvagnar o 2 st Varmluftsugnar o 3 st Kokerier o 1 st Värmeskåp o 1 st Kylcontainer o 2 st Kökscontainrar Belysningsmast Belysning i restaurangtält I duschtält och sjukvård; två st mindre 230V elverk. Säkerhet Exemplet nedan är hämtat från 10MILA 2008 i Rosersberg. Tävlingen genomfördes i närheten av tätort och i ett rekreationsområde varför en fördjupad säkerhetsanalys och planering genomfördes i samverkan med polismyndigheten samt säkerhetsansvarig i Sigtuna Kommun. En förtätad bevakning av parkeringsområdet rekommenderades vilket också genomfördes. Dessutom informerades alla boende i området om tävlingens omfattning och hur detta kommer att påverka den enskilde under tävlingsdygnet. För att säkerställa en hög beredskap om det skulle hända någon incident som snabbt behövde åtgärdas, upprättades ett sambandsnät med bärbara radioapparater som Räddningskolan ställt till förfogande. På detta sätt skapades också en hög sjukvårdsberedskap.

8 Lars Gerhardsson (9) Parkering och trafik Arrangörens hantering av trafik och parkering är det första och sista intrycket från ett 10MILA, varför det måste läggas stor kraft på planering och genomförande av dessa båda funktioner. Under planeringsarbetet är det viktigt att göra en riskanalys med utgångspunkt från olika scenarier. Det gäller för olyckor på olika platser, vägalternativ eller olika väderförhållanden. Det är viktigt att ha funderat igenom i förväg vilka handlingsalternativ som skulle kunna användas. Trafik De största flödena av trafik inträffar av förklarliga skäl under lördag förmiddag och söndag eftermiddag. Under båda dessa tidpunkter krävs omfattande trafikreglering, en funktion som med fördel planeras i samverkan med polisen och om möjligt genomförs med stöd av resurser ur Hemvärn och frivilligorganisationer, t ex Frivilliga Motorcykelkåren, FMCK. I och med att ett ökat antal 10MILA-daltagare väljer att anlända till tävlingen redan tidigt under fredagen, måste skyltning, anvisning och parkeringsområden vara iordningställda och bemannande i god tid. Trafiken ska om möjligt styras genom enkelriktade, eller på annat sätt separerade, slingor och flöden. Av- och påstigning på bussar ska genomföras på särskilda platser för att undvika konflikter med övrig trafik. Många klubbar medför en stor mängd materiel och utrustning vilket kräver att, om avståndet är långt mellan av-/påstigning är långt, tillhandahåller transporthjälp i form av fyrhjulingar, traktorer eller liknande. Likaså kommer många att behöva köra fram till hyrda tält eller vindskydd varför tältytorna bör kunna med personbil. All personal inom funktionen ska vara utrustade med reflexvästar. Skyltning Skyltning genomförs från större riks- och europavägar och efter samråd med polis. Notera att för viss skyltning på större vägar kräver Vägverket att deras personal utför skyltningen varför ett tidigt samråd med Vägverket rekommenderas. Parkering Parkeringsfunktionen bör dimensionera för att klara personbilar och samt bussar. Till detta kommer ca bussar som endast lämnar och hämtar i anslutning till TC. Notera att VIP- och pressparkeringen bör ligga i direkt anslutning till TC. Parkeringen är endast avsedd för personer med särskilda parkeringstillstånd. Vid otjänlig väderlek, bristande bärighet osv, krävs tillgång till resurser för bogsering (traktor, fyrhjuling osv) samt flis eller grus för att bättra på bärigheten vid in- och utfarter samt hårt belastade trafikstråk. Detta

9 Lars Gerhardsson (9) kräver att funktionen är organiserad och bemannad även under söndagen. Exempel på ytor för parkering, tält och husvagnar (10MILA 2005 i Upplands-Bro)