KALLELSE. Arbetsutskott onsdag den 27 november 2013 (inför nämnd 12 december 2013) Per Edman ordförande

Transkript

1 KALLELSE Arbetsutsktt nsdag den 27 nvember 2013 (inför nämnd 12 december 2013) Gymnasie- ch vuxenutbildningsnämnden (GVN) Vid förhinder v g kntakta Helena Wttle , e-pst: helena.wttle@gtland.se Tid: 8.30 ca Plats: GVF:s lkaler, Visbrg Ärenden: Ärende Kmmentar 1. Mötets öppnande 2. Val av justerare 3. Gdkännande av dagrdning 4. Serviceriktlinjer för GVN utifrån reginens serviceplicy Beslut Bilaga, ss Avskrivningar 2013 Beslut Bilaga, ss Grundbelpp gymnasiesklan 2014 Beslut Handling på brd 7. Internbudget 2014 Beslut Handling på brd 8. Övriga frågr 9. Mötets avslutande Per Edman rdförande

2 Gymnasie- ch vuxenutbildningsförvaltningen Ärendenr GVN 2013/125 1 (1) Handlingstyp Tjänsteskrivelse Datum Förslag till serviceriktlinjer för gymnasie- ch vuxenutbildningsnämnden RS 116, RF 239, Utbildningschefen föreslår att: Gymnasie- ch vuxenutbildningsnämnden (GVN) antar förslaget till serviceriktlinjer för nämndens verksamheter. Sammanfattning Varje nämnd har fått i uppdrag att utarbeta egna serviceriktlinjer utifrån den regingemensamma serviceplicyn sm antagits av reginfullmäktige (RF). Dessa ska innehålla anvisningar ch rekmmendatiner för hur de verksamheter sm ligger inm GVN:s ansvarsmråde ska uppnå intentinerna i serviceplicyn, bland annat m tillgänglighet ch kmmunikatin. Riktlinjerna ska antas senast före årsskiftet 2013/2014. Bakgrund Regin Gtlands serviceplicy uttrycker reginens grundläggande synsätt ch vilja beträffande vår service, bemötande, tillgänglighet m.m. gentemt brukare/kunder på en övergripande nivå, avsett verksamhet. Respektive nämnd ansvarar för att serviceplicyn samt verksamhetsanpassade riktlinjer införs ch implementeras. Dessa ersätter tidigare antagna Riktlinjer för service i Gtlands kmmuns administratin, sm uppfattats sm svåranvändbara. Alf Nilssn Tf utbildningschef My Mnzn Preis Handläggare 1/11 Besöksadress Regementsgatan 6 Pstadress Visby Telefn vxl E-pst registratr-gvf@gtland.se Webbplats Org nr

3 Gymnasie- ch vuxenutbildningsförvaltningen Ärendenr GVN 2013/125 1 (3) Handlingstyp Tjänsteskrivelse Datum Gymnasie- ch vuxenutbildningsnämnden Förslag till serviceriktlinjer för gymnasie- ch vuxenutbildningsnämnden (GVN) Gymnasie- ch vuxenutbildningsnämndens serviceriktlinjer innehåller anvisningar ch rekmmendatiner kring hur de verksamheter sm ligger inm GVN:s ansvarsmråde ska uppnå intentinerna i den regingemensamma serviceplicyn, bland annat m tillgänglighet ch kmmunikatin. Vid sidan av GVN:s serviceriktlinjer finns ett antal kncerngemensamma ch vägledande dkument sm handleder gymnasie- ch vuxenutbildningsförvaltningens medarbetare i kntakten med våra brukare/kunder: Rutiner för synpunkts- ch klagmålshantering Kmmunikatinsplicy för Regin Gtland Riktlinjerna för Regin Gtlands externa webbplats Netikett IT- ch teleriktlinjer för anställda Riktlinjer för sciala medier i tjänsten Strategi för e-tjänster Likabehandlingsplicy Dessutm finns GVN:s egen kmmunikatinsstrategi ch plan. Det finns ckså ett antal lagar, förrdningar ch regler sm styr vilken verksamhet ch service sm GVN:s verksamheter ska erbjuda. Utöver förvaltningslagen ch kmmunallagen gäller främst skllagen, gymnasieförrdningen, förrdningen m lärplan för gymnasiesklan, förrdningen m kmmunal vuxenutbildning, förrdningen m statsbidrag till flkbildningen, lagen m ffentlighet- ch sekretess, persnuppgiftslagen med flera. Tillgång till infrmatin GVN:s verksamheter ska uppfylla kravet på att ha tydlig, aktuell ch anpassad infrmatin m verksamheternas innehåll, ansvar, öppettider ch kntaktvägar på våra webbsidr, i eventuell tryckt infrmatin respektive skyltning. Infrmatin m kntaktuppgifter till våra verksamheter ch medarbetare ska regelbundet uppdateras i den interna ch externa telefnkatalgen samt i de fall de anges även på webben. Bemötande Vi bemöter våra brukare/kunder med mtanke, respekt, engagemang ch kunskap. Vi tänker på att vi företräder vår rganisatin, är lyhörda ch för en 2/11 Besöksadress Regementsgatan 6 Pstadress Visby Telefn vxl E-pst registratr-gvf@gtland.se Webbplats Org nr

4 Gymnasie- ch vuxenutbildningsförvaltningen Regin Gtland Ärendenr GVN 2013/125 2 (3) aktiv dialg kring förslag ch synpunkter sm lämnas till ss. Vi månar m förbättringsåtgärder. Tillgänglighet via telefni ch e-pst Den regingemensamma serviceplicyn anger att det ska lätt för alla, avsett förutsättningar, att kmma i kntakt med våra verksamheter. Vi ser till att brukare/kunder ch andra sm kntaktar ss hittar rätt från början. E-pst ska besvaras skyndsamt, avsett m det handlar m frågr från allmänhet ch företag, elever eller medarbetare inm Regin Gtland, antingen persnligen eller via autmatsvar där frånvarrsak anges, förväntad återkmst samt uppgifter till annan kntaktpersn. Undantaget är reklamerbjudanden, spampst ch liknande. Vid frånvar mer än tre arbetsdagar ska e-psten hänvisas till annan tjänsteman, så att e-pst läses ch svar kan ges avsett frånvar. Vid längre frånvar ska fullmakt ges till kllega eller närmaste chef sm ger rätt ch ansvar att löpande läsa ch besvara eventuellt e-pst. Alla telefnsamtal ska besvaras ch sm svar räknas persnliga svar, vidarekppling av telefn till kllega eller hänvisning i röstbrevlåda. Sm huvudregel gäller att återkmma senast nästa dag vid telefnmeddelande, mbilsvar eller SMS. Vid frånvar tre dagar eller mer hänvisas telefnen till annan tjänsteman. Telefnsamtal besvaras med förvaltnings- eller enhetsnamn samt namn på den sm svarar. I samband med varje fråga/ärende sm kmmer in via e-pst ch telefn ska bedömning göras m diarieföring. Detta gäller även SMS. Papperspst Persnadresserad pst får inte öppnas utan adressatens skriftliga medgivande. Varje enhet ansvarar för att de anställda erbjuds att underteckna fullmakt för öppnande av persnadresserad pst. Anställd sm avböjer fullmakt, ska vid frånvar infinna sig för att öppna sin pst. Registratr öppnar, bedömer ch diarieför papperspst. E-tjänster För att underlätta för våra brukare/kunder har vi utvecklat några lika e- tjänster. Bland annat SMS-baserad infrmatin till vårdnadshavare vid elevfrånvar, ansökan ch antagning via webb till gymnasiesklan, flkhögskla respektive Kmvux samt synpunkts- ch klagmålshantering via webbfrmulär. Öppettider Våra besöksmttagningar i frm av expeditiner ch bibliteksfilialer är tillgängliga mellan klckan 8.00 ch på vardagar under terminerna (med reservatin för lunchstängning ch bemanning utifrån läsårstider ch verksamhetsdagar). Vid ansöknings- ch antagningsperiderna är det särskilt viktigt att GVN:s verksamheter har beredskap för att kunna ge gd service till kunder/brukare i frm av exempelvis tillgång till studie- ch yrkesvägledning, myndighetsutövning m.m. Handläggning ch överklaganden Inm GVN:s verksamhetsmråde handläggs: 3/11

5 Gymnasie- ch vuxenutbildningsförvaltningen Regin Gtland Ärendenr GVN 2013/125 3 (3) gymnasieantagning interkmmunal ersättning inackrderingstillägg eller resetillägg Vi är tydliga med hur vi hanterar ärenden ch frågr, bekräftar när vi tagit emt ett ärende ch återkpplar till kund/brukare under handläggningstiden. Om man inte är nöjd med ett fattat myndighetsbeslut inm någn verksamhet, kan man överklaga beslutet. Ett överklagande ställs vanligtvis till ansvarig plitisk nämnd. Hur ett överklagande går till regleras i lika lagar. Hur man gör för att överklaga beskrivs på förvaltningens webbsidr. 4/11

6 Serviceplicy för Regin Gtland Obs! under frmgivning. Arbetsmaterial Serviceplicy ch administrativa riktlinjer antgs av kmmunfullmäktige , KF 177 Serviceplicy för regin Gtland : augusti 2013 Ansvariga: GVN enheten AU för eknmi, kvalitet ch styrning Beslut: 5/11 reginfullmäktige

7 Serviceplicy för Regin Gtland Regin Gtland finns till för medbrgare, företagare ch besökare. I Regin Gtlands kncernstyrkrt finns målet : Brukare/kunder upplever att de får tjänster av gd kvalitet, är infrmerade, delaktiga ch respektfullt bemötta. Serviceplicyn lägger grunden för den service Regin Gtland erbjuder avsett vilken verksamhet det handlar m. Öppenhet, tillgänglighet ch dialg är verktyg vi använder ss av i alla våra kntakter. Våra värderingar förtrende, mtanke ch delaktighet ringar in ett förhållningssätt sm visar sig i rd ch handling. Tillgänglighet Det ska vara lätt för alla, avsett förutsättningar, att kmma i kntakt med ss. Det betyder att det ska finnas flera lika sätt att nå ss, till exempel genm persnliga möten, telefn ch e- pst. Vi talar ch skriver tydligt ch anpassar vårt språk efter behv ch förväntningar. Förtrende Varje kntakt, avsett hur den sker ger ss en möjlighet att öka förtrendet för Regin Gtland. Vi inger förtrende, bland annat genm att vara öppna, lyhörda ch hålla det vi lvar. Omtanke Vi bemöter alla, avsett förutsättningar, med respekt ch mtanke. Vi anstränger ss för att förstå behv ch förväntningar ch är måna m att skapa gda relatiner. Kmmunikatin ch delaktighet Vi har gd kmmunikatin i alla våra relatiner. Vi skapar delaktighet genm vårt sätt att kmmunicera ch föra dialg. Vi ger inte bara infrmatin utan tar även till vara på förslag ch synpunkter. Vi återkpplar, ger besked ch svarar på frågr så snabbt vi kan. Vi hjälper varandra inm rganisatinen ch samarbetar för att ge alla gd service Arbetsmaterial Kmpetens Rätt kmpetens är grunden för gd service. Vi ska alltid möta alla sakligt ch prfessinellt. Varje medarbetares agerande ch förhållningssätt påverkar bilden av Regin Gtland ch bilden av Gtland. Serviceplicy ch administrativa riktlinjer antgs av kmmunfullmäktige , KF 177 Serviceplicy för regin Gtland : augusti 2013 Ansvariga: enheten för eknmi, kvalitet ch styrning Beslut: reginfullmäktige /11

8 Serviceplicy för Regin Gtland Införande Varje styrelse/nämnd ansvarar för att serviceplicyn införs. Varje förvaltning utarbetar egna serviceriktlinjer utifrån serviceplicyn. Gemensamma serviceriktlinjer finns för Regin Gtlands samrdnade ch integrerade kundtjänst. Uppföljning Reginstyrelsen följer upp serviceplicyn ch arbetet med riktlinjer. Varje styrelse/nämnd följer upp riktlinjer i egna verksamheter. Enheten för eknmi, kvalitet ch styrning, LK, ansvarar för uppföljning av serviceplicy Förvaltningarna ansvarar för att följa upp förvaltningsspecifika serviceriktlinjer Enheten för administrativ utveckling, säkerhet ch beredskap, LK, ansvarar för uppföljning av serviceriktlinjer för Regin Gtlands samrdnade ch integrerade kundtjänst Närliggande riktlinjer ch dkument Det finns ett antal kncerngemensamma dkument sm liksm serviceplicyn vägleder ss i arbetet ch våra kntakter med brukare/medbrgare. Dessa är: Synpunktshantering Kmmunikatinsplicy Netikett IT ch teleriktlinjer för anställda Riktlinjer för scial medier Strategi för e tjänster Likabehandlingsplicy Arbetsmaterial Myndigheters serviceskyldighet enligt förvaltningslagen 4 Varje myndighet skall lämna upplysningar, vägledning, råd ch annan sådan hjälp till enskilda i frågr sm rör myndighetens verksamhetsmråde. Hjälpen skall lämnas i den utsträckning sm är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behv av hjälp ch myndighetens verksamhet. Frågr från enskilda skall besvaras så snart sm möjligt. Om någn enskild av misstag vänder sig till fel myndighet, bör myndigheten hjälpa hnm till rätta. 5 Myndigheterna skall ta emt besök ch telefnsamtal från enskilda. Om särskilda tider för detta är bestämda, skall allmänheten underrättas m dem på lämpligt sätt. Myndigheterna skall ckså se till att det är möjligt för enskilda att kntakta dem med hjälp av telefax ch elektrnisk pst ch att svar kan lämnas på samma sätt. En myndighet skall ha öppet under minst två timmar varje helgfri måndag-fredag för att kunna ta emt ch registrera allmänna handlingar ch för att kunna ta emt framställningar m att få ta del av allmänna handlingar sm förvaras hs myndigheten. Detta gäller dck inte m en sådan dag samtidigt är midsmmaraftn, julaftn eller nyårsaftn. Serviceplicy ch administrativa riktlinjer antgs av kmmunfullmäktige , KF 177 Serviceplicy för regin Gtland : augusti 2013 Ansvariga: enheten för eknmi, kvalitet ch styrning Beslut: 7/11 reginfullmäktige

9 Serviceförvaltningen Barbr Liljegren Datum 1 nvember 2013 Förslag till avskrivningar Översänder förslag till avskrivningar enl rubrik. Ttalt summa avskrivningar kr Med vänliga hälsningar ~ åvf/ry t J; ~'Ut Barbr Liljegren (inkasshandläggare) Regin Gtland Serviceförvaltningen Besöksadress Visbrgsalien 19 Pstadress SE visby Telefn +46 (0) vxl E-pst barbr.liljegren@gtland.se 8/11 Bankgir Pstgir Org. nr Webbplats ~ Regin ~Gtland

10 Förslag till avskrivningar Flkhögsklan 2013 ~------=-,=~~~~--~=--,."""", ~ -_.~--~~-...,.~--~ Samtliga frdringar har varit föremål för inkassåtgärder. Gtlands kmmun har avtal med Intrum Justitita Inkassbevakning m överlåtelse av avskrivna frdringar Om företaget lyckas erhålla betalning från gäldenären fördelas kapital ch ränta 70% till Gtlands kmmun ch 30% till Intrum Justitia. persnrikund Namn Faktnr Ffdat Belpp Bkfdat , Resterande hyra , vår kurs/rest frdran , e' återlämnad n ckel , lunch inkl extern avg , lunch kstnad , lunch /bk , externav /höstkurs , sakn tillg för utmätning Ttalt 17068,00 9/11

11 Förslag till avskrivningar Lövsta () 2013 Samtliga frdringar har varit föremål för inkassåtgärder. Gtlands kmmun har avtal med Intrum Justitita Inkassbevakning m överlåtelse av avskrivna frdringar för långtidsbevakning. Om företaget lyckas erhålla betalning från gäldenären fördelas kapital ch ränta 70% till Gtlands kmmun ch 30% till Intrum Justitia r I rpersnr/kundnr INamn Faktnr Ffdat Belpp Bkfdat , brtf av bil summa 979,00 10/11

12 Förslag till avskrivningar 2013 Gymnasie vuxenutbildningsförvaltningen () Samtliga frdringar har varit föremål för inkassåtgärder. Gtlands kmmun har avtal med Intrum Justitita Inkassbevakning m överlåtelse av avskrivna frdringar för långtidsbevakning. Om företaget lyckas erhålla betalning från gäldenären fördelas kapital ch ränta 70% till Gtlands kmmun ch 30% tilllntrum Justitia. I I Ipersnr/kundnr INamn Faktnr Ffdat Belpp Bkfdat , ej återlämnad bk ttalt 200,00 11/11