DIGITAL FAKTURAHANTERING Karlsborgs kommun 1
Skriv i ditt anv.namn och lösenord. Tryck logga in. 2
När du kommer in så visas de fakturor som finns i din brevlåda. När du får nya fakturor så skickas ett mail till dig. 3
Leverantörens fakturanummer Avsändare Referens, dvs. den referenskod som leverantören har angett på fakturan. T.ex. EKO2210 4
I visa menyn finns det en filterfunktion. Det går också att sortera fakturor efter t.ex. datum genom att dubbelklicka på raden ovanför. 5
För att komma in på en faktura klicka på brevsymbolen. Symbol för kreditfaktura Symbol för anteckningar Betalningsdatum blir rött sju dagar innan faktura förfaller. 6
Information om fakturan visas till vänster Till höger visas fakturabilden och nertill ska kontering och attester göras. 7
För att få upp den inscannade fakturan finnas två sätt. Antingen dubbelklickar man i rutan till höger eller så klickar man på pilen. 8
Här syns vad fakturan innehåller. Stäng på krysset för att återgå till konteringsbilden. 9
Vad ska framgå av en faktura? Datum för utfärdandet, fakturadatum. Leverantörens fakturanummer. Säljarens momsregistreringsnummer. (Ibland kan det stå VAT nummer.) Säljarens och köparens namn och adress. Som köpare måste det stå Karlsborgs kommun. Varornas mängd och art eller tjänsternas omfattning och art. Datum då omsättningen av varorna/tjänsterna utförts eller slutförts. Beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exkl.moms samt ev rabatter eller prisnedsättningar som inte ingår i enhetspriset. Tillämpad skattesats, 6%, 12% eller 25%. Den moms som ska betalas. Kommunen är skyldig att kontrollera att rätt moms har blivit debiterad. Var också uppmärksam på att F-skattenummer finns angivet då det gäller köp av tjänst annars kan kommunen ses som arbetsgivare. 10
Inköp och fakturahantering Det är viktigt att göra upp leverans- och betalningsvillkor innan man träffar ett avtal eller gör en beställning. Acceptera inte faktureringsavgifter. Acceptera inte betalningsvillkor som är kortare än en månad efter fakturans ankomstdag. (undantag finns) Om avtal/överenskommelse har gjorts på en specifik betalningsdag av fakturan så ska detta anges på faktura. Acceptera inte dröjsmålsräntor som är högre än vad räntelagen anger. (Referensränta + 8%) 11
För att kontera fakturan stå i fliken kontera/attest. Kontera på den översta raden och tryck på pilen. 12
Första konteringen hamnar ett steg ned. Belopp kvar att kontera. Fyll i ytterligare kontering och tryck på pilen som pekar ned.. Här görs en kontroll av konteringen mot angiven kodplan. Är det felkonterat så visas information om vad som är fel. Rätta felet och spara. 13
Belopp kvar att kontera ska vara noll. Båda konteringsraderna ska nu vara nedflyttade. 14
För att granskningsattestera båda konteringsraderna kryssa i alla och tryck sedan på knappen granskningsattest. 15
Vad innebär en granskningsattest Attestanten kontrollerar och ansvarar för: -att varan eller tjänsten har beställts. -att varan eller tjänsten har mottagits. -att kvantitet och kvalitet är enligt beställning. -att priset, rabatten och andra betalningsvillkor är riktiga. -att fakturan är rätt uträknad med angivna rabatter avdragna. -att mervärdesskatten är specificerad och att momsregistreringsnummer är angivet. Granskningsattest tecknas lämpligen av den som mottagit varan eller tjänsten. Granskningsattestanter utses av verksamhetsansvarig eller motsvarande. 16
2. För att komma till nästa faktura klicka på pilen. 3. När alla fakturor har konterats klicka på skicka knappen för att vidarebefordra fakturan/fakturorna till nästa attestant. 1. Efter granskningsattest så syns ditt användarid samt datum för attesten. 17
I skicka bilden ser du de fakturor du har att skicka. Välj den faktura du vill skicka. Sök fram den användare som du vill skicka till. Antingen genom att söka på namnet eller genom att välja i listan till vänster. Där finns de som tillhör samma arbetsgrupp som dig själv. Finns även möjlighet att skapa sin egen favoritlista. 18
2. När du är klar tryck skicka nu. 1.Markera den du vill ska ha fakturan och tryck på pilen som pekar till höger. Den valda mottagaren hamnar då i den lilla rutan. Det går bra att skicka till flera mottagare. Har fel mottagare valts så markera i rutan och tryck på pilen som pekar till vänster. 19
Mottagaren, nästa attestant, får ett mail om att en ny faktura har inkommit till brevlådan. Här syns också den som avsänt fakturan. 20
Den som ska beslutsattestera markerar alla (om alla konteringsrader ska attesteras) och trycker på beslutsattest. Här sker en kontroll mot attestliggaren. 21
Vad innebär en beslutsattest Beslutsattesten utgör kärnan i kontrollen. Här kontrolleras att en faktisk beställning har skett, att ett beslut har fattats och att villkoren stämmer med det som har överenskommits. I beslutsattesten ligger också ansvaret för konteringen. 22
Nu syns även beslutsattestantens id och datum för attest. När beslutsattest är gjord försvinner fakturan från din brevlåda och skickas för betalning. Om fakturan inte försvinner, tryck då på Betala-knappen. Fungerar det ändå inte kontakta systemansvarig. 23
Specialfall Ändring av momsbelopp, s 26. Byte av betalningsdag, s 29. Lägga till en anteckning, s 30-33. Spara kortkoder på vanliga konteringar, s 34-36. Ändra bokföringsdatum, viktigt vid årsskiftet, s 37. Periodisering, s 38-41. Skicka dialogen, s 42-43. Planerade ledigheter, s 44-46. Ta bort attest, s 47. Ändra kontering, s 48-50. Makulering av faktura, s 51. Listning av koddelar, s 52-53. Glömt lösenord, s 54. 24
Q Im 111 " I@, o i,!p ~! iii ",,1'1 ~ : LI.'I@l <,8 ~ ~~. ~ -., o I.1 t, ",,! ~,. o - < ~ ~ I: ~ "I. ". ~ 'l" j: 53 ~~ ~ o o,... '".-... ~ j8 II 13 I' " ~ ~ I I'.i <... -~ ;. IIo l :O~- N, N ~,".151. Z,.0 ~ ~ ~ > " '" "" C O",,," Z"" j' -<II'" ~ "",," ~ ""'«~, =-< _ -' 'C V o - 1:... 11. W l' _ (, l. <I ] ~ t ~ " o".!i~ ~ t ; 111111 Under fliken kontera/attest, levskuld/moms går det att ändra momsbeloppet eller konteringen på momsen., 25
Här kan du ändra -kontering på moms (affärsmoms/ludvikamoms) -dela belopp -ta bort moms Momsbeloppet i huvudet ändras inte men beloppet kvar att kontera ändras. Spara innan du går ur fliken. 26
Vid delning av momsbelopp på olika momskonton. Klicka på pilen till höger för att få upp förslag. Välj rätt momskonto. Vet du momskontot kan du givetvis skriva in det direkt. 27
För att ändra betalningsdatum ställ i fliken huvud och ändra betalningsdatum till det önskade. Spara. 28
För att lägga till en anteckning stå på fliken anteckning och tryck ny. Skillnad på tillfällig och permanent anteckning. Vissa konteringar som t.ex. representation är det krav på anteckning för att anteckna syfte och deltagarlista. För att bifoga en bilaga, tryck på knappen bilaga. 29
Skriv namn på bilagan och sök fram dokumentet via bläddraknappen. Tryck öppna så lägger den sig som en bilaga till fakturan. 30
Det går bra att lägga till fler än en bilaga. Tryck bläddra igen för att bifoga ytterligare ett dokument. Glöm inte spara. 31
Här visas ikoner för bilagor och anteckningar. 32
Vanliga konteringar kan sparas. Tryck spara kortkod. Skriv in benämning och t.ex. ditt ansvar och verksamhet. Obs, spara ej med konto då det kan variera. Tryck spara. 33
När du vill använda dina sparade kortkoder klicka på den orange pilen till höger om konteringsraden. Du får då upp följande ruta. Välj den benämning du kallade kortkoden och tryck ok. 34
Din kortkod lägger sig i konteringsraden och behöver då bara fylla i konto. Spara med pilen till vänster om konteringsraden. 35
Ändring av bokföringsdatum görs direkt i rutan. Tryck spara. Detta är extra viktigt vid årsskifte samt vid delårsbokslut. 36
'SIl I'e,sonec m~ ntj '''licrosoft Int ~,,,,, t EHp!o,er erhallet ay Aslcersunds Kommun &cm.!>,edi... "" ~ E~er ~~ ~...!I.>IA:.... @ ffi G'l 1 ~ 5dc fij F""cd.. '6'_ a ~. a ~ ~ 1!'1 --- _10 129,-.j 8re vllld.. I F.. ktu~asök ~» F "' tu... 2 / 4 S ~ 'ch I nn.", I ~ H+.'H I Sy ste m.. dm I Logg.. ut I """.pe rsone c.com H+.' H it'''rt!ii~thiii m:ehoiiii 6 6; 6 0 0 9l ~00 000 ' " OIVISION VVS HALLS8ERG PER GUST.tr.VSSON '-<..._. r... MT,..r.cc~o"r... ~ PM 0582-82&00 För att periodisera en faktura tryck på knappen periodisera i konteringsfliken. r... I o,,".~", "... ttu'..j Bu l.,.. "u' T. bo rt.ttu' T. bo rt I idtöm_=- l P. nod'... '@M utlml-, ";"i 4 f) PE R~ -, FAKTURA..,- "'... 02-02-20 44 f.. '........, 02-02- 20 02 S.u. h"' oj - I!il :P'] In oooooe 16+1 0 0 10 3 +00 I r-r- r-ll~ 16 1. 0 0 107 062 0 *' r r '---_,-,-,,-1,1'--_.,-,-,-, 1,-1,1-,- l i,", "", 37
Välj periodiseringsmall. Finns ingen som passar välj ingen mall. 38
Välj vilken period som ska vara den första samt hur många perioder du vill periodisera. Tryck fördela för att se periodisering. Tryck ok. 39
Nu kan du se periodiseringen i den vanliga konteringsbilden. Spara. 40
I skicka dialogen visas de användare som är i samma arbetsgrupp som dig själv. I rullmenyn kan andra enheter med andra användare visas. 41
Det går också bra att söka användare genom namn. Det räcker ofta med att söka bara på förnamnet. För att skapa en egen favoritlista så väljs användaren i rutan samt trycker på pilen som pekar mot mappen. Välj sedan favoritmottagare i rullisten så syns de användarna där. Behöver någon mottagare inte vara kvar i favoritlistan pila tillbaka med vänsterpilen. 42
Vid planerad frånvaro/ledighet bör ersättare läggas in. Gå till Systemadm och mina uppgifter. Skriv in datum för ledighet och tryck på knappen ersättare. 43
Välj den användare som ska ersätta dig på samma sätt som du skickar fakturor. Tryck klar. 44
Här syns tiden för ledighet samt vem som är vald som ersättare. Ska delegeringen tas bort tidigare markeras aktuell rad samt klickar på ta bort knappen. Flera perioder kan läggas in samtidigt. Tänk på att då det gäller beslutsattester behöver den som väljs som ersättare ligga i attestliggaren med ersättarrättigheter för detta. Hör med din förvaltningsekonom. 45
För att ta bort en attest du har gjort markera raden och tryck ta bort attest. Spara. 46
För att byta kontering markera rad/rader och tryck på kontoändring. 47
Skriv Skriv in den in korrekta kontering konteringen och tryck och ok. tryck ok. 48
'Si Persone c menu Microsoft Internet EHplore r erhalle t av Aske rsunds Kommun... O @] ti'i ~ S ök [±] Fovcdor MeoJa (} I ~. O 13 13 IQJ :ii Bre vläda Faktura.ök Sy.te madm LOQQa ut I www.pe rsone c.com PER~ 1!!n!iD» Foktur.' /, H<....kbw. 3 Y.m.6 A.k."und. kommun,.. A."n Ank_.bi.tum 070619 YoIu.. SEK.kbw.d.tum 070619 B... ln... d.tum 070716 OM" OM.2 3 25.00 nod "M Ato"ökn;nq.nr Huvud K""t.r~/A_..... d<w..oo. tii "". Ant.ckn Öv... fo H_ Ko.tn~d.k",,"'r~... okuld/morr>o Ank""",tbok F... Konteringen ändras. F.ktur... fer... r AM. I T. t,,,. ttut 'I T. t,,, r 1,3"000c 16H'o 102300 I r-r-r-ii2n,.00 1070628 r,-,-,,-,-'-,1 r,-,-,,-,-,-,1 $ ii.st"'t!"l e @:l 1$;1 I!il Iiin Ii!! Il ~ ~vel l l!ii ~ ro I l1tj Ele+1r I Iiin ~ ro.. 1 ~}.t t<n II~p ".. _ @) We!J.. I N O J!IiI:ii1n 121<! '.:/ e 13:15 49
Om du behöver makulera en faktura. Lägg till en permanent anteckning om varför fakturan ska makuleras och eventuellt underlag för detta samt skicka den till systemansvarig Yvonne Jansson på ekonomienheten. 50
För att lista konton, dubbelklicka i rutan för konto. Välj vilket konto du vill kontera genom att trycka på den orange pilen. 51
Den valda koddelen hamnar då i respektive ruta i konteringsraden. På samma sätt går det att få en lista på ansvar eller verksamhet. 52
Navigera med hjälp av menyerna. Det går inte att använda bakåtknappen. Glömmer du lösenordet är du välkommen att kontakta systemansvarig Yvonne Jansson tfn 7079. 53