Sidan 1 av 33 INTERNFAKTURERING I AGRESSO
Sidan 2 av 33 INNEHÅLL Översikt internfakturering 3 Registrera internfaktura (leverantör) 4 Kontering och godkännande av internfaktura (beställare) 8 Delkontering (splittring) av internfaktura 11 Slutattestering av kostnadsrad (beställare) 15 Anpassning av uppgiftslista 18 Sökning av begrepp i registreringsbilden (leverantör) 19 Sökning av begrepp i kontering/attestbild (beställare) 20 Knappar i attestbilden 21 Frågefunktioner 23 Avvisad faktura 27 Makulering av internfaktura 30 Färger och symboler i arbetsflödet 33
Sidan 3 av 33 ÖVERSIKT INTERNFAKTURERING Ankomstregistrering av internfaktura Kontering och godkännande Slutattest Automatisk bokföring av internfaktura Rutinen för internfakturering i AGRESSO består av följande steg: 1. Ankomstregistrering, som görs av handläggare på säljande ansvar. Intäkten konteras för säljande ansvar och kostnaden konteras för köpande ansvar. Kostnadskonteringen skall konteras med konto KOSTK. Konto KOSTK initierar arbetsflödet för konteringsraden och raden skickas automatiskt till handläggare på köpande ansvar. 2. Kontering och godkännande, som görs av handläggare på köpande ansvar. Kostnadsraden konteras med korrekt konto och ev. justering görs av övriga konteringsdimensioner. 3. Slutattest, som görs av slutattestanten eller prefekt på köpande ansvar. Ev. görs ändring av konteringen. 4. När konteringsraden är slutattesterad, bokförs hela verifikationen med automatik.
Sidan 4 av 33 REGISTRERA INTERNFAKTURA som leverantör 1. Öppna skärmbilden Ankomstregistrering huvudbokstransaktioner.
Sidan 5 av 33 2. Registrera intäktskonteringen (för säljande ansvar). I registreringsbilden ska du trycka tab för att gå till nästa konteringsfält. Vid tab sker kontroll att inmatat värde är korrekt. Aktuell period och dagens datum föreslås kan ändras till annan öppen period vid heloch delårsbokslut. Konto - från kontoklass 3* (vid intern vidarefakt. av extern lev.fakt. använd kostnadskonto 5*) Ansvar - säljande ansvar Verks - verksamhet som intäkten ska bokföras på Fritt fält - valfritt Motpart köpande ansvar Finansiär blir med automatik samma som motparten Momskod - ska alltid vara 0 Reg.belopp - med minustecken (kredit), (vid kreditfaktura omvänt tecken). Text - verifikationstext som ska visas för konteringsraden i huvudboken Tryck Tab för att konteringen ska hamna i transaktionslistan och nästa kontering kan registreras. Med Fälthjälp (hjälpmenyn) eller F9 kan sökning göras av olika värden för aktuellt fält (se beskr. Sid 20)
Sidan 6 av 33 3. Registrera kostnadskonteringen (för köpande ansvar). Konto KOSTK (OBS! Måste användas för att internfakturan ska kunna distr. i arbetsflödet) Ansvar - köpande ansvar Verks - dummyvärde 10 anges med automatik (fast värde i kont.regel till konto KOSTK) Motpart säljande ansvar Finansiär blir med automatik samma som motparten Momskod Fast värde 0 vid konto KOSTK (går ej att ändra) Reg.belopp - utan minustecken (debet) (vid kreditfaktura omvänt tecken) Text Fakturatext till beställaren (med auto samma som intäktskonteringen, kan ändras). Om du vill korrigera någon kontering innan du skickar iväg internfakturan, så gör du det genom att placera markören någonstans på den rad du vill ändra. Gå till verktygsraden och välj Ändra rad (shift F11), registrera din ändring och välj sen Behåll (F11). Vill du ta bort/radera en konteringsrad som du registrerat fel, markera först raden och välj kommando Radera rad i Redigeramenyn. Om du ev. vill göra en Print Screenutskrift av internfakturan så bör detta göras nu, innan du sparar.
Sidan 7 av 33 4. När verifikationen väger jämt d.v.s. Debet o Kredit är 0, klicka på Spara eller F12. 5. Du får upp ett Verifikationsnummer för internfakturan som bör antecknas på underlaget.
Sidan 8 av 33 KONTERING OCH GODKÄNNANDE AV FAKTURA som beställare ( delkontering se sid 11) Längst ned till höger i AGRESSO kommer detta meddelande, till alla användare som är behörig på ansvaret, när en ny internfaktura finns för åtgärd. Om du klickar på länken i rutan, öppnas din uppgiftslista. Man kan också gå direkt till sin uppgiftslista genom att klicka på ikonen uppgifter längst ner till vänster i AGRESSO 1. Dubbelklicka i uppgiftslistan på en uppgift.
Sidan 9 av 33 2. En lista över internfakturor som ska åtgärdas öppnas till vänster på skärmbilden. 3. Markera den faktura du vill åtgärda så alla uppgifter om fakturan syns på skärmen. I fältet Beskrivning syns fakturatexten. I fältet Logg arbetsflöde kan du se vem som skapat internfakturan. 4. Ändra konto KOSTK till ett korrekt kostnadskonto. Ändra ev. övriga konteringsbegrepp om det behövs. Om du vill söka på något konteringsbegrepp, använder du fälthjälpen, F9, och söker med F7 (se beskr. Sid 21). Vid delkontering måste du använda Avancerat läge (se beskr. Sid 11) Om fakturan är fel av någon anledning (ex. skickad till fel ansvar) och behöver ändras så kan du Avvisa fakturan. Den går då tillbaka till leverantören. När du avvisar en faktura måste du alltid skriva en kommentar.
Sidan 10 av 33 För att se arbetsflödet för konteringsraden klickar du på Mapp Förklaring till Färger och symboler i arbetsflödet se sid 30 För att stänga ner arbetsflödesbilden klicka på x i övre högra hörnet. 4. Klicka på knappen Godkänna för att godkänna konteringsraden.
Sidan 11 av 33 Delkontering av internfaktura som beställare. När en internfaktura ska delkonteras så registrerar man först de olika delkonteringarna och som sista kontering ändrar man reg belopp på ursprungsraden. 1. Markera din internfaktura och välj Avancerat läge 2. Klicka på knappen Dela upp raden
Sidan 12 av 33 3. Registrera belopp, konto, verksamhet, ev. fritt fält och ev. en annan beskrivningstext för den första delkonteringen. 4. Om flera delkonteringar ska göras, tryck på Dela upp raden igen. Ytterligare en ny konteringsrad kommer upp, innehållande värden från förgående kontering. Upprepa sedan punkt 3 ovan. 5. Sista delkonteringen görs på ursprungsraden (Rad 1). Raden aktiveras genom att markera rutan längst till vänster på raden. Skriv in korrekt delbelopp (så att det stämmer med totalbeloppet på fakturan), konto, verksamhet, ev. fritt fält och ev. ändring av beskrivningstext. OBS! I dagsläget kan en internfaktura sparas trots att delkonterat belopp inte stämmer med internfakturans ursprungsbelopp. Var därför extra uppmärksam på att beloppen stämmer innan ni sparar. GU har beställt en anpassning av leverantören som gör att internfaktura inte ska kunna sparas vid differens, men tills dess att vi fått den anpassningen levererad så måste alla vara väldigt observant på att delkonterade belopp är lika med ursprungsbelopp.
Sidan 13 av 33 Om du upptäcker ett fel på någon av de tidigare konteringarna och vill ändra, klicka i rutan längst till vänster på raden du vill ändra. En liten markering kommer upp och raden är aktiv så ändringar kan göras. 7. För att godkänna en internfaktura med delkontering, markera alla rader som ska godkännas och klicka på knappen Godkänna i nedre delen av skärmbilden. Åtgärden Godkänna visas då i kolumnen Status på fakturan. Välj sen Spara (F12) för att internfakturan ska gå vidare till slutattestering.
Sidan 14 av 33 Om du vid delkontering glömt vilket ursprungsbelopp fakturan hade kan du se det i Uppgiftslistan på verifikationen. Om du glömmer att godkänna alla rader innan du sparar, så får du nedanstående röda markering på den rad som ej godkänts.
Sidan 15 av 33 SLUTATTESTERING AV KOSTNADSRAD som beställare Längst ned till höger i AGRESSO kommer detta meddelande upp när en ni internfaktura finns att attestera. Om du klickar på länken i rutan, öppnas din uppgiftslista. Man kan också gå direkt till sin uppgiftslista genom att klicka på ikonen uppgifter längst ner till vänster i AGRESSO 1. Dubbelklicka i uppgiftslistan på en uppgift
Sidan 16 av 33 2. En lista över internfakturor som ska attesteras öppnas till vänster i skärmbilden 3. Markera den faktura du vill attestera så alla uppgifter om fakturan syns på skärmen. I fältet Beskrivning syns fakturatexten. Om fakturan av någon anledning är fel och behöver ändras så kan du antingen: Avvisa fakturan den går då tillbaka till leverantören Skicka Tillbaka fakturan den går då tillbaka till den som konterat den Själv som slutattestant ändra ett redan registrerat värde om du bedömer att det är felaktigt. Om du avvisar eller skickar tillbaka fakturan måste du alltid skriva en kommentar. För att se arbetsflödet för specifik konteringsrad, klicka på fält i kolumnen Mapp
Sidan 17 av 33 Förklaring till Färger och symboler i arbetsflödet se sid 32. För att stänga arbetsflödesbilden klicka på x i övre högra hörnet. 4. Klicka på knappen Attestera för att attestera internfakturan Avancerat läge Om du väljer att använda Avancerat läge så öppnas nya åtgärdsknappar upp längst ner till vänster i din skärmbild. Vid Avancerat läge kan du ångra din valda åtgärd om den skulle vara fel. Om man använder Avancerat läge så måste man alltid, efter sitt val, trycka på Spara (F12).
Sidan 18 av 33 ANPASSNING UPPGIFTSLISTA Uppgiftslistan kan du anpassa som du själv vill ha den. Genom att ställa musmarkören på den grå rubrikraden och klicka med höger musknapp visas följande meny: Genom att välja Kolumner kan du i fönstret som visas till höger markera resp. avmarkera de kolumner du vill ska visas eller inte visas. Om du sedan väljer Sortera kan du i fönstret som visas till höger markera den kolumn du vill att uppgifterna ska sorteras efter. Genom att klicka på anpassa storlek justeras kolumnbredden i den kolumn du befinner dig i. Genom drag-and-drop, dvs. ställa musmarkören på en kolumnrubrik, klicka med vänster musknapp, hålla musknappen nere och flytta musmarkören dit man vill att kolumnen ska vara, kan man ändra ordningsföljden på kolumnerna. Kolumner med ordet Descr = Beskrivning Col1Descr = Ank-/Vernr Col2Descr = Ver.datum Col3Descr = Ansvar Col4Descr = Motp Col5Descr = Belopp Kolumner med ordet Val = värde Col1Val = Verifikationsnumret Col2Val = Transaktionsdatum Col3Val = Beställarens ansvar Col4Val = Leverantörens ansvar Col5Val = Fakturabelopp
Sidan 19 av 33 SÖKNING AV BEGREPP I REGISTRERINGSBILDEN som leverantör Du kan använda funktionen Fälthjälp för att leta reda på giltiga värden. Detta gör du genom att stå i det fält som du vill få information om (t.ex. Konto ) och sedan välja Fälthjälp (Hjälpmenyn) eller F9. Du får då upp en ny skärmbild där du kan begränsa din sökning på den grå sökraden. Här finns möjlighet att söka på både värden och text. Wildcard, * och? går att använda. När du gjort detta väljer du Sök (F7).. Du får upp vilka giltiga värden som finns för begreppet enligt dina sökvillkor. Du tar med dig värdet du ska använda till registreringsbilden genom att dubbelklicka på den raden eller markera raden och därefter välja F6 eller klicka på.
Sidan 20 av 33 SÖKNING AV BEGREPP som beställare För sökning av begrepp i beställarens konteringsbild eller slutattestantens attestbild kan också kommandot Fälthjälp användas. Stå i det fält som du vill få information om (t.ex. Konto ) välj Fälthjälp (Hjälpmenyn) eller F9. Begränsa din sökning till höger om den grå markeringen. Här finns möjlighet att söka på både värden och text. Wildcard, * och? går att använda. När du gjort detta väljer du Sök. Du får upp vilka giltiga värden som finns för begreppet enligt dina sökvillkor. Du tar med dig värdet du ska använda till konteringsbilden genom att dubbelklicka på den raden..
Sidan 21 av 33 KNAPPAR I ATTESTBILDEN Följande knappar och åtgärder finns i attestbilden. Vilka knappar som visas beror på din behörighet. Generellt gäller för alla knappar att du först markerar konteringsraden som ska åtgärdas genom att klicka i rutan längst till vänster, och sedan klickar på knappen för den åtgärd som du valt. Finns endast en konteringsrad kan man klicka på åtgärdsknappen direkt. Attestera med den här knappen attesterar slutattestanten konteringsraden, som går vidare till bokföring. Godkänna med den här knappen godkänner konteraren konteringsraden, som går vidare till slutattestanten. Avvisa med den här knappen avvisas konteringsraden tillbaka till den handläggare som ankomstregistrerat den. Kommentar måste skrivas. Tillbaka med den här knappen skickas konteringsraden tillbaka från slutattestanten till den konterare som godkänt den. Kommentar måste skrivas. Dela upp raden med den här knappen delar du upp konteringsraden på flera. Genom att klicka på Dela upp raden erhålls en ny rad. Ange belopp och kontera den nya raden. När den nya raden är klar, markerar du den ursprungliga och justerar beloppet och konterar. Radernas totalbelopp ska vara detsamma som beloppet för den ursprungliga raden. Normalläge för att återgår du till Normalläge efter att ha jobbat i Avancerat läge.
Sidan 22 av 33 Ta bort med den här knappen kan du ta bort en felaktig rad. Markera först raden i rutan längst till vänster och klicka sen Ta bort. Avancerat läge den här knappen använder du som konterare för att få åtkomst till åtgärden Dela upp rad vid delkontering. Om du som attestant väljer att attestera i Avancerat läge så har du möjlighet att Ångra din valda åtgärd innan du väljer spara. Åtgärdsknapparna i Avancerat läge öppnas upp längst ner till vänster i din skärmbild. Ångra med den här knappen kan du ångra din åtgärd Spara med den här knappen sparar du en markerad åtgärd i avancerat läge Kopiera Kopiera kommentar till andra rader
Sidan 23 av 33 FRÅGEFUNKTIONER För att se vilka internfakturor som ligger oreglerade i ekonomisystemet finns två rapporter att söka med. Gå in i Huvudboken/Fråga/Fråga arbetsflöde huvudbokstransaktioner. Klicka på + till vänster om förstoringsglaset så visas rapporterna. Uppföljning ej reglerade interfakt leverantör är en rapport där du som är leverantör av internfakturan kan gå in och se var i flödet din faktura befinner sig. Fyll i ditt ansvar i rutan som kommer upp och klicka sen OK.
Sidan 24 av 33 I stegdiagrammet kan du bl.a. se var fakturan befinner sig hos konterare, slutattesterare eller om den är Åter ankomst dvs. avvisad tillbaka till ditt ansvar. Du ser också verifikationsnummer och i beloppskolumnen finns en summering per beställare. Om din faktura inte finns med på denna lista är den betald och bokförd i huvudboken. För att se flödesschemat för en internfaktura se Fråga verifikation sid 25 Uppf internfakt för åtgärd beställare - är en rapport där du som är beställare kan gå in och se om du har internfakturor att åtgärda eller var i flödet internfakturan befinner sig. Fyll i ditt ansvar i rutan som kommer upp och klicka sen OK.
Sidan 25 av 33 För att se flödesschemat för en internfaktura se Fråga verifikation nedan. I stegdiagrammet kan du bl.a. se var internfakturan befinner sig hos konterare eller hos slutattestanten Om din faktura inte finns med på denna lista är den betald och bokförd i huvudboken. Fråga verifikation Vill man se Arbetsflödet för en internfaktura dvs. vilka personer som åtgärdat den osv. så kan man se det om man söker fram internfakturan i Fråga verifikation i huvudboken. Bocka för att du vill se både A Ej bokförda poster och B Huvudbok och skriv sen in verifikationsnumret på rad 2. Klicka OK. I resultatet markerar du den rad som varit hos beställaren och väljer sedan
Sidan 26 av 33 Visa arbetsflöde i Verktygsmenyn. Genom att klicka på en ruta i flödesschemat erhålls information kring det steget eller den åtgärden i fälten till höger. Färger och symboler i arbetsflödet beskrivs i ett separat avsnitt (se innehållsförteckning).
Sidan 27 av 33 AVVISAD FAKTURA När faktura blir avvisad hämtas den upp för åtgärd från din uppgiftslista. Klicka på Åter ankomst så öppnas registreringsbilden. Fyll i fakturans verifikationsnummer. Tryck tab. Fakturans konteringar visas. Lyft upp KOSTK-raden, och korrigera det felaktiga. Lyft ner raden igen, och spara (F12). Fakturan går nu ut i flödet på nytt.
Sidan 28 av 33 Korrigera det felaktiga och spara (F12) fakturan på nytt så går den ut i flödet igen. För att se varför mottagaren avvisat internfakturan, sök fram fakturan via Fråga verifikation. Kryssa i A i övre vänstra hörnet, fyll i verifikationsnumret och klicka OK. Markera KOSTK-raden och välj Visa arbetsflöde.
Sidan 29 av 33 Genom att markera rutan med avvisat-symbolen, visas beställarens lämnade kommentar.
Sidan 30 av 33 MAKULERING AV INTERNFAKTURA En internfaktura som ska makuleras måste ändras av leverantören och skickas om i flödet till sitt eget ansvar. När den blivit konterad och attesterad kommer den att 0:as ut i bokföringen. Faktura som ska makuleras plockar man upp via uppgiftslistan (om fakturan är avvisad) eller via Huvudboken Ankomstregistrering huvudboksverifikation. Fyll i fakturans verifikationsnummer. Tryck tab. Fakturans konteringar visas. Lyft upp KOSTK-raden, och ändra ansvar, verksamhet och ev fritt fält till samma värden som du har på intäktsraden. Lyft ner raden. Lyft upp intäktsraden och ändra motpart till ditt eget ansvar. Lyft ner raden. Innan du sparar så kontrollera att alla kolumners värden (utom konto) är lika och tar ut varandra.
Sidan 31 av 33 Internfakturan kommer nu att hamna i din uppgiftslista för kontering och godkännande. Ändra KOSTK till samma konto som du hade på din intäktskontering. Godkänn och spara. Internfakturan går nu vidare för slutattest. Efter attestering bokförs den makulerade internfakturan i huvudboken och saldot blir där +-0.
Sidan 32 av 33 FÄRGER OCH SYMBOLER I ARBETSFLÖDET Färger: Gul aktiv Grön avslutad Röd raden har skickats tillbaka i flödet Svart (Tunna linjer) Nästa steg i flödet (kan ses bl.a. när faktura blivit avvisad) Symboler: Streckad linje avaktiverad Utropstecken förändring är gjord, eller distribution saknas Bock åtgärdad utan ändringar Skylt ej infart avvisad Blå pil vänster uppåt ny cirkulation inom samma steg Grön ruta med två vita pilar snett nedåt villkor har använts Grön fylld cirkel arbetsflödets start Röd fylld cirkel arbetsflödets slut Klocka väntar, ex vis på att åtgärden ska godkännas av samtliga Arbetsflödets status N - Inget arbetsflöde W - Arbetsflöde pågår T - Avslutad R Avvisad
Sidan 33 av 33 Namn på steget i arbetsflödet Grönt = steget avslutat Rött = Steget avvisat Namn på steget i arbetsflödet Gult = steget aktivt Namn på konterare som godkänt Bock = inga förändringar gjorda Namn på slutattestant som har raden