Kommunstyrelsens yttrande över granskningsrapport avseende verkställighet av Kommunfullmäktiges beslut

Transkript

1 Tjänsteutlåtande O Öst. Kmmunkansliet Till Kmmunstyrelsen Datum Dnr KS 2015/0109 Kmmunstyrelsens yttrande över granskningsrapprt avseende verkställighet av Kmmunfullmäktiges beslut Sammanfattning De förtrendevalda revisrerna i Österåkers kmmun har genm genmfört en granskning av verkställighet av beslut i Kmmunfullmäktige samt m återrapprteringen till beslutsfattarna är ändamålsenlig. Revisrerna har översänt rapprten ch önskar yttrande från Kmmunstyrelsen senast Beslutsförslag Kmmunstyrelsen beslutar Sm yttrande över revisrernas granskningsrapprt avseende verkställighet av Kmmunfullmäktiges beslut, överlämna Kmmunstyrelsens kntrs tjänsteutlåtande, daterat Bakgrund De förtrendevalda revisrerna i Österåkers kmmun har genm genmfört en granskning av verkställighet av beslut i Kmmunfullmäktige samt m återrapprteringen till beslutsfattarna är ändamålsenlig. Revisrerna gör, utifrån genmförd granskning, bedömningen att verkställighet ch återrapprtering av de särskilda uppdragen inte fullt ut är ändamålsenlig. De tjug uppdrag sm fullmäktige delade ut till styrelse, nämnder ch blag i samband med budgeten för 2014 är krtfattat hållna ch upplevs vare sig av revisrerna eller av mttagarna sm helt tydliga i sin innebörd. Vidare, menar revisrerna att det i de flesta fall, saknas ett tidsperspektiv, det vill säga när uppdragen ska vara verkställda. Revisrerna knstaterar att det föreligger en dkumenterad rutin för expediering, sm gäller samtliga beslut fattade av plitiska rgan. Rutinen bedöms av revisrerna sm ändamålsenlig. Det saknas emellertid mtsvarande dkumenterade rutin för uppföljning av beslut. Revisrernas granskning visar att sex uppdrag ännu inte är verkställda, men enligt uppgifter från ansvariga tjänstemän pågår arbete med uppdragen. Österåkers kmmun Åkersberga Tel Fax kmmun@steraker.se Sida I av 3

2 Tjänsteutlåtande 0 Österåker Kmmunkansliet Till Kmmunstyrelsen Datum Dnr KS 2015/0109 Mt bakgrund av granskningen rekmmenderar de förtrendevalda revisrerna följande: Implementera en rutin sm tydliggör tidpunkt ch frmer för hur uppföljning av särskilda beslut ch uppdrag sm lämnats av fullmäktige ska ske. Förslagsvis kan denna uppföljning ske i samband med nämndernas verksamhetsberättelser sm utarbetas inför framtagande av kmmunens samlade delårsrapprt ch årsredvisning, Utveckla beredningsprcessen inför beslut i fullmäktige kring särskilda uppdrag i syfte att tydliggöra tidsperspektivet för när ett uppdrag ska vara genmfört samt att utredningsuppdrag åtföljs av tydliga direktiv med syfte ch förväntat mål/resultat. Förvaltningens slutsatser I Österåkers kmmun gäller sedan tidigare, i enlighet med Kmmunfullmäktiges arbetsrdning (OFS 2013:19) att en redvisning från nämnderna till Kmmunfullmäktige ska ske enligt Kmmunallagens bestämmelser (Jfr KL 3 kap. 15 ). Redvisningen sker genm en sammanställd rapprt m hur nämnderna har fullgjrt sådana uppdrag sm fullmäktige lämnat till dem. Redvisningen sker genm behandling i särskilt ärende, vid Kmmunfullmäktiges rdinarie septembersammanträde. För att tillmötesgå revisrernas rekmmendatin, ch sm ett led i utvecklingen av internkntrllen, föreslår förvaltningen, att en redvisning av verkställigheten av Kmmunfullmäktiges uppdrag sker, i samband med Kmmunfullmäktiges behandling av ärendena gällande delårsbkslut samt årsredvisning. Redvisningen kan lämpligen ske i särskilt avsnitt i nämnda ärenden. Förvaltningen delar revisrernas synpunkter beträffande rekmmendatinen att utveckla beredningsprcessen inför beslut i Kmmunfullmäktige. Det gäller särskilt frågan m att tydliggöra tidsperspektivet för när ett uppdrag ska vara genmfört samt att utredningsuppdrag åtföljs av tydliga direktiv med syfte ch förväntat mål eller resultat. Av denna anledning har förvaltningen för avsikt att införa en ny rutin innebärande att det för samtliga ärenden sm blir föremål för Österåkers kmmuns beredningsprcess, ch vilka därmed nteras på en särskild ärendeförteckning, ska anges tidpunkt för när ärendet senast ska vara verkställt, alternativt när ärendet senast ska återrapprteras till beslutsfattarna samt åtföljas av tydliga direktiv avseende förvänta mål eller resultat. Detta ska även framgå av beslutssatserna. Vidare avser förvaltningen att fastställa ett särskilt styrdkument, rörande utfrmning av de tjänsteutlätanden, vilka kmmunens förvaltningar har till ansvar att skriva fram inför beslut i de plitiska rganen. Österåkers kmmun Åkersberga Tel Fax kmmun@steraker.se Sida 2 av 3

3 Tjänsteutlåtande ö Österåker Kmmunkansliet Till Kmmunstyrelsen Datum Dnr KS 2015/0109 Nämnda styrdkument syftar bl. a. till att tydligöra kraven på att Österåkers kmmuns beslut m uppdrag till nämnder ch styrelser, till sin innebörd blir helt tydliga samt anger tidsperspektiv för verkställighet. Bilagr Granskningsrapprt - Granskning av verkställighet av kmmunfullmäktiges beslut Jan-Olf Friman Kmmundirektör Peter. Freme Kanslichef Österåkers kmmun Akersberga Tel Fax kmmun@steraker.se Sida 3 av 3

4 Revisrerna Kmmunstyrelsen Gminisfaimg av verteäflmgkelc av kimmilmimittiäkisiges begtt De förtrendevalda revisrerna i Österåkers kmmun har gett i uppdrag att genmföra en granskning av m verkställigheten av beslut i fullmäktige samt återrapprteringen till beslutsfattarna är ändamålsenlig. Resultatet av granskningen framgår av bifgad rapprt. Utifrån genmförd granskning gör vi bedömningen att verkställighet ch återrapprtering av de särskilda uppdragen inte fullt är ut ändamålsenlig. De tjug uppdrag sm fullmäktige delade ut till styrelse, nämnder ch blag i samband med budgeten för 2014 är krtfattat hållna ch upplevs vare sig av ss eller av mttagarna sm helt tydliga i sin innebörd. Vidare saknas i de flesta fall ett tidsperspektiv, det vill säga när uppdragen ska vara verkställda. Det framhålls av intervjuade tjänstemän att frmuleringen av uppdragen är viktig i ch med att de endast består av en mening. Enligt uppgift finns inte alltid någn ytterligare infrmatin m bakgrund till uppdraget att tillgå, vilket påverkar verkställigheten ch det upplevs vara upp till respektive förvaltning att besluta m ambitinsnivån för uppdraget. Vi kan knstatera att det föreligger en dkumenterad rutin för expediering sm gäller samtliga beslut fattade av plitiska rgan. Rutinen är enligt vår "bedömning ändamålsenlig. Det saknas emellertid mtsvarande dkumenterade man för uppföljning av beslut. Vår granskning visar att sex uppdrag ännu inte är verkställda, ch enligt ansvariga pågår arbete med uppdragen alltjämt. ÖSTERÅKERS KOMMUN KOMMUNSTYRELSEN il K' ; O?QIS7OU/I- (ttui) Revisrerna översänder rapprten ch önskar Kmmunstyrelsens synpunkter ch yttrande över de iakttagelser ch rekmmendatiner sm redvisas. Svaret ska vara revisrerna tillhanda senast den 29 maj för revisrerna rdförande Km m u nfu ilmäktiges presiel i u in Samtliga nämnder ch styrelser

5 Revisinsrapprt r Henrik Fagerlind Cert, kmmunal revisr My Nyström Verkställighet av kmmunfullmäktiges beslut iv :^vi IK- Österåkers kmmun H p mm 1! p, ; il y&l/h 1 K.v'-(ri'.-: SKNp'( ' {*.j.* jhb -' V * ' 1 r i\< '****-***ä?s Bftft ffirf? ilf C K: - r- vwstaiv v - fr. M $ '.V'?mM " v é - 1^ * 1 - v- m I ^ pv: ;', I '{$*.{-! i I 9 i!'..:f é '>M S> -,1 ' (uw I«; H T- iwin ' - > " '>* 1 v v» 3 ' ' 'i,t i' V'^vT'#! «f - rf - <-' ':V" : V*1 i K Ätt Wé ' w # :i ii i

6 Innehållsförteckning l Samnranfattntiiig elt revisinell bedömmiiig i 2c Inledmmg « Bakgrund......, Syfte Kn trll.mål Avgränsning Metd 4 3- Om verkstäillgihielt av Ibestat Ansvar enligt kmmunallagen När ska besluten verkställas? Förutsättningar för att kunna verkställa beslut Kntrll av verkställighet Grainislmmgsi&klitegdlseF O 5..» 0... t.» ,,..,.»» Expediering ch uppföljning Rutiner för expediering av beslut Rutiner för uppföljning Särskilda uppdrag inm budget Kmmunstyrelsen Kultur- ch utbildningsnämnden Vård-- ch msrgsnämnden Scialnämnden Byggnadsnämnden Armada Fastighets AB 16 Österåkers kmmun,

7 i. Sammanfattning ch revisineli bedömning har på uppdrag av Österåkers kmmuns förtrendevalda revisrer genmfört en granskning av m verkställighet av beslut i fullmäktige samt återrapprtering till beslutsfattarna är ändamålsenlig. Utifrån genmförd granskning gör vi bedömningen att verkställigheten ch återrapprteringen av de särskilda uppdragen inte är fullt ut ändamålsenlig. Utifrån respektive kntrllmål förklarar vi varför vi gör vanstående bedömning. Är besluten tydligt frmulerade? De tjug uppdrag sm fullmäktige delade ut till styrelse, nämnder ch blag i budgeten för 2014 är krtfattat hållna ch upplevs vare sig av ss eller av mttagarna sm helt tydliga i sin innebörd. Vidare saknas i de flesta fall ett tidsperspektiv, det vill säga när fullmäktige avser att uppdragen ska vara verkställda. Det framhålls av intervjuade tjänstemän att frmuleringen av uppdragen är viktig i ch med att de endast består av en mening. Enligt uppgift finns inte alltid någn ytterligare infrmatin m bakgrund till uppdraget att tillgå, vilket påverkar verkställigheten ch det upplevs vara upp till respektive förvaltning att besluta m ambitinsnivån för uppdraget. Verkställs besluten på det sätt sm avsågs vid bsslutstililfållet? Vår granskning visar att sex uppdrag ännu inte är verkställda, ch enligt ansvariga pågår arbete med uppdragen alltjämt. De uppdrag vi gjrt bedömningen att de inte är verkställda är: Arbeta fram en 10-årig underhållsplan för det kmmunala vägnätet. En rapprt ska redvisas senast mars 2014 (Kmmunstyrelsen) Utreda framtida infrastrukturåtgärder samt upprätta riktlinjer för huvudmannaskap för allmän plats i lika typer av mråden i enlighet med översiktsplanen (Kmmunstyrelsen) Utreda knsekvenser vid eventuellt överförande av huvudmannaskapet från enskilda till kmmunala vägar i kmmunen ch knsekvenserna för de fastighetsägare sm idag har enskilda vägar Rapprtera rutiner tillsammans med beräkningsunderlag/berörda kalkyler för att säkerställa genmförande av explateringsred-visning/plan utifrån en matchningsprincip samt investeringar inm samhällsbyggnadsförvaltningen. Detta ska redvisas senast juni 2014 (Kmmunstyrelsen) Ta fram miljömål för kmmunen ch kmmunens invånare (Kmmunstyrelsen) Österåkers krnmun 1 av 17

8 Utreda möjligheter för återvinningscentral på IngmarsÖ för att värna m skärgårdsmiljön (Kmmunstyrelsen) Utreda eget bende för äldre missbrukare i kmmunen (Scialnämnden) För de övriga 14 uppdragen gör vi bedömningen att de verkställts på i huvudsak avsett vis, I avsnitt 4.2 redgörs respektive uppdrag. Om beslutet inte verkställs - vad är då rsaken? Inga uppdrag är att betrakta sm avslutade ch ej verkställda, utan för de uppdrag sm inte verkställts pågår arbete. Om verkställigheten avviker från beslutet vad berr det på? I vår granskning har vi inte identifierat någt uppdrag där verkställigheten markant avviker från beslutet. De uppdrag sm verkställts har, utifrån vår bedömning, gjrts på ett sådant vis sm förefaller rimligt utifrån uppdragens frmulering. Det bör dck påtalas att några beslut med angivna slutdatum verkställts först efter detta daturn. Mur rapprteras eventuella avvikelser från beslutet till beslutsfattarna? Den 1 september ska uppdrag vara verkställda m inte annat anges i beslutet enligt kmmunens rutin. I samband med septemberuppföljningen av uppdragen skulle fullmäktige få infrmatin m avvikelser, i det fall ansvarig nämnd identifierat sådana. Vidare sker en uppföljning inför årsredvisningen. Finns ändamålsenliga administrativa rutiner jv expediering ch uppföljning av beslut? Vi kan knstatera att det föreligger en dkumenterad rutin för expediering sm gäller samtliga beslut fattade av plitiska rgan. Rutinen är enligt vår bedömning ändamålsenlig. Det saknas emellertid mtsvarande dkumenterade rutin för uppföljning av beslut. Den vägledning sm ges av kmmunfullmäktiges sekreterare i samband med insamling av uppgifter till septemberuppföljningen ges i mail med en bifgad mall för att dkumentera status på respektive uppdrag. För att öka transparensen ch graden av verkställighet av fullmäktiges beslut rekmmenderar vi att rutinen för uppföljning till fullmäktige i september utvecklas avseende redvisning av utdelade uppdrag. Rutinen bör klargöra att alla uppdrag ska kmmenteras. Nar det gäller uppdrag sm är verkställda br fullmäktige infrmeras m vari verkställigheten består, t ex vad en utredning visat, ch när det gäller uppdrag sm rapprteras sm pågående bör fullmäktige infrmeras m vad sm hittills är gjrt avseende uppdraget ch när det beräknas vara klart. Vidare framgår vid samtal med persner sm arbetar med uppdragen att det inte i samtliga fall uppfattas självklart när ett uppdrag ska vara klart, i vissa fall anges årets slut, i andra fall att det ska vara pågående längre än ett år, ch det finns även Österåkers krnmun 2 av 17

9 uppdrag sm uppges ska vara färdigställda innan septemberuppföljningen. Vi rekmmenderar att fullmäktige i högre utsträckning än vad sm sker beslutar m när ett särskilt uppdrag ska vara utfört. För i princip samtliga beslut saknas angivet datum. Vi kan avslutningsvis knstatera att flera av uppdragen i budget innebär att lika utredningar ska genmföras. Vår bedömning är att ett besiat m utredning eller liknande bör åtföljas av tydliga direktiv m vad utredningen har för syfte, detta för att säkerställa att uppdraget utförs på det sätt sm avsågs vid beslutstillfället. Sammanfattningsvis lämnar vi följande rekmmendatiner utifrån de iakttagelser sm gjrts vid granskningen. Vi rekmmenderar Kmmunstyrelsen att impiementera en rutin sm tydliggör tidpunkt ch frmer för hur uppföljning av särskilda beslut ch uppdrag sm lämnats av fullmäktige ska ske. Förslagsvis kan denna uppföljning ske i samband rned nämndernas verksamhetsberättelser sm utarbetas inför framtagande av kmmunens samlade delårsrapprt ch årsredvisning. utveckla beredningsprcessen inför beslut i fullmäktige kring särskilda uppdrag i syfte att tyddliggöra tidsperspektivet för när ett uppdrag ska vara genmfört samt att utredningsuppdrag åtföljs av tydliga direktiv med syfte ch förväntat mål/resultat. Österåkers krnmun 3 av 17

10 Ett beslut i en plitisk församling innebär fta att någn frm av åtgärd ska utföras. För att åtgärden ska kunna utföras måste beslutet vara klart frmulerat. Beslutet bör, m möjligt, åtföljas med. uppgift m när åtgärden ska utföras alternativt träda i kraft. Ett viktigt led i beslutsprcessen är att besluten expedieras snarast möjligt ch att uppföljning sker samt att eventuella avvikelser från beslutet rapprteras till beslutsfattarna. Kmmunallagen reglerar inte hur beslutsexpediering ska ske utan respektive kmmun måste finna sina egna frmer för detta. I beslut sm utgör myndighetsutövning finns däremt i förvaltningslagen vissa grundläggande regler rn hur beslut ska kmmuniceras med berörd part. I budget 2014 lämnade fullmäktige tjug särskilda uppdrag till nämnder ch blag. Hur verkställighet ch återrapprtering av dessa sker är väsentligt. Revisrerna i Österåkers kmmun har uppdragit till att granska hur verkställighet av fullmäktiges beslut fungerar inm kmmunen. Granskningen syftar till att bedöma m verkställighet av beslut i fullmäktige samt återrapprtering till beslutsfattarna är ändamålsenlig. Granskningen sker utifrån följande kntrllmål: G Är besluten tydligt frmulerade? Verkställs besluten på det sätt sm avsågs vid beslutstillfallet? Om beslutet inte verkställs - vad är då rsaken? Om verkställigheten avviker från beslutet - vad berr det på? Hur rapprteras eventuella avvikelser från beslutet till beslutsfattarna? Finns ändamålsenliga administrativa rutiner för expediering ch uppföljning av beslut? Granskningen avgränsas till uppföljning av de uppdrag sm fullmäktige lämnade i samband med fastställande av budget 2014, Granskningen har genmförts genm en genmgång av samtliga nämnders prtkll för år 2014, beslutsunderlag samt expedierings ch återrapprteringsrutiner. Intervjuer på plats i Österåker har genmförts med administrativ chef, huvudregistratr ch kmmunfullmäktiges sekreterare. Vidare Österåkers krnmun 4 av 17

11 har telefnintervjuer med nämnds/styrelsesekreterare ch ansvariga handläggare genmförts. Österåkers krnmun 5 av 'i 7

12 3 Om. verkställighet an beslut Av kmmunallagens 3 kap 14 framgår att nämnderna bereder fullmäktiges ärenden ch ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. 16 kap 4 stadgas bland annat att det åligger styrelsen särskilt att... verkställa fullmäktiges beslut... Knsekvensen av dessa paragrafer är att uppgiften för nämnderna är att i allmänhet svara för att fullmäktiges beslut verkställs medan kmmunstyrelsen har det yttersta ansvaret för att besluten verkligen verkställs. Beslut ska, m inte annat sägs, verkställas så snart det är möjligt. I ytterst få fall kan det finnas anledning att invänta beslutets lagakraftvinnande. Inväntande av klagtidens utgång behöver endast ske i de fall det av särskilda skäl kan antas att beslutet kmmer att överklagas ch att ett återställande av verkställighet inte är möjligt. En självklar förutsättning för att beslut ska kunna verkställas är att uppdrag ch eventuella direktiv är klart frmulerade ch att den srn fått uppdraget infrmeras m det. Detta ställer kvalitativa krav på beslutsutfrmningen ch att det finns fungerande expedieringsrutiner. Det är av vikt att beslutsfattarna får återkppling på att utdelade uppdrag verkställts på det sätt sm avsågs vid bcslutstillfället. Ett beslut m utförande av utredning eller liknande bör därför åtföljas med tydliga direktiv m vad utredningen/uppdraget har för syfte ch ett datum när återrapprtering ska ske. Utdelade uppdrag bör nteras i diariet eller på särskild bevakningslista så att fullmäktige eller kmmunstyrelsen kan få redvisat vilka uppdrag sm är utdelade ch när dessa ska återrapprteras. Österåkers krnmun 6 av 17

13 4 Granskningsiakttagelser 4.bxpediering ch itpjffitfjfing! ' Rutiner (r cxpccli.ering civ htisiut Enligt Expedieringsrutinen 1 ska beslut i plitiska rgan efter justering expedieras. Det innebär att utdrag ur prtkll, i vilket beslutet framgår, skickas till den eller de srn berörs av beslutet. Genm expedieringen får den sm initierat ett ärende eller de sm har till uppgift att verkställa beslutet kännedm m beslutet. Det är enligt rutinen i första hand registratr sm expedierar beslut men det kan även vara nämndsekreterare eller handläggare. På prtkllsutdraget ska anges var beslutet expedieras. Enligt expedieringsrutin bifgas beslut m uppdrag via mail ch infrmatin m att "uppdraget ska redxåsas på KF i september m inget annat anges". Registratrn signerar prtkllutdraget med namn ch datum när det expedieras. / :i.innci ji upnlihjuiiu'! Nämnderna ska vid kmmunfullmäktiges septembersammanträde redvisa verkställighet av de uppdrag sm kmmunfullmäktige lämnat i budget. Infrmatin m rutiner för uppföljning skickas ut till förvaltningschefer via mail. Till mailet bifgas en wrdmall där förvaltningen ska redvisa status för uppdraget samt kmmentera detta. Ifylld mall ska sändas till krnmunfullmäktiges sekreterare senast 30 juni. Ärendet bereds av kmmunstyrelsen sm föreslår kmmunfullmäktige att ntera den sammanställda rapprten till prtkllet vid septembersammanträdet. Mtsvarande uppföljning genmförs inför årsredvisningen. Nedan redvisas de 20 uppdrag srn fullmäktige gav nämnderna inm ramen för budget För varje uppdrag anges vilken infrmatin sm lämnades fullmäktige i septemberuppföljningen, samt våra kmmentarer efter telefnintervjuer rned närrmdsekreterare eller ansvarig handläggare. Anslå mnkrfr välkmstskyjlt vid E n$ vmåerförutsättning av avtal med markägaren samt att tilhtåndfiån Trafikverket ges ÅterrappirteFiiiig Vid rapprteringen till krnmunfullmäktige redvisas att uppdraget är pågående ch att arrendeavtal med markägaren är klart samt att en ansökan m tillstånd har skickats till Länsstyrelsen. Vidare rapprteras att 1,8 mnkr ingår i SBF:s investeringsbudget. 1 Expediering, Sfia Cyne, Österåkers krnmun PvvC 7 av 17

14 Kmmentar Uppdraget redvisas sm pågående i september. Länsstyrelsen har sedan enligt uppgift inkmmit med svar, ch avslagit Österåkers ansökan. Då arrendeavtal med markägaren har kmmit till stånd, ansökan m tillstånd skickades till Länsstyrelsen samt att skylten är upptagen i nämndens investeringsbudget anses uppdraget verkställt i enlighet med beslutet. Arbeta fram en t-årig underhålllsplanfr det kmmunala vägnätet En rapprt ska redlvisas senast mavs 2014 Åfteirrappartteirimtg Vid rapprteringen till Kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är pågående ch att en första delrapprt lämnats till kmmunstyrelsen den 11 augusti ch Lill kmmunfullmäktige den 1 september. Kmmunfullmäktige gdkände kmmunstyrelsens förslag vid sammanträdet :15. Enligt delrapprten i tjänsteutlåtandet har prcessen för att ta fram en 10-årig underhållsplan analyserats. För att ta fram underhållsplaner behöver två saker kmma till stånd, först behöver en inventering ch tillståndsbedömning av vägnätet utföras, sedan ska materialet bearbetas i ett prgram med databas. Inventering ch tillståndsbedömning har upphandlats. KmmeiniltaF 1 beslutet framgår att en rapprt ska redvisas senast mars Detta är inte genmfört utan en första delrapprt redvisas istället i augusti. I kmmentaren vid delårsrapprteringen ges ingen förklaring till varför beslutet inte verkställts inm tidsramen. Företrädare för Kmmunstyrelsens kntr meddelar att anledningen till att rapprten inte levererades inm tidsramen berdde på att väg- ch trafikenheten inte kan mäta in vägar under vintertid då det ligger snö. Rapprten inväntande detta arbete. Utreda framtida infrastrukturåtgärder samt upprätta riktlinjer fr huvudmannaskap för allmän plats i lika typer av mråden i Vid rapprteringen till kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är pågående utan kmmentar m uppdragets frtlöpande. Uppdraget finns inte upptaget i kmmunstyrelsens prtkll efter delårsuppfölj ningen. Kmmemiltar Enligt företrädare för Kmmunstyrelsens kntr är uppdraget delegerat till väg- ch trafikavdelningen inm samhällsbyggnadsförvaltningen, inga riktlinjer uppges finnas upprättade. Österåkers krnmun 8 av 17

15 Utreda knsekvenser vid eventuellt överförande av huvudmannaskapet från enskilda till kmmunala vägar i kmmunen ch knsekvenserna fr de fastighetsägare sm idag har enskilda vägar Återrapprteriiig Vid rapprteringen till kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är pågående utan kmmentar 0111 uppdragets frtlöpande. Uppdraget finns inte upptaget i kmmunstyrelsens prtkll efter delårsuppföljningen. Kmmemtaip Företrädare för Kmmunstyrelsens kntr meddelar att uppdraget frtfarande är pågående i januari Rapprtera rutiner tillsammans med beräkningsunderlag/berörda kalkyler fr att säkerställa genmfrande av explateringsredvisning/plan utifrån en matchningsprincip samt investeringar inm samhällsbyiggnadsfrvaltningen Detta ska redvisas senast juni ^014 Återrappirteråig Vid rapprteringen till kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är pågående utan kmmentar m uppdragets frtlöpande. Uppdraget finns inte upptaget i kmmunstyrelsens prtkll efter delårsuppföljningen. Kmmentar I augusti redvisas uppdraget sm pågående trts att beslutet fastslg att redvisning skulle ske senast juni Det är därmed att betrakta sm en avvikelse från beslutet vilket stärker behvet av förldaring ch redvisning i uppföljningen. Företrädare för Kmmunstyrelsens kntr meddelar att uppdraget frtfarande är pågående i januari Kartlägga vilka kulturarv sm finns i kmmunen, samt var ansvaret för drift ch underhåll ligger i da.gglågjet Återrapprterimg Vid rapprteringen till kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är pågående utan kmmentar m uppdragets frtlöpande. Uppdraget finns inte upptaget i kmmunstyrelsens prtkll efter delårsuppfölj ningen. Österåkers kmmun 9 av 17

16 KFDiinnieintsir Företrädare för Kmmunstyrelsens kntr meddelar atl en kartläggning är framtagen men inte redvisad. Vad gäller ansvar för drift ch underhåll tydliggjrdes detta i anslutning till beslut m ny plitisk rganisatin, där ansvaret numera åligger den nybildade kultur- ch fritidsnämnden enligt reglemente. Utreda möjligheten fr lärlingsplatser i samarbete inm Stckhlm Nrdst (STONO) i s^ftte att minska ungdmsarbetslösheten ÅteFrappirteirmg Vid rapprteringen till kmmunfullmäktige redvisas atl uppdraget är pågående utan kmmentar m uppdragets frtlöpande. Uppdraget finns inte upptaget i kmmunstyrelsens prtkll efter delå rsuppföljningen. Kmmeetar Kntakt uppges ha tagits med näringslivscheferna inm nrdstkmmunerna. Den samlade bilden är att intresset är lågt med hänvisning till den låga arbetslösheten inm nrdst. Tajram miljömål fr kmmunen eh kmmunens invånare Återrapprterlinig Vid rapprteringen till kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är pågående samt att utredning av miljöstrateg pågår. Ingen ytterligare infrmatin m uppdraget återfinns i kmmunstyrelsens prtkll under hösten, augusti till december. Kmmentar Vid intervju med ansvarig tjänsteman vid samhällsbyggnadsförvaltningen framgår att uppdraget är pågående ch inte avslutat. Uppdraget beskrivs sm ett långt uppdrag då det ska gälla för både invånare ch kmmunrganisatin. En arbetsgrupp har tagit fram ett förslag till struktur för mål ch rganisatin för att arbeta med målen. Uppdraget bedöms från samhällsbyggnadsförvaltningen vara hs kmmundirektören då beslut bör cas m struktur samt förankringsarbete i hela rganisatinen. Vidare bedöms från samhällsbyggnadsförvaltningen att målen måste få en naturlig plats i planering ch uppföljningsarbetet. Ett miljö- ch klimatråd är bildat, vilket från förvaltningens håll bedöms sm en möjlig aktör i målarbetet. Arbetet med uppdraget uppges ha stannat upp i samband med valet. Under intervjuer uppges att fullmäktige gett samma uppdrag även 2015, vilket från samhällsbyggnadsförvaltningen upplevs tydligt då inger specificering m vad sm. avses med uppdraget ges. Företrädare för Kmmunstyrelsens kntr meddelar att arbete pågår ch att uppdraget tas upp för plitisk behandling under våren Österåkers krnmun - 10 av 17

17 Utreda värna m skärgårdsmiljön att Vid rapprteringen till kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är pågående ch att arbete i linje med uppdraget har skett. Ingen ytterligare infrmatin m uppdraget återfinns i krnmunstyrelsens prtkll under hösten, augusti till december. Kmmeinitsir Vid augustirapprteringen redvisas att arbete i linje med uppdraget har skett, däremt framgår inte vad exakt sm har genmförts ch när uppdraget beräknas vara verkställt. Vid intervju meddelas att uppdraget ej är verkställt utan bedöms sm pågående. Ansvarig tjänsteman vid samhällsbyggnadsförvaltningen fick uppdraget till sig från förvaltningschef i samband med översynen i augusti. Förvaltningschefen är ny ch var ej med vid budgetdiskussinerna för året. Det uppges inte finnas någn prjektplan eller beskrivning av uppdraget. Från samhällsbyggnadsförvaltningen tlkas uppdraget sm att utreda vilka förutsättningar sm krävs samt vilka kstnader en återvinningscentral skulle innebära. Uppdraget har påbörjats ch dialg har förts med Åsätra hamn på fastlandet. Vidare utför Rslagsvatten den kmmunala avfallshämtningen, vilket gör att samverkan med blaget bör ske kring uppdraget. Företrädare för Kmmunstyrelsens kntr meddelar att ett arbete pågår där samhällsbyggnad, Rslagsvatten ch representanter från Ingmarsö samarbetar. Ambitinen är att upprätta en återvinningscentral på Ingmarsö, vilket är mer mfattande än fullmäktiges uppdrag. Tidplanen bedöms till smmaren 2015, samt att m ingen återvinningscentral är tillskapad under smmaren, kan ändå en rapprt lämnas sm svar på uppdraget. Vid rapprteringen till kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är verkställt ch upptaget i prlkllel i. maj 2014 (KUN :10). I prtkllet KUN beslutas att föreslå kmmunstyrelsen föreslå kmmunfullmäktige att Österåker ska ansluta sig till KCNO ch delta i en gemensam upphandling av kmmunal vuxenutbildning från ch med 1 juli Samt att engångskstnader för anslutning till KCNO m 300 tkr tillskjuts förvaltningens budget Österåkers krnmun i 1 av 1

18 Kmmentar Nämnden lämnar utifrån sin utredning förslag på att ansluta sig Lill ICCNO under förutsättning att anslutningskstnaden tillförs nämndens budget. Uppdraget innebar för nämnden att utreda förutsättningar för samverkan, vilket är genmfört i enlighet rned beslutet. Ta fram en mdell fr uppföljning avseende samband mellan resursåtgång, prestatin, resultat samt effekter för både sklr ch frsklr. Resultatet ska vara tillgängligt på enketsnivåfr medbrgarna ÅtefipappirteHjmg Vid rapprteringen till Kmmunfullmäktige den redvisas att uppdraget är pågående ch att uppdraget finns med i beredning KUN tåg 6, trligtvis infrmatin i KUN ch beslut i KUN Vid sammanträdet beslutar kultur - ch utbildningsnämnden att anta en mdell för uppföljning ch utvärdering av försklr ch sklr i enlighet med förvaltningens förslag, tjänsteutlåtande daterat Detta lämnas sm svar på uppdraget i budget. Mdellen för uppföljning ch utvärdering är strukturerad kring fyra mråden: nämndens uppdrag, vilka verksamheter sm ska följas upp, metd ch rutin för uppföljning samt vilka åtgärder sm ska vidtas vid brister, Vidare finns en upprättad årsplan för när var ch en av aktiviteterna ska genmföras. De metder ch rutiner sm ska användas är genm det systematiska kvalitetsarbetet, kundundersökningar, utförarmöten, budgecdialg med utförare, interna samverkansmöten, uppföljning av beställningar, tillsyn i verksamheterna, möten med särsklr samt uppföljning av individuella tilläggsbelpp. Årets genmförda undersökningar publiceras sedan på webben på enhetsnivå. Under våren 2014 upphandlades ett nytt jämförarverktyg sm kmmer förenkla för medbrgare att jämföra enheter inm kmmunen. Kmmeetar En mdell för uppföljning är upprättad. Genm de lika mmenten i mdellen skapas förutsättningar för att kunna se de samband sm avses i beslutet. Utreda hur lika typer av eknmiska resurser används för bland annat barn/elever med. särskilt stöd smmt kur antal barn/elever med diagnser har utvecklats i kmmvnen Återrappjrteirmg Vid rapprteringen till Kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är pågående samt att det finns med i beredning KUN tåg 6, trligtvis infrmatin i KUN ch beslut i KUN Österåkers krnmun 12 av 17

19 Kultur- ch utbildningsförvaltningens tjänsteutlåtande behandlas i KUN , ch tjänsteutlåtandet överlämnas till kmmunstyrelsen. Tjänsteutlåtandet bifgar resursfördelningen för skla, förskla sami: särskilt stöd. Även utvecklingen de senaste tre åren avseende antal barn med särskilt stöd redvisas. Förvaltningen meddelar att verksamheterna i det systematiska kvalitetsarbetet ska redvisa sina insatser samt analysera m stödinsatserna är ändamålsenliga ch tillräckliga, vilket kmmer resultera i att behv kan identifieras samt att relevanta åtgärder kan vidtas. KmmemiteF Rapprteringen till fullmäktige i september är att betrakta sm ändamålsenlig ch infrmatin m ärendets status redvisas. Nämnden redvisade innan årets slut utredningen vilken ligger inm beslutet. Utreda behvet kring Jritidsverksamhetför ungdmar med funktinshinder sm inte har möjlighet att ta del av ^ fritidsutbud sm erbjuds Återrapprteriiig Vid rapprteringen till Kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är pågående samt att det finns med i beredning KUN tåg 6, trligtvis infrmatin i KUN ch beslut i KUN Ärendet tas upp vid sammanträdet den då beslut m bifall fattas m förvaltningens tjänsteutlåtande med tillhörande utredning, Förslag på utvecklingsmråden överlämnas till Kmmunfullmäktige sm svar på uppdraget i budget. Utbudet av fritidsaktiviteter bedöms gtt ch varierat inm kmmunen ch målgruppen har inte ökat nämnvärt de senaste åren. Bland förslagen på utvecklingsinsatser finns bland annat att eknmisk möjliggöra simning ch att kmmunen har en tillgänglighetsanpassad anläggning. Ätt aktivitetsbidraget till barn- ch ungdmsföreningar kmpletteras med höjt bidrag till de aktiviteter sm är speciellt riktade till barn ch unga med funktinsnedsättning. Att tillgänglighetsanpassningar genmförs av kmmunens fritidsanläggningar. Kmmeirrtaip En utredning i enlighet med beslutet är färdigställd under senare delen av hösten ch överlämnat till Kmmunfullmäktige. Vidare har förslag på utvecklingsinsatser lämnats till fullmäktige att besluta m. Rapprtera resultatet av frstudie avseende ämrehende på Ljusierö Åteirrappirftermg Vid rapprteringen till Kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är Österåkers krnmun 13 av 17

20 pågående samt att utredning pågår. Uppdraget är planerat att redvisas för VON under andra halvan av hösten Scialförvaltningen lämnade ett tjänsteutlåtande med en förstudie den vilket tgs upp för beslut i vård- ch msrgsnämnden Förslag lämnas att Arrnada Fastighets AB tillsammans med vård- ch msrgsnämnden kan börja prjektera för ett nytt särskilt bende mfattande ti platser. Även kmmunstyrelsens arbetsutsktt beslutade m bifall till förslaget utan tillägg, Vid årsskiftet 2014/2015 är ärendet hs Kmmunfullmäktige. Kmmeirattsir En förstudie avseende ett äldrebende på Ljusterö är genmförd ch förslag lämnas på att börja prjektering. Detta gör att uppdraget anses verkställt i enlighet ined beslutet. Vid rapprteringen till Kmmunfullmäktige redvisas att uppdraget är verkställt. Ingen övrig kmmentar eller beskrivning lämnas. Vid sammanträdet den beslutade scialnämnden att bifalla scialförvaltningens tjänsteutlåtande ( ) samt föreslår kmmunstyrelsen föreslå Kmmunfullmäktige att besluta m att ge Scialnämnden i uppdrag att inrätta sciala insatsgrupper samt avsätta medel i budget Beräknad årlig kstnad uppgår till 1 mnkr. Vidare beslutades att scialförvaltningen ska redvisa arbetet med sciala insatsgrupper årsvis för scialnämnden. Kmmunstyrelsens arbetsutsktt beslutade att bifalla ärendet den , (hs kmmunstyrelsen ) samt föreslg Kmmunfullmäktige att besluta m bifall. Kmmunstyrelsen lade till två punkter innan ärendet skickas vidare till fullmäktige. Dels att kmmunstyrelsen får en redvisning av arbetet under våren 2015, dels att den särskilda utsedda persnen ska kallas för persnligt stöd. Kmmunfullmäktige beslutade att bifalla kmmunstyrelsens förslag. IKmmeintr Uppdraget är genmfört i enlighet med beslutet m att utreda förutsättningar för extra sciala insatsgrupper. Därtill uppges arbetet med grupperna ha startats upp i mindre skala under hösten. Österåkers krnmun 14 av 17

21 Utreda eget bende fr äldre missbrukare i kmmunen Återrapprtering Vid rapprteringen till Kmmunfullmäktige den redvisades uppdraget sm pågående samt att en utredning pågår. Ingen övrig infrmatin lämnades kring när uppdraget förväntas vara verkställt. Ärendet har ej tagits upp i scialnämndens prtkll under hösten Kmmentar Uppdraget är initierat av scialförvaltningen sm lyft frågan ch sedan fått med uppdraget i fullmäktiges budget för Förvaltningen hade enligt uppgift en plan för hur uppdraget kunde utföras, vilken dck inte fungerade sm önskat. Utredningen har därför dragit ut på tiden ch förvaltningen ska arbeta vidare med frågan under 2015, dck inte sm särskilt uppdrag. Driva/delta i ett samrdningsförbund tillsammans med andra kmmuner för att pressa ner kstnaderfövférsrjmingsstöd Finansiering på ea 400 tkr sker inm nämndens tilldelade ram Återirappirteriiiig auigusti 2014 (KF 2014=09-01) Vid rapprteringen i augusti redvisades uppdraget sm verkställt samt att kmmunfullmäktige har beslutat att finansiering med ca 156 tkr per år för Österåkers kmmun ska ske inm kmmunstyrelsens budget. Kmmentar Under samtal med sakkunnig inm förvaltningen framkmmer att samrdningsförbundet är igång sedan i maj 2014 ch under hösten har en förbundsehef tillsatts. Uppdraget är att betrakta sm verkställt i enlighet med beslutet. Revidera riktlinjer för sklskjutsar utifrån budget 2014 ch plan Återrapprttermg Vid rapprteringen till kmmunfullmäktige redvisades att uppdraget är verkställt. Ingen övrig kmmentar eller beskrivning lämnas. Kmmentar Ansvarig tjänsteman meddelar att uppdraget handlade rn sklskjutsar för frisklr. Ansvarig fick uppdraget från byggnadsnämnden med ett underlag/beskrivning av uppdraget vilket tydliggjrde den övergripande frmuleringen i beslutet. Uppdraget skulle enligt uppgift vara färdigt redan innan sklstart för vårtermin Österåkers kmmun 15 av 17

22 / C, \ri)u'i(ui Fu.tfiijlwfe /il:i Inm ramenfr gällande ägardirektiv får Artuada sm direktiv att prjektera ett äldrebende centralt i Åkersberga i samråd med kmmunstyrehen Återrapprtering Vid rapprteringen till Kmmunfullmäktige redvisades att uppdraget är pågående samt att en ny detaljplan är under framtagande gällande Nrrgårdsvägen där Odalen Förvaltning AB skall uppföra äldrebende. Kmmentar Statusen är att det alltjämt pågår ett detalj planearbete tr att skapa möjligheter fr 54 äldrebendeplatser. Detaljplanen var ute på samråd 19 nvember till 19 december. Den nya planen förväntas atc antas under 2015, trligtvis under hösten. Byggstart beräknas till slutet av 2015 alternativt början av 2016, m allt går enligt plan. Vi kan knstatera att ett arbete påbörjats genm detaljplanearbete för att bygga ett äldrebende i enlighet med det särskilda uppdraget. Inm ramen fr gällande ägardirektiv fårarmada sm direktiv att bygga smålägenheter på Nrrgårdsvägen Återrapprterimg Vid rapprteringen till Kmmunfullmäktige redvisades att uppdraget är pågående samt att en ny detaljplan är under framtagande gällande Nrrgårdsvägen där Armada ska bygga hyresrätter, Kmmentar Statusen är att det alltjämt pågår ett detaljplanearbete för att skapa möjligheter för 75 nya lägenheter. Detaljplanen var ute på samråd 19 nvember till 19 december. Den nya planen förväntas att antas under 2015, trligtvis under hösten. Byggstart beräknas till slutet av 2015 alternativt början av 2016, m allt går enligt plan. Vi kan knstatera att ett arbete påbörjats genm detaljplanearbete för att bygga smålägenheter i enlighet med det särskilda uppdraget. Österåkers kmmun 16 av 17

23 Prjektledare Uppdragsledare Österåkers krnmun 17 av 17