MANUAL FÖR RESEBESTÄLLNING OCH RESERÄKNING 1. Guidad reserapportering göra resebeställning/rapportering av resor Vad ska jag rapportera? Innan du åker på din resa skall du göra en resebeställning. Rapportera beställningen senast två dagar före din avresa. Om detta inte görs är du inte försäkrad. Din hemförsäkring är ej giltig när du reser i tjänsten. Inom EU ska du ha med ditt europeiska sjukförsäkringskort från försäkringskassan. Beställ på www.fk.se Om du ska resa utomlands, gäller även EU, ska du ha med ditt personliga försäkringskort från Kammarkollegiet. Du kan få hjälp med att beställa ett kort om du kontaktar Agneta Winquist på institutionskansliet.
2A. Resebeställning 2B. Reseräkning På resebeställningen anges när du beräknar att lämna hemmet, datum och tid. Hemresa, ange datum och tid som du uppskattar vara hemma igen. Ändamål anges kortfattat! Ex: Ekonomikurs i London (max 150 tecken). Använd ej specialtecken, kommatecken, punkter, radmatning mm i detta fält. Övrigt är endast till för egna anteckningar, texten i detta fält syns inte hos attesterare eller reseadministratören. När uppgifterna i resebeställningen har rapporterats avslutar du och skickar till attest. I windowsträdet under reserapportering syns nu resebeställningen som rapporterad. När du kommit hem ifrån din resa. Gå in via Guiden för reserapportering igen och ange att du vill göra en reseräkning för en resa som har en resebeställning. Här skall du även klicka i de uppgifter som du vill rapportera. OBS! Du kan alltid kontera din resa själv! Med detta menas att ange ansvarsnummer 3080 och ett verksamhetsnummer, dvs med vilka pengar som reseräkningen ska betalas. VIKTIGT! Om du inte vill ha traktamente för din resa, ange resa inom tjänstgöringszon. På detta sätt kan du endast få ersättning för utlägg och alla steg i reseguiden behöver ej göras.
3. Måltider 4. Utlägg på resan I denna bild ska du rapportera de måltider som du fått i samband med resan. Frukost på flyg/båt skall ej tas med. På min resa ingick frukost på hotellet, i min kursavgift ingick även tre luncher och två middagar. Hotellfakturan och kursavgiften är betalda av GU, vilket gör att måltiderna räknas som kostförmån. Om ni blir bjudna på lunch/middag när ni besöker någon ska ni bara klicka i rutorna för lunch/middag utan kostförmån. På denna sida ska alla måltider rapporteras, gäller även konferenser. På denna flik rapporteras alla utlägg som du haft i samband med resan. Om du haft utlägg i annan valuta än svenska kronor måste du gå in på en valutasida och titta hur kursen stod vid din resa. Gå förslagsvis in på www.oanda.com. Jag har haft tre utlägg och har på kvittona som bifogas reseräkningen numrerat dem med 1,2,3. För att kunna rapportera flera utlägg, klicka på fältet ny rad vid varje nytt utlägg. Utläggen behöver ej konteras här, utan det görs senare i guiden.
5. Bilersättning 6. Utrikesrapportering Du har rätt att få bilersättning för resor i tjänsten och väljer själv om ersättningen ska vara skattefri eller skattefri+skattepliktig. Gör ditt val och fyll sedan i datum och antal kilometrar. Avtal för passagerare finns inte. I bilden utrikesrapportering visas två sverigerader automatiskt, efter hur du ursprungligen fyllt i resebeställningen. Om dessa tider förändrats pga exempelvis flygförsening ändrar du det här. På rad ett fyller du i tid hemifrån tills att planet lyfte. På sverigerad två fyller du i när planet åter stod på svensk mark tills att du kom hem till dörren. För att kunna ange förrättningstiden klickar du fram en ny rad. Välj land du besökt från rullistan. Förrättningstid = när planet landade i landet tills att planet lyfte från landet. En bra tumregel vid en utlandsresa är att det ska skapas tre rader i reseräkningen. I anteckningsraden kan du ange om du inte vill ha fullt traktamente. Bifoga alltid din itinerary med flygtiderna som du får från resebyrån.
7. Kontering 7A. Skapa/ändra konteringar 2531xxxxx 2531xxxxx Hur ska reseräkningen betalas? Skapa en ny kontering genom att klicka på knappen gör en ny kontering. Ansvarsnumret är alltid 3080. Verksamhetsnumret är för externa bidragspengar en niosiffrig kod. Dessa verksamhetskoder läggs upp i ekonomisystemet av fakultetskansliet när forskaren/ doktoranden har fått ett kontrakt om ett bidrag. Kontraktet lämnas till administrationen på Zoologen. I fältet Verks. anges koden och i fältet Konteringsnamn, benämner du själv projektet. När ansvar, verksamhet och konteringsnamn är ifyllt, klicka på uppdatera mina konteringar. Om du har många projekt kan du spara ner samtliga. Konteringarna ligger sedan kvar som sparade. När du har sparat alla dina uppgifter och uppdaterat konteringarna, klickar du på knappen längst ner stäng och spara. Nästa gång du gör en reseräkning behöver du därför inte gå in i denna bild, utan du kan plocka upp rätt verksamhet i första konteringsbilden.
7B. Kontera din resa 8. Reseräkningsspecifikation 1969XXXX NILS NILSSON NILSVÄGEN 8 550 67 GÖTEBORG När du stängt och sparat i bilden skapa/ändra mina konteringar kommer du tillbaka till konteringsbilden. I rullistan kan du se de verksamheter som du namngav och sparade. Du väljer vilken verksamhet som ska debiteras. I fältet andel % skall du ange 100%. Du kan även dela upp debiteringen på flera verksamheter med hjälp av att klicka fram en ny rad. Andel % måste dock alltid ha slutsumman 100%. Jag har nu gått igenom alla steg för min reseräkning. När detta är klart klickar jag på knappen avsluta och skicka till attest. Frågan vill du först se en översikt på din reseräkning kommer upp. Välj ja och en översikt visas på skärmen. NILS NILSSON 031-786XXXX Kontrollera att allt ser ok ut: stämmer angiven kontering? ser mina sverige-, och utlandstider rätt ut? bilersätting? har jag fått med alla måltider? fortsättning nästa sida
9. Bifoga alltid underlag till reseräkningen såsom: 1969XXXX Stämmer mina kvitton och valutakurs, med vad jag angivet på reseräkningen? Om allt är ok kan jag avsluta och skicka till attest. Gör en utskrift på reseräkningsöversikten. Du behöver inte skriva under reseräkningen eftersom den får en elektronisk underskrift. itinerary med flygtider, och flyg/tåg-biljetter om du ej har e-ticket. boardingpass originalkvitton på alla utlägg kopia på kontokortsuttag om du har deltagit i konferens eller på en kurs, bifoga en översikt av denna med exempelvis inbjudan. om du rest och debiterat pengar från ett EU-projekt, ange detta eftersom EU kräver kopior på alla resor vid ekonomisk redovisning. NILS NILSSON 031-786XXXX Specifikationen och alla underlag lämnas till institutionskansliet. Om du vill få ersättning för reseräkningen utbetalt under innevarande månad, håll utkik efter brytdatum för lönekörningen. Dessa datum finns att läsa utanför kansliet.