Boka egen tid Boka Svara möten Vyer Schemaläggning Gruppkalender Dela kalender Semester
Britt Tågmark britt.tagmark@gmail.com Senast ändrad 2014-12-25
Innehåll Öppna kalendern... 1 Vyer... 1 Dagens datum och tid... 2 Olika typer av bokningar... 3 Mötesförfrågan... 3 Avtalad tid (Boka egen tid)... 3 Heldagsaktivitet (händelser)... 3 Bokningsstatus... 3 Visning av tiden i Kalendern... 4 Färga bokningar... 4 Skapa Avtalad tid (Boka egen tid)... 5 Bokning över flera dagar... 6 Återkommande bokningar... 7 Kopiera bokningar... 8 Ta bort bokningar... 9 Radera en enstaka bokning... 9 Radera enstaka återkommande bokning... 9 Radera återkommande bokningar... 9 Boka ett möte... 10 Schemaläggning... 11 Godkänna en inbjudan... 12 Hantera svar på inbjudan... 13 Radera en mötesbokning... 13 Flytta mötestid... 13 Dela kalendrar... 15 Vanliga behörighetsnivåer i kalender... 16 Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post... 17 Lägga till en kollegas kalender... 17 Delningen upphör... 17 Gruppkalender... 18 Skapa gruppkalender... 18 Överlägg (Överlappande kalendrar)... 19 Skriva ut... 20 Koppla bokning till frånvarobesked i telefonen... 20 Kalenderinställningar... 21 Arbetstid... 21 Kalenderalternativ... 21 Visningsalternativ... 21 Färga bokningar automatiskt... 22 Index... 24 Britt Tågmark
Öppna kalendern Outlook kalender I kalendern lägger du in dina bokade tider, återkommande möten och evenemang. Kalendern är också ett mycket kraftfullt hjälpmedel att planera in lämpliga tider för gemensamma möten. Öppna kalendern Du öppnar Kalendern genom att klicka på knappen Kalender nere till vänster i programmet. Vyer På menyfliken Start i kalendern kan du välja olika vyer Dag, Arbetsvecka, Vecka, Månad eller Schemavy, allt efter vad som passar dig bäst för tillfället. Du väljer genom att klicka på respektive knapp. Till vänster visas en översiktskalender Antalet månader som visas är beroende av läsfönster, kalenderstorlek, navigationsfönstret och storlek på text i datumbläddringen. I översikten markeras aktuell vecka med färg och dagens datum görs tydligt med en ram. De dagar du har bokade tider är markerade med fetstil. Läs på sidan 21 hur du kan lägga till veckonummer. 1
Vyer Dagens datum och tid Du kan snabbt växla till dagens datum genom att klicka på knappen I dag. (Kortkommando Alt + I) Dagens datum markeras med färg i Kalendern. Om du har en liten skärm eller visar flera kalendrar vid sidan av varandra kanske inte veckodagen visas Aktuell tid visas med ett streck på tidsaxeln. Högerklicka på tidsaxeln om du önskar ändra tidsintervall från standardintervallet på 30 min. Den tidslängden styr den föreslagna längden på ett möte. 2
Olika typer av bokningar Olika typer av bokningar Mötesförfrågan Mötestid är en gemensamt avsatt tid för dig och andra personer. Du kan boka möte med dina kollegor eller så bokar arbetskamrater möte med dig. Avtalad tid (Boka egen tid) Det är en tid som bara berör dig. Tiden visas dock i Kalendern, så dina kollegor kan se att du är upptagen när de vill ordna ett möte. Heldagsaktivitet (händelser) Heldagsaktivitet är till exempel en notering om födelsedagar. Den tiden visas inte som bokad tid i kalendern. Bokningsstatus Ledig Preliminärt Bokningen visas i din kalender, men den markeras inte som Upptagen i sökningen efter lediga tider. Detta är praktiskt för användare som vill få kännedom om när en viss händelse inträffar, men som ändå är lediga att bokas till ett möte. Ledig är också användbart för alla som av säkerhetsskäl inte vill att deras mötestider ska vara synliga i sökningen efter lediga tider. Du kommer antagligen att delta i mötet, men beroendeförhållanden eller andra faktorer kan förhindra deltagandet Upptagen Du är inte ledig för att bokas in för ett annat möte Frånvarande Du kan inte bokas och kan troligen inte heller nås. Skillnaden mellan Frånvarande och Upptagen är att du med Upptagen fortfarande kan nås i akutsituationer. Om du inte befinner dig på kontoret måste personer som försöker nå dig kontrollera ditt schema för att ta reda på var du är innan de försöker ringa dig. 3
Olika typer av bokningar Visning av tiden i Kalendern Beroende på hur du anger bokningsstatus visas tiderna med olika färger i kanten. Detta är en information till dina kollegor om de kan boka dig, eller om du upptagen eller frånvarande. Färga bokningar För att poängtera vissa bokningar kan du färgmarkera dessa. 1. Högerklicka på en bokning eller ett möte 2. Välj Kategorisera 3. Välj en lämplig kategori och färg. Kategorierna är redigeringsbara Med villkorsstyrd formatering kan du färga bokningar automatiskt, läs mer på sidan 22. Det är ett effektivt sätt att få en bra överblick. 4
Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) Skapa Avtalad tid (Boka egen tid) Alternativ 1 1. Dubbelklicka direkt i kalendern där du vill boka en tid 2. Skriv in en rubrik i rutan Ämne 3. Fyll eventuellt i Plats 4. Fyll i Starttid och Sluttid 5. Klicka på piltangenterna till höger och vänster om månaderna för att byta månad. Markera sedan datum. 6. Ange längd på mötet genom att klicka på listpilen och välj tid 7. OBS! Om du bockar i rutan Hela dagen markeras inte tiden i kalendern utan händelsen visas i en namnlist under datumet 5
Bokning över flera dagar 8. Du får en standardpåminnelse 15 minuter innan avtalad tid. Klicka på listpilen och ändra tid om du så önskar. Om du har ljud installerat på datorn kan du även få en ljudpåminnelse 9. Om du markerar bokningen som Privat genom att klicka på hänglåset kan dina kollegor, som har rättigheter i din kalender inte se innehållet i bokningen. 10. Ett litet hänglås låser bokningen. I ämnesrutan står Privat återkommande tid. Tips! Istället för att använda datumvisningen och klockan i bokningar kan du skriva text. Det går exempelvis att skriva idag, imorgon, vecka, månad, övermorgon eller specifik veckodag. När det gäller klockan kan du skriva nio, elva osv. Alternativ 2 1. Markera tiden i Kalendern genom att dra över önskad tid med musen 2. Högerklicka inom det markerade området 3. Välj Ny avtalad tid i snabbmenyn 4. Följ sedan instruktionen i Alternativ 1 Bokning över flera dagar När du bokar in flera dagar i sträck visas bokningen längst upp under datumlisten. Om en kollega vill boka dig framgår det att du är upptagen. 6
Återkommande bokningar Återkommande bokningar En bokning som återkommer med jämna intervall behöver du inte skriva in mer än en gång. Det kan till exempel vara regelbundet återkommande planeringsmöten. 1. Öppna en ny bokning 2. Klicka på knappen Återkommande 3. Gör önskade inställningar 4. Återkommande bokningar visas med en särskild symbol i kalendern Öppna återkommande bokningar När du öppnar en återkommande bokning för att göra en ändring, får du frågan om du vill öppna hela serien eller denna förekomst. Om du ändrar tid på en enstaka återkommande bokning ritas ett streck över symbolen för att visa att tiden avviker från standardmötestiden 7
Kopiera bokningar Kopiera bokningar Om guiden i Återkommande bokningar inte fungerar för dina bokade tider kan du kopiera bokningar och klistra in dem önskat antal gånger. Du måste utgå från en enstaka bokning, det fungerar inte med en återkommande bokning. 1. Markera bokningen genom att klicka på den 2. Ctrl + C för att kopiera bokningen (högerklick fungerar inte) 3. Markera datum och tid där du vill klistra in din bokning. 4. Ctrl + V för att klistra in bokningen 5. Fortsätt att klistra in bokningen så många gånger som önskas. 8
Ta bort bokningar Ta bort bokningar Radera en enstaka bokning Det finns många olika sätt att radera bokningar. Markera bokningen genom att klicka på den. Tryck sedan på tangenten Delete Högerklicka på bokningen och välj Ta bort i snabbmenyn Öppna bokningen och tryck på knappen Ta bort på menyfliken Avtalad tid Radera enstaka återkommande bokning När du väljer att ta bort en återkommande bokning får du frågan om du vill Ta bort den här förekomsten eller Ta bort hela serien. Läs nedan vad du ska tänka på om du tar bort hela serien. Radera återkommande bokningar Tänk på att om du tar bort en hel serie med återkommande objekt försvinner även avslutade bokade tider. För att behålla den dokumentationen i din kalender gör du så här: 1. Välj Öppna alla förekomster på ett återkommande objekt 2. Klicka på knappen Återkommande 3. Välj avslutningsdatum i rutan Slutar nere till höger i dialogrutan Om du inte behöver behålla informationen i din kalender markerar du alternativet Ta bort hela serien i den första dialogrutan. 9
Boka ett möte Boka ett möte Till ett möte i Outlook bokar du in dina kollegor. Den som skickar inbjudan till mötet är mötesorganisatör, och äger mötet. Det är endast den personen som kan ändra förutsättningarna för mötet i Outlook. 1. Menyfliken Start i Kalendern, välj knappen Nytt möte eller högerklicka och välj Ny mötesförfrågan i snabbmenyn. Du kan även börja med en vanlig bokning och inne i den välja knappen Bjud in deltagare. Alternativet Nytt möte med alla adresserar inbjudan till de personer vars kalender du visar 2. Klicka på knappen Till och adressera förfrågan till den eller de personer du vill bjuda in 3. Fyll i önskade uppgifter 4. Klicka eventuellt på knappen Schemaläggning, se beskrivning nedan 5. Skicka efter att ha kontrollerat att alla uppgifter är korrekta. Du kan inte återkalla en mötesförfrågan på samma sätt som du återkallar e-post 10
Boka ett möte Schemaläggning 1. I visningsläget Schemaläggning kan du kontrollera om dina mötesdeltagare redan är bokade den önskade tiden. 2. Området som avgränsas med en grön respektive röd linje är den föreslagna mötestiden. 3. Genom att klicka på knappen Välj nästa automatiskt kan du bläddra dig fram till en tid som verkar passa alla deltagare Symbolerna som visas framför namnen innebär uppifrån och ner: Mötesorganisatör, Obligatorisk deltagare samt Valfri deltagare 11
Godkänna en inbjudan Godkänna en inbjudan Du behöver inte godkänna din egen kallelse, den visas som standard direkt i din kalender som Upptagen tid. När en kollega skickar en mötesförfrågan till dig skickas den via mailsystemet och lägger sig i din Inkorg. Tiden visas som preliminärbokad i din kalender till dess du godkänner eller avslår tiden. Du ser i meddelandehuvudet om inbjudan är i konflikt med befintliga bokningar och i förhandsgranskningen längre ner i meddelandet vilka krockar som finns. När du accepterar eller avslår inbjudan visas en dialogruta där du har möjlighet att kommentera svaret eller låta bli att svara. Obs! Om du tar bort inbjudan utan att svara försvinner bokningen i kalendern. 12
Hantera svar på inbjudan Hantera svar på inbjudan När någon godkänner eller tackar nej till ett möte får du ett meddelande om detta i Inkorgen. Då du öppnar mötesbokningen i kalendern visas en ny knapp, Uppföljning, där du kan kontrollera vilka deltagare som har accepterat eller tackat nej till inbjudan. Det kan ta lite tid innan svaren är behandlade och visas här. Det är enbart mötesorganisatören som kan kontrollera deltagarnas svarsstatus Radera en mötesbokning 1. Öppna mötesbokningen 2. Knappen Avboka möte 3. Knappen Skicka (inställt möte) 4. Mötesdeltagarna får ett meddelande i Inkorgen och kan klicka på knappen Ta bort från Kalender för att radera bokningen Flytta mötestid Ifall mötestiden eller andra förutsättningar ändras kan du som mötesorganisatör öppna mötesbokningen, göra förändringarna och skicka en uppdatering till deltagarna genom att klicka på 13
Flytta mötestid knappen Skicka uppdatering. Deltagarna får ett meddelande om uppdateringen i sin Inkorg. 14
Dela kalendrar Dela kalendrar Du kan dela ut din kalender på ett par olika sätt. När du använder Alternativ 1 (Dela kalender) får kollegan ett meddelande om detta. Vid användning av alternativ 2 (Kalenderbehörigheter) får du först dela ut rättigheter och därefter meddela din kollega detta. Det skickas inget automatiskt meddelande via Outlook. Din kollega måste manuellt ansluta sig till din kalender. Det sker inte automatiskt. Alternativ 1 Dela kalender 1. Knappen Dela kalender 2. Lägg till en eller flera medarbetare. De får per automatik behörighetsnivå n Granskare, läs längre ner vad de olika behörigheterna innebär 3. Begär eventuellt att få behörighet att visa mottagarens kalender 4. Knappen Skicka 5. Svara Ja på frågan om du vill dela din Kalender 15
Dela kalendrar Alternativ 2 - Kalenderbehörigheter 1. Klicka på knappen Kalenderbehörigheter 2. Knappen Lägg till 3. Lägg till en eller flera kollegor i listan 4. Markera en medarbetare i taget och välj behörighetsnivå, vanliga behörighetsnivåer listas nedan 5. Om du bara lägger till en person klickar du på OK. Är det flera personer du delar ut behörighet till väljer du Verkställ efter varje person Vanliga behörighetsnivåer i kalender Granskare Kan läsa dina kalenderbokningar, men inte göra några ändringar. Mycket vanligt val Författare Redaktör Kan läsa eller skapa kalenderbokningar. Personen kan också ändra eller ta bort bokningar som han eller hon har skapat, dock inte bokningar som skapats av annan person Stora rättigheter Kan läsa, skapa, ändra och ta bort alla kalenderbokningar. Kan se privata bokningar, dock ej ta bort dessa 16
Dela kalendrar Öppna en kollegas kalender via mottagen e-post Klicka på knappen Öppna denna Kalender i mailet du har fått med delningsinbjudan Lägga till en kollegas kalender 1. Klicka på knappen Öppna kalender 2. Alternativet Öppna delad kalender 3. Klicka på knappen Namn och välj person som du har fått behörighet från 4. Klicka OK 5. Nu visas kalendrarna sida vid sida och du kan bocka i och ur rutorna till vänster om namnen för att styra visningen av kalendrarna Delningen upphör Om delning av kalender upphör försvinner inte namnet hos dig. Du tar bort person i listan genom att högerklicka på namnet och välja att Ta bort 17
Gruppkalender Gruppkalender Med en gruppkalender kan du snabbt visa dina kollegors bokade tider. Skapa gruppkalender 1. Klicka på knappen Kalendergrupper på menyfliken Start 2. Alternativet Skapa ny kalendergrupp 3. Knappen Lägg till andra 4. Välj Lägg till från adressbok och lägg medlemmar 5. Om du har rättigheter i kollegornas kalendrar visas innehållet i bokningarna. I exemplet används Schemavy 18
Överlägg (Överlappande kalendrar) Överlägg (Överlappande kalendrar) Ibland kan det vara användbart att visa flera kalendrar på varandra för att få en överblick. 1. Bocka för de kalendrar du vill visa överlappande 2. Högerklicka och välj Överlägg 3. Nu visas en sammanställning av kalendrarna För att ta bort den överlappande visningen upprepar du proceduren. Då stängs den överlappande kalendervisningen av. 19
Skriva ut Skriva ut Det finns en mängd utskriftsinställningar för kalendern. 1. Menyfliken Arkiv 2. Skriv ut till vänster i menyn 3. Gör önskade inställningar, den automatiska förhandsgranskningen ger en bra överblick 4. Använd knappen Utskriftsalternativ om du behöver göra mer avancerade inställningar Koppla bokning till frånvarobesked i telefonen Du har möjlighet att koppla bort telefonen i samband med bokningar i Kalendern. Läs lathund på intranätet om hur du använder interntelefonkatalogen Office web 20
Kalenderinställningar Kalenderinställningar I kalenderinställningar kan du stänga av påminnelser, ändra arbetstid och bakgrundsfärg, lägga till veckonummer och klockikonen vid bokningar med påminnelse. 1. Menyfliken Arkiv 2. Välj Alternativ till vänster i menyn 3. Kalenderalternativ Arbetstid Ange din normala arbetstid Kalenderalternativ Ändra eller ta bort standardpåminnelse Lägg till svenska helgdagar Visa en klockikon för påminnelser Visningsalternativ Ändra bakgrundsfärg Visa veckonummer 21
Färga bokningar automatiskt Färga bokningar automatiskt Du kan automatiskt låta färga bokningar efter olika kriterier, till exempel ämnesfält eller chef. Tips! Med Outlook Web Apps 2013 visas kategorifärger i webbmailen. Däremot visas inte automatiskt färgade bokningar. Det kan därför vara användbart att behålla manuellt färgade kategorier om du använder webbaserad kalender. 1. Menyfliken Visa 2. Knappen Vyinställningar 3. Knappen Villkorsstyrd formatering 4. Knappen Lägg till 5. Namnge regeln 6. Välj Färg 7. Knappen Villkor 22
Färga bokningar automatiskt 8. Gör önskade inställningar 9. Klicka OK 3 gånger Ta bort filter Om du har ett enda filter kan du klicka på knappen Återställ Vy på menyfliken Visa. Manuellt tillagda färger på bokningar påverkas inte, de finns kvar Om du har flera filter och vill redigera eller ta bor ett av dem klickar du på knappen Vyinställningar. Därefter klickar du på Villkorsstyrd formatering och förändrar de instruktioner du tidigare har skapat 23
Index Index A arbetstid... 20 avtalad tid... 3, 5 B bakgrundsfärg... 20 boka egen tid... 3, 5 boka möte... 10 bokningar... 3 bokningsstatus... 3, 4 D dagens datum... 2 dela kalender... 14 E egen tid... 3 F flera dagar... 6 flytta mötestid... 13 frånvarande... 3 frånvarobesked i telefon... 19 färga bokningar... 4 färga bokningar automatiskt... 21 G godkänna inbjudan... 12 gruppkalender... 17 H helgdagar, svenska... 20 helgdagsaktivitet... 3 händelse... 3 I inställningar i kalendern... 20 K kalender, öppna... 1 kalenderinställningar... 20 klockikon... 20 L ledig... 3 M möte... 10 mötesförfrågan... 3 P preliminärt... 3 R radera bokningar... 9 radera mötesbokning... 13 S schemaläggning... 11 skriva ut... 19 skriva utskrift... 19 standardpåminnelse... 20 T ta bort bokningar... 9 telefon... 19 U upptagen... 3 V,W veckonummer... 20 vyer... 1 Å återkommande bokningar... 7 Ö öppna kalender... 1 överlapp... 18 24