Inledning Avsnittet behandlar grunder och tillvägagångssätt vid verifikationsregistrering. Registrering i modulen Huvudbok kan inte generera utbetalningar, för detta finns andra moduler, istället används funktionen för omföringar, kvittningar etc. I skärmbilden Verifikationsregistrering bokför du huvudboksverifikationer (omföringar) dvs. verifikationer som inte innehåller konteringar mot reskontror. I denna skärmbild kan du dessutom: Lägga in ny verifikationstext genomgående på samtliga rader i verifikationen innan den sparas Parkera ofullständiga verifikationer När du ska bokföra en verifikation i Huvudboken dubbelklickar du på AGRESSO Ekonomi/Huvudbok/Registrering/Verifikationsregistrering När du har valt Verifikationsregistrering visas skärmbilden Byt verifikationsposter Om bara en verifikationspost är tillgänglig kommer AGRESSO automatiskt att välja denna och gå direkt till skärmbilden för bokföring dvs. du får aldrig upp skärmbilden Byt verifikationspost. Verifikationsposter Är du behörig till flera verifikationsnummerserier och väljer Verifikationsregistrering i AGRESSO Huvudbok, visas skärmbilden som innehåller alla tillgängliga verifikationstyper som du har behörighet till. 2007-03-30 Sidan 1 av 12
Fältförklaring VT VS Buntnr Period Beskrivning Nästa ver.nr S BK Verifikationstyp Verifikationsnummerserie Buntnummer. Används vid buntregistrering. Är inte aktuell på GU. Registreringsperiod Beskrivning av verifikationstypen. Nästa verifikationsnummer som kommer att bli tilldelat. Status Behandlingskod. Dessa är kopplade till verifikationstyperna och har fasta värden. Behandlingskoden styr vilken typ av registreringsbild verifikationstypen använder. Att välja verifikationspost För att välja registrering av huvudboksverifikation måste du placera markören på önskad verifikationstyp, i detta fall Omföring hb, och därefter välja kommandot Välj (Datamenyn). Du kan också markera rad och därefter välja F6, alternativt klicka på raden., eller dubbelklicka på Bilden för registrering av huvudboksverifikationer visas (se nästa sida). Om bara en verifikationspost är tillgänglig kommer AGRESSO automatiskt att välja denna och gå direkt till skärmbilden för bokföring dvs. du får aldrig upp skärmbilden Byt verifikationspost. Registrering av huvudboksverifikation (omföring) Tillvägagångssätt Skärmbilden där du registrerar huvudboksverifikationer visas på skärmen: 2007-03-30 Sidan 2 av 12
Period Verifikationsdatum Konto Ansvar, verks osv. MK MS Momssystem.. Valuta Valutabelopp Text Lathund Omföring Markören står i fältet Period och föreslår den period som är definierad som aktuell period i AGRESSO. Stämmer denna, tryck TAB. Kan ändras till annan öppen period. Du hamnar nu i fältet för Verifikationsdatum. Om förslaget, dvs. dagens datum är korrekt, tryck TAB. Nu har du kommit ner till själva konteringsraden och AGRESSO väntar på att du ska ange ett Konto. Du anger det första kontot från ditt bokföringsunderlag och trycker TAB. För att söka giltiga värden kan Fälthjälpen (F9) användas. När du anger konto i fältet Konto på registrerings-raden kommer Ansvar, Verks, (ev Fritt), Motp, Finans och Anlnr/Pernr att bli visade med ledtexter i förhållande till kontots konteringsregel. Registrera in dina värden. För att söka giltiga värden kan Fälthjälpen (F9) användas. Momskod. Värde enl. konteringsregeln. Kan ändras vid behov SEK. Svenska kronor. I fältet Valutabelopp anger du beloppet från bokföringsunderlaget med ett minustecken för kreditbelopp och utan tecken för debetbelopp. Belopp i SEK och eventuell mervärdesskatt beräknas automatiskt när du flyttar markören till nästa fält. I fältet Text anger du den verifikationstext du vill få med till Huvudboken som information om transaktionen. De fält i registreringsbilden som inte är beskrivna ovan används inte vid bokföring av huvudboksverifikationer. När du är färdig med registreringen av en transaktion kan du bekräfta detta genom att välja kommandot Behåll (F11) eller knappen på verktygsfältet). Din konteringsrad kommer att flyttas till tabellfältet nedan och du kan fortsätta med nästa transaktion. Ange på nytt konto och tryck TAB (eller ENTER). Fortsätt på detta sätt tills det att du lagt in samtliga transaktionsrader från bokföringsunderlaget. Istället för att bekräfta en transaktion manuellt kan du ändra till automatisk bekräftelse (Auto behåll), via Fönsteralternativ i Arkivmenyn. 2007-03-30 Sidan 3 av 12
När du är helt klar sparar du hela verifikationen genom att välja Spara (F12 eller ett verifikationsnummer på skärmen, som bekräftelse på att lagring skett. ). Du får Anteckna verifikationsnumret på ditt bokföringsunderlag. Alla transaktioner som finns i tabellfältet kommer att bli bokförda när Spara (F12) kommandot används och det sker en kontroll att verifikationssumman är 0. Lagring kommer enbart att genomföras om verifikationssumman är 0. Registrera nästa verifikation Markören har nu återigen placerat sig i fältet Konto. Vill du fortsätta att registrera ytterligare verifikationer kan du återigen ange ett konto och fortsätta som beskrivet ovan. Vill du gå ur skärmbilden stänger du den på vanligt sätt (klicka på krysset längst till höger på menyraden eller tryck CTRL+F4). Skriva ut/granska Om man vill titta på (skriva ut) de transaktioner man registrerat så kan man göra det genom att välja AGRESSO Ekonomi/Huvudbok/Registrering/ Verifikationsjournal/ Verifikationsspecifikation. Ange från verifikationsnummer och till verifikationsnummer och spara med rapporter i verktygsraden eller F12. Ordernummer noteras. Gå till Underhåll beställda. Vänta tills rapporten har status T (uppdatera lista med F5). Markera ditt ordernummer och dubbelklicka på raden, alternativt klicka på. 2007-03-30 Sidan 4 av 12
Fälthjälp Lathund Omföring Om något av de konteringsvärden du försöker ange inte är ett giltigt värde kan du använda funktionen Fälthjälp för att leta reda på giltiga värden. Detta gör du genom att stå i det fält som du vill få information om (t.ex. Ansvar ) och sedan välja Fälthjälp (Hjälpmenyn) eller F9. Du får nu upp en ny skärmbild där du kan begränsa din sökning på den grå sökraden. När du gjort detta väljer du Sök (F7). Du får upp vilka giltiga värden som finns för begreppet enligt dina sökvillkor. Du tar med dig värdet du ska använda till registreringsbilden genom att dubbelklicka på den raden eller markera raden och därefter välja F6 eller klicka på. Fönsteralternativ I Fönsteralternativ definierar du inställningar för registreringsbilder. Du kan välja kommandot när en registreringsbild är aktiv. Det finns två olika skärmbilder för inställning av fönsteralternativ som visas med hjälp av kommandot Fönsteralternativ: (Ändringar under Fönsteralternativ (Arkiv) kommer bara att gälla lokalt på din dator). Inställningsbild som visas när du väljer Fönsteralternativ när markören är placerat i ett enkelfält (övre delen av registreringsbilden). Inställningsbild som visas när du väljer Fönsteralternativ när markören är placerat i tabellfältet (nedre delen av registreringsbilden). Fönsteralternativ i enkelfält I denna skärmbild definierar du hur skärmbilden för verifikationsregistrering ska uppföra sig med hänsyn till: Markörens gång mellan fälten. Startfält efter lagring av verifikation. Konteringsförslag på registreringsraden. 2007-03-30 Sidan 5 av 12
Användande av maskinens minne till att spara värden som används ofta. Från registreringsbilden väljer du Arkiv/Fönsteralternativ. På GU rekommenderas nedanstående inställning av enkelfält. Huvudbok/Lev.faktura/Kundfaktura Markera vilka fält markören ska stanna i när du trycker på TAB-tangenten i registreringsbilden. Genom att enbart markera fält som används kan du reducera antalet tangenttryckningar vid registrering. Lägg märke till att du ändå kan nå fälten i registreringsbilden genom att klicka på dem. Obligatoriska fält måste fortfarande registreras, även om de inte är markerade i Fönsteralternativ. Konteringsförslag Markera om systemet ska ge förslag till värden på registreringsraden Konteringsregel Föreg. kontering Inga givna värden Förslag hämtas från föregående kontering med aktuellt kontos konteringsregel. Förslag hämtas från föregående registrering på registreringsraden. Inga förslag på värden ges. Rensa minne Innehållet i minnet rensas. Maskinminne Genom att märka fältet Spara validering anger du att systemet ska spara data som används ofta i maskinens minne. Detta gör att antal uppslag mot databasen på servern reduceras och svarstiderna i skärmbilden blir därmed kortare. Data som kommer att sparas i minnet är konteringsregler, valutakurser och momskoder. 2007-03-30 Sidan 6 av 12
I fältet Storlek minne anger du hur många unika förekomster av varje typ av data som ska sparas i maskinminnet. Lägg märke till att maskinminnet inte blir uppdaterat om andra användare ändrar på det aktuella värdet, t ex en momskod. Antal decimaler Behåll Anger det antal decimaler som ska visas. Kryssmarkera fältet Auto. behåll om du vill att transaktionsraderna automatiskt ska läggas ned i tabellfältet när markören passerar det sista fältet (text) i registreringsdelen i skärmbilden. Startfält Markerar vilket fält markören ska starta i efter att du har sparat en verifikation. Du kan definiera ett startfält för varje typ av registrering: GL AP AR General ledger (Huvudbok) Accounts payable (Leverantörsreskontra) Accounts receivable (Kundreskontra) När du har angett alternativ för registreringsbilden klickar du på OK. Detta sparas då för den arbetsstationen (PC) du arbetar med, och kommer att användas varje gång du startar skärmbilden för verifikationsregistrering. Fönsteralternativ i tabellfält Den andra typen av inställningsbild visas när du väljer kommandot Fönsteralternativ när markören är placerad i ett tabellfält. I denna inställningsbild kan du spara en s.k. bildskärmsmall. Om mallen ska bestämma skärmbildens utseende vid uppstart, kryssas Använd som förslag i. I kolumnen Visa kryssar du i vilka kolumner som ska visas i tabellfältet. Stopp, anger att markören ska stanna i detta fält vid registrering av data. Möjligheter att spara gjorda inställningar finns, genom ett klick på knappen Spara. Det samma gäller om man vill ta bort en mall, knappen Ta bort. När du har definierat den inställning du vill använda klickar du OK för att återvända till den ursprungliga bilden. 2007-03-30 Sidan 7 av 12
Tabellfältet för registrering har nu den inställning du har definierat i mallen. Praktiska tips Första transaktionen i varje verifikation: Fortsätt förbi beloppsfältet med hjälp av TABtangenten innan du flyttar transaktionen till tabellfältet, annars följer inte beloppet med. Använd gärna funktionen Auto.behåll. (Finns under Arkiv/Fönsteralternativ) Skriv upp verifikationsnumret på verifikationen innan du klickar OK. Det finns visserligen inga begränsningar för hur många transaktioner en verifikation kan/får innehålla i AGRESSO, men undvik att göra dem alltför omfattande. Tänk på att om strömmen går, eller om det hakar upp sig på något vis och du inte har hunnit spara måste du göra om hela verifikationen. Vid automatisk tilldelning av verifikationsnummer ger systemet nästa lediga nummer i serien. Om två eller flera registrerare är inne samtidigt i samma verifikationsnummerserie innebär detta att de inte alltid får sina verifikationsnummer i följd. Vill man absolut ha dem i följd måste man specificera verifikationsposterna ytterligare och utnyttja tekniken med registreringsgrupper. När du har sparat en verifikationsregistrering finns ingen återvändo. Skulle du komma på att du har gjort ett fel måste det rättas antingen genom en reversering eller en vanlig omföring. Om du gör ändringar under Fönsteralternativ (Arkiv) tänk på att denna ändring gäller för den specifika Pc:n. Steg för steg verifikationsregistrering 1 Välj ev. verifikationsnummerserie i bilden Byt verifikationsposter. 2 Acceptera eller ändra period och verifikationsdatum. 3 Ange kontering och belopp för de olika raderna, välj F11 eller använd Auto.behåll mellan varje ny rad/transaktion. 4 Spara verifikationen med F12. 5 Anteckna verifikationsnumret. 2007-03-30 Sidan 8 av 12
Verifikationstext Lathund Omföring Innan du sparar en verifikation finns det möjlighet att ändra eller lägga till verifikationstext på samtliga transaktionsrader i verifikationen. I funktionen finns inte möjlighet att ändra texten på vissa transaktionsrader utan kommandot ändrar texten för samtliga rader. I exemplet nedan vill du ändra verifikationstexten på samtliga rader från Fördelning av kostnader till Fördelning av hotellkostnader. 1 Välj kommandot Text (Verktygsmenyn) eller knappen Text i reg.bilden. Det spelar ingen roll var markören befinner sig. I fönstret som kommer upp på skärmbilden anger du önskad verifikationstext. Texten kommer att läggas på samtliga detaljrader vid registrering av verifikationen. 2 Välj OK. Den nya texten lägger sig på samtliga rader i tabellfältet. 2007-03-30 Sidan 9 av 12
3 För att spara verifikationen, välj Spara (F12). Ny verifikationstext Parkering av verifikation Vid registrering av en huvudboksverifikation, kan det vara önskvärt att parkera en verifikation tillfälligt utan att den blir uppdaterad i huvudboken. Detta kan t.ex. vara aktuellt om du inte har komplett information om konteringen (ofullständig verifikation), eller om du är tvungen att ta en paus från registreringen. Kommandot Parkera hittar du på Verktygsmenyn. Parkering av verifikation Registrera en huvudboksverifikation på vanligt sätt. När du vill avbryta men lagra det arbete du har hunnit göra väljer du kommandot Parkering (Verktygsmenyn). Du får också svara på om du vill Hämta parkerad eller Parkera. Välj Parkera. OBS! Det är bara de rader du har bekräftat med Behåll (F11) som kommer att parkeras, dvs. de transaktioner som finns i tabellfältet. 2007-03-30 Sidan 10 av 12
Du får upp en dialogruta där du med fri text beskriver den verifikation du önskar parkera. Tryck OK. Ett parkeringsnummer tilldelas och skärmbilden Verifikationsregistrering blankas ut. Du har nu ett parkeringsnummer som du anger när du vill hämta verifikationen vid ett senare tillfälle. Verifikationen är inte uppdaterad i huvudboken. Hämta parkerad verifikation Du hämtar en parkerad verifikation genom att välja Verifikationsregistrering/Parkering/Hämta parkerad (Verktygsmenyn). Bilden Hämta parkerad syns på skärmen. Välj Sök (F7) för att ta fram en förteckning över dina parkerade verifikationer. För att hämta aktuell verifikation till registreringsbilden gör du så här: 2007-03-30 Sidan 11 av 12
1 Dubbelklicka på aktuell rad (eller välj F6 eller klicka på ). När du dubbelklickar på raden kommer de parkerade konteringsraderna att läggas i tabellfältet. 2 Fortsätt med din registrering där du var när du tidigare avbröt den! I samband med att du får verifikationsnummer tilldelat raderas den parkerade verifikationen från registret. Detta görs för att du inte ska riskera att uppdatera samma verifikation flera gånger. Ta bort parkerad verifikation Om en parkerad verifikation ska tas bort går du in i registreringsbilden för huvudboksverifikation på vanligt sätt. 1 Hämta upp verifikationen genom att välja Verktyg/Parkering/Hämta parkerad. 2 I bilden Hämta parkerad väljer du Sök (F7) och placerar markören på aktuell rad. 3 Välj kommandot Radera rad (Redigera-menyn). Ett minustecken syns då till vänster om den rad som du vill ta bort. 4 Tryck därefter Spara (F12). Den parkerade verifikationen tas bort från registret. 2007-03-30 Sidan 12 av 12