UTBILDNING I EFH/AGRESSO (EFH Elektronisk Fakturahantering)
Beställningsreferens Vid beställning skall du ange ditt kth.se användarnamn och skolkod så att du får det som referens på fakturan. Exempel: ACHORJEL KTHITM Fakturan skall skickas till: Kungliga Tekniska högskolan Fakturaservice Box 24075 104 50 Stockholm
Mail om inkommen faktura Mail om att du har fakturor att attestera skickas till din kth.se mail. När du får mail om att du har fakturor att hantera klickar du på länken i mailet för att fakturaportalen ska öppnas. Om du inte blir automatiskt inloggad måste du ange UG\ före ditt kth.se användarnamn, exempel UG\ACHORJEL, och ange lösenord.
Kontrollera Pris Leverans Betalningsvillkor Det som står på fakturan stämmer mot beställningen Skriv beskrivning om inköpet i kommentarsfältet (Logg arbetsflöde). Det underlättar för både ekonom och ekonomisk attestant som kommer efter dig i flödet. Om resa, ange resmål och syfte i kommentarsfältet. Om kostnaden avser utrustning, skriv tydlig beskrivning för upplägg i anläggningsregistret.
Bifoga bilagor Bilagor ska bifogas när fakturan avser representation och workshop/konferens. Vid workshop/konferens som KTH anordnar ska även program bifogas. Blankett för representation finns i blankettarkivet: http://intra.kth.se/administration/blanketter/personal-ovrigt Spara ner den ifyllda blanketten. Klicka på enligt nästa bild. Om dokument är bifogat är knappen gul.
Hur man söker giltigt projektnummer Om du vet vilket projekt som ska betala fakturan så skriver du projektnumret i projektfältet. Om du är osäker på projektet kan du använda sökfunktionen genom att skriva in ett sökord i projektfältet. Det kommer då upp en lista med de projekt som innehåller det sökord du angivit. Välj ett projekt genom att klicka på det i rullningslistan. Se nästa bild.
Felaktigt angivet projekt Vid felaktigt angivet projekt eller stängt projekt återställs dummyprojektet. Om du då klickar studsar fakturan tillbaka till dig. OBS! Kom ihåg att trycka Tab så att du ser om projektet är giltigt.
Behandling av faktura 5 alternativ 1. Fakturan betalas av 1 projekt 2. Fakturan betalas av minst 2 projekt 3. Vidarebefordra 4. Parkera 5. Fakturan är felaktig
Alternativ 1 Fakturan betalas av 1 projekt Fyll i det projekt som skall belastas med kostnaden. Använd tab-knappen för att hoppa i konteringssträngen. Orgenhet ges av projekt. Kommentar kring fakturan lämnas i kommentarsfältet. Om det ser rätt ut efter kontrollerna klicka på. Fakturan går då iväg för kontering till ekonomen på den orgenhet som projektet tillhör för att sedan gå till den som ekonomiskt attesterar på orgenheten enligt delegationsordningen. Efter slutlig attest går fakturan vidare till betalning.
Alternativ 2 Fakturan betalas av minst 2 projekt Om du vill dela kostnaden mellan projekt eller konton, klicka på avancerat läge. Nya åtgärdsknappar dyker upp längre ner. Stå på ursprungsraden och tryck på Dela upp raden, en eller flera gånger. En ny rad skapas, fyll i alla raderna med projekt. Skriv kommentar om fakturan i fältet för kommentar (Logg arbetsflöde). Då fakturan har fler rader, tryck på knappen Kopiera så att kommentaren syns på alla rader. Eller skriv en kommentar för varje rad om beskrivningen inte är densamma för alla rader. När du har kontrollerat fakturan, angett belopp på de nya raderna samt angett projekt på alla rader skall du sakattestera. Gå tillbaka till Normalläge.Tryck på sakattestera.
Alternativ 3 Vidarebefordra Om du felaktigt fått fakturan som sakattestant, men du vet att det är någon annan som skall sakattestera, tryck på vidarebefordra och nedanstående bild kommer upp. Välj namn i rullningslistan på den som du vill vidarebefordra till och skriv en kommentar. Tryck på vidarebefordra igen.
Alternativ 4 - Parkera Om du vill avvakta fakturabetalningen tills du fått rätt leverans eller avvaktar kreditfaktura, välj parkera. Fakturan ligger då kvar i din uppgiftslista tills ny åtgärd görs. Kommentar måste lämnas och detta underlättar både för dig själv och för skolans fakturasamordnare (SLIPS). Det är viktigt att ärendet följs upp!
Alternativ 5 Fakturan är felaktig Om fakturan är felaktig, exempelvis att det överenskomna priset inte överensstämmer med priset på fakturan eller att fakturan ska till en annan skola etc, välj felaktig faktura. Fakturan går då till din skolans fakturasamordnare (SLIPS). Kommentar måste lämnas.
Åtgärdsknappar för sakattestant = Är det läge som du först kommer in i = Parkerar fakturan om du vill avvakta betalning tills utredning gjorts eller om du inväntar kreditfaktura = Om fakturan är felaktig distribueras den till skolans fakturasamordnare. Kommentar måste lämnas. = Godkänner att fakturan överensstämmer med beställningen = Vidarebefordrar till någon annan inom sakatteststeget
Åtgärdsknappar i Avancerat läge I avancerat läge kan du om du delar upp fakturan i flera rader välja olika alternativ för varje rad. Du kan tex vidarebefordra en rad och sakattestera en annan rad. Markera den raden du vill behandla genom att bocka i rutan längst till vänster på raden. Välj sedan åtgärd, tex fyll i projekt och tryck på sakattestera. Välj sedan nästa rad genom att bocka i den raden och välj åtgärd, tex vidarebefordra. När du gjort alla rader bocka i alla rutorna och tryck på Spara längst ned till vänster. Då kommer fakturan att gå vidare i flödet enligt de åtgärder du valt.
Åtgärdsknappar i Avancerat läge = Används om du vill dela upp rader för kontering på olika projekt eller konton = Stå på ursprungsraden och dela upp raden för att få ytterligare en rad = Ångrar åtgärd för val av ny åtgärd = Avser radering av rad om du delat upp rader. Markera rad med en bock i ruta till vänster och tryck på Ta bort för att radera raden. = Godkänner att fakturan överensstämmer med beställningen = Vidarebefordrar till någon annan inom sakatteststeget = Parkerar fakturan om du vill avvakta betalning tills utredning gjorts eller om du inväntar kreditfaktura = Om fakturan är felaktig distribueras den till skolans fakturasamordnare. Kommentar måste lämnas.
Debet och kredit Vid en felaktig faktura (tex fel pris, ej levererade varor etc) ska du kontakta leverantören och be denne skicka en kredit på det som är felaktigt. Det är viktigt att du parkerar fakturan hos dig tills krediten kommer. Därefter attesteras båda samtidigt med hänvisning till respektive ver. nummer. OBS! Kom ihåg att följa upp parkerade fakturor.
Betalning En fakturas resa till betalning: Anländer Fakturaservice Skannas in Sakattestant kontrollerar och attesterar Ekonom kontrollerar och konterar Ekonomisk attestant godkänner köpet Betalningsfil skickas till Plusgirot Plusgirot betalar fakturan på angivet förfallodatum Vid snabb hantering tar det ca två veckor från det att fakturan anländer Fakturaservice tills dess att den går till betalning.
Jagarlistan Jagarlistan visar fakturor som behöver behandlas för att bli betalda i tid. SLIPS (skolleverantörs invoice processamordnare) på varje skola skickar påminnelser på fakturor enligt Jagarlistan som hämtas från Agresso. Tidsintervall för påminnelser innan förfallodatum 15 dagar för sakattestant 5 dagar för ekonomisk attestant
Ersättare i EFH När du är frånvarande i mer än en vecka, och vet att du inte kommer att kunna hantera dina fakturor, skall du be att få en ersättare inlagd i EFH. Kontakta ekonomistab@itm.kth.se för att få en ersättare inlagd. Om du redan har en ersättare kan du aktivera den genom att ange ett datumintervall under Alternativ.
Uppföljning av fakturor på webben För att söka efter fakturor, pågående eller färdigattesterade, går du in i Rapporter och söker efter de kriterier du vill ha med. Du kan tex. söka: Attestant Projekt Konto Ver. nummer Fakturanummer Lev. nummer
Anläggning Värde minst 25 000 kr Nyttjandeperiod minst 3 år Båda dessa kriterier måste vara uppfyllda! En ombyggnation som har ett värde av minst 500 000 kr läggs upp som en anläggning (investering).
Attestering av faktura avseende en anläggning Det är viktigt att du anger i kommentarsfältet om fakturan avser en anläggning. Vid flera delfakturor som hör till samma anläggning måste det anges att dessa fakturor hör ihop. Namnet på anläggningen måste stå vid varje attestering så att det lätt går att koppla ihop fakturorna med varann. Om det är en pågående anläggning som är under uppbyggnad under en viss period måste även detta anges i texten. OBS! Ombyggnationer över 500 000 kr läggs upp som en anläggning. Vid flera delfakturor är det därför viktigt att skriva att det rör sig om en större ombyggnation och om flera fakturor inkommer.
Frågor vid upplägg av anläggning 1. Är detta en ny anläggning? (om gäller en befintlig anläggning hoppa till fråga 10) 2. a) Är det en pågående nyanläggning som kommer att byggas upp under en viss period? b) Under hur lång period beräknas byggandet pågå? c) Kommer den att ägas av KTH? 3. a) Är det en pågående anläggning, egen utveckling? b) Under hur lång period beräknas byggandet pågå? c) Kommer den att ägas av KTH? Forts. nästa sida
Frågor vid upplägg av anläggning NY ANLÄGGNING 4. Vad ska den heta i anläggningsregistret (tillräcklig beskrivning för att kunna hitta den vid inventering)? 5. När kommer den att tas i bruk? Datum? 6. Hur lång beräknas nyttjandeperioden vara? 7. Var kommer den att vara placerad? 8. Kommer det komma fler fakturor till anläggningen, dvs. är detta en delfaktura? Har det kommit fakturor tidigare? 9. Är anläggningen finansierad av statlig motpart och ingår i ett avtal/kontrakt? BEFINTLIG ANLÄGGNING 10. Vad heter den i anläggningsregistret? 11. Vid nya delar till anläggningen är det delar som ska bytas ut eller är det ytterligare delar som höjer värdet eller nyttjandeperioden på anläggningen? 12. Är anläggningen finansierad av statlig motpart och ingår i ett avtal/kontrakt?
Vid frågor ekonomistab@itm.kth.se Annki Hörjel 08-790 7648 Malin Vennertun 08-790 7677 Malin Vennertun 2016-10-20