Heroma Rese. Användarmanual Medarbetare

Relevanta dokument
Heroma Rese. Användarmanual Medarbetare

Heroma Rese. Manual för medarbetare. vid inrikes tjänsteresor. Version 1.0 Version 1.0 Version 1.0. Löneservice, senast uppdaterad

Heroma Rese LFV Snabbguide- Inrikes resa konterad pa hemkostnadssta lle

Heroma Reseräkning Inrikes resa Kilometerers/Utlägg

Lathund för Reserapportörer i Egenrapportering

Lathund för Reserapportörer i Egenrapportering. Granskare: Förvaltningen: Karin Johnson Birgitta Fröjd. UKK Kicki Konpan Susanne Nastri

HEROMA RESE ANVÄNDARMANUAL FÖR RESERÄKNING I HEROMA

Palasso RES. Lathund Resenär

LATHUND FÖR GRANSKAREN

LATHUND PA-WEBBEN SNABBKURS RESOR. Redigerad

Heroma. Modul 5 Medarbetaren. Användarinstruktion till Självservice

Lathund Registrera Hogia Travel

LATHUND FÖR RESENÄREN

Heroma Rese LFV Användarmanual - Chef

LATHUND FÖR RESENÄREN

Från och med 1 nov 2017 så hanteras detta i Poolia Benefits, länk finns på konsultportalen eller

Lathund skriva reseräkning. för Samhällsbyggnad Tur och Retur

Utrikes resa i HR-res

Att tänka på när man fyller i en reseorder eller reseräkning

Bilaga till: Riktlinjer vid resor i tjänsten (LiÖ ) ersättningar, försäkringar, etc

Version 1, av 5 LATHUND. Primula Res Attestant

Primula web guide att skapa en reseräkning

Reseräkning för förtroendevalda. Information och instruktion för registrering

Så rapporterar jag som medarbetare reseräkning i självservice

Lathund Flex HRM. Innehållsförteckning. Kortfattad information. Support

Nu kommer du in i Självservice via Aditro Window

1. Utrikes - Endagsförrättning

Lathund för Resenär. Reseräkningen ska skrivas snarast, av resenären själv och på heder och samvete.

Riktlinjer vid resor i tjänsten fr o m

AGDA Webb Enskild användare registrera reseräkning 1 AGDA WEBB. Manual

I Egenrapportering - resor kan du:

Användaren - Kom igång

Självservice Personec P

Tur o Retur. registrering av reseräkning. INSTRUKTION för reseräkningsprogrammet Tur o Retur. Personalavdelningen Anette Deremar Mörk

LATHUND PA-WEBBEN FÖR DIG SOM ÄR ANSTÄLLD. Redigerad

A n v ä n d a r m a n u a l

Lathund för anställd att registrera utlägg i KTH-RES

Utbildningsmaterial Personec P Självservice

Heroma självservice för arbetsledare

Expense - Reseräkning

1. Utrikes - flerdygnsförrättning

LATHUND PA-WEBBEN FÖR DIG SOM ÄR ANSTÄLLD. Redigerad

Kontek Travel Användarguide

Heroma Sja lvservice. Medarbetare. En enkel manual riktad till anställda medarbetare i Nykvarns kommun

KTH-RES Det nya gränssnittet

SÅ SKAPAR DU EN RESERÄKNING

ANVISNING/RUTIN. Rapportering i Självservice, timavlönade. Innehållsförteckning ANVISNING [ÅÅÅÅ-MM-DD]

Medarbetarens ansvar i Visma självservice

Användarmanual Companyexpense

Checklista för stöd till attestant

Heroma Sja lvservice. Nya webben. En enkel manual riktad till anställda i Nykvarns kommun

LATHUND FLEX TIDREDOVISNING, RESERÄKNING OCH UTLÄGG

Medarbetarens ansvar i självservice

Soltak ab. Manual P Mobile. Självservice HR/Lön

Heroma användarmanual Självservice i nya webben

Lathund skriva reseräkning. Tur och Retur (T&R)

Manual Feriearbetande ungdomar. Självservice HR/Lön för ferieanställda ungdomar

MANUAL HR-WEBBEN FÖR DIG SOM BESLUTAR, YTTRAR ELLER TAR DEL AV. Redigerad

MARKNADSPLATSEN 2.0. Lathund för attestanter. Sammanfattning Instruktioner om hur du attesterar i Marknadsplatsen 2.0

Användarmanual Companyexpense

Proceedo Manual V1.1 - Granska och attestera fakturor

PS SJÄLVSERVICE Sid 1 (35)

Heroma. Klient

Heroma självservice för arbetsledare

Chefens ansvar i Självservice HR/Lön Följande ska göras

Medarbetarens ansvar i Självservice HR/Lön - Följande ska göras

Arbetsbeskrivning Inköp och Faktura

MARKNADSPLATSEN 2.0. Lathund för fakturagranskare. Sammanfattning Instruktioner om hur du granskar fakturor i Marknadsplatsen 2.0

Soltak ab. Manual P Mobile. Självservice HR/Lön

Handledning. Biträdessidan. Handledning till Biträdessidan, 2013 version 1.0 :

SÅ HÄR SKAPAR DU EN RESERÄKNING UTLÄGG/BILERSÄTTNING

Utbildningsmaterial Personec P Självservice. Timavlönad arbetstagare Registrering i Kalendern

Administratörsmanual Companyexpense (Lön)

För att kunna boka online så behöver du logga in, komplettera din profil och pul-godkänna, se separat lathund.

Användarmanual Companyexpense

Användarmanual Companyexpense

Heroma app MinTid Användarmanual

Anvisningar för resor, kurser, konferenser och representation samt ersättning för utlägg vid Kommunstyrelseförvaltningen.

Agda Entré - Reseräkning, Utlägg och Körjournal

Lathund för Attesterare Egenrapportering

Handbok Inköp och Faktura IoF

Handledning. Biträdessidan - E-tjänst för offentliga biträden. Handledning till Biträdessidan, 2017 version 1.4 :

Manual för beställare Rekvisition med förattest Mölndals stad

Heroma självservice. E-learning. Kontaktuppgifter

A n v ä n d a r m a n u a l

Administratörsmanual Companyexpense (Bokföring)

MANUAL FÖR RESEBESTÄLLNING OCH RESERÄKNING. 1. Guidad reserapportering göra resebeställning/rapportering av resor

BOKA RESOR I KTH-RES. Logga in i KTH-RES: Följande uppgifter är obligatoriska att uppdateras i KTH-RES/Min profil

RUTINBESKRIVNING DIGITAL FAKTURAHANTERING EDGE

Snabbstartsguide för Adderat Tidrapportering

Botkyrka kommuns system för lokalbokning föreningsbidrag förenings- och anläggningsregister

Gäller version Användarinstruktion för Hogia Approval Manager Elektronisk attest av leverantörsfaktura

Användarmanual FLEX Res (måste användas i internet Explorer)

Användardokumentation Beställning enligt offert

Administratörsmanual Companyexpense (Lön)

Individ. Adress: OBS! Ej www. Länk till BeSched Individ finns på hemsidans startsida Tidrapportering BeSched

Soltak ab. Manual P Mobile. Visma Window

I behörigheten registrera ingår att: registrera betalningar, att makulera inrikes betalningar och ändra betalningar.

Soltak ab. Manual för ekonomer. Självservice HR/Lön. SOLTAK AB, Trollhättevägen 20, KUNGÄLV

Transkript:

Heroma Rese Användarmanual Medarbetare Inrikes tjänsteresa med övernattning

Innehåll Allmänt... 3 Vad är Heroma rese?... 3 Var hittar jag Heroma rese?... 3 Var hittar jag mina reseräkningar i Heroma rese?... 3 Var hittar jag utbildning och stöd i att registrerar reseräkningar i Heroma rese?... 3 Vem vänder jag mig till för att få hjälp med Heroma rese?... 3 Funktioner och knappval i Heroma rese... 4 Registrera en tjänsteresa med övernattning... 5 Startsidan... 5 Fliken Förrättning... 5 Måltidsavdrag... 7 Fliken Färdtidsersättning... 8 Fliken Kilometerersättning... 9 Fliken Utlägg... 10 Bifoga Kvittobilaga... 10 Fliken Sammanställning... 11 Status på Reseräkning... 12 Sök reseräkning... 13 Ta bort reseräkning... 13 2

Allmänt Syftet med användarmanualen är att du ska få en uppfattning om modulen Heroma Reses funktionalitet och uppbyggnad. Du ska med användarmanualen som stöd kunna skapa reseräkningar för inrikes tjänsteresor med övernattning. Heroma rese stöds enbart av Internet Explorer. Vad är Heroma rese? Heroma Rese är en modul i Självservice där du själv registrerar din reseräkning. När du registrerat klart reseräkningen skickar du den vidare som ett reseärende till din chef för attest och utbetalning. Heroma Rese har kontrollfunktioner och Flyover som stöd vid registrering av din reseräkning. Ditt schema och dina bokade och pågående arbetsförändringar är kopplade mot Heroma Rese. Var hittar jag Heroma rese? Logga in dig i Självservice via din förvaltnings Startsida eller externt via http://sjalvserviceheroma.vgregion.se/ Du hittar Heroma rese under fliken Rese i Självservice. Var hittar jag mina reseräkningar i Heroma rese? Reseräkningarna du registrerat hittar du i Självservice under Mina personliga ärenden samt under fliken Rese - Visa/Sök - Mina reseräkningar - Aktuella reseräkningar - Sök reseräkningar. Var hittar jag utbildning och stöd i att registrerar reseräkningar i Heroma rese? Du erbjuds utbildning i Heroma rese via E-Guider och Användarmanualer: http://regionservice.vgregion.se/lon_medarbetare Vem vänder jag mig till för att få hjälp med Heroma rese? Om du behöver hjälp att komma igång med att registrera din reseräkning, var vänlig kontakta ditt löneteam på Löneservice för support. Vid felaktigt utbetald reseersättning eller frågor om traktamente, resetillägg och reseersättning, var vänlig kontakta ditt löneteam på Löneservice för support. Har du frågor om Västra Götalandsregionens avtal och policy vid tjänsteresor var vänlig kontakta din chef. 3

Funktioner och knappval i Heroma rese När du klickar på kontrollerar Heroma rese rimligheten i det du registrerat. En symbol på registreringsraden informerar dig om registreringen är OK eller inte. Gå vidare i din registrering. åtgärdar, gå vidare i din registrering. symbolen, läs om varningen och vid behov åtgärda. Om du inte Efter åtgärd klicka på symbolen, läs om felet och åtgärda! igen och Heroma rese kontrollera rimligheten i det du justerat. Via kan du kommunicera med din chef. Under får du information om varje registreringsfält du markerat. Du kan också dra med muspekaren över registreringsfält, Flyover, för att få information. Knappen kopierar information från föregående rad och skapar en ny rad. Om du ska ta bort en rad, markera raden och klicka på Knappen öppnar nästa flik. Om du avbryter registreringen av reseräkningen för att fortsätta registrera senare ska du alltid För att kunna din reseräkning till din chef måste du först reseräkningen under fliken Sammanställning. När du sparar skapas ett verifikationsnummer på reseräkningen. under fliken Sammanställning om du vill granska eller skriva ut en redovisning av det du registrerat. Om du vill ha med Kvittobilagan på Reseräkningsdokumentet måste du först bocka i. 4

Registrera en tjänsteresa med övernattning Startsidan fliken Rese i Självservice Välj Ny reseräkning Välj processen Inrikes eller Mina arbetstider i kalendern. Dubbelklicka på aktuellt datum. Välj Reseräkning och Utlägg Välj processen Inrikes Fliken Förrättning Fliken Förrättning är nu öppen och du kan starta registreringen av din reseräkning. Du ska enbart registrera en tjänsteresa med övernattning i varje reseräkning. 5

Bocka i rutan om du inte blivit bjuden på några måltider, varken hotellfrukost, lunch eller middag. Öppna rullisten i kolumnen Distans och välj avståndet, enkel väg, till ort/plats där tjänstgöringen ska genomföras. Fortsätt att registrera: Under rubriken From och Tom, registrera datum och tid när tjänsteresan startade och slutade. Under Avresa/fri text, registrera från vilken ort/plats du startade din tjänsteresa. Under Förrättningsort, registrera ort/plats där tjänstgöringen ska genomföras. Under rubriken Logi, registrera antal nätter med privat boende. Alternativ 1 Om du bockat i rutan öppnas inte bilden Måltidsavdrag. Välj därefter eller klicka på den flik du vill fortsätta registrera på. Alternativ 2 Om du inte har bockat i rutan och bilden Måltidsavdrag öppnas. 6

Måltidsavdrag Under rubriken Avdrag måltider registrerar du vilka måltider du blivit bjuden på. Måltider på allmänna kommunikationsmedel ska inte redovisas. Under rubriken Varav Representation registrerar du vilka av de registrerade måltiderna som är representationsmåltider. Under rubriken Kostförmån får du information om vilka av de registrerade måltiderna som förmånsbeskattas. Om du kommit till bilden Måltidsavdrag av misstag, klicka på Inga måltidsavdrag och det du registrerat tas bort. Du kommer tillbaka till fliken Förrättning. Klicka här för att få information om måltidsavdrag, representation och kostförmån. den av knapparna som är aktiv Måltidsavdrag eller Måltidsavdrag + Kostförmån för att komma tillbaka till fliken Förrättning. Vill du ändra på registrerade måltider klicka på åter till bilden Måltidsavdrag. under fliken Förrättning och du kommer Välj därefter eller klicka på den flik du vill fortsätta registrera på. 7

Fliken Färdtidsersättning Du kan själv justera de förvalda klockslagen om annan restid ska gälla som beräkningsgrund för färdtidsersättning. Registrera under rubriken Till när du når målet för din tjänsteresa, möteslokal, konferenslokal eller hotell. Registrera under rubriken Från när du lämnar målet för din tjänsteresa, möteslokal, konferenslokal eller hotell. Registrera under Sov. antal nätter mellan klockan 22.00-06.00 som du disponerar sovplats på färdmedel. Under rubriken Arbetstid redovisas ditt aktuella arbetspass inklusive arbetsförändringar. Under AF får du informationen om det finns en pågående arbetsförändring eller inte. Under rubriken Färdtid redovisas din restid utanför ditt aktuella arbetspass inklusive arbetsförändringar. Välj därefter eller klicka på den flik du vill fortsätta registrera på. 8

Fliken Kilometerersättning Registrering av körda kilometer vid tjänsteresor ska redovisas med en rad för varje körd resa, enkel väg. Under Panelen Kilometertotaler ser du antal kilometer som du har kört innevarande år och två år tillbaka i tiden. Under Transportsätt ligger Privat bil som standard. Har du tjänstebil (förmånsbil) välj tjänstebil med rätt drivmedel presenteras. och Kontrollera Datum då du påbörjade körningen, ändra vid behov. Registrera under rubriken Destination under Från/Till vilken plats/ort din tjänsteresa med bil startade och slutade. Registrera under Km antal kilometer du kört, enkel väg. Välj därefter eller klicka på den flik du vill fortsätta registrera på. 9

Fliken Utlägg Registrering av utlägg ska redovisas med en rad för varje utlägg. Välj Kostnadsslag i rullisten. Registrera Datum och Belopp i svensk valuta. Om du har fler utlägg klicka på Till det registrerade utlägget ska ett kvitto bifogas reseräkningen, se Bifoga kvittobilaga nedan Om orsaken till utlägget inte framgår, du saknar t ex kvitto, informerar du din chef om detta via Du kan enbart få ersättning för den faktiska kostnaden du haft för tjänsteresan, inte summan du betalt för ditt periodkort eller laddat ditt kontoladdningskort med. Om du saknar kvitto, välj alltid lämpligt kostnadsslag med texten 0 % moms! Skriv en kommentar! Bifoga Kvittobilaga Använd skannerfunktionen på skrivare eller mobil 1. Skriv ditt VGR-ID med bläckpenna väl synligt på varje kvitto, inklusive utskrivna digitala kvitto. 2. Skanna alla kvitton som härrör till reseräkningen och skicka till din mailadress. Detta blir en Kvittobilaga. 3. Hämta Kvittobilagan via mailen och Spara som på lämpligt ställe i datorn. Namnge alltid Kvittobilagan med Kvitto/år/månad/dag, till exempel Kvitto 170130. 4. Dina papperskvitto måste du spara 12 månader framåt i tiden från det datum du registrerat reseräkningen i Heroma rese. OBS! Om ditt kvitto saknar VGRID eller ditt VGRID är otydligt skrivet returnerar din chef reseräkningen till dig för komplettering av ny uppdaterad kvittobilaga. Det kan innebära att utbetalning av din reseersättning fördröjs. under fliken Utlägg. 10

Markera någon av raderna som härrör till kvittobilagan. Markera aktuell kvittobilaga och dubbelklicka på den. Kvittobilagan har nu laddats ned till markerad rad i Heroma rese under kolumnen Filnamn. För att öppna Kvittobilagan markera raden och klicka på För att ta bort Kvittobilagan markera aktuell rad och klicka på för att komma tillbaka till fliken Utlägg. Ingen åtgärd krävs av dig som medarbetare under fliken Kontering. fliken Sammanställning. Fliken Sammanställning Under fliken Sammanställning skickar du reseräkningen till din chef (attestant) för attest och utbetalning. Under Ändamål/beskrivning redovisar du syftet med tjänsteresan. Kontrollera att namnet på Attestansvarig är rätt. Stämmer inte attestantnamnet kontakta din chef. Kontrollera om kvitton är bifogade. Under de blå Panelerna ser du sammanställningen av det du registrerat i reseräkningen. Nils Lind Öppna panelvalen via de vita pilarna! 11

I rutan Skriv meddelande kan du kommunicera med chefen. Du får nu två val: Klickar du på skickas reseräkningen till din chef. Klickar du på är du kvar i fliken Sammanställning. Du får då skicka reseräkningen till chefen via under Ärendehantering. om du vill granska eller skriva ut en redovisning av det du registrerat. Om du vill ha med Kvittobilagan på reseräkningsdokumentet måste du först bocka i. Status på Reseräkning Var i ärendeflödet reseräkningen är ser du i Självservice under Mina personliga ärenden under kolumnen STATUS. Startat, registrering av reseräkningen är påbörjad, sparad preliminärt eller sparad. Pågående, reseräkningen är skickad till din chef. Returnerad, din chef har skickat tillbaka reseräkningen till dig för åtgärd. Makulerad, du själv eller din chef har tagit bort reseräkningen. Attesterad, reseräkningen är konterad på avvikande ansvar och attesterad av annan chef. Utanordnad, reseärendet är attesterat och utanordnad och kommer med på nästa lön eller är redan utbetalt. Efter att din chef utanordnat reseräkningen är din reseräkning synlig i Självservice i 30 dagar. Därefter sker automatisk Arkivering av reseräkningen. 12

Sök reseräkning Reseräkningarna du registrerat hittar du i Självservice under Mina personliga ärenden samt under fliken Rese - Visa/Sök - Mina reseräkningar - Aktuella reseräkningar - Sök reseräkningar. Under Mina reseräkningar ser du alla dina reseräkningar förutom Arkiverade Utanordnade reseräkningar. Under Aktuella reseräkningar ser du de reseräkningar som har status Startat. Under Sök reseräkningar kan du söka alla dina reseräkningar, oavsett status. Du kan själv välja urval för sökningen. För att få med arkiverade reseräkningar bocka i Inkludera arkiverade. Efter du fyllt i dina sökurval klicka på ett resultat för att få Ta bort reseräkning De reseräkningar som du Startat eller Sparat preliminärt kan du ta bort via personliga ärenden eller via Sök reseräkningar. Markera reseräkningen och klicka på knappen du får då information om att ärendet är borttaget, under Mina Om du vill ta bort en reseräkning som är Sparad, skicka reseräkningen till din chef och be din chef Makulera reseräkningen. Om du själv vill ta bort en reseräkning som du redan skickat till din chef, status Pågående, måste din chef Returnera reseräkning till dig. Du kan reseräkningen via fliken Sammanställning i reseräkningen. 13