Ledningsgruppen Utförare Rent Anteckningar 10 februari, 2016 (Lilla Danton) 08:30 11:00. Inbjudna: Sammanfattning: Anteckningar

Transkript

1 Ledningsgruppen Utförare Rent Anteckningar 10 februari, 2016 (Lilla Dantn) 08:30 11:00 Inbjudna: Anders Wallin - Närvarande Anna Jhanssn - Närvarande Dark Brankvic - Ordförande Fredrik Sandén - Sekreterare Ingemar Gustafssn (Eknmiärenden) - Kristina Scheuer Krantz - Närvarande Malin Öberg (HR-specialist) - Närvarande Olle Dahlin - Närvarande Thmas Larssn - Närvarande Adjungerad: Helen Jhanssn, punkt 5, kl 09:00-09:30 - Närvarande Sammanfattning: Plan ch innehåll för mentrskap presenteras på nästa LSG. En semesterersättare för förmannen för badplatsvärdarna utses senast 15 mars. Enheterna tar fram frågeställningar (sm ett led i arbetet med kultur ch förhållningssätt) senast i början av mars. Fler persner behöver engageras för att löpande säkerställa rdning ch reda bland alla kemiska prdukter. Upphandlingen av vårstäd är försenad. I nuläget bedöms detta inte påverka tidplanen för vårstädningen. En plan tas fram för att hantera eventuell överprövning ch för att maximera nyttjandet av egna maskinresurser. Synpunkter på vinterväghållningen ska samlas in från medarbetare på alla enheter ch nivåer. Vad har fungerat bra respektive mindre bra ch hur kan vi bli bättre? Enheterna beslutar m papperskartrna ska ersättas av digitala kartr inför barmarksperiden. Anteckningar Anteckningar från förra mötet: Mötesanteckningarna är utskickade för justering ch Kristina väntar på återkppling från Malin ch Thmas.

2 1) Kmmande semestrar ch tillgänglighet (Alla / 5 min) Fredagar: Fredrik tjänstledig 12 till 19 feb: Kristina semester, Anders ersätter 12 feb, Thmas 15 till 19 feb 18 till 25 feb: Anna semester, Anders ch Thmas ersätter 25 till 26 feb: Dark knferens, tillgänglig via sms ch mejl 2) Aktuella rekryteringar Ersättare för Thmas Nyström (Maskin) > LSG (AW) Rekrytering påbörjas av en tillsvidareanställning. Dark lyfte frågan m vi har undersökt intresset internt, m någn signalerat på till exempel medarbetarsamtal att de vill prva någt nytt. Inget intresse är nterat. Lars Svenssn > LSG (AW) Lasse går ner i tid för att slutligen gå i pensin hösten Det diskuteras mentrskap där Lasse får i uppgift att intrducera sin egen efterträdare samt den nya förmannen (rekrytering pågår) på Rent 1. Ge Dark input till plan ch innehåll för mentrskapet senast den 22 feb sm Dark kan presentera på nästa LSG. Ersättare för förmannen på badplatserna (KSK) Det saknas ersättare för Angelica i smmar vecka 29 till 32. Finns det någn förman i tjänst under periden sm är intresserad av att agera ersättare? Kan någn av underhållsteknikerna ersätta? Ska vi annnsera ch rekrytera internt? Kristina måste ha besked m ersättare senast 15 mars. Beslutades att Kristina sammanställer semesterönskemål ch presenterar ett underlag för beslut. Dark lyfte frågan m vi kan nyttja badplatsvärdarna sm förstärkning på renhållarsidan under regniga dagar. Det sm talar emt detta är att regniga dagar har renhållarna mindre att göra, sliga dagar är det hektiskt både på badplatser ch i stan. Övrigt Malin infrmerade m att det kmmer nya krav på dkumentatin i samband med rekrytering, till exempel behvsanalys. Malin återkmmer m detta. 3) Infrmatin/dialg m arbete med förhållningsätt i anställningen (Dark) Dark berättade att det tgs ett beslut på FSG i nvember 2015 m att ta fram ett förvaltningsgemensamt dkument gällande kultur ch förhållningssätt. Arbetsgången på Rent blir att enhetscheferna samlar in frågeställningar från medarbetarna. Ett exempel på fråga är när får man använda arbetskläder. Samtliga frågeställningar gås sedan igenm på ett ledningsgruppsmöte tillsammans med fackliga representanter. Beslutades att enhetscheferna påbörjar arbetet med att ta fram frågeställningar mgående i smågrupper. Deadline är i början av mars då ledningsgruppen går igenm frågeställningarna med de fackliga representanterna. 2(5)

3 4) Prcess: från kntakt ny kund till fakturering, ej privatkunder (Dark) Dark efterfrågar en dkumentatin av hur enhetscheferna gör, framförallt eknmiska, avvägningar i samband med att avtal sluts eller sägs upp. Kristina tg på sig att leta fram den prcesskartläggning sm Karin Lackéus hjälpte avdelningen att ta fram 2013/ ) Löneöversyn (Helen / 30 min) Malin tg anteckningar för Helens räkning. 6) Kemikalier (Fredrik / 15 min) Kemikaliegruppen har gått ut med förvaltningsgemensamma direktiv m vilka prdukter sm ska användas inm fyra prduktkategrier: Fönsterputs - Ajax fönsterputs Handdiskmedel - Yes riginal diskmedel Maskindiskmedel - Sun prfessinal Tablets Splarvätska - Arm-dekr kemi AB CS-nummer Har vi kvar andra prdukter inm kategrierna van så ska de användas upp eller lämnas vid kemikalieinsamlingen i maskinhallen. Meddela Fredrik m en fta använd prdukt saknas i förrådet på Hlmen. Vi måste säkerställa att inköp av kemiska prdukter görs från förrådet på Hlmen. Lyft detta på APT. Planera inköp i gd tid. Externrevisin i maj Vi behöver städa i kemikalieförråden ch uppdatera kemikaliedatabasen. Enhetscheferna återkmmer till Fredrik med namn på lämpliga persner för detta arbete senast nästa möte. 7) Upphandlingen av vårstäd försenad Sista anbudsdag 15 februari, istället för 1 februari. Avtal kmmer prel. att tecknas fr..m. 8 mars. Anders ch Thmas var överens m att det finns tillräckliga förutsättningar för att vårstädningen kmmer att starta på utsatt tid den 15 mars. Enheterna förbkar startmöten med entreprenörer så snart anbudsutvärderingen är klar ch tilldelningen är gjrd (prel. 26 feb). Diskuterades hur vi hanterar en eventuell överprövning ch m vi kan använda de egna spmaskinerna. Beslutades att Fredrik tar fram en plan i samråd med Anders ch Thmas. 8) Uppföljning av vinterentreprenörer Hur har vi löst frågr från förra mötet: Fungerar nuvarande rutiner tillräckligt bra? Det rapprterades m stra brister i kmmunikatinen med vissa entreprenörer. I nuläget återstår bara brister hs en entreprenör sm är kallad till uppföljningsmöte. Diskuterades hur internkntrllen går till ch dkumenteras. Kristina kallar Dark ch enhetscheferna till ett möte m internkntrllverktyget Vinterpådrag. 3(5)

4 I vilken utsträckning följs kravet på gps? GPS-användningen har en bra lägstanivå sett till samtliga entreprenörer inm Rent 1 ch Rent 2. Rent 3 har prblem med en entreprenör sm, trts upprepade påminnelser, inte följer kravet på gps. Fredrik för en dialg med Eva-Rut Petersn ch Mnika Olssn ang. vite. Fredrik förtydligar för samtliga entreprenörer att gps bara ska vara påslagen under den tid entreprenören har rätt till ersättning. Är medarbetarnas synpunkter dkumenterade ch hanterade? Dark uppmanade till att alla synpunkter på vinterväghållningen (vad sm fungerat bra/dåligt) ska dkumenteras. Dark har uppmanat på LSG att de fackliga uppmuntrar medlemmarna att lyfta synpunkter. Ska smmarkartrna vara digitala eller på papper? Mötet var överens m att vi måste säkerställa aktuella kartr sm uppdateras tillräckligt fta för att visa tillkmmande/avgående kunder. Med till exempel en mejladress knuten till en läsplatta får vi möjlighet att kmmunicera ut tillkmmande/avgående kunder ch hantera kundsynpunkter. Om det inte beslutas m annat kmmer smmarkartrna att vara utskrivna ch klara den 16 april. Nästa steg: Dark kllar m det går att rdna mejladresser till läsplattrna. Kristina utreder vilka resurser sm behövs för att löpande säkerställa aktuella kartr. Anna, Anders ch Thmas beslutar m de vill ha papperskartr. Anders kllar m de gamla läsplattrna är tillräckliga. Anna, Anders ch Thmas beslutar m antal nya läsplattr. 9) Eknmiska läget Dark lyfte att det kmmer för många fakturr till hnm för attest. Fakturr sm brde hanteras av enheterna. Meddela Thmas Zgrablic m du får en faktura sm inte är din. Gränsen för min- ch max kan justeras så att fler fakturr går igenm systemet autmatiskt. 10) LSG 9 februari (Dark) Dark rapprterade krt m samtliga punkter från senaste LSG. Nästa LSG 1 mars. Ärenden att ta upp? Meddela Dark senast 22 feb. 11) Åtgärdslistan Åtgärdslista ch beslutslgg Knstaterades att det saknas ansvariga ch deadlines för prjekten beslutade på avdelningens kvalitets- ch miljögenmgång den 7 ktber Dark kallar till särskilt möte för att ta beslut ch stämma av hur det går med alla ärenden. Förbered mötet genm att lägga till åtgärder, utse ansvarig ch ange deadline. 4(5)

5 12) Ärendeförteckning med kvarstående frågr (Alla / 5 min) Kvarstående ärenden Dark kallar till särskilt möte för att ta beslut ch stämma av hur det går med alla ärenden. 13) Ytterligare ärenden att diskutera idag eller på framtida möten? Offerten till Arbetsmarknad ang. snöberedskapen(*) (AW) Anders föreslår att Rent tillhandahåller ett par handskttare till AMK. Mötet hade inget att erinra mt förslaget. Diskuterades benämningar beredskap, timanställda m.m. i fferten. Rutin kring frånvarrsak Veckberedskap med lön (MÖ) Malin infrmerade m att frånvarrsaken är brttagen ur Persnec. Anders tar fram ett förslag på ny rutin med utgångspunkt ifrån den rutin sm finns. 14) Avslut Ej föranmälda frågr (Alla / 10 min) Uppföljning av nyckelhanteringen Dark gav Anders ch Thmas i uppdrag att idag eller imrgn eftermiddag kntrllera att nycklarna är återlämnade i nyckelrummet. Översyn av TK-avtalen Dark skickar ut pwerpint ch vill ha återkppling på frågeställningarna senast kl 13 den 11 februari. Nästa samrdningsmöte med TK Dark kallar till ett förmöte för att bereda frågr. Tillfälligt byte av scheman för förmännen på Rent 3 Anna har önskemål m att hennes förmän ska gå över till ett 40- timmarsschema måndag till fredag under 3 månader fr..m. 1 mars. Anders ch Thmas var psitiva till att lösa detta. Anna, Anders ch Thmas beslutar m detta på ett separat möte. Snöbrtfrsling Kristina lyfte att Ian saknar fakturaunderlag för snöbrtfrsling ch uppmanade att ge Ian allt underlag sm finns. Dagens punkter till åtgärdslistan (Alla / 5 min) Fredrik uppdaterar åtgärdslista ch beslutslgg samt kvarstående frågr. Hur har dagens möte varit? (Alla / 5 min) Bra: Den nya dagrdningen. Att alla får chans att ge sin syn ch bidra till diskussin ch beslut. Utvecklingsmråden: Vi tidsätter alla punkter. Vi anger mer bakgrundsinf för kmplexa punkter. Vi brdlägger diskussiner sm ligger utanför dagrdningen. 15) Nästa möte Onsdag, 24 februari, 2016, 08:30 5(5)