Manual för Distribuering av leverantörsfakturor Milstone 5 Författare: Ekonomiavdelningen År: 2017
Innehåll 1 Inloggning 3 1.1 Inlogg via VPN 3 2 Startsidan 6 2.1 Aktivitetsmenyn 6 2.1.1 Favoriter 6 2.1.2 Nyligen använt 6 2.1.3 Linneuniversitetet from 2013 6 2.1.4 Åtgärdsmeny 7 2.1.5 Meddelanden 7 2.1.6 Att göra (Dina uppgifter) 7 2.1.7 Samarbete el. Nålade samtal 7 2.1.8 Sök 7 2.2 Vänster menyn 7 3 Dina uppgifter som Distributör 8 4 Funktions och åtgärdsbeskrivningar 10 4.1 Maximera och minimera 10 4.2 Information leverantörsfaktura 10 4.3 Periodisering via nycklar 10 4.4 Bild 12 4.5 Logg arbetsflöde 13 4.6 Detaljer leverantörsfaktura 13 4.7 Åtgärdsknappar 15 4.8 Förfallen faktura 17 4.9 Bifogat dokument 17 5 Gemensamma verktygsfunktioner 17 5.1 Dela vyn 17 5.2 Nålade samtal 18 5.3 Bifoga ett dokument 18 5.4 Logg arbetsflöde 19 5.5 Hämta mall o Skapa/redigera mall 20 5.6 Loggbok 21 5.7 Hjälp 22 6 Övriga funktioner 22 7 Granskning aktiva fakturor per ORG 24 Sparad under: S:\ek\Arkivering\Manualer\2.1.2 Hantera kostnader\distributörer\distributörsmanual Milstone 5 2 (25)
1 Inloggning För att komma åt AGRESSO följer du nedanstående länk. Länken bifogas även i de e-mail, som sänds ut när du har en leverantörsfaktura att hantera. https://agresso.lnu.se/agresso/ Inloggningsuppgifter: (samma som till din dator) 1.1 Inlogg via VPN För att komma in i AgressoWeb utifrån LNU måste du ha programmet Cisco installerat på din dator. Har du detta program startar du programmet och går sedan till Internet Explorer eller Firefox, Chrome (Mac) och öppnar din länk eller skriver in https://agresso.lnu.se/agresso/ Har du inte installerat programmet Cisco på din dators gör du detta via vpn.lnu.se. Öppna webläsaren och gå in på https://vpn.lnu.se/ Allternativt skriv hela adressen https://vpn.lnu.se/+cscoe+/logon.html Logga först in med ditt vanliga datoranvändarnamn och lösenord. 3 (25)
I i mitten på sidan trycker ni på knappen Start AnyConnect. Du kommer sedan att få trycka ja två gånger sedan ska den vara installerad. Om du går ner under Startmeny så ska den finnas där. Klicka på länken och kolla att du är uppkopplad. 4 (25)
Sedan går du till Internet Explorer eller Firefox, Chrome (Mac) och öppnar din länk eller skriver in https://agresso.lnu.se/agresso/ Så du ska inte gå via Web application längre. Lycka till annars hör av dig till Leverantörsfunktionen på mail: faktura@lnu.se 5 (25)
2 Startsidan AGRESSO Milestone 5 innehåller en mängd tjänster. 2.1 Aktivitetsmenyn 2.1.1 Favoriter Här kan du lägga till dina favoritaktiviteter t.ex den org som du distribuerar mest (tyvärr går det idagsläget bara att lägga till en aktivitet från varje område). Du trycker då bara på hjärtat så att det blir fyllt (rött) och så hamnar den under menyn Favoriter. 2.1.2 Nyligen använt Här ser du de aktiviteter du nyligen använt. 2.1.3 Linneuniversitetet from 2013 Här kan du byta företag till det gamla LNU som gällde t o m år 2012 om du behöver söka på en gammal faktura. 6 (25)
2.1.4 Åtgärdsmeny Här loggar du ut när du är färdig med dina uppgifter. 2.1.5 Meddelanden Återkommer med information om hur denna funktion fungerar. 2.1.6 Att göra (Dina uppgifter) Under bocken hittar du dina leverantörsfakturor som du kan distribuera. Klicka på raden Distributör Org: (din eller dina referenskoder) finns det ingen parantes efter med en siffra så har du en faktura att hantera. Dina uppgifter är uppdelade per Org och öppnas i olika flikar. 2.1.7 Samarbete el. Nålade samtal Här kan du starta en chat med en person som kanske inte är godkännare men som kan veta något om en faktura som du fått. Denna konversation loggas med den faktura du ställer frågan om. 2.1.8 Sök Vanlig sökfunktionsruta. 2.2 Vänster menyn Har i dagsläget bara beskrivit lite om Rapporter som förklaras i kapitel 7 och 8. 7 (25)
3 Dina uppgifter som Distributör För att komma till dina uppgiftslistor klicka på bocken. Här hittar du Dina uppgifter, de leverantörsfakturor som du ska distribuera till godkännare och slutattestanter. Uppgifterna är uppdelade per fakultet så ni ser alla orgar för er fakultet. När du bara har en faktura att ågtärda finns det ingen parantes efter. Klicka på den Org som du vill distribuera. Du kan också lägga dina orgar som favoriter klicka då på hjärtat uppe i högerkanten så att det blir ifyllt. Du kommer nu på förstasidan få dina favoriter i högerkanten. Varje Org öppnar sig i ett eget fönster. När du klickar på uppgiften t.ex. Distributör Org: 2100 öppnar sig en attesteringsbild för de leverantörsfakturor du har att distribuera. 8 (25)
Till vänster i denna bild visas varje leverantörsfaktura i form av en ruta vertikalt. En faktura kan vara ankomstregistrerad med flera kostnadsrader. Fakturorna sorteras efter verifikationsnummer. Den ruta som är blåmarkerad är den faktura som visas. Genom att markera en ruta får man upp ytterligare information om fakturan, fakturabild och konteringsrad. I nästa kapitel förklaras alla steg mer noggrant. 9 (25)
4 Funktions och åtgärdsbeskrivningar 4.1 Maximera och minimera För att dölja menyn till vänster klickar du på dubbelpilarna (minimera fönster). På så vis behöver du inte skrolla lika mycket för att se all information. För att ta tillbaka menyn klickar du på de högerriktade dubbelpilarna (maximera fönster) längst upp till vänster i bild. 4.2 Information leverantörsfaktura Här finns uppgifter om leverantörens namn, fakturanummer, vårt verifikationsnummer och övrig information om fakturan. 4.3 Periodisering via nycklar Det finns möjlighet att direkt i samband med kontering av leverantörsfakturor periodisera kostnaden till annan/andra perioder än innevarande. Exempel på kostnader som vanligen ska periodiseras är: Lokalhyror Hyres- och serviceavtal, t ex med Rank Xerox och Securitas Växelns telefonabonnemang (övriga telefonabonnemang är i regel för små) Prenumerationer Det är idag möjligt att periodisera kostnader under följande baskonton enligt nedan. Om ni har behov av andra konton kontakta ekonomiavdelningen. Konto Beskrivning 5011 Lokalhyror enl. hyreskontrakt 5012 Lokalhyror, tillfälliga förhyrningar 5051 El 5052 Vatten 5054 Fjärrvärme 5071 Städning 5072 Sophämtning 5091 Bevakning 5622 Tidningar, tidskrifter 5721 Datakonsulttjänster 5722 Databaskostnader 5723 Programlicenser 5724 Service- och underhållsavtal datorer, kringutrustning 5751 Telefonväxel 5754 Bredband-Datakommunikation 10 (25)
Praktisk hantering på webben För att komma åt funktionen för periodiseringar klickar ni upp rutan periodisering via nycklar: Här finns sedan två rullgardinslister med val möjligheter som skall väljas för att periodisera fakturan. Den första är fördelningen som anger över hur många månader fakturan skall periodiseras. Möjliga val enligt nedan: Nästa steg är att ange start månad dvs i vilken period man vill att första delen av kostnaden skall bokföras. I samband med definitiv bokföringen kommer fakturor som har dessa uppgifter i fyllda att periodiseras och periodiseringsverifikationer med verifikations typ RJ att skapas. Konteringsexempel: Vi betalar en hyra på 500 000 kr i förskott avseende kvartal 2 Steg 1 (kontering av leverantörsfakturan i kvartal 1) Skuld raden 2581 är inte synlig på Webben. Konto Belopp/D Belopp/K 2581 Lev.skuld sv, utmost 500 000 5011 Lokalhyra 500 000 Periodisering (verifikations typ RJ) Konto Belopp/D Belopp/K 5011 Lokalhyra 500 000 1619 Förutbet kostnader 500 000 5019 Periodisering hyror 500 000 5011 Lokalhyra 500 000 Anledningen till de båda konteringarna på 5011 i samband med periodiseringen är för att i systemet få till en riktig bokföring via periodiseringskonton då systemet normalt sett gör periodiseringen på det valda baskontot. Detsamma gäller för återföringen. Återföring av periodisering i kommande period/perioder (verifikations typ RJ) Konto Belopp/D Belopp/K 5011 Lokalhyra 500 000 1619 Förutbet kostnader 500 000 5019 Periodisering hyror 500 000 5011 Lokalhyra 500 000 11 (25)
4.4 Bild Genom att klicka på bilden (skannade fakturor) får man upp bilden i större ruta för ökad läsbarhet. Se bilderna bredvid vad de olika ikonerna betyder. För elektroniska fakturor får man klicka på Spara ikonen för att få upp bilden i större ruta för ökad läsbarhet. Klickar du på Utskrift ikonen så får du med Verifikationsnr i överkanten och konteringen i nederkanten. I dessa lägen kan man spara en kopia, skriva ut eller helt enkelt stänga bilden när man tittat färdigt. 12 (25)
4.5 Logg arbetsflöde Här visas samtliga användare som varit inblandad i fakturaradens flöde, inklusive den som distribuerat ut raden till flödet. Eventuella kommentarer per användare visas. Man kan också skriva in egna kommentarer som även dessa följer med vidare i arbetsflödet. 4.6 Detaljer leverantörsfaktura Här kan man lägga till och ändra kontering samt ange beskrivningstext. Vet man ej konteringskod klickar man på rutan till höger om konteringsfältet för att komma till Fälthjälp, där man kan göra sökningar och välja kod. Du kan också börja skriva början på t.ex kostnadsbäraren i text då kommer alla förslag som börjar på t.ex UK upp så att du kan välja i rullisten. = Har du fler rader så kan du sätta en bock i rutan så markeras alla rader och du kan välja åtgärd på alla samtidigt. Översikt = Klickar du på får du upp arbetsflödesbilden där kan du följa vem fakturan är hos och vem den ska till och vem den har varit hos. (Se bild vid sidan) Ersättare för = Står för vilken distributörsgrupp som ska hantera fakturan. (går inte dölja) Status = Här ser du vilken åtgärd du har valt.(se åtgärdsknappar). Valuta = Här ser du valutan som du konterar. Valutabelopp = Beloppet som ska konteras. 13 (25)
Konto = Baskonto. Gäller det en Anläggning skriver du ANL istället för ett baskonto. Org = Referenskod. Verks = Verksamhetskod. Kbarare = Kostnadsbärare. Motp = Motpart. När det gäller utlandsbetalningar ändrar vi till rätt momskod i kontrollsteget. T.ex EU moms varor = VA06, VA12, VA25, EU moms tjänster = TJ06, TJ12, TJ25, EU moms tjänster land utanför EU = TJOV, Ej EU moms = EJEM Anv = Här fyller du i användarnamn på den godkännare du vill skicka fakturan till. Du kan även fylla i: FAST = Fast attestant (måste vara upplagd kontakta EK-avd för mer information) SLUT = Fakturan går då direkt till Slutattestant. EGEN = Om det är en egen kostnad (t.ex Eurocard) för en dekan, kanslichef eller prefekt skriver man EGEN. Fakturan går då först till chefen och sedan vidare till nästa överordnad chef för ytterligare en slutattest. KOLL = I det fall fakturan är slutattesterad men har skickats tillbaks ifrån kontrollsteget för komplettering av ändamål syfte etc. Fakturan går då direkt tillbaks till kontrollsteget utan att passera godkännare eller slutattestant en gång till. Resurs = Här kan du fylla i användarnamn. (ej obligatoriskt) Fritt = Här kan man få en kod upplagd via Ek-avd om man vill. Här kan du även fylla i DISTR om du som distributör vill ha tillbaks fakturan efter att den varit hos en godkännare det fungerar inte när man skriver FAST, SLUT eller EGEN i användarfältet. Momskod = 51-25% moms, 52-12% moms, 53-6% moms Beskrivning = Här önskar vi att ni skriver lite om vad fakuran gäller t.ex. Telia, 070-2552255 Kalle Karlsson eller representationsändamål mm. Fälthjälp = Här kan du söka efter t.ex baskonto, verks, kbarare, användarnamn mm. Klicka på Fälthjälpsknappen till höger om den uppgift du vill söka efter och du får upp en ny ruta där du kan skriva din sökning. Skriv t.ex Jonas och klicka på sök då får du upp en sökning på alla som heter Jonas och du kan dubbelklicka på den användare du vill skicka fakturan till. Då hamnar användarnamnet i Anv fältet. 14 (25)
4.7 Åtgärdsknappar Ta bort = Ta bort en konteringsrad. Om du har delat upp en fakturarad kan du, genom att markera en rad med ett kryss i rutan till vänster, radera raden. Dela upp raden = Dela upp beloppet till flera konteringsrader. För att dela upp en fakturarad till två eller flera rader markerar du först raden och väljer sedan åtgärden Dela upp raden. Nu skapas en kopia av konteringsraden under den ursprungliga med Valutabelopp 0,00. Kontera den nya raden, inklusive belopp, enligt önskemål. Upprepa proceduren för varje ny delad rad. Attestera sedan samtliga rader. Exempel: En fakturakostnad skall fördelas mellan Verks 9901 och verks 9902. Fakturaraden, hos en distributör, är konterad på verks 9901 med 8 000 kr. Av detta belopp ska 4 000 kr belasta verks 9902. Lämpligt att först färdigkontera grundraden om det inte är gjort (denna kontering ges som förslag på den nya delade raden). Grundraden är markerad, välj åtgärd dela upp raden. Vi ser att den nya raden märks med åtgärden Dela upp raden och vi har sedan skrivit in 4 000 kr som valutabelopp och ändrat verks till 9902. Vi ser att grundradens belopp nu har minskat med 4 000 kr (totalbeloppet kan aldrig ändras). Varje ny delad rad får ett separat arbetsflöde och vill man skicka med kommentar gör man detta per rad. Viktigt att man sedan sätter en bock längst till vänster på samtliga rader! Välj åtgärden Skicka i statuskolumnen. Tryck sedan på Spara! Representation (se Representationspolicyn) För representation krävs kvitto/restaurangnota och anteckningar om: * Datum * Syfte (här vill vi har mer utförlig text inte bara möte) * Namn på samtliga personer som deltagit och vilka företag eller motsvarande de representerar. Anteckna informationen i Kommentars rutan eller i Beskrivnings fältet eller bifoga fil med uppgifterna. Kvitto/restaurangnota skannas in och bifogas. Lämna underlagen till ekonomiavdelningen med verifikationsnummer. 15 (25)
MOMS Slopad kompensationsrätt för ingående moms vid representation Regeringen har beslutat att ta bort kompensationsrätten för ingående moms på representation för myndigheter. Ändringen träder i kraft den 1 juli 2017 och innebär att Linnéuniversitetet inte får bokföra någon moms för representation utan hela beloppet ska kostnadsföras. Det gäller all representation, till exempel måltider, kringkostnader och representationsgåvor; både intern och extern representation. Det som idag bokförs på konto 4961 och 5521. För fakturor som bokförs på juni fram t.o.m. brytdatum 5/7 ska moms bokföras enligt de gamla reglerna. Efter brytdatum gäller den slopade kompensationsrätten och ingående momsen ska då bokföras som en representationskostnad. Vilket innebär att hela fakturabeloppet inklusive moms ska bokföras på 4962 respektive 5522. Är moms beloppet för stort på fakturan t.ex. på representationsfakturor och hyrbilsfakturor. Då använder du åtgärd Dela upp rad. Kontera först den aktiva raden på t.ex 4962 välj åtgärd Dela upp rad på den nya raden skriver du in ett minusbelopp och skriver in momskonto 1542. Du drar av den moms som står på fakturan. Parkera = Fakturaraden skickas inte. Det man skrivit in såsom kommentarer och kontering behålls. Används när du t.ex väntar på en kreditfaktura. OBS! ändra inte Org innan du parkerar, fakturan kan försvinna i flödet då. Avvisa = Fakturaraden avvisas och hamnar i ankomstregistreringen för åtgärd. Denna åtgärd fordrar en kommentar. Används om förfallodatum är fel eller om fakturan inte ska betalas och vi inte kan få någon kreditfaktura. Omdistribuera = Fakturaraden ska skickas till annan org även egna underorgar. Fyll i rätt orgkod på konteringsraden ta bort texten i Anv och välj omdistribuera och sedan spara. Skriv gärna en kommetar om varför du omdistribuerar. Distribuera = Används endast när fakturan är färdig konterad och du vill att fler än en person ska attestera fakturan. Fyll i användarnamn på den person du vill skicka fakturan till först i Anv och tryck på Skicka. Tryck sedan på Distribuera för att välja en annan person som skall attestera fakturan. När du kommer in i bilden är Distributörs steget aktivt. Du väljer att flytta ned markering till Godkännaraden eller Slutattestantraden. Markera sedan personen som skall attestera från listan till vänster och flyttar över den till högerrutan med hjälp av pilarna. När du har valt godkännare klickar du på ok. Skicka = Fakturaraden sänds då vidare i attestkedjan enligt det användarnamn du valt. 16 (25)
Ångra = Ångra åtgärd/inmatning.om du t.ex. har valt åtgärd och sedan ångrar dig blankas vald åtgärd ut och eventuella konteringar återställs till ursprungsvärde med denna knapp. Åtgärd Ta bort fungerar bara på rader man skapat själv genom delning. Spara = Åtgärden går iväg. 4.8 Förfallen faktura Om en faktura redan har förfallit till betalning visas en röd symbol för detta i rutan. 4.9 Bifogat dokument Om knappen dokument lyser blått, finns ett dokument bifogat. Klicka på knappen och följande bild visas. Dubbelklicka på dokumentnamnet och bilden öppnas i ett nytt fönster och du kan läsa dokumentet. 5 Gemensamma verktygsfunktioner I attestbilden finns ett antal verktygsfunktioner som är gemensamma för alla användarstegen. 5.1 Dela vyn Klickar du på knappen Dela vyn så får du upp två flikar samtidigt. Knappen blir också grön när den är aktiv. Du kan flytta de olika flikarna mellan fönstren genom att använda pilarna. Det dyker upp fler funktioner när du delar vy. Den första är dela vy, nästa är flytta fönstret till nästa fönster, chat, dokument, favoriter och hjälp. 17 (25)
5.2 Nålade samtal Man kan skicka en fråga till en anstäld som inte har agresso och fråga om vad en specifik faktura gäller och detta samtal blir bifogat fakturan. 5.3 Bifoga ett dokument Du kan själv bifoga dokument till din leverantörsfaktura. Exempel på användningsområde är att bifoga en deltagarlista till fakturan. För att bifoga, t.ex, ett Exceldokument till en leverantörsfaktura klicka på gemet. Fönstret Dokument öppnar sig. Klicka sedan på antingen ikonen Lägg till ett dokument eller nere till vänster Lägg till ett dokument. Nu öppnar sig ännu ett fönster. Klicka på pilen vid Dokumenttyper och välj Bilaga leverantörsfaktura klicka på Överför och leta dig fram till det dokument som du vill bifoga fakturan. När du har hittat dokumentet dubbelklickar du på det. Klicka sedan på knappen Spara. Nu syns din bilaga som en fil bredvid fakturabilden. 18 (25)
Man kan också ändra vy på hur bilderna visas genom att trycka på de olika knapparna bredvid Ändra vy. Har du råkat lägga in fel dokument kan du högerklicka på dokumentet och välja Ta bort. Tryck sedan på Ta bort igen och dokumentet är borta. Stäng fönstret för att komma tillbaka till fakturan. Du kan nu nå det bifogade dokumentet via gemet - ikonen här eller i olika frågebilder. När det finns en bilaga så blir gemet blåmarkerat. 5.4 Logg arbetsflöde Frågebild där man kan göra urval för att t ex se hur man har hanterat en tidigare faktura. Här kan man söka fram fakturarader man attesterat tidigare genom att först välja frågebilden och sedan göra urval på sin egen användare i kolumnen Attestansvarig. Sökning sker då man klickar på Sök uppe till vänster. 19 (25)
Vi vill titta på hur vi hanterat en tidigare faktura från Posten och klickar i kolumnen Ver.nr på 30009431. Vi får då upp attestbilden för den gamla fakturan och kan bl.a se hur konteringen gjordes. 5.5 Hämta mall o Skapa/redigera mall För användning av konteringsmallar. Kan bara användas av Distributör, eftersom dessa funktioner är knutna till åtgärden Dela upp rad. Konteringsmallar Om man ofta har samma konteringssträngar kan man skapa en eller flera konteringsmallar som underlättar konteringsarbetet. Hämta mall För att använda denna måste du ha skapat en mall tidigare. Skapa/ redigera mall Kontera den rad på fakturan som vill spara i en mall. Välj sedan verktyget Skapa/redigera mall. 20 (25)
Välj Spara som Namnge mallen, i detta exempel Bilmall, och ange eventuellt en beskrivning. Spara. När nästa bilhyresfaktura kommer, kan välja verktyget Hämta mall. Välj den mall du vill ha i rullningslisten och klicka på Behåll. Konteringen är klar. 5.6 Loggbok Detaljerad information om hur den faktura man har uppe på skärm, har förflyttat sig i systemet. 21 (25)
5.7 Hjälp On-line hjälp för Self Service. 6 Övriga funktioner 22 (25)
23 (25)
7 Granskning aktiva fakturor per ORG OBS! Starta Agresso klienten och logga in. Ej webbagresso. Öppna Fråga arbetsflöde leverantörsfakturor. Välj LNU Granskning liggande fakturor tryck tabb och kikaren eller F7. För Milestone 5 välj LNU Granskning arbetsflöde aktiva fakturor. Fyll i t.ex 68* i ORG rutan och klicka OK då får du en lista som ser ut så här. Du kan även söka på användarnamn, förfallodatum, verifikationsnummer mm. 24 (25)
Här kan ni se hos vem fakturan ligger om den är förfallen och all annan övrig information ni kan behöva. 25 (25)