Lathund Outlook Version Beta 2010
Innehåll 1.1.1 Aktivera eller inaktivera Outlook idag... 2 1.1.2 Gör Outlook idag till din startsida... 2 1.1.3 Anpassa Outlook idag... 3 2 Kalender... 4 2.1.1 Några inställningar i kalendern... 5 2.1.2 Aktivera Att göra... 5 2.1.3 Ändra antal dagar i kalendern... 6 2.1.4 Boka i kalendern... 7 2.1.5 Återkommande avtalad tid... 8 2.1.6 Bokning av möte... 9 2.1.7 Öppna en annan persons kalender... 11 3 Kontakter... 12 3.1.1 Registrera nya kontakter... 13 3.1.2 Dra ett e-postmeddelande till Kontakter... 14 3.1.3 Hämta en adress från internet (vcard)... 14 3.1.4 Använd kontaktkortet aktivt... 15 4 Uppgifter & Flaggning... 16 4.1.1 Skapa ny uppgift... 17 4.1.2 Fyll i information om din uppgift... 17 4.1.3 Dra ett e-postmeddelande till Uppgifter... 18 4.1.4 Flagga en uppgift... 19 4.1.5 Olika vyer... 19 5 E-post... 20 5.1.1 Skrivbordsavisering, ljudsignal och kuvert... 21 5.1.2 Läsfönster... 21 5.1.3 Markera, flytta, kopiera och ta bort meddelanden... 22 5.1.4 Sammanhängande markering... 23 5.1.5 Sortera mejl... 24 5.1.6 Spara bifogade filer... 24 5.1.7 Spara hela mejlet på en filstruktur... 25 5.1.8 Struktur på mapparna... 25 5.1.9 Skapa egna mappar... 26 5.1.10 CC-Mapp... 27 6 Anteckningar... 28 6.1.1 Skapa en ny anteckning... 29 6.1.2 Ändra storlek på en anteckning... 29 6.1.3 Klassificering... 29 7 Skapa goda Outlook vanor... 30 7.1.1 Vana kring IN-korg... 30 7.1.2 Vana kring kalendern och Uppgifter... 30 1
Outlook idag innehåller en förhandsgranskning av dagen. Här kan du visa en sammanfattning av dina möten, få en lista över alla uppgifter och hur många e- postmeddelanden som du har fått. 1.1.1 Aktivera eller inaktivera Outlook idag Tryck på ditt mejlkonto för att aktivera Outlook idag. 1.1.2 Gör Outlook idag till din startsida Om du vill att Outlook idag alltid ska visas när du startar Outlook, gör så här: Aktivera Outlook idag Klicka på knappen Anpassa Outlook idag (längst upp till höger på sidan Outlook idag) Ticka i rutan vid start och tryck på spara ändringar. 2
1.1.3 Anpassa Outlook idag För att anpassa Outlook klickar du på knappen Anpassa Outlook idag Du kan göra följande inställningar: 1 2 3 4 6 5 1. Aktiverar eller inaktiverar Outlook idag vid start 2. Här kan du bestämma vilka mappar som ska visas. Du kan välja Inkorgen och har även möjlighet att markera undermappar till Inkorgen eller ytterligare någon Inkorg (Info brevlåda) som du ansvarar för. 3. Ange hur många dagar som ska visas i kalendern. 4. Inställningar för att välja vilka uppgifter som ska visas och hur du vill att uppgiftslistan ska sorteras. Du kan sortera uppgiftslistan efter prioritet, slutdatum, skapat och startdatum. 5. Formatmallar för att visa Outlook idag med olika format. Du kan välja mellan standard, standard (två kolumner), standard (en kolumn), sommar och vinter. 6. Klicka på Spara ändringar för att aktivera inställningarna. 3
2 KALENDER Några inställningar i kalendern Aktivera Att göra Ändra antal dagar i kalendern Boka i kalendern Återkommande möten Bokning av möten Öppna en annan persons kalender 4
2.1.1 Några inställningar i kalendern Välj fliken Arkiv och klicka sedan på Alternativ Klicka på rubriken Kalender 1. Klicka bort bocken i rutan vid Standardpåminnelse 2. Klicka på knappen Lägg till helgdagar (Välj helgdagar för Sverige och tryck OK) 3. Ticka för rutan vid Visa veckonummer i datumbläddringen 4. Tryck OK för att spara inställningarna 1 2 3 2.1.2 Aktivera Att göra När du har din kalender öppen kan du få en samlad bild på allt som du skall göra. Välj fliken Visa där du aktiverar Att göra-fältet i gruppen Layout och välj Normal. I Att göra-fältet som nu finns bredvid kalendern på höger sida visas alla Uppgifter & Flaggningar (se vidare kapitel Uppgifter & Flaggning). 5
2.1.3 Ändra antal dagar i kalendern Öppna Kalendern och klicka på fliken Start. I gruppen Ordna klickar du på Dag, Arbetsvecka, Månad eller Schemavy. Om du vill ändra hur mycket information som visas i månadsvyn klickar du på den nedre delen av knappen Månad och klickar sedan på en detaljnivå. Visa låg detaljnivå Endast helgdagar visas i en tom kalender. Visa medeldetaljnivå Helgdagar och färgstaplar visas som indikerar dagar med kalenderobjekt. Visa hög detaljnivå Tids- och rubrikinformation, däribland kategorifärger för kalenderobjekt visas. 6
2.1.4 Boka i kalendern En vanlig bokning i kalendern gör du enklast på följande sätt: Välj aktuell dag Dubbelklicka på den rad som motsvarar tiden för din bokning Ett bokningsfönster visas, där du anger vad du ska göra, plats samt start- och sluttid. Alla klockslag går att skriva över, dvs. det går bra att ange starttiden till t ex 15:25. 2 6 1 3 4 5 1. Ange ämne. 2. För att underlätta för andra kan man ange statusen på bokningen här. Som standard blir bokningen Upptagen vilket innebär att man inte kan bokas in på möte under denna tid. Ledig kan du använda när du själv vill se vad du tänkt dig att göra vid denna tidpunkt. Hos dina kolleger visas denna tid som om du inte har något inbokat. Preliminärt innebär att bokningen inte är helt säker och att det kan tänka sig att du kan bokas in på annat. Frånvarande betyder att du inte finns på kontoret. Det kan innebära att du har en restid in till din arbetsplats. 3. Påminnelse innebär att du anger om, eller hur lång tid i förväg du vill få en påminnelse. 4. Om du vill att bokningen ska vara privat klickar du på knappen i menyområdet. 5. För att anteckna mer information om uppgiften kan du skriva in text, infoga mejl, dokument i detta fält. 7
2.1.5 Återkommande avtalad tid När du gör en kalenderbokning (2.1.4) har du möjlighet att lägga denna som regelbundet återkommande. I en mötesbokning trycker du på knappen Återkommande. 1 2 3 4 Nedan följer några möjliga val på återkommande tider: 1. Här väljer du tidsintervallet på din bokning 2+3. Välj hur ofta din bokning ska återkomma Dag som ger möjlighet att boka in telefontider, lunch, promenader eller annat som du återkommande gör varje dag Vecka återkommande möten en eller flera dagar per vecka. Genom att välja intervallet i rutan Upprepa var :e vecka på: kan du bestämma om bokning är varje vecka (siffran 1), varannan vecka (siffran 2), var tredje vecka (siffran 3) eller något annat tidsintervall. I exemplet ovan sker mötet varannan vecka på fredagar mellan 09:00-12:00. Sista mötet är fredagen den 19 december Månad bokning en speciell dag varje månad, ex. månadsmöten År varför inte boka in födelsedagarna några år framåt? 4. Begränsning av intervallet innebär att du väljer slutdatum för det sista mötet eller hur många gånger mötet ska vara. 8
2.1.6 Bokning av möte När du ska kalla dina kollegor till ett möte gör du det via din egen kalender. Börja med att dubbelklicka på den tid du tänker ha mötet i kalendern. Fyll i ämne, tid, plats, osv. Klicka på Schemaläggningsassistenten i gruppen Visa på fliken Möte. Med hjälp av Schemaläggningsassistenten hittar du den bästa tiden för ditt möte. Klicka på Lägg till andra och sedan på Lägg till från adressbok. Ange namnet på en person eller en resurs som du vill ha med på mötet i rutan Sök i dialogrutan Välj deltagare och resurser. Om du söker med alternativet Fler kolumner klickar du på Sök. Klicka på namnet i resultatlistan och klicka sedan på Obligatorisk, Valfri eller Resurser, och därefter på OK. De obligatoriska och valfria deltagarna visas i rutan Till på fliken Möte. Resurser visas i rutan Plats. Rutnätet ledig/upptagen visar om deltagarna är lediga. En grön lodrät linje visar mötets början, och en röd lodrät linje visar dess slut. I rutan Mötesförslag visas de bästa tiderna för ditt möte (då de flesta av deltagarna kan komma). Välj en mötestid genom att klicka på ett av förslagen i rutan Mötesförslag eller genom att välja en tid i rutnätet ledig/upptagen. 9
När du hittat en tid som passar alla (eller de flesta) på knappen Skicka. Mötesinbjudningen går via e-postmeddelanden till deltagarna. Om de accepterar din inbjudan, läggs bokningen automatiskt in i deras Kalendrar och ett bekräftelsemeddelande skickas till dig. Om mötet skulle behöva ställas in, gör det inte enbart muntligt, utan via Kalendern. Gå till Kalendern och högerklicka på mötet. Välj Avboka möte. Mötesinbjudan kommer nu upp. Tryck på Skicka (inställt möte). 10
2.1.7 Öppna en annan persons kalender Om en annan Microsoft Outlook-användare beviljar dig behörighet till sin kalender kan du öppna den i Outlook. Om du inte har behörighet skickas ett e- postmeddelande med en begäran till den andra användaren. OBS! Det krävs ett Microsoft Exchange Server-konto. 1. Gå till kalendervyn. Välj fliken Start och tryck på Öppna kalender i gruppen Hantera kalendrar. Välj Öppna delad kalender. 2. Skriv ett namn i rutan Namn eller klicka på Namn om du vill välja ett namn från adressboken. När du öppnar en delad kalender för första gången läggs den kalendern till i navigeringsfönstret (längst till vänster). Nästa gång du vill visa den delade kalendern klickar du på den i navigeringsfönstret. Om den andra personen vars kalender du vill öppna inte har gett dig behörighet att visa den, uppmanas du att be den personen om behörighet. Om du klickar på Ja öppnas ett e-postmeddelande med delningsförfrågan automatiskt. I meddelandet ombeds personen att dela sin kalender med dig och du kan också välja att dela din egen standardkalender med personen i fråga. 11
3 KONTAKTER Förutom alla interna e-postadresser som finns upplagda i den Globala adresslistan kan du registrera egna kontakter. Det kan vara både kunder och vänner, vars e- postadresser och telefonnummer du vill ha lättillgängliga. Uppgifterna registreras i s.k. kontaktkort, en form av elektroniska visitkort. Kontakterna samlar du i mappen Kontakter. Om du synkronisera din mobiltelefon är det oftast dessa adresser som du synkroniserar. Registrera nya kontakter Dra ett e-postmeddelande till Kontakter Hämta en adress från internet (vcard) Använd kontaktkortet aktivt 12
3.1.1 Registrera nya kontakter Börja med att klicka på knappen Kontakter Klicka på knappen Ny kontakt längst upp till vänster på skärmen. Ett kontaktkort visas på skärmen. Börja med att fylla i kontaktens namn på vanligt sätt, dvs. Förnamn Efternamn. (Kontakten kommer sedan att sorteras i bokstavsordning efter efternamnet, så undvik helst att skriva in enbart smeknamn mm på vännerna. Det blir snabbt rörigt om man inte är konsekvent och håller ordning på förnamn, efternamn och smeknamn.) Fyll i e-postadress och andra eventuella uppgifter. Du kan lätt komplettera uppgifterna senare. Längst ned till höger finns möjlighet att tilldela kontaktkortet en kategori. Detta ger en bra möjlighet att strukturera och se dina kontaktkort på ett bra sätt. Spara ditt nya kontaktkort genom att klicka på knappen Spara och stäng. Ditt kontaktkort sorteras in i bokstavsordning. Vill du senare komplettera dina uppgifter, gå till mappen Kontakter och dubbelklicka på kontaktkortet. 13
3.1.2 Dra ett e-postmeddelande till Kontakter Om du har e-postmeddelanden i mejlen, som du sparat bara för att ha kvar e-postadressen, är detta tips bra att lära sig utantill. Klicka på e-postmeddelandet Klicka, håll ned musknappen och dra meddelandet till knappen Kontakter. Du släpper musknappen när Kontakt knappen blir markerad. Ett kontaktkort visas på skärmen. Ev. kan du behöva justera namnet på själva namnraden, men e-postadressen brukar bli korrekt. Klicka på Spara och stäng. 3.1.3 Hämta en adress från internet (vcard) På eniro.se respektive hitta.se kan du söka upp en person. Klicka sedan på vcard och du får upp ett kontaktkort med den information som finns registrerat. Vissa företag lägger även ut vcard på sina hemsidor. Komplettera med eventuell information i kortet och tryck spara. 14
3.1.4 Använd kontaktkortet aktivt 2 3 5 4 1 Från kontaktkortet kan du sköta flera funktioner. 1. Textfält där du kan skriva datum och vad ni kom överens om. 2. Om du skall skicka mejl till personen klickar du på E-post och öppnar ett nytt mejl. 3. För att boka möte trycker du på Möte. Välj tid och skicka en mötesförfrågan. 4. När du behöver en påminnelse rörande kontakten så kan du flagga kontaktkortet. 5. För att klassificera personen kan du använda dig av en eller flera kategoriseringar. Klicka på knappen Kategorisera och välj Alla kategorier för att namnge de kategorier du behöver. Använd gärna siffror i början på namnen för att få dem i den ordning du önskar. 15
4 UPPGIFTER & FLAGGNING Allmänt om uppgifter Du använder uppgifter för ärenden som du vill bevaka till dess att de är slutförda. Uppgiften kan förekomma en gång eller upprepas. En återkommande uppgift kan upprepas med jämna mellanrum eller upprepas på det datum när uppgiften ska vara slutförd. Du kan t ex skicka en rapport till någon den sista torsdagen i varje månad, eller få ett meddelande om att du ska ta kontakt med dina kunder när det har gått tre veckor sedan du senast hade kontakt. Allmänt om flaggning Om du har ett mejl eller en person (kontaktkort) som du skall göra något med vid en viss tidpunkt kan du sätta en påminnelse (Flagga). Flaggningen används normalt när den information du behöver för att uträtta din uppgift redan finns i mejlet eller kontaktkort. Du skall inte själv dokumentera något. Om du får ett mejl som du skall spara och göra något med, kan du flagga det och sedan flytta det till rätt mapp i din inkorg. (OBS! Flaggningar fungerar enbart i din inkorg och mapparna du skapar därunder.) Allmänt om att göra Uppgifter och flaggningar visas gemensamt i vyn Att göra. Skapa ny uppgift Fyll i information om din uppgift Dra ett e-postmeddelande till Uppgifter Flagga en uppgift Visa uppgifter & flaggningar Olika vyer 16
4.1.1 Skapa ny uppgift Klicka på knappen Uppgifter i navigeringsfönstret Klicka på knappen Ny uppgift längst upp till vänster på skärmen. 4.1.2 Fyll i information om din uppgift 1. Skriv in ämnet för din uppgift 2. Välj när uppgiften ska vara klar (förfallodatum) 3. Här kan du skriva in mer text om uppgiften 1 2 3 17
4.1.3 Dra ett e-postmeddelande till Uppgifter Ett snabbt sätt att skapa en uppgift är att dra ett e-postmeddelande till uppgiftslista. Du får med texten i meddelandet, vilket kan vara bra om det står vad som ska göras. Klicka, håll ned och dra e-postmeddelandet till knappen Uppgifter. Det går även bra att samtidigt dra flera meddelanden samtidigt. Fyll i det som gäller för uppgiften Klicka på knappen Spara och stäng när alla uppgifter är ifyllda Om en fil är bifogad i meddelandet så följer den inte med när uppgiften skapas. Om du vill skapa en uppgift och få med filen, gör på följande sätt: Klicka på filen, håll ned höger musknapp och dra filen till knappen Uppgifter Välj Flytta eller Kopiera hit som Uppgift med bifogad fil Observera! Detta gäller även meddelanden som inte har någon bifogad fil 18
4.1.4 Flagga en uppgift Gör så här. Öppna mejlet. Tryck på pilen Följ upp. Välj Anpassa och tala om när du vill ha en påminnelse. 4.1.5 Olika vyer Klicka på någon av pilarna till höger på gruppen Aktuell vy Välj vad och hur du vill visa dina Uppgifter och Att göra. 19
5 E-POST Skrivbordsavisering, ljudsignal och kuvert Läsfönster Markera, flytta, kopiera och ta bort meddelanden Splittrad markering Sammanhängande markering Sortera mejl Spara bifogade filer Spara hela mejlet med bilagor Struktur på mapparna Skapa egna mappar CC-Mapp 20
5.1.1 Skrivbordsavisering, ljudsignal och kuvert Skivbordsavisering är ett meddelande som visas på Skrivbordet, längs ned till höger, när ett e-postmeddelande anländer till din Inkorg. Förutom aviseringen kan du höra en ljudsignal, ett kuvert kan visas i meddelandefältet och musmarkören kan förändras när ett nytt objekt anländer till din Inkorg. Gör på följande sätt för att inaktivera påminnelserna: Välj fliken Arkiv och sedan Alternativ 1. Klicka på rubriken E-post 2. Avmarkera följande alternativ: Avge ljudsignal Ändra musmarkören Visa ett kuvert i meddelandefältet Visa en skrivbordsavisering om ny e-post 1 2 5.1.2 Läsfönster Med hjälp av Läsfönstret kan du visa innehållet i ett e-postmeddelande. Du kan visa innehållet till höger eller längs ned på skärmen. Klicka på fliken Visa. Klicka på Läsfönster under Layout. Välj höger, nederkant eller av. 21
5.1.3 Markera, flytta, kopiera och ta bort meddelanden Vill man markera flera e-postmeddelanden åt gången, t ex för att flytta eller radera dem, kan man ta hjälp av tangentbordet. Splittrad markering: Vill du markera lite här och lite där, en s.k. splittrad markering, gör så här: Klicka på det första e-postmeddelandet. Håll ned <CTRL>-tangenten Klicka på övriga e-postmeddelanden. Observera att du inte ska hålla ned musknappen och dra, utan bara klicka på de objekt du vill markera. (Om du håller ned musknappen och drar samtidigt som du håller ned <CTRL>, blir dessa e-postmeddelanden kopierade.) När du markerat de e-postmeddelanden du önskar, släpp <CTRL>-tangenten. Ska du radera? Tryck <DELETE> Ska du flytta e-postmeddelanden? Håll musen över något av de markerade e- postmeddelanden, tryck ned musknappen (och håll den nedtryckt), dra till den mapp dit du önskar flytta e-postmeddelanden. 22
5.1.4 Sammanhängande markering Vill du markera en grupp av e-postmeddelanden som ligger efter varandra, gör så här: Klicka på det första e-postmeddelandet Håll ned <SKIFT> Klicka på det sista e-postmeddelandet. Ska du radera? Tryck <DELETE> Ska du flytta e-postmeddelanden? Håll musen över något av de markerade e- postmeddelanden, tryck ned musknappen (och håll den nedtryckt), dra till den mapp dit du önskar flytta e-postmeddelanden. 23
5.1.5 Sortera mejl För att lättare hitta ett mejl i en mapp kan det ibland vara bra att sortera mejlen utifrån olika data. Om du vill sortera utifrån datum, klickar du rubriken Mottaget, vill du sortera utifrån sändare, klicka du på Från. Det går att sortera på samtliga rubriker. 5.1.6 Spara bifogade filer Ofta får man meddelanden som inte innehåller så mycket mer än en bifogad fil. Om så är fallet kan du spara undan filen i på nätverket och därmed rensa bland meddelanden i Inkorgen. Öppna meddelandet med de bifogade filerna Markera en bilaga. (Du får nu en ny flik som heter Verktyg för bifogade filer Välj Spara alla bifogade filer Välj med omsorg var filen ska ligga, du ska hitta filerna senare Observera att du kan markera en eller flera filer genom att klicka med musmarkören på filerna. 24
5.1.7 Spara hela mejlet på en filstruktur Ofta finns det en instruktion i mejlet som beskriver något angående bifogade bilagor. Då kan man spara hela mejlet inklusive bilagor. Öppna mejlet och klicka på fliken Arkiv. Välj spara som och förflytta dig till det ställe där du vill lägga mejlet. Döp dokumentet och spara. 5.1.8 Struktur på mapparna Under Inkorgen finns mappar. En mapp är något du skapar för att få ordning på sparade e- postmeddelanden. Det är en fördel att spara sådant som hör ihop i samma mapp så man har allt på ett ställe. En mapp kan innehålla undermappar, men oavsett på vilken nivå i hierarkin mappen ligger, och vilken typ av meddelanden den innehåller, ser den alltid likadan ut. Dessutom sorteras mapparna i bokstavsordning. Ett sätt att skapa en bra ordning på mapparna är att använda siffror i mappnamnet. Om mappens namn börjar med en siffra så sorteras mapparna i nummerordning istället för bokstavsordning. På undermapparna kan mappens namn börja på en bokstav. Om du gör på detta sätt skapar du ett strukturerat arkiv som gör att du lätt hitta dina sparade e- postmeddelanden. Exempel på mappstruktur: 25
5.1.9 Skapa egna mappar I mapplistan till vänster på skärmen finns ett antal standardmappar som följer med programmet när det installeras. Dessa mappar kan du inte ta bort eller byta namn på, däremot kan du komplettera dem med egna mappar. Att skapa en egen mapp är lätt. Högerklicka på Inkorgen eller på ditt nya E-postarkiv och välj Ny mapp Alternativt väljer du menyn Arkiv/Mapp/Ny mapp Skriv in ett namn och klicka OK. Markera de filer du vill flytta och dra med musen till den nya mappen. Observera att du även kan flytta filer från mappen Skickat till den egna mappen, och därmed samla all korrespondens i ett ämne/projekt på samma ställe. Vill du byta namn/ta bort din egen mapp? Högerklicka på den! 26
5.1.10 CC-Mapp Eftersom CC (när du är satt som kopia på ett mejl) inte kräver något agerande, kan det vara skönt att dessa mail automatiskt hamnar i en separat mapp. Skapa en mapp i inkorgen som heter CC-mail. Klicka på Regler och Hantera regler och aviseringar under gruppen Flytta. Välj Ny regel och alternativet Flytta meddelande från någon till en mapp och klicka nästa. 1 2 Välj (nr 1) när mitt namn inte finns med i rutan Till och klicka på namn (nr 2). Ett nytt fönster öppnas där du skall förflytta dig till den mapp som du skapade (CC-mail) tidigare och klicka OK och bekräfta med Nästa. En ny ruta som heter Regelguiden visas. Tryck Nästa och bocka i alternativet utom när mitt namn finns i fältet Till. Bekräfta med Nästa. Om du vill att datorn skall redan nu skall söka igenom din inkorg skall du bocka i detta under Steg 2. Välj Slutför 27
6 ANTECKNINGAR Anteckningar har inget med planering att göra utan är endast ett ställe där man kan spara information som man behöver lätt tillgängligt. Exempel kan vara lösenord till olika hemsidor, konteringsnummer, portkoder etc Skapa en ny anteckning Ändra storlek på en anteckning Klassificering 28
6.1.1 Skapa en ny anteckning Öppna Anteckningar. Klicka på ny anteckning. o Kortkommando Du kan skapa en anteckning genom att trycka på Ctrl+Skift+N. Skriv texten i anteckningen. Alla ändringar du gör i anteckningen sparas automatiskt. Om du vill stänga anteckningen klickar du på krysset längst upp till höger i anteckningsfönstret. 6.1.2 Ändra storlek på en anteckning Gör något av följande om du vill justera storleken på en befintlig anteckning permanent: Dra det nedre högra hörnet av anteckningen tills anteckningen har önskad storlek. Om du vill maximera anteckningen så att den visas på hela skärmen dubbelklickar du på anteckningens överkant. Om du vill återställa en maximerad anteckning till den tidigare storleken dubbelklickar du på anteckningens överkant igen. 6.1.3 Klassificering Klicka på anteckningsikonen, Kategorisera och gör något av följande: Klicka på en färgkategori. Klicka på Alla kategorier för att öppna dialogrutan Färgkategorier och markera sedan kryssrutan bredvid den färgkategori du vill koppla. 29
7.1.1 Vana kring IN-korg 7 SKAPA GODA OUTLOOK VANOR Sträva efter att IN-korgen ska vara tom varje dag Töm mappen Skickat varje vecka Ställ in att mappen Borttaget töms varje gång du avslutar Outlook Värdera vad du ska göra med varje nytt meddelande: Ta bort Spara Skapa uppgift eller flagga. Skapa kalenderbokning Bifogade filer Tveka inte att ta bort alla meddelanden som du verkligen inte behöver Ställ dig frågan; Behöver jag verkligen spara detta meddelande? Om svaret är Ja, dra meddelandet från Inkorgen till någon av dina mappar. Tänk även på att du ska ställa dig samma fråga för de meddelanden du skickar och svarar på. Om meddelandet du skickar är viktigt, flytta meddelandet från mappen Skickat till någon av dina mappar. Föranleder meddelandet en åtgärd från dig? Om så är fallet, skapa en uppgift genom att dra meddelandet från Inkorgen till Uppgifter. Ta sen bort meddelandet från Inkorgen. Alternativet är att du flaggar mejlet med uppgifter när du skall göra mejlet. Flytta mejlet till rätt mapp. Om meddelandet innehåller uppgifter ex. en mötestid, dra meddelandet till Kalendern. Ta sen bort meddelandet från Inkorgen Om meddelandet är en riktig mötesförfrågan, så svarar du på mötesförfrågan och tar sedan bort meddelandet (om det inte sker med automatik) Spara de bifogade filerna på servern. Ta sedan bort meddelandet om det inte innehåller viktig information 7.1.2 Vana kring kalendern och Uppgifter Ställ in kalendern med uppgiftslistan till höger och använd som din huvudsakliga arbetsvy för bästa överblick och fokusering under arbetsdagen. Ställ in Outlook idag så att du kan se dina Kalenderbokningar och Uppgifter som startsida när du öppnar ditt program på morgonen. 30