Minimanual för Baltzaranvändare, ABF Inloggning i Baltzar Öppna Baltzar via Internet Explorer i Citrix Klicka på ikonen för Internet Explorer i Citrix Via Startsidan väljer du Baltzar 5 Du hamnar nu i Mina fakturor (Inkorgen) Tryck på knappen F11 för att få hel bildskärm samt F11 igen för att komma tillbaka Mina fakturor (Inkorgen) I inkorgen finns alla aktiva fakturor som du är berörd av, dvs fakturor som du har. En faktura kan ha olika status i Baltzar: Meny Statusrad På väg fakturor som är inskannade och är på väg till dig. För behandling fakturor som du ska kontera/signera. För utredning fakturor som ligger för utredning och ska undersökas ytterliggare internt eller extern innan de konteras/signeras. Behandlade fakturor som rollen har konterat/signeras. Okända fakturor som rollen skickat vidare utan åtgärd Som standard visas fakturorna med status för utredning (gul ) samt för behandling (röd ). För att visa fakturor med annan status, markera önskad status (statusrad) och tryck Uppdatera. Fakturorna i inkorgen kan sorteras efter de olika rubrikraderna. Klicka med vänster musknapp på önskad rubrikrad för stigande och fallande sortering. För att selektera på fakturor i inkorgen välj bolag och/eller leverantör och tryck Uppdatera. Klicka med vänster musknapp på en faktura. Nu visas detaljerad information om fakturan samt den inskannade fakturabilden. 1
Behandla en faktura I den översta vänstra delen av fönstret visas de uppgifter som är inskannade. 1) Leverantörs ID 2) Leverantörens fakturanummer 3) Ankomstregistreringsdatum 4) Bokförings- och förfallodatum 5) Moms 6) Totalbelopp I den högra delen visas den inskannade fakturabilden och eventuella bilagor. Bilagorna hittar du genom att klicka på respektive siffra ovanför bilden. För att se fakturan i helbild; vänsterklicka en gång i fakturabilden. För att komma tillbaka; klicka igen. Klicka på knappen Alternativ och välj Skicka för information för att skicka fakturan och dess uppgifter via mail OBS! Alla knappar ligger nu överst! För att komma tillbaks till en tidigare bild användes alltid knappen Föreg.nivå och inte Internet Explorers Bakåtpil Flöde Under de inskannade uppgifterna visas det flöde som lagts på fakturan i samband med skanning. Flödet kan förändras genom att roller läggs till eller tags bort. Klicka på Redigera flöde. Flödets nivåer ändrar färg beroende på vilken status den har. Blå fakturan är på väg Röd fakturan ligger för behandling Grön fakturan är behandlad Gul fakturan ligger för utredning Grå - fakturan har skickats vidare utan åtgärd Tryck på resp. ikon för att: Skapa ny nivå Lägg till roll på samma nivå Lägg till nivåerna från ett flödesförslag Du får då upp sökfunktionen, se nästa sida, och kan välja en roll att infoga i flödet. Har ingen i flödet full attesträtt läggs automatiskt till en chefsroll. 2
Gör ev. sökningar i urvalsbilden eller klicka för att visa alla. För att avgränsa sökningen till en avdelning ange det tresiffriga numret för avdelningen i Användargrupp eller User group. Gäller alla sökfält. Infoga nivå: markera den roll eller användare du vill lägga till i flödet. Dubbelklicka eller klicka OK Klicka sedan på flödesbilden i Moms, just nu inte aktuellt för oss i ABF Ändring av konteringsrad Klicka på den rad du vill ändra konteringen på. Rad en blir nu aktiverad och visas i fönstret till vänster. Ange belopp. Skriv in önskat konto och objekt. Endast de konton och objekt du har behörighet till visas. Spara raden genom att trycka på knappen Spara. Det har nu registrerats vem som har utfört den nya konteringen på konteringsraden. 3
Kontering När en faktura kommer till första rollen i flödet är den preliminärkonterad enl följande: Konto Hämtas från konteringsförslag i leverantörsregistret i Visma. En faktura konterad på standardkostnadskonto 6998 kan aldrig definitivbokas och betalas kontera alltid om till giltigt konto! Det finns även möjlighet till att skapa Mina favoriter mer om det på sista sidan under Administration Kostnadsrad Ta bort en konteringsrad genom att klicka på röda krysset Ändring av konteringsrad Klicka på raden du vill förändra. Raden blir nu aktiveradoch visas i fönstret till vänster. Ange belopp i kr Ändra belopp om de tta ska delas upp på fler konteringsrader Skriv in önskat konto och övriga koddelar. För att få hjälp att söka i kontoplanen klicka på tex. Konto och sök i urvalsbilden Du kan endast registrera konton och koddelar du har behörighet till. Tryck på Spara. Raden blir nu uppdaterad med den nya konteringen och ID för den som har utfört konteringen visas. Kontera ev resterande belopp och tryck på Lägg till I den här versionen av Baltzar kan vi Periodisera fakturor och lägga in Anläggningar. När det står Ja i rutan under Per eller Anl har vi uppmärksammat det, om inte och du vill ha det åtgärdat skicka tillbaks fakturan som Okänd med ett meddelande till din ekonomiassistent. Fritext Funktionen Fritext används för att skriva in en text eller ett meddelande eller för att bifoga en fil som hör till fakturan. En fritext kan aldrig raderas! 4
Signering Signera = attestera eller godkänna faktura beroende på vilken behörighet rollen har. När du trycker på Signeraknappen flyttas fakturan till nästa roll i flödet. Inga fler ändringar kan göras av dig. Om det finns fler fakturor i Inkorgen kommer nästa faktura att visas. För att en faktura ska bli definitivbokad i Ekonomisystemet måste den vara konterad till 100 % samt signerad av behörig roll i Baltzar. Okänd Okänd innebär att du skickar en faktura vidare utan att godkänna den. Om du klickar på Okänd när du inte ska hantera fakturan och anger vem den ska till, så måste du i den här versionen av Baltzar skriva ett meddelande i Fritext innan du ka n skicka den vidare. Ange varför du inte känns vid fakturan så den som får den efter dig kan se din anledning att skicka den vidare. Kan vara en enklare variant av Utredning om du inte vill ha tillbaks fakturan. Utredning Välj knappen Utredning under Alternativmenyn Välj typ av utredning för fakturan 1) Intern väntar på besked från intern person 2) Kredit faktura väntar på kreditfaktura från leverantör 3) Leverantör väntar på besked från leverantör Välj vilken/vilka personer som ska ha fakturan för utredning samt om den ska tillbaka till dig eller inte efter att dessa personer har signerat den. Skriv in orsak till varför faktura läggs på utredning Det är även möjligt att bifoga en fil till fakturan. Tryck på OK. Om du inte väljer någon person som ska ha fakturan på utredning läggs fakturan på utredning hos dig själv. När en faktura ligger på utredning är dess status för utredni ng (gul ). Meddelandet/orsaken till utredning läggs in som en fritext på fakturan. 5
Alternativ Genom att klicka på öppnas en lista med menypunkter för ytterligare funktioner och information om fakturan. Konteringsförslag gör det möjligt att kontera fakturan enligt ett konteringsförslag Konteringshistorik visar de olika konteringar fakturan haft i Baltzar och vem som ändrat vad Historik Genom att trycka på Historik kan du se historiken (definitivbokade fakturor) för fakturor för bolaget och ev. kopiera konteringen från historiken till den aktuella fakturan i inkorgen. Skicka för info: Mail skickas till vald mottagare som ej behöver finnas i Baltzar. Utredning Rapporter Öppna Rapporter genom att trycka här. Välj en rapport och gör önskat urval. Vilka rapporter som visas är beroende på vilken behörighet din roll har. Saldobalans Flaskhalsar Rapporten visar visar saldo per konto och objekt Rapporten visar hur många fakturor resp användare har för följande intervall 1-2 dagar, 3-5 dagar, 6-9 dagar samt >10 dagar. Dessutom visas den genomsnittliga behandlingstiden för en faktura per användare. Faktura Behandlingsdagar Rapporten visar genomsnittligt antal behandlingsdagar och handläggare uppdelat per leverantör för behandlade fakturor i Baltz ar, d v s endast fakturor som är definitivbokade. Betalningsprognos Rapporten visar när ej betalda fakturor förfaller Fakturor Flödesstatus: Rapporten visar hur många fakturor och dess status som finns hos resp användare Visa Fångade fakturor Rapporten visar fakturor som hanterats i fakturaloggen Leverantörssaldo Rapporten visar vilka fakturor definitivbokförts per leverantör. Visa faktura Rollöversikt Rapporte n visar vilka fakturor som finns / har funnits i Baltzar. Urvalsmöjligheter finns på de flesta fakturauppgifter. Möjlighet finns att skriva ut fakturabilder till de fakturor som urvalet omfattar. Rapporten visar en översikt över registrerade roller i Baltzar 6
Administration Klicka på Min Profil för att komma till Favoriter. Klicka på gubben i rutan som visar Rollen för att komma till Min profil. Favoriter I Favoriter kan du precis som i tidigare Mina favori ter välja ut de konto, kostnadsställen och så vidare som du frekvent använder så minskar du på listan som dyker upp i konteringsbilden. Ange vilket register du vill skapa favoriter i Markera en eller flera Ej valda Klicka på den övre pilen och de förs över till valda. Om du vill ta bort Valda så markera och klicka på den nedre pilen. Om du senare vill använda ett konto utanför dina favoriter så går det alltid att klicka på texten Konto i Konteringsbilden. 7