E t t e k o n o m i s y s t e m a n p a s s at för Svenska kyrkans verksamhet WebAveny Elektronisk attest
Elektronisk attest WebAveny är ett alternativt gränssnitt som gör delar av Aveny tillgängligt via Internet/Intranet. Programmen körs direkt från webbläsaren och är så lättanvända att några större förkunskaper inte krävs. Med WebAveny Elektronisk attest kan leverantörsfakturor som anländer i form av e-fakturor eller i pappersformat, distribueras i organisationen på elektronisk väg. Därmed slipper man den osäkra hantering som det innebär att skicka runt pappersfakturor till attestansvariga i organisationen. Papperfakturan skannas in och omvandlas då till en fakturabild som följer leverantörsfakturaverifikationen. Hela attestförfarandet styrs upp med tydliga regler och onödig dröjsmålsränta undviks. Hanteringen är omgärdad av ett finmaskigt behörighetssystem som garanterar att organisationens attestregler följs. När leverantörsfakturan ankomstregistrerats skickas ett e-postmeddelande till attestanten som på så sätt blir uppmärksammad om att en faktura finns att attestera. Elektronisk attest med WebAveny ger god överblick och kontroll, ett snabbare attestflöde och minskar hanteringskostnaden per faktura. Effekten blir extra påtaglig i geografiskt spridda organisationer. Inga fakturor försvinner och det blir enklare att bevaka att de hanteras i tid. 2
Fakturaattest Från Första sidan kan du starta valfri rutin i WebAveny. Välj Fakturaattest till vänster eller klicka på länken till höger i bilden som anger antalet fakturor som finns att attestera. Klicka på fakturan som skall attesteras, antingen i kolumnen Leverantör eller på i kolumnen Öppna. Under Fakturastatus kan du bl a utläsa om fakturan skall mottagningsattesteras eller beslutsattesteras. Om fakturan är riktigt konterad och du vill attestera utan några ändringar trycker du direkt på knappen varvid samtliga konteringsrader markeras som attesterade samtidigt som programmet går vidare till nästa faktura. > 3
Mottagningsattest Tryck på knappen eller knappen för att returnera fakturan för utredning utan att den går till beslutsattestanten. Om mottagningsattestanten är behörig kan denne kontera fakturan. Det går också att skriva en notering som följer fakturan i attestkedjan. När fakturorna godkänts hamnar dom i utkorgen. För att skicka fakturorna vidare till nästa attestant trycker man på och signerar elektroniskt i den efterföljande bilden. Det sker genom att attestanten anger sitt lösenord. 4
Beslutsattest För att attestera enskilda rader klickar du i kryssrutorna till höger i konteringsraderna och trycker därefter på. Om du markerar alla konteringsrader som attesterade skickas fakturan automatiskt till utkorgen. Om fakturan saknar kontering, om den skall ändras eller kompletteras trycker du först på kontoradens kontosträng (i exemplet ovan <Konto saknas> ), varefter du kan registrera eller ändra kontering och samtidigt markera raden som attesterad i formuläret. Tryck på för att registrera ändringarna. Om du ändrat belopp så registreras automatiskt en ny konteringsrad med återstående belopp. > 5
Programmet kontrollerar att attestanten är behörig att attestera på angivet konto. Om så inte är fallet visas ett felmeddelande. Om du är osäker på hur leverantörsfakturan skall konteras eller vill titta på föregående fakturor från den aktuella leverantören kan du trycka på. Under fliken Historik visas tidigare fakturor från leverantören. Genom att klicka på erhåller du samma kontering som på vald faktura och genom att klicka på visas fakturabilden. Under fliken Konteringsrecept kan användaren få hjälp med hur konteringar skall göras för olika typer av inköp. Ansvarig för leverantörsfakturahanteringen lägger upp dessa recept och delar ut dem till respektive användare. > 6
Om leverantörsfakturan avser någon annan enhet eller om den skall delas, kan den omdirigeras eller vidarebefordras till annan attestant. Detta görs i rutan Attestkedja. Klicka på så öppnas en ny bild där en eller flera attestanter kan läggas till. Det kan vara såväl mottagningsattestanter som beslutsattestanter. Du kan dock inte ta bort dig själv som attestant. Efter att alla fakturans konteringsrader attesterats och fakturan skickats till utkorgen, visas följande knappar i rutan Åtgärder längst upp till vänster i bilden: Om du vill ändra din attest kan du trycka på knappen så länge fakturan inte definitivbokats eller attesterats av nästa attestant i attestkedjan. Tryck på för att gå tillbaka till föregående faktura, för att hämta nästa faktura att attestera eller på för att gå tillbaka till fakturaattestbilden. > 7
Alla attesterade fakturor läggs i Utkorgen och visas mot gul bakgrund på fakturaattestbilden. För att skicka fakturorna vidare till nästa beslutsattestant eller för definitivbokning, trycker du på och signerar i den efterföljande bilden. Du kan enkelt söka upp alla tidigare fakturor som du själv attesterat eller skall attestera. Genom att trycka på får du möjlighet att välja på ett stort antal urvalsbegrepp. 8
Fakturabevakning För att ge bästa möjliga överblick över leverantörsfakturorna används rutinen Fakturabevakning i Aveny Leverantörsreskontra. Denna rutin används främst för att administrera leverantörsfakturor. Du kan t ex använda rutinen för att: se vilka fakturor som är ute för attest och vem som skall attestera dem se vilka fakturor som är på väg att förfalla dirigera om fakturor till annan attestant se spärrade fakturor se vilka fakturor som är på väg till betalning Om man använder sig av elektronisk attest i Aveny kan man även följa fakturans väg genom attestkedjan, komplettera eller byta attestanter, skicka påminnelse till attestanter, bereda fakturan för attestanten genom att registrera konteringsförslag mm. I denna rutin kan man också utföra olika funktioner på fakturan som t ex makulera fakturan, ändra betalningssätt, justera belopp, ändra betalningsdatum o dyl. 9
Attestanter och attesträtter En viktig förutsättning för elektronisk fakturaattest är att attestanter finns registrerade och att regler fastställs för hur och vad dessa får attestera. Vi skiljer på mottagningsattestanter och beslutsattestanter. Till beslutsattestanten kan vi även komplettera med en kontrollattestant som attesterar efter beslutsattestanten. Innan enskilda attestanter kan tilldelas sin behörighet definierar vi vilka attestgrupper och attestområden som vi har i vår organisation. En attestgrupp motsvaras av en verksamhet och kan t ex vara Kyrkoförvaltningen, Kyrkogårdsförvaltningen, Lukas församlingen, Matteus församling etc. Attestgruppen kan, om behov finns, delas in i undernivåer eller avdelningar som då kallas attestområden. Exempelvis kan Kyrkoförvaltningen delas in i ekonomi, fastigheter, it-avdelning etc. Attestanten erhåller sedan behörighet till en eller flera attesträtter som är kopplade till attestgrupper och -områden. Attesträtterna kan sättas individuellt och styras på ett finmaskigt sätt. Man kan exempelvis begränsa attesträtten på vissa kontobegrepp och på maxbelopp. Det går också att tala om för programmet vem som är ersättare för attestanten vid exempelvis semester och annan frånvaro. 10
Leverantörsreskontra En stor fördel med att skanna in fakturor är att du inte längre behöver lägga onödig tid på att leta efter pappersfakturorna i pärmar. Istället tar du snabbt och enkelt fram fakturabilden direkt på skärmen. Denna funktion återfinns överallt i de olika rutinerna i Avenyprogrammen då en leverantörsfakturaverifikation efterfrågas. Genom att klicka på visas fakturabilden i ett särskilt fönster. Du kan också markera att du vill se uppgifter om hur, och av vem fakturan attestanterats. Det gör du genom att markera i rutan längt ned i bilden. Du får då möjlighet att följa hela attestkedjan. Även detta är en funktion som är mycket uppskattad, inte minst av revisorerna. 11
Ett gränslöst program www.eniac.se sales@eniac.se Telefon 031 708 29 50 Telefax 031 708 29 55 Krokslättstorg 5 431 37 Mölndal