Visma Proceedo Att göra ett inköp Manual Version 1.2 Version 1.2 / 131206 1
Innehållsförteckning 1) STARTSIDAN... 3 2) INFORMATION OM AVTAL... 5 3) SÖKA FRAM ARTIKLAR... 7 3.1 Avancerad sökning samt jämföra produkter... 8 3.2 Sökning av produkter i Webbutikerna... 10 3.3 Söktips... 10 4) ARTIKELRADEN... 11 5) LÄGGA ARTIKLAR I VARUKORGEN... 11 5.1 Beställning av produkter i en katalog... 12 5.2 Beställning av produkter via en webbkatalog... 13 5.3 Beställning som Fritextbeställning... 14 5.4 Anpassade formulär... 17 6) INFORMATION OM BESTÄLLNINGEN... 18 7) KONTERING... 20 8) SKICKA BESTÄLLNING... 23 8.1 Flöde... 25 8.2 Meddelande per mejl när beställningen är godkänd eller nekad... 26 8.3 Se status/sök tidigare beställning... 27 8.4 Återanvända en tidigare beställning... 29 9) LEVERANSKVITTENS... 30 9.1 Kvittering av delar av ordern... 32 9.2 Kvittering av flera orderrader... 33 9.3 Avsluta order... 33 9.4 Ändra leveranskvittens... 35 10) REKVISITION... 36 11) TIPS & TRIX... 39 11.1 Skapa och använda mallar... 39 11.2 Visa order... 44 11.3 Delegeringar... 46 11.4 Genvägar... 49 11.5 Favoriter & Förvalda värden... 51 11.6 Valt konteringsvärde på alla rader... 53 11.7 Klick-tips... 53 11.7 e-guider Proceedo... 54 TIPS! Använd gärna e-guiderna för Proceedo! Dessa finns under länken Guider under Genvägar på startsidan. Läs mer under avsnitt 11.7. Frågor mejla till ehandel@slu.se Version 1.2 / 131206 2
1) Startsidan På förstasidan i Proceedo visas alltid nyheter och konkret information till alla användare. 1 2 Nyheter här informeras om nyheter i systemet Nya avtal i systemet här informeras om nya avtal och leverantörer som är inlagda i systemet Frågor länkar till aktuella mejladresser som används vid frågor Rubrikerna kan komma att ändras/bytas ut om så är aktuellt, för att rätt och konkret information enkelt ska gå att finna här. 1 Nya leverantörsavtal. I denna ruta presenteras nytecknade avtal i upp till 60 dagar. Komplett info om avtalet finns under det blå i:et. Version 1.2 / 131206 3
2 Genvägar. Här finns snabblänkar till: Guider e-guider till alla moment i Proceedo Manualer finns i pdf-format att skriva ut Upphandling och inköp Inköpsenhetens sida på Medarbetarwebben, där man finner all information om upphandling, avtal, avrop mm. Statliga ramavtalen Kammarkollegiets hemsida där alla statliga ramavtal finns samlade. Lokala ramavtalen länk till sidan med info om dem på Medarbetarwebben. Palette fakturahantering Enkät Tyck gärna till om systemet via denna länk! Länkarna med * är standardlänkarna som alltid ligger i rutan Genvägar. Man kan även lägga till personliga genvägar, läs mer om detta under 11.4. I exemplet nedan är de utan * sådana. Version 1.2 / 131206 4
2) Information om avtal Under fliken Avtal kan man leta fram den leverantör man vill beställa från. Avtalen ligger i ett kategoriträd enligt nedan: Om ett leverantörsavtal är kopplat till en kategori kommer det upp när kategorin är markerad. Kolumnen Rang visar vilken rangordning leverantören har inom ett visst område: Version 1.2 / 131206 5
När en leverantör är markerad kommer automatiskt de artiklar/tjänster som är kopplade till avtalen upp under Produkter Om man vill veta mer vad som gäller om ett visst avtal klickar man på det blå i:et under Info Då kommer all relevant information om avtalet upp: Version 1.2 / 131206 6
3) Söka fram artiklar På sidan Inköp under Skapa beställning finns flera olika möjligheter att söka fram artiklar. Under fliken Avtal kan man söka på följande sätt: Sökrutan Avtalskategori här kan man söka på avtalskategori, del av dem, eller avtalsområden. När en avtalskategori markeras blir leverantörsavtal kopplade till kategorin synliga i avtalsdelen av sidan. Om det finns en produkt, katalog eller formulär kopplat till avtalet så syns det under produkter. Sökrutan Avtal man söker här efter ett leverantörsnamn, organisationsnummer eller avtalsnummer. Sökrutan Produkter i denna ruta kan man söka på produktnamn, del av produktnamn eller artikelnummer, sökord. En produktrad kan även representera ett formulär eller webbutik. Man kan välja att söka på produkter som är rangordnade som nummer 1, dvs. är markerad med tummen upp produkter, samt på miljömärkta produkter. Under fliken Varor och tjänster kan man söka i rutan Sökord. Där kan man välja om man vill söka fritt eller på en speciell leverantör. Även här kan man välja att söka på tummen upp - produkter eller miljömärkning. Version 1.2 / 131206 7
3.1 Avancerad sökning Man kan göra en avancerad sökning både på fliken Avtal samt på fliken Varor och tjänster. Här kan du söka fritt, eller välja olika parametrar eller söka på artikelnummer. Via den avancerade sökningen kan man jämföra ett antal produkter via knappen Jämför. Detta kan man göra när man har fått fram ett antal produkter via sökningen. Man bockar då i de produkter som man vill jämföra: Version 1.2 / 131206 8
Då får man upp dem sida vid sida. Man kan då direkt härifrån välja att lägga en produkt i varukorgen genom att klicka på plustecknet i blått. TIPS! Se även e-guiden Jämföra artiklar. Version 1.2 / 131206 9
3.2 Sökning av produkter i Webbutikerna De produkter som finns i systemet via någon av Webbutikerna går inte att söka fram via sökvägarna ovan. När det gäller dessa får man först gå in i webbutiken (via Proceedo) och på deras sajt söka efter produkten man vill köpa. Se mer info om detta under Lägga artiklar i varukorgen. 3.3 Söktips Favoriter 50 mest beställda produkter Genom att klicka på knappen Favoriter kan man hitta sina sedan tidigare mest beställda produkter. Dela upp långa ord ange gärna flera sökord, och hellre flera sökord än för långa sammanhängande ord. Använd mellanslag mellan orden för att ange flera sökord. Ange sökordet i grundform Skriv inte i plural eller bestämd form, utan använd gärna en avkortad version av det du söker, t.ex. pärm i stället för pärmar. Artikelnummer känner du till produktens artikelnummer kan du använda det för att söka, eller del av numret. Små eller stora bokstäver det spelar ingen roll om du använder stora eller små bokstäver i sökningen. Avancerad sökning här kan du söka via kategoriträd eller att söka på en specifik leverantör och produkttyp. Alla leverantörer har inte möjlighet att lägga in sökord på både svenska samt engelska, så ett tips kan vara att söka på det andra språket om man inte får träff på det ena. Vi jobbar för att få alla leverantörer att lägga in på båda språken i den utsträckning som det är möjligt. TIPS! Se även e-guiden Får inte fram produkter vid sökning. Version 1.2 / 131206 10
4) Artikelraden Standard rubrikerna på en artikel är följande: Artikel produktens namn Info det blå i:et klickar man på för att få ännu mer info om produkten. Där finns en flik med allmän info, samt även en flik med avtalsinformationen. Artikelnummer leverantörens artikelnummer Märkning alla artiklar som har en tummen upp markering är rangordnade som nr 1, dvs. det är alltid rätt att köpa en produkt med denna symbol, då vet man att man köper rätt. Om ingen av produkterna som man sökt på har tummen upp kontrollera då om den först rangordnade produkten finns i någon av Proceedos webbutiker. Lövet/miljömärkningen innebär att varan är miljö/kvalitetsmärkt. Antal minsta antal som går att beställa, dvs. står det angett 5 här, så är 5 st. minsta mängden som det går att beställa. Enhetspris pris per angiven enhet, t.ex. per st. eller per förpackning. Beställ trycker man på plus tecknet läggs produkten till i varukorgen. Leverantid antal dagar som leverantören angett som leveransdagar. Avtalskategori anges vilken avtalskategori som avtalet ligger under. Leverantör leverantörens namn 5) Lägga artiklar i varukorgen Man kan samla ihop en varukorg innehållande produkter/tjänster från olika leverantörer. Leverantörerna som är anslutna till Proceedo är integrerade på olika sätt beroende på leverantör och produkter/tjänster mm. Beroende på vad man ska köpa och vilken leverantör det gäller finns olika sätt att lägga produkter i varukorgen: Beställning av produkter i en katalog Beställning av produkter via webbkatalog (Punch out) Beställning som Fritextbeställning Beställning via anpassade formulär TIPS! Se även e-guiden Att göra ett inköp. Version 1.2 / 131206 11
5.1 Beställning av produkter i en katalog Många produkter är anslutna till systemet i en katalog. Då finns produkterna i systemet med all information, och man kan söka på produkterna genom namn artikelnummer, olika sökord, via tummen upp, miljömärkning etc. Om man söker efter en artikel och inte finner den i Proceedo kan man köpa den ändå via Fritextformulär. Det finns specifika Fritextformulär knutna till varje leverantörsavtal som automatiskt går till den leverantörens mejladress. När man letat upp produkten man vill köpa, fyller man i det antal man vill köpa i antalsrutan, och sedan läggs artikeln i varukorgen genom att man klickar på det blå plus tecknet Artikeln flyttas då ned till varukorgen. Här kan man enkelt ändra antalet av artikeln med plus och minus symbolerna. Man kan även ta bort artikeln genom att trycka på det röda krysset. Fortsätt sedan att lägga till flera artiklar i varukorgen på samma sätt om så önskas. När man är klar, klickar man på Fortsätt. Version 1.2 / 131206 12
5.2 Beställning av produkter via en webbkatalog En del leverantörer är anslutna via en s.k. Punch Out, dvs. webbkatalog. Dessa leverantörer har ofta ett stort sortiment som uppdateras ofta, t.ex. böcker, IT och vissa stora Kemi/Lab leverantörer (exempelvis VWR). Deras produkter går inte att söka på i systemet på samma sätt som ovan eftersom man i detta fall går in i deras webbkatalog via Proceedo och lägger till produkterna till varukorgen. När man väljer leverantören VWR visas inte produkterna i en lista, utan endast en artikelrad syns *Webbutik VWR. Vill man köpa en artikel från VWR klickar man på det blå plustecknet, och då öppnas det upp ett nytt fönster och man kommer in i VWR s webbutik inloggad som SLU. Nu letar man upp de artiklar man vill köpa och lägger till i varukorgen. När man klickar på sista köpsteget i webbutiken kommer man till en bild där man väljer att skicka tillbaka varukorgen till Proceedo. Man trycker på denna knapp och kommer då tillbaka till inköpssystemet. De produkterna man lade i varukorgen i webbutiken hos VWR ligger nu i varukorgen i Proceedo, och man går nu vidare till nästa steg precis som vanligt. Version 1.2 / 131206 13
Tyvärr finns ingen backfunktion i webbutikerna, men man kan enkelt backa ändå genom att klicka med höger musknapp och trycka pil-bakåt. 5.3 Beställning som Fritextbeställning Alla produkter och tjänster som inte finns inlagda i systemet kan beställas genom att man använder Fritextformuläret. Det finns i kategorin Utanför avtalskategorier och man hittar formuläret under Fritextbeställning till leverantör, där själva formuläret heter FRITEXT ALLMÄN. Det finns också en engelsk variant som heter Fritextbeställning till leverantör engelska. Använder man det blir själva orderunderlaget till leverantören på engelska. Man kan också söka i sökfältet Produkter på fritext och få fram formuläret den vägen, eller så hittar man formuläret FRITEXT ALLMÄN direkt under fliken Alternativ. För att få upp formuläret klickar man på det blå plustecknet. Version 1.2 / 131206 14
I detta formulär fyller man nu i: 1. Leverantör fyll i leverantörens namn, obligatoriskt. 2. Leverantörens mailadress fyll i leverantörens mailadress, obligatoriskt. (OBS! var noga med att mailadressen blir rättstavad!) 3. Kundnummer ev. kundnummer, valfritt. 4. Beskrivning av varan/tjänsten beskriv varan eller tjänsten som du vill köpa, obligatoriskt. 5. Artikelnummer ange om möjligt ett artikelnummer, valfritt. 6. Antal ange antal du vill beställa av artikeln/tjänsten, obligatoriskt. 7. Enhet ange vilken enhet som är beställt, obligatoriskt. 8. Pris ange överrenskommet pris (per enhet) exklusive moms, inkl. ev. extra avgifter. Frakt ska inte räknas med, endast övriga extra avgifter som hanterings- eller expeditionskostnad. Ange gärna priset så exakt som möjligt, då man då minskar risken att fakturan inte matchar, och får hantera fakturan manuellt i Palette. Obligatoriskt. 9. Valuta ange om det gäller SEK eller EUR, obligatoriskt. 10. Övriga kommentarer här finns möjlighet att skriva en extra kommentar till leverantören som visas på ordersidan, valfritt. 11. Bifoga om offert eller andra dokument finns som ska bifogas beställningen kan det göras via denna knapp. 12. Lägg till man kan endast fylla i en artikel/fritextformulär åt gången. Om man vill köpa flera artiklar från samma leverantör kan man efter att fyllt i den första artikeln välja att trycka på Lägg till - knappen. Formuläret kommer då upp igen och då ligger infon om leverantörsnamn och mejladress kvar, så man behöver då bara fylla i nästa artikel man vill köpa. Vill man köpa ännu fler artiklar från samma leverantör så gör man samma procedur igen. 13. OK när man är färdig med sin beställning (och inte vill lägga till fler orderrader till leverantören) klickar man på OK. 14. Avbryt klicka här om man vill avbryta beställningen. TIPS! Se även e-guiden Fritextbeställning beställning av ej upplagda produkter. Många gånger kanske man vill ringa först och stämma av med leverantören om det man ska köpa (samt ta reda på ett pris) och via att man fyller i Fritextformuläret och skickar det så bekräftar man detta. Då dokumenterar man sitt inköp, och skickar beställningen elektroniskt och fakturan ska sedan kunna matchas automatiskt i Palette. Skulle man missa lite i prisuppskattningen är enda konsekvensen att man får hantera fakturan manuellt i Palette. Version 1.2 / 131206 15
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 När man klickat på OK kommer man vidare till varukorgen och därifrån går man vidare som vanligt genom att trycka på Fortsätt. Version 1.2 / 131206 16
Fritext kopplade till leverantörsavtal Det finns även ett fritextformulär för de flesta leverantörer, dvs. som är kopplat till leverantörsavtalet och leverantörens mejladress. Dessa fritextformulär heter Fritext till. leverantörens namn. Om man handlar artiklar i systemet av en avtalsleverantör, samt via fritextforumläret till samma leverantör, så läggs detta ihop till en order till leverantören. Alla dessa fritextformulär till leverantör finns samlade under fliken Alternativ, samt ligger som en artikelrad under varje enskild leverantör. 5.4 Anpassade formulär Till vissa leverantörer finns det skapat anpassade formulär för deras varor eller tjänster. Exempelvis Bussresor med chaufför. Genom att klicka på det blå plustecknet kommer formuläret upp: Fyll i de angivna fälten, obligatoriska fält är markerade med en asterix. Även här kan man bifoga ev. filer genom Bifoga knappen. När allt är ifyllt går man vidare genom att trycka OK. Då kommer man till varukorgen och går vidare därifrån som vanligt. Version 1.2 / 131206 17
6) Information om beställningen I nästa steg syns en sammanställning över varukorgens artiklar. Även i detta steg finns möjligheten att ändra antalet, eller ta bort en artikel. På denna sida syns även: 1. Beställningens namn här kan man ge beställningen ett namn. Detta syns sedan i historiken i Proceedo, så det kan vara bra att ange ett namn på beställningen så är det lättare att hitta den senare vid uppföljningen. 2. Beställningens syfte här kan man skriva syftet med beställningen. Detta visas senare för den som ska kontrollera konteringen samt godkänna beställningen. 3. Leveransadress varje institution har lämnat in en lista med aktuella leveransadresser, och beställaren på institutionen har tillgång till dessa. I rullisten anger man rätt adress. Man kan ställa in vilken adress som per automatik ska komma upp som förvald, samt lägga till favoriter. Läs mer om detta under avsnitt 11.5. 4. Fakturaadress anges per automatik. 5. Leveransdatum hos vissa leverantörer finns möjligheten att välja leveransdatum. Om detta val är möjligt görs det här. Kan man inte välja det står det anges ej. 6. Komm. klickar man på denna symbol kommer det upp en ruta som heter Kommentar till leverantör. Här kan man lämna ett meddelande till leverantören om beställningen. Detta kommer då med på ordersidan till leverantören se ruta på nästa sida. 1 2 4 3 5 6 Version 1.2 / 131206 18
6. Så här ser rutan upp som kommer upp när man klickar på Komm. 6 Det finns möjlighet att lämna meddelande till alla leverantörer som kan ta emot denna info. Saknas symbolen med blocket kan inte leverantören hantera denna typ av meddelande. Version 1.2 / 131206 19
7) Kontering Nästa steg är att gå in på konteringssidan: Konteringshjälpen kommer upp första gången. Om man inte vill att den kommer upp nästa gång kryssar man i rutan längst ner till vänster. Avsluta med att trycka på knappen stäng. Version 1.2 / 131206 20
Konteringsvyn ser ut som nedan: Detta ska anges i konteringsvyn vid beställning: Referens din Baltzar/Palette referens Konto ges av systemet och får endast ändras, vid behov, av Ekonomiregistreraren Kostnadsställe man har automatiskt bara behörighet till sin institutions kostnadsställen Projekt vilket projekt beställningen gäller. Man kan bara ange de projekt som är länkade till valt kostnadsställe Avser här kan man ange ex. syftet med inköpet, denna text visas som verifikationstext i Agresso och Palette. Ekonomiregistreraren är ansvarig för att denna text blir korrekt och kan ändra denna text i nästa steg. Konterare kommer upp per automatik, sin institutions Ekonomiregistrerare. Ansvarig detta fält används inte för tillfället utan finns där för utveckling i framtiden, och kommer att byta namn till Ansvarig. Dela via detta plustecken kan man dela upp kostnaden för en artikel på olika konteringsrader, tex olika projekt eller olika kst. Om man klickar på plustecknet kommer det upp en identisk rad under den befintliga, och man kan där välja ex. ett annat projekt på den nya raden. Man får sedan fördela priset längst ute till höger på bägge raderna på aktuell produkt, i kronor. För att underlätta konteringen så kan man via Inställningar uppe till höger i vyn gå in och ange förvalda värden samt favoritkoder för konteringsvärden och leveransadresser. Om man har fyllt in sina förvalda konteringsvärden kommer dessa upp per automatik när man går in på konteringssidan, och man behöver bara aktivt ändra om man vill byta till något annat. För att ändra ett konteringsvärde klickar man på anteckningsraderna till höger om värdet. Man får då upp en lista på de man kan välja på, varav de man valt som favoriter högst upp i listan. Man kan även söka i fritextfältet. Gå in på Inställningar och välj Favoriter för att lägga in förvalda värden och favoriter på konteringsvärdena. Version 1.2 / 131206 21
Förvalt värde kommer upp med automatik på konteringsraden och Favoriter visas högst upp i sökrutan. Detta kan göras för Referens, Kostnadsställe, Projekt, Konto och Fritt (välj i rullisten). Läs mer ingående om Favoriter och Förvalda värden i avsnitt 11.5. Välj det konteringsvärde som du vill lägga in förvalda värden på. Kryssa i aktuella rutor, och klicka OK. Om man har lagt in Favoriter på sina värden kan man enkelt se dessa på sättet nedan, när man vill ändra ett värde vid konteringen. Så här ser det ut om man klickar på noteringsraderna till höger om konteringsvärdet om man vill se sina Favoriter och nyligen använda värden. När alla fälten beställaren ska fylla i är klara klickar man på OK. Då är man klar med konteringsdelen. Version 1.2 / 131206 22
8) Skicka beställning När konteringen är klar finns olika val att gå vidare med beställningen: Spara eller Skicka (eller gå tillbaka om man vill ändra något). Skicka om man är nöjd med allt klickar man på Skicka-knappen. Denna ruta kommer då upp. Vill man inte se detta meddelande igen väljer man att bocka i rutan nere till vänster, avsluta med att trycka på knappen Stäng. Spara denna knapp använder man om man vill spara beställningen och skicka den vid ett senare tillfälle. Man kan även välja att spara beställningen som en mall. Läs mer om mallar på i avsnitt 11.1. Har man tidigare fyllt i namn på beställningen kommer det automatiskt upp här, annars fyll i ett namn på beställningen du vill spara. Välj Spara beställningen till senare i rullisten och tryck sedan på OK. TIPS! Se även e-guiden Spara en beställning. Version 1.2 / 131206 23
Beställningen läggs då under fliken Sparade beställningar (under fliken Inköp). Man kan när som helst gå in där och plocka upp beställningen och skicka den. När man vill använda beställningen markerar man den man vill använda och väljer sedan om man vill Använda eller Avbryta den. Tryck sedan på Fortsätt. Om man väljer att använda beställningen går man vidare som vanligt därefter. Konteringen etc. ligger kvar sedan innan. Väljer man att avbryta beställningen kommer det upp en varnings- ruta som frågar om du är säker på att du vill avbryta. Är du det så trycker du Ja. Man får då upp en ruta där man kan skriva en kommentar om varför man väljer att avbryta den. Version 1.2 / 131206 24
8.1 Flöde Flödet och status på beställningen syns under fliken Tidigare beställningar. Om man markerar en beställning kan man via den blå rutan se var i flödet som den är. Denna beställning ligger hos Ekonomiregistreraren för kontroll av kontering (blå rutan) och kommer därefter att gå till attestanten för slutattest. När Ekonomiregistreraren kontrollerat/konterat beställningen och gjort ev. ändringar ser det ut så här: Och när attestanten attesterat ser det ut så här: Version 1.2 / 131206 25
Ordern är då skickad till leverantören. Det enda som återstår i flödet i Proceedo är Leveranskvittensen, och den görs när leveransen har kommit. Se avsnitt 9. Så här ser det ut när en order har gått hela flödet och är leveranskvitterad: 8.2 Meddelande per mejl när beställningen är godkänd eller nekad Beställaren får alltid ett mejl med besked vad som hänt med beställningen. Om attestanden godkänner beställningen får man som beställare ett mejl från Proceedo med en orderkopia på ordern som skapats. På det sättet vet man att ordern är skickad till leverantören. Version 1.2 / 131206 26
Om ekonomiregistreraren eller attestanten nekar beställningen av någon anledning får man ett mejl från Proceedo som meddelar detta, samt att man då ser mejlet ut så här: Man ser då kommentaren varför beställningen blev nekad. Om man får en beställning nekad kan man enkelt plocka upp beställningen igen och skicka den på nytt, när man gjort ändringarna. Läs mer under punkt 8.4. 8.3 Se status/sök tidigare beställning Under Tidigare beställningar kan man se status på egna och andras beställningar. Man kan se alla andras beställningar om man bockar i Sök beställningar från alla användare. Man kan bläddra flera sidor med piltangenterna (1-20). Det går att välja vilken status man vill söka på. Version 1.2 / 131206 27
En beställning kan ha följande status: Sparad beställningen har sparats (befinner sig ej i någon beställningsprocess) för att kunna användas vid ett senare tillfälle. Avvaktar godkännande beställningen avvaktar Godkännande. Avbruten beställaren har själv återkallat beställningen. Skickad till leverantör(er) beställningen är godkänd och har skickats iväg till leverantören. Kvitterad samtliga produkter i beställningen har blivit kvitterade av beställaren. Delvis Kvitterad en del av de ingående produkterna i beställningen har levererats och blivit delkvitterade av beställaren. Nekad beställningen har nekats av Godkännaren. Man kan också göra en Avancerad sökning: Här kan man filtrera ut och söka på speciellt konto, kostnadsställe, referens, projekt, avser, fritt eller konterare Version 1.2 / 131206 28
TIPS! Se även e-guiden Följa upp beställningar. 8.4 Återanvända en tidigare beställning Man kan alltid plocka upp en tidigare beställning och återanvända den, oavsett som det är en beställning från en katalog, webbutik eller fritextformulär. Man kan plocka upp en gammal beställning och använda som den är, eller plocka upp den och därefter lägga till och ta bort önskade artiklar. Om man plockar upp en gammal beställning ligger konteringen och texten i fältet avser kvar som den var på den gamla beställningen, och man behöver endast göra ändringar om det behövs. Detta kan även vara smidigt om man fått en beställning nekad, så kan man bara plocka upp och redigera den och skicka den igen. För att återanvända en gammal beställning markerar man aktuell rad. Välj sedan Använd som mall. Då läggs produkterna från den tidigare beställningen i varukorgen och man kan fortsätta att fylla eller redigera varukorgen innan man går vidare som vanligt med beställningen. Man kan även återanvända beställningar gjorda som fritextbeställningar. Plocka upp den på samma sätt som beskrivet ovan, då kommer raderna gjorda som fritextbeställning upp i gult med texten definition ändrad. Klicka då på plustecknet på den raden för att öppna upp fritextformuläret. Version 1.2 / 131206 29
Allt är då förifyllt som innan så ska man inte göra någon ändring trycker man bara OK. Vill man göra en justering i beställningen i fritextformuläret så gör man det först, och trycker sedan på OK. Då landar det man beställt i varukorgen som vanligt. 9) Leveranskvittens När varan kommit eller tjänsten är utförd ska leveranskvittens ske i systemet. Leveranskvittens innebär att man bekräftar att beställd vara/tjänst ankommit/blivit utförd och att fakturan är OK att betala. Leveranskvittens är en förutsättning för att fakturan ska kunna automatmatchas i Palette. 4 gånger per dag skickas info från Proceedo till Palette med info om leveranskvitterade orders. Om man glömmer att göra leveranskvittens och fakturan kommer, kommer ett mejl att skickas till beställaren från Palette som uppmanar till att göra leveranskvittensen i Proceedo. När det mejlet har kommit har man 7 dagar på sig att göra leveranskvittensen, annars kommer fakturan att skickas ut i vanliga flödet i Palette för manuell matchning. I och med detta är det viktigt att sätta som rutin att man alltid gör kvittensen så snart leverans skett. Man kan även göra delkvittenser vid delleveranser. I den blå rutan på Startsidan kan man se om man har Leveranser som inte är kvitterade. Man kan också gå in och titta direkt under Leveranskvittens Version 1.2 / 131206 30
När man går in på fliken Leveranskvittens visas automatiskt de order som ligger och väntar på kvittens, de har statusen Avvaktar hantering. Även här kan man söka på olika statusar: Avvaktar hantering väntar på att bli leveranskvitterade, är aningen ej kvitterade eller delvis kvitterade Alla order alla orders oavsett status Levereras ej ordern är avbruten, levereras ej Ej kvitterad ordern ej leveranskvitterad Delvis kvitterad ordern är delvis leveranskvitterad Kvitterad order är kvitterad Ofullständigt kvitterad ordern är avslutad När en order är markerad syns det nedanför vilka artiklar som hör till ordern. Man ser hur många av artikeln/artiklarna som är mottagna/leveranskvitterade, samt hur många artiklar som finns kvar att leveranskvittera. Version 1.2 / 131206 31
För att göra en ny leveranskvittens tryck på Ny kvittens Om man ställer muspekaren i rutan Kvittera antal så förevisas där det antal man har beställt. Dvs. har man fått exakt det antal man har beställt på hela ordern behöver man endast trycka på OK. I exemplet ovan har vi beställt 2 st., och därför kommer förslaget upp att man vill kvittera 2 st. Om man vill lägga till en kommentar till kvittensen gör man det genom att trycka på knappen Kommentarer. Om hela ordern är leveranskvitterad får den status Kvitterad. 9.1 Kvittering av delar av ordern Om delar av ordern levererats/en del av tjänsten utförts kvitterar man de delar som kommit/har utförts. Här ska man aktivt fylla i det antal som man faktiskt mottaget, i exemplet har vi endast fått 1 st. mot beställt 2 st. Därefter trycker man OK. Statusen i detta fall blir Delvis kvitterad. När resterande leverans Version 1.2 / 131206 32
kommer/tjänst är utförd går man in på samma order igen och kvitterar den resterande delen. Man kan upprepa detta flera gånger vid ytterligare delleveranser, tills order är fullständigt kvitterad. Om man får besked från leverantören att man inte får allt man har beställt så måste man gå in och avsluta ordern, eller den del av ordern som inte är kvitterad, se avsnitt 9.3. 9.2 Kvittering av flera orderrader Ofta har man beställt flera orderrader på en order, och då finns det en del saker att tänka på vid leveranskvitteringen, speciellt om man inte fått hela ordern levererad. Har hela ordern levererats som den ska så är beställt antal förifyllt när man klickar på Ny kvittens och man kan klicka på OK för att få hela ordern kvitterad. Om man endast fått delar av ordern måste man aktivt gå in och skriva i det avvikande antalet på aktuell rad innan man klickar på OK. D.v.s. man måste se till att rätt antal står på varje rad på ordern innan man klickar på OK. 9.3 Avsluta order Om man vet att ordern inte kommer att levereras måste man gå in i systemet och avsluta ordern. Det gör man på knappen Avsluta order. Exempel: I detta fall har vi beställt 2 st. förpackningar tulpaner, och vi kommer bara att få den ena, och den är leveranskvitterad. Version 1.2 / 131206 33
Man trycker då på Avsluta order i första vyn: Man får då upp en varningsruta som frågar om man är säker på att man vill avsluta ordern. Är man säker på detta så trycker man Ja. Om det visar sig att varorna ändå levereras så kan man göra en inleverans på en avslutad order, status ändrad då till Kvitterad istället för Ofullständigt slutkvitterad. Om man ska vara ledig är det viktigt att man delegerar sin rätt att leveranskvittera till en annan kollega under tiden. Annars kan inte fakturan gå till betalning. Läs mer om delegeringar och hur man gör på s. 45 Det kommer upp en ruta där man ser tidigare kommentarer, samt kan skriva en ny kommentar om varför man avslutar ordern. Tryck sedan OK. Ordern får nu statusen Ofullständigt kvitterad. Version 1.2 / 131206 34
Om varorna ändå skulle levereras finns fortfarande möjligheten att göra en leveranskvittens på dem, då genom knappen Ny leveranskvittens som fortfarande finns kvar. 9.4 Ändra leveranskvittens Man kan ändra en leveranskvittens genom att markera kvittensen och därefter trycka på Ändra. Viktigt att ändra kvitterade fel så fort som möjligt, så att fakturorna kan matchas automatiskt. En ny flik öppnas och där kan man ändra gjord kvittens. Avsluta genom att trycka OK för att spara ändringarna. Version 1.2 / 131206 35
10) Rekvisition På avtalssidan finns en Rekvisitionsblankett som kan fyllas i och skrivas ut för att ta med till leverantören/butiken. Den finns i mappen Utan avtalskategorier. Man fyller i Rekvisitionsblankettens alla fält, som är obligatoriska: Leverantör butiken/leverantörens namn Beskrivning av varan/tjänsten skriv in vad man önskar köpa, antal och så vidare. Maxbelopp Skriv in maxbeloppet exklusive moms. Tänk på att ju närmare verkliga kostnaden beloppet anges, desto mindre risk för manuell hantering av fakturan i Palette. Anledning till köp på stan ange här orsaken till inköpet på stan, dvs. varför beställningen inte kan gå i systemet. Hämtas ut av ange vem som ska hämta ut varan/tjänsten samt personnummer för identifikation. OBS! Rekvisitionen behandlas som övriga beställningar den ska konteras och godkännas innan man får använda den, dvs. den går också via konterare och attestant (godkännare). Version 1.2 / 131206 36
När den är godkänd går man in under Leveranskvittens och söker upp sin order. Version 1.2 / 131206 37
Där trycker man sedan på knappen Visa order, nere till höger, och får då upp inköpsordern i ett nytt webbfönster: Det finns även en speciell rekvisition synundersökning/terminalglasögon som heter Rekvisition av synundersökning. Den finns under: Nu skriver man ut rekvisitionen och ber sin chef skriva under den. Ta därefter med blanketten till leverantören/butiken. Leveranskvittens görs sedan (efter köpet) på samma sätt som en vanlig order, med samma pris och antal som på rekvisitionsblanketten. OBS! Ju mer rätt totalpris på rekvisitionen desto mindre risk för manuell hantering i Palette. Version 1.2 / 131206 38
11) Tips & Trix 11.1 Skapa och använda mallar Man kan skapa en ny beställning genom att utgå från en tidigare lagd beställning. Man kan också använda en tidigare beställning för att skapa en mall. Gå in på Tidigare beställningar och markera beställningen: Sedan klickar man på Använd som mall. TIPS! Se även e-guiden Skapa en beställningsmall. Version 1.2 / 131206 39
En kopia av den gamla beställningen kommer då upp i varukorgen. Här gör man nu ev. justeringar, dvs. lägger till eller tar bort aktuella artiklar. Därefter går man vidare på Fortsätt. I nästa steg har men sedan möjlighet att välja att skicka eller spara beställningen. Vill man skicka den som den är klickar man på Skicka. Om man vill spara beställningen som en mall, eller till ett senare tillfälle klickar man på Spara. (Man kan också välja Tillbaka om man behöver gå tillbaka och ändra något). När man sparar beställningen kan man välja på följande alternativ: Spara beställningen till senare Spara som en ny egen mall Välj om du vill spara beställningen senare eller skapa en ny mall. Det är obligatoriskt att fylla i ett namn på den sparade beställningen/mallen. Om man skapar en mall kan det vara bra att även fylla i en kort beskrivning av mallen. Version 1.2 / 131206 40
Klicka därefter på OK. Se nedan hur man därefter använder beställningen/mallen utifrån vilket val man gjort. Spara beställning till senare Den sparade beställningen hamnar under Inköp/Skapa beställning i fliken Sparade beställningar. Markerar man beställningen syns alla artiklar i vyn nedanför, och man får då alternativen Skriv ut, Avbryt beställning, Använd beställning. Om man vill se mer information om beställnigen klickar man på länken Visa information. Då kommer hela beställningsvyn fram. Skriv ut väljer man detta alternativ kommer ordern upp i utskriftsvänligt format och man kan skriva ut ordern. Avbryt beställning om man vet att man inte kommer att använda beställningen bör den avbrytas i systemet. Det kommer då upp en kontrollfråga om man är säker på att beställningen ska avbrytas. Välj Ja om så önskas. Version 1.2 / 131206 41
Använd beställning väljer man detta alternativ kommer hamnar artiklarna i den sparade beställningen i varukorgen, och man kan därefter fortsätta med beställningen som den är, eller välja att ändra i antal, lägga till eller ta bort artiklar. Gå sedan vidare på Fortsätt. Skapa en ny mall om man väljer alternativet att skapa en ny mall kommer det upp en informationsruta. Vill man inte få upp denna ruta igen kryssar man i bocken längst ner till vänster. Den sparade mallen hamnar under Inköp/Skapa beställning i fliken Beställningsmallar. Där samlas alla mallar man har skapat. Version 1.2 / 131206 42
Genom att klicka på plustecknet i vänsterkanten får man upp information om vilka artiklar som finns i mallen. Vill man använda mallen som den är klickar man på det blå plustecknet under Använd. Då hamnar mallens produkter ner i varukorgen och du går därefter vidare med beställningen som vanligt genom att klicka på Fortsätt. Genom att klicka på det blå plustecknet under Beställ kan man höja antalet av produkten/produkterna i mallen. Version 1.2 / 131206 43
Vill man ta bort mallen helt och hållet gör man det via det röda krysset under Ta bort. Om mallen innehåller en specifik produkt som sedan tidigare redan finns i varukorgen, kommer produktens antal från mallen att adderas till den redan existerande produktens antal. Man kan sedan justera själv genom att lägga till och ta bort produkter i varukorgen. Man kan uppdatera en befintlig mall. Skapa en beställning från mallen och genom att lägga till de nya produkter som önskas och sedan gå vidare. När man är färdig med uppdateringen väljer man alternativet Uppdatera den aktuella mallen för att spara ändringarna. TIPS! Se även e-guiden Addera produkter till befintlig beställningsmall. 11.2 Visa order Man kan ta fram ordersidan i det format som leverantören får ordern i. Det gör man via bilden Leveranskvittens. Markera den order du vill se Och klicka på Visa order. Då kommer ordersidan upp och man kan skriva ut ett underlag till sig själv på det man har beställt. Version 1.2 / 131206 44
Version 1.2 / 131206 45
11.3 Delegeringar Om man ska vara borta från arbetet under en period är det viktigt att göra en delegering till en kollega i systemet, för leveranskvittens. Det gör man under Inställningar på Startsidan. Välj därefter Delegera. Man får då upp följande vy där man ser aktiva delegeringar För att skapa en ny delegering tryck på knappen Ny delegering Man får då upp en ruta där man ska söka fram den personen man ska delegera till. Sök på namnet i sökrutan. Och tryck sedan OK. Version 1.2 / 131206 46
Man kan lägga in en delegering i förväg om man vet att man ska vara borta, den visas då som Kommande delegering. Per automatik föreslår systemet en delegering på en vecka. Om man vill delegera från dagens datum och en vecka framåt behöver man alltså inte ändra på datumet. I annat fall ändrar man i fälten. Bocka i rutan och klicka OK. Version 1.2 / 131206 47
Delegeringen upphör med automatik efter angivet datum. Kommer man tillbaka tidigare än beräknat kan man avsluta sin delegering genom att trycka på det röda x:et i högerkanten. Man kan även välja att se tidigare och kommande delegeringar i rullisten Aktiva delegeringar syns också på startsidan i Proceedo: TIPS! Se även e-guiden Delegera rätten att inleverera. Version 1.2 / 131206 48
11.4 Genvägar Man kan lägga in egna genvägar till vissa sidor i Proceedo som man ofta besöker. Genvägarna hamnar längst ner till höger på Startsidan. Länkarna med * framför är standard. Om man lägger till egna genvägar blir det ingen * framför. För att skapa en egen genväg går man in på Inställningar och väljer Genvägar. Man får då upp en vy där man kan lägga till vilka genvägar man vill ha. Markera raden och tryck sedan på pil höger. Version 1.2 / 131206 49
Genvägen hamnar då i fältet Valda genvägar, och finns därefter som genväg på Startsidan. Om man vill ta bort en genväg går man in i samma vy, och markerar raden som ska bort. Tryck sedan på pil vänster så hamnar den tillbaka i den vänstra kolumnen och tas bort på Startsidan. Version 1.2 / 131206 50
11.5 Favoriter & Förvalda värden Under Inställningar kan man gå in på Favoriter och ange personliga Favoriter och Förvalda värden för konteringsvärden och adresser. Välj i rullisten vilken konteringsvärde du vill skapa favoriter och värden för, samt kryssa sedan i aktuella rutor. Förvalt värde = det värde som ligger som förvalt och kommer upp som standard på konteringsvärdet. Praktiskt att sätta sin egen referens som förvald. Favoriter = de värden man väljer kommer att ligga högst upp i listan när man ska välja konteringsvärden, är alltså lätta att hitta. TIPS! Se även e-guiden Skapa favoriter och förvalda värden. Version 1.2 / 131206 51
Om man valt förvalda värden är Vertexten det enda man behöver lägga till på konteringssidan vid beställningstillfället: Om något värde ska ändras går man in på anteckningsraderna till höger om fältet: Rutan kommer upp där alla tillgängliga värden visas. Högst upp listas de värden som man valt som Favoriter. Välj aktuellt värde och tryck OK. Om man vill se inställningarna för sina favoriter klickar man på den blå länken, så kommer man dit direkt och kan göra justeringar. Version 1.2 / 131206 52
11.6 Valt konteringsvärde på alla rader När man går in och ska göra en kontering, eller ändra en kontering, klickar man på anteckningsraderna till höger om konteringsfältet. Man väljer värdet för konteringen genom att markera det. Vill man sedan ha samma värde på samtliga konteringsrader kryssar man i rutan längst ner till vänster. Klicka därefter på OK. 11.7 Klick-tips Tyvärr finns ingen backfunktion i webbutikerna, men man kan enkelt backa ändå genom att klicka med höger musknapp och trycka pil-bakåt. Man blir automatiskt utloggad ur systemet om man inte varit aktiv på 59 minuter. För att göra en relogin utan att göra hela inloggningsproceduren kan man hålla ned Ctrl-knappen och klicka på Logga ut uppe i högra hörnet. Då blir man inloggad igen. Version 1.2 / 131206 53
11.7 e-guider Proceedo Det finns ett antal e-guider för olika moment i Proceedo! Det finns en länk till dessa på startsidan. Via länken kommer man till en sida med översikt över de guider som finns. De flesta guider finns både på svenska och på engelska. I menyn till vänster kan man sortera bland guider som gäller Beställning o Att göra ett inköp o Att starta en guide o Delad kontering på en artikelrad o Delegera rätt att inleverera o Fritextbeställning beställning av ej upplagda produkter o Får inte fram produkter vid sökning o Följa upp beställningar o Ge fler artikelrader samma kontering o Jämföra artiklar o Kurs för beställare i Proceedo (samlade tips) Version 1.2 / 131206 54