Visma Proceedo Att attestera - Manual 1
Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 1) ALLMÄNT OM ATTESTERING/GODKÄNNANDE... 3 2) ATTESTNIVÅER OCH DELEGERING... 4 3) NYA BESTÄLLNINGAR ATT GODKÄNNA... 5 3.1 Godkänna i Proceedo... 5 3.2 Godkänna via e-mail... 10 Länkar och lösenord i mejl:... 12 Inställning för meddelanden:... 13 3.3 Godkänna via mobil... 14 4) SKAPA ETT LÖSENORD FÖR ATT ATTESTERA DIREKT I MAIL ELLER VIA MOBILTELEFON.... 19 TIPS! Använd gärna e-guiderna för Proceedo! Dessa finns under länken Guider under Genvägar på startsidan. Frågor mejla till ehandel@slu.se 2
1) Allmänt om attestering/godkännande Den som enligt delegation har attesträtt upp till visst belopp på ett antal kst, och attesterar fakturor i Palette, ska göra motsvarande i Proceedo på de beställningar som institutionen skapar. Först efter godkännande går ordern/ordrarna iväg till respektive leverantör. Det är därför viktigt att man godkänner sina beställningar löpande, så inte beställningen stannar upp utan går vidare till leverantören. Beställningen blir en order och går iväg till leverantören först efter att den hanterats av Ekonomiregistreraren och Attestanten. Slutattestanten ska: Kontrollera beställningen löpande vid besked om att det finns beställningar att godkänna. Säkerställa att gällande regler följts. Godkänna (slutattest) eller Neka beställningen. Godkänna = Utbetalning godkänns av fakturan (när den kommer), dvs man har det ekonomiska ansvaret för beställningen. Delegera sitt ansvar att attestera vid frånvaro. Beställning Kontering Attest Order skickas till leverantör Attestanten har inte rätt att göra ändringar i gjord beställning, den rätten har endast Ekonomiregistreraren. 3
2) Attestnivåer och delegering Attestnivåerna ska vara lika i Proceedo och i Palette. Man kan ha olika attestnivåer, baserat på olika beloppsgränser per kostnadsställe. Om man ska vara borta från arbetet under en period är det viktigt att göra en delegering av sin rätt att godkänna beställningar i systemet. En attestant kan inte delegera själv, utan måste vända sig till ekonomisystem@slu.se för att få hjälp med detta. När delegeringen är aktiv syns den när man är inloggad på Startsidan i Proceedo. 4
3) Nya beställningar att godkänna Så fort attestanten får en beställning som ska attesteras kommer ett mejl. Då finns det tre olika sätt att attestera en beställning: I systemet Proceedo Direkt i mejlet I mobilen Att attestera direkt i mejl eller i mobilen kräver ett särskilt lösenord, se avsnitt 4 hur man skapar ett personligt lösenord. 3.1 Godkänna i Proceedo När man som attestant har en beställning att godkänna syns det på Startsidan under Att hantera under Beställningar att godkänna. Genom att klicka direkt på raden Beställningar att godkänna, kommer man till fliken Godkänn beställning. Där ser man de aktuella beställningarna som ligger och väntar på godkännande. Man ser också i nedre delen av bilden i flödet att beställningen ligger hos attestanten och väntar på godkännande, se den blå rutan. 5
När man godkänt beställningen ser flödet ut enligt nedan. Ordern skickas då iväg till leverantören. Om man inte går in via startsidan till fliken Godkänna beställning så hittar man den under Inköp. Där ligger beställningarna som väntar på hantering. När man markerar en beställning ser man raderna som är beställda längre ned, samt antal och pris. Längst ner ser man även syftet med beställningen om beställaren angett det. 6
Från denna vy kan man se gjord kontering genom att klicka på det blå i:et. Beställda produkter på radnivå Antal och pris Om beställaren angett ett syfte med beställningen anges det i denna ruta. Om man klickar på det blå i:et under Info kommer ett nytt fönster upp som innehåller alla konteringsrader på beställningen. Referens sin Baltzar/Palette referens Konto ges av systemet och ändras vid behov av konterare Kostnadsställe man har automatiskt bara behörighet till sin institutions kostnadsställe. Projekt vilket projekt beställningen gäller. Dessa är länkade till giltiga kostnadsställen. Fritt Konterare institutionens Ekonomiregistrerare Avser visas som verifikationstext i Palette och Agresso, dvs. syns i bokföringen. Beställaren kan fylla i texten, och Ekonomiregistreraren kan ändra denna vid behov. 7
Samordnare ett fält som inte används idag utan finns för kommande utveckling. I denna vy ser man lagd kontering, det går inte att göra ev. ändringar här. Man stänger ner fönstret på knappen Stäng längst ner. Ev. ändringar får bara göras av Ekonomiregistreraren. Det finns nu olika alternativ för beställningen: Utred om man vill reda ut beställningen av någon anledning. Man kan då skriva en kommentar till beställaren om varför den är på utredning. Visa best. man får upp en vy över hela beställningen. Ändra genom att trycka på knappen ändra så ser man vilka artiklar som har markeringen tummen upp. Ändra i beställningen får endast göras av ekonomiregistreraren. Godkänn här trycker man om beställningen är godkänd/man attesterar den. Då skapas en order som skickas till leverantören. Neka om man av någon anledning vill neka beställningen trycker man här. Det kommer då upp en ruta där man kan skriva en anledning till detta, som beställaren ser. Om man nekar en beställning måste beställaren göra om beställningen från början. TIPS! Se även e-guiden Godkänna och Neka en beställning. 8
När beställningen är OK trycker man på Godkänn. 9
3.2 Godkänna via e-mail Man kan godkänna en beställning direkt i mejlet som kommer när man har en beställning att attestera. Man behöver då ha ett personligt lösenord i Proceedo. Se sist i detta dokument, avsnitt 4, hur du skapar ett eget lösenord. Om man har en beställning att godkänna kommer det ett mejl till attestanten, som ser ut enligt något av de två nedan alternativen: 1: Beställningen som en bilaga Om man klickar på den bifogade filen kommer man till en vy för godkännande av beställning. Där ser man all specifikation om beställningen samt lagd kontering. 10
2: Beställningen öppen direkt i mailet. Beroende på inställning i sin egen Outlook, så kan man behöva aktivera webläsaren för att få in alla funktioner i mailet. Om beställningen ska Godkännas fyller man i det, samt sitt personliga lösenord och klickar på OK. Ska beställningen Nekas fyller man i det, skriver en kommentar om varför, och fyller i sitt personliga lösenord innan man trycker OK. Om beställningen nekas får beställaren ett mejl om detta med kommentaren som är angiven. 11
Länkar och lösenord i mejl: Din egen AD-inloggning samma id + lösenord som när du loggar in på datorna på morgonen. caen0006 ********* caen0006@slu.se ********* Din egen inloggning direkt till Proceedo: Eget ad-id + @slu.se. EX: caen0006@slu.se Lösenord - eget skapat i proceedo enligt denna manual kap 7. Samma lösenord ********* Samma lösenord som skapats direkt i proceedo, dvs inte adlösenordet som man har när man loggar in på sin egen dator. Skapa eget lösenord i Proceedo se avsnitt 4 i denna manual. 12
Inställning för meddelanden: Vilket alternativ man får i mejlet beror på en egen inställning under Inställningar / Meddelanden I rutan som öppnas, längst ner finns en rubrik om meddelandeformat. Här väljer man om man vill få beställningen via en bilaga i mailet eller att beställningen ska ligga direkt i mailet (normal). Default kommer mailen med beställningen som en bilaga. När man gjort sitt val, avslutar man genom att trycka på knappen OK 13
3.3 Godkänna via mobil Via www.proceedo.net kan man även godkänna beställningar via mobilen. Här behöver du ha ett lösenord för att logga in, se sist i detta dokument, avsnitt 4, hur du skapar ett personligt lösenord. Man anger sitt AD namn följt av @slu.se. Och anger sitt personliga lösenord. När man loggar in ser man om man har någon beställning att hantera under Requisitions to approve. Invoices to approve används inte då vi har fakturahanteringen i Palette. 14
När man tryckt på visas de beställningar som finns att attestera eller att neka. Via detta tecken kommer man in till beställningens detaljer Överst på sidan syns vem beställaren är, totalt belopp och datum för beställningen. Det finns tre olika knappar för ytterligare information. Accounting visar lagd kontering Requisition actions visar vilka steg som har gjorts innan den har kommit till attestanten. Requisition lines visar alla artikelrader. Comment ett fält man som attestant kan ge en kommentar till beställaren, tex om man nekar en beställning så kan man skriva i varför här. Längst ner två knappar en för att godkänna/attestera beställningen och en för att neka beställningen. Under Accounting ser man lagd kontering: 15
Under Requistion actions syns de steg som varit innan attestantens steg. Under Requisition lines syns alla beställda artiklar på vald beställning. 16
När man tittat på vad som har beställts och hur det är konterat så kan man antingen godkänna eller neka beställningen, via de två knapparna längst ner i bilden. Om man nekar beställningen är det bra att lägga in en kommentar i comment-fältet så att beställaren får reda på varför den har blivit nekad. När man tryckt på knappen för Neka - Refuse reguisiton så kommer en kontrollfråga upp, där man får bekräfta sitt val eller avbryta. Likaså om man väljer att godkänna beställningen så kommer en kontrollfråga upp med samma möjlighet att avbryta eller bekräfta sitt val. 17
För att kunna logga ut så måste man gå till första sidan igen, tryck på knappen Home. Då kommer man tillbaka till utgångsläget och kan välja att logga ut via knappen Logout TIPS! Se även e-guiden Godkänna och Neka en beställning. 18
4) Skapa ett lösenord för att attestera direkt i mail eller via mobiltelefon. Ta kontakt direkt med Carola Ekman ank. 1563 eller följ nedan procedur. Logga in i systemet via verktyg och system: https://internt.slu.se/sv/verktyg/verktyg-och-system/ med din vanliga AD-inloggning (den du loggar in på din dator med). När ni kommer in i Proceedo så går ni till figuren Inställningar och väljer Lösenord Då kommer nedan ruta upp. Ange under punkt 1 (Ange nuvarande lösenord) ditt ad-namn, dvs ditt användarnamn som du använder när du loggar på datorn på morgonen. Tex caen0006. OBS! inget ADframför utan bara själva ad-namnet. Fyll sedan i ditt nya lösenord, minst 4 tecken långt. Avsluta med att trycka OK. Nu ska ni kunna godkänna direkt i mail eller via er mobil. 19