Rutinbeskrivning Avstämningsmall Övriga Bilagor BR Bilagor
Innehållsförteckning Innehållsförteckning 1. ALLMÄNT... 3 2. BR-BILAGOR... 4 2.1 STARTFLIKEN BALANSKONTON... 4 2.2 SPECIFIKATIONER TILL BILAGA... 5 2.3 UNDERHÅLL FLEXIBLA FÄLT FÖR BR-BILAGAN... 5 2.3.1 Radera rader i flexitabellen... 7 3. ÖVRIGA BILAGOR... 9 3.1 GENERERING AV ÖVRIGA BILAGOR... 9 4. LIKVIDKONTON... 10 4.1 AVSTÄMNING AV MANUELLA BANKKONTON I FLEXIBLA FÄLT...10 Sida 2 av 10
1. Allmänt Bilagor för Balanskonton 1*-29999 och Övriga bilagor skapas med rapporter i Agresso. När rapporten BR-bilagor genereras uppdateras saldot från huvudboken och reskontrorna automatiskt. Bankernas saldo läses in centralt den 1:a varje månad eller närmast efterföljande vardag. Några bankkonton måste stämmas av mot bankunderlaget manuellt. Lev & Kund äldre än 3mån, genereras i varsin flik i BR-bilagan. Ska kontrolleras varje månad på inst. Mejlas in med kommentarer del- och helår till redovisning@ki.se I Underhåll av flexibla fält (via Huvudregister) registrerar man det som ska specificeras i BRbilagor och de manuella bankkontona stäms av där. I Underhåll av flexibla fält (Ny Topgen bild) kan man selektera på de man lagt in i Huvudregistret, endast en sökbild. I Övriga bilagor gör man inget manuellt. Institutionerna skapar bara sin rapport och kontrollerar att det är rätt bokat. Ni behöver inte mejla några bilagor till oss. Vi på Redovisningsenheten kan ta fram bilagorna själv genom att köra rapporterna för hela KI. Vi meddelar när ni behöver lämna mer information om vissa konton. Sida 3 av 10
2. BR-bilagor För att skapa rapporten BR-bilagor gör ni på följande sätt: Rad 11välj den period ni vill ta ut bilagor för. Rad 12 skriv institutionskod ex. C1. Rad13 och 14, välj konto från 1 till 29999 så får ni med alla balanskonton. Spara med F12. Rapporten finns att hämta i underhåll beställda rapporter OBS! All information som finns i BR-bilagor är hämtad från H-bok, reskontror och det man lagt in manuellt i flexitabellen. 2.1 Startfliken Balanskonton På första fliken finns alla balanskonton med saldon från huvudboken och bilagornas saldon. Kolumnen K, visar om det är någon diff. mellan H-bok och bilagan. Rött=diff mellan h-bok och bilaga. Reskontrornas belopp uppdateras automatiskt från Agresso till BR-bilagans första sida i UBbilagans kolumn (K). Dessa konton har inte någon flik för specifikation. Likvidkontonas saldon från banken läses in av redovisningsenheten. (se punkt 5). För dessa konton finns det ingen spec. (flik) i BR-bilagor. Balanskontona som redovisningsenheten stämmer av, kan visa rött i kolumnen K, det kan ni bortse ifrån. I kolumnen M, Ansvarig står vem som stämmer av kontot, ni stämmer av där det står Inst. Om man väljer nivå nr. 3, så ser man i kolumn N vart beloppen i kolumn H hämtar sin information. Sida 4 av 10
2.2 Specifikationer till bilaga Det finns bara specar (flikar) till konton där man ska visa vilka poster (verifikationer) som ingår i saldot. Posterna som ska finnas i bilagan läggs in manuellt i flexitabellen och bilagan uppdateras när man kör rapporten. Klicka på den rosa rutan där det står TILLBAKA så hamnar man på första fliken. 2.3 Underhåll flexibla fält för BR-bilagan Registrering av verifikationer som ska finnas i bilagorna, görs i Underhåll av flexibla fält (via Huvudregistret). När man ändrat något i flexitabellen eller Agresso måste man köra om rapportern BR-bilagor, för uppdatering av bilagorna. Välj institution i rutan begreppsvärde i flik 1. Sida 5 av 10
Välj flik nr. 5. Instspec. Det går att sortera på fallande/stigande ordning i kolumnerna, det går inte att söka på ett konto eller en period. I menyraden kan ni göra fler tomma rader för att registrera den data ni vill ha och sen spara med F12. OBS! Ni måste tabba genom hela raden så ni står på raden under när ni sparar. Här gör man fler rader. Eller så kan man välja Redigera, -Ny rad. Förklaring till de olika kolumnerna i instspec. Bokf period Den period bokföringen skett. Tom. period Välj 209912 om man inte vet hur länge posten kommer att vara kvar. Om en post som finns med inte ska vara med i period 201309. Skriver man 201308 så kommer den inte med i specen för avstämningen 201309. Avsluta Är en frivillig ruta, som kryssas i när posten är avslutad. Då kan man söka på bara öppna poster. Kryssa i rutan i den grå raden, så får man bara upp de poster som är aktiva. (fungerar endast i Topgenbilden, användes i gamla verisonen av Agresso, vi ska ta bort denna kolumn och radera de rader som ej är aktuella). Konto Det konto som gäller. Vernr De vernr. som gäller för raden som ska vara i specen. Belopp Verifikationsbelopp. Text Texten från Agresso. Kommentar Om man vill skriva en egen kommentar som ska finnas i bilagan. Sida 6 av 10
2.3.1 Radera rader i flexitabellen När en verifikationspost inte längre ska vara med i specifikationen så ska raden tas bort, från flexitabellen. Markera den rad som ska tas bort. Välj redigera, radera rad och sen spara med F12. Sida 7 av 10
Toppgen bild Ni kan gå in i Toppgenbilden för att söka hur det ser ut per konto, period osv. Det går inte att spara i denna bild. (Agresso försöker hitta en lösning på problemet, så man ska kunna spara i denna bild). Skriv INST i rutan Begrepps ID, ta sen tab. OBS! Det står C1 under INST rutan det är inte instutionen C1, utan en kod för systemet. Välj Instutions kod i kolumnen Inst och exempelvis ett konto eller period, i den grå raden längst upp, och sen knappen Ladda så kommer de rader upp som man har registrerat förut. Kolumnen avsluta Är en frivillig ruta, som kryssas i när posten är avslutad. Då kan man söka på bara öppna poster. Ta bort krysset i den grå raden, så får man bara upp de poster som är aktiva. (fungerar endast i Topgenbilden, användes i gamla verisonen av Agresso, vi ska ta bort denna kolumn, och radera de rader som inte är aktuella i bilagorna. Sida 8 av 10
3. Övriga bilagor Rapporten Övriga bilagor genereras automatiskt från Agresso när man kör en rapport. Den ska kontrolleras varje månad så att allt är korrekt. Ni behöver inte mejla några Övriga bilagor till oss, förutom underlag från VIES på att VAT är giltigt. Om ni bokar om kontona 3414, 3417, och 3317 i huvudboken var tydlig och skriv i Agressos textfält VAT för kunden och tydlig info varför man bokat om från kundfakturan. Länk för kontroll av VAT http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vieshome.do 3.1 Generering av Övriga bilagor Välj den period ni ska stämma av och göra bilagor för. Skriv instutionskod ex. C1. Spara med F12 Rapporten genererar Övriga bilagor fr.o.m. 201300 till den period ni väljer. För att se alla rader i bilagorna klickar man på + eller på 2 eller 3. Sida 9 av 10
4. Likvidkonton Redovisningsenheten läser in saldon från bankerna. Beloppen hamnar i BR-bilagans kolumn, UB-bilaga. En del inst. har bankkonton som vi inte kan läsa in i fil från banken. Dessa konton måste stämmas av manuellt av inst. Det är viktigt att ni stämmer av dessa konton mot bankkontoutdraget och klarmarkerar. 4.1 Avstämning av manuella bankkonton i flexibla fält Gå in i Underhåll flexibla fält Välj fliken Banktrans. Inst, välj, INST. Klicka på knappen Ladda så kommer de konton upp som ska stämmas av manuellt. I den grå raden kan man välja den period man stämmer av. (för att bara få månadens förändring). Kontrollera bankkontoutdraget mot summan i kolumnen Belopp, om fel summa står i kolumnen ändra till det som står i bankkontoutdraget. (månadens förändring). Kryssa i Kontrollerad och spara med F12. När man har kontrollerat kontoutdragen och klarmarkerat med ett x i kolumnen Kontrollerad, så ser vi på redovisningsenheten att ni stämt av. Beloppen i banktrans hamnar i BR-bilagans kolumn UB-bilaga. Kontona 1910 och 19019 kan ni bortse ifrån, de stäms av centralt. BANKTRANS OBS! Man måste alltid köra om rapporterna när man gjort några förändringar i flexitabellen eller Agresso. Sida 10 av 10