Rutinbeskrivning anläggningsredovisning AT Agresso
Innehållsförteckning 1. AKTIVERA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR... 3 1.1 AKTIVERING AV ANLÄGGNINGAR FRÅN FAKTUROR.... 3 1.2 KONTROLLERA ANLÄGGNINGEN I RUTINEN ANLÄGGNINGAR... 5 1.3 BOKFÖRING/AKTIVERING AV ANLÄGGNINGEN (AT03 OCH AT04)... 6 2. AVSKRIVNINGAR... 7 3. AVSKRIVNINGSSIMULERING... 8 4. REVERSERING... 9 5. BYTE AV ANLÄGGNINGSGRUPP OCH PROJEKT... 9 6. FÖRSÄLJNING OCH UTRANGERING... 9 7. INVENTARIER (1000-GRUPPEN)... 13 Sida 2 av 14
1. Aktivera anläggningstillgångar Förutsättningen för att poster ska uppdatera menyalternativet Skapa anläggningar från fakturor är att det finns transaktioner bokförda på det konto (1291) som är definierat för att skapa anläggning. 1.1 Aktivering av anläggningar från fakturor. Gå till menyalternativet Skapa anläggningar från fakturor. Välj den eller de rader du vill skapa en anläggning av genom att bocka i rutan längst till vänster och välj därefter Nästa steg. OBS! Det kan ta en stund innan fakturan dyker upp i den här bilden, och det beror på att alla tabeller måste uppdateras av Agresso innan man ser fakturan detta sker automatiskt. Har man öppnat bilden och fakturan inte finns där måste man stänga ner bilden och öppna den igen för att den ska uppdateras. Sida 3 av 14
Välj Lägg till. Ange anläggningsnummer och gå vidare till att fylla i anläggningsnamn och anläggningsgrupp. Om begreppsvärde för PROJ ska vara något annat än det som konterades på fakturan kontaktas redovisningsenheten för rättning. Man kan dela upp en faktura på flera anläggningar, och det gör man genom att välja Lägg till ytterligare en gång. Följ sedan gången i beskrivningen i stycket ovan. OBS! Då måste man korrigera beloppet på respektive rad så att summan inte överstiger summan på fakturan. Detta ser man i övre delen av bilden i avsnitten Summa av valda transaktioner (fakturan) och Summa av anläggningsvärden. På avskrivningsboken i den nedre rutan fältet Avskrivningsböcker, visas avskrivningskonteringen Man ser bara en rad i taget i avskrivningsboken, även om man delat upp fakturan på flera anläggningar. För att komma åt respektive anläggnings rad i avskrivningsboken markerar man aktuell rad i den övre delen - Fasta upplysningar anläggningar. Spara sedan med F12. Sida 4 av 14
1.2 Kontrollera anläggningen i rutinen Anläggningar Fliken Anläggningar: Här kan ni eventuellt lägga till informationstext. Ändra inte i andra värden då dessa används av systemet. I AT-modulen får man inte lägga upp nya anläggningar i denna bild, endast inventarier (1000-gruppen). Fliken Avskrivningsbok visar att anläggningen är registrerad men inte bokförd. Sida 5 av 14
1.3 Bokföring/aktivering av anläggningen (AT03 och AT04) Detta sköts av redovisningsenheten. Rapporterna som bokför anläggningarna är endast rapporter som ska gå på schema. Till en början så görs det dock manuellt då vi vill bli säkra på funktionalitet samt avvakta den nya versionen av Agresso. Rapporterna körs två dagar i veckan (tisdagar och fredagar) Resultatet av AT04-rapporten kan ses via Underhåll beställda rapporter och via huvudbokens Fråga verifikation. Resultatet i anläggningsmodulen kan man se i rutinen Transaktioner per avskrivningsbok. Samtliga fält är sökbara via den grå sök-raden. Fyll t ex i anläggningsnummer för att se samtliga transaktioner på aktuell anläggning. För att se årets anskaffning av en anläggning får man i anläggningsmodulen söka på aktuellt år. Den bokföring som visar årets anskaffning på ett eget huvudbokskonto finns enbart i huvudboken, och denna kontering sker automatiskt via en transaktionstrigger när man bokför anläggningen i anläggningsmodulen. Sida 6 av 14
2. Avskrivningar Detta sköts av redovisninsgenheten och är endast en rapport som skriver av anläggningstillgångar som ni lagt in i systemet. När avskrivningsrapporten är körd kan man kontrollera i huvudboken via Fråga verifikation och i anläggningsmodulen via Transaktioner per avskrivningsbok. Fråga verifikation Transaktioner per avskrivningsbok Sida 7 av 14
3. Avskrivningssimulering Man kan i AT-modulen göra avskrivningssimuleringar, för att se kommande avskrivningar på en/flera anläggningar eller en/flera anläggningsgrupper. Gå till Avskrivningssimulering. Fyll i institution och välj önskad period förval ett år framåt. Man kan se när rapporten är färdig via Underhåll av beställda rapporter. I fråga simuleringar kan ni sedan titta på resultatet. Den är bäst i browser (högerklicka). Ni kan även använda färdig mall. Sida 8 av 14
4. Reversering Kontakta redovisningsenheten via redovisning@ki.se vid behov av reversering. 5. Byte av anläggningsgrupp och projekt Kontakta redovisningsenheten via redovisning@ki.se vid behov av byte av anläggningsgrupp eller projekt. 6. Försäljning och utrangering Gå till Försäljningar och utrangeringar. Ange den anläggning som ska säljas eller utrangeras. Ange avskrivningsbok och försäljnings- alt utrangeringsdatum, lägg in valfri transaktionstext. Klicka därefter på Nästa steg. Sida 9 av 14
Ändra om försäljningskvantitet ska vara något annat än det förvalda 100 procent. Klicka därefter på Nästa steg. Ange försäljningspris i fältet Utpris. OBS! Om anläggningen ska utrangeras anges inget belopp i Utpris. Denna anläggning säljs med förlust. Klicka därefter på Nästa steg. Sida 10 av 14
En periodisk sammanställning visas. Om detta är korrekt sparar man med F12, annars klickar man på Föregående steg och korrigerar beloppen. Nu är anläggningen sparad för bokföring. Rapporten som bokför körs av redovisningsenheten. Vid utrangering/försäljning skapas i vissa fall en korrigering av avskrivningarna. Justeringen avser beräknad avskrivning per dag och sker utrangeringen/försäljningen i mitten av månaden beräknas avskrivningar fram till detta datum. Gå till Underhåll av transaktioner och kontrollera att försäljnings- alt utrangeringstransaktioner ligger där och väntar på bokföring. Efter bokföring spärras anläggningen i anläggningsregistret. Sida 11 av 14
Transaktioner per avskrivningsbok för den aktuella anläggningen. Fråga verifikation för den aktuella anläggningen. Sida 12 av 14
7. Inventarier (1000-gruppen) Hanteringen av inventarier (kostnadsförda anläggningar, 1000-gruppen) hanteras ungefär som i gamla anläggningsmodulen (FA). De läggs upp som innan i anläggningsregistret: VIKTIGT: Det är endast är 1000-gruppen som läggs upp här. Det blir fel om ni lägger upp en anläggning som ska skrivas av. Den ska skapas genom skapa anläggningar från fakturor. Fyll i nummer, namn, välj grupp 1000 (och inget annat), skriv text i stora rutan om ni vill. Sida 13 av 14
I flik 2 - Huvudbok ska ni fylla i institutionskod och projekt. Projektet här används för inventeringsrapporten och kopplas där även till grupp. Projekt ska vara samma som på fakturan (verifikationen). Om ni bokar om den senare till annat projekt ska ni ändra projekt här i flik två. Spara med (F12). Ni kan sedan boka fakturan på detta nummer, är den i Contempus får ni vänta till uppdatering har skett. Utrangering av inventarier (1000-gruppen) görs genom att ändra status till Spärrad Sida 14 av 14