SÅ SKAPAR DU EN RESERÄKNING UTLÄGG OCH BILERSÄTTNING SAMT RESA INRIKES/UTRIKES Skapad av Diana Kajsmark/Katarina Danielson Reviderad 2014-03- 25
UTLÄGG OCH BILERSÄTTNING OBS! Inga utlägg/reseräkningar under 100 SEK betalas ut. Har du utlägg under den summan lägg då ihop flera utlägg i en reseräkning så att summan överstiger 100 SEK. 1. Logga in i Primula Webb med ditt LUCAT- ID (https://primweb.adm.lu.se) 2. Under Min Sida i vänstra kolumnen väljer du Resor/utlägg 3. Välj Endast utlägg/bilersättning 4. Välj i rullistan vilken anställning du har. Om någon annan än den som betalar din lön ska betala utlägget välj systemkod 8888. Tryck Bekräfta.
5. Du är nu inne i reseräkningsformuläret. Knapparna med röd text på/över är obligatorisk information som måste fyllas i: Hantera kontering= Fyll i vilket kostnadsställe, verksamhetsgren samt aktivitet som utlägget ska bekostas av. Är du osäker kontakta din forskargruppschef eller ekonom/ekonomihandläggare. Beskriv utlägg= Kortfattad information om vad det är för ett utlägg och i vilket syfte utlägget gjordes. Gäller utlägget för fler personer var god skriv namnen.
6. Beroende av vilket slags utlägg du har så väljer du nästa flik. Utlägg- Diverse inköp, reseutlägg m.m. Representation- När du har haft en arbetsrelaterad måltid- Extern representation= Antalet deltagare utifrån LU är majoritet av deltagarna. Intern representation= Antalet LU- anställda är majoritet av deltagarna. Bilersättning- När du kört med egen bil. Fyll i alla obligatoriska fält som har rödmarkerad text. Moms: Det måste finnas ett värde i denna ruta! Är där ingen moms på utlägget fyller du i en nolla. Under Beskrivning fyller du i vad för utlägg kostnaden gäller, detta underlättar bland annat för granskarna vid många utlägg i en och samma reseräkning.
7. Dubbelkolla att du har fyllt i all relevant och obligatorisk information. När allt är korrekt ifyllt klickar du på Beräkna. Systemet lägger då samman utgifterna och du ska kunna se den preliminära utbetalningssumman i rutan undertill. 8. Du ska nu skriva ut pappersformuläret. Välj Hämta längst ner på sidan och tryck sedan på den uppladdade blåmarkerade filen. Skriv ut formuläret och sätt ihop med originalkvitton samt de obligatoriska underlagen, se bilaga.
9. Tryck på Skicka. Reseräkningen är nu registrerad och inskickad till granskaren för ditt kostnadsställe. 10. Och slutligen skicka pappersformuläret till : Granskare Reseräkning Hämtställe 66, BMC I13
RESA INRIKES/UTRIKES 1. Logga in i Primula Webb med ditt LUCAT- ID (https://primweb.adm.lu.se) 2. Under Min Sida i vänstra kolumnen väljer du Resor/utlägg 3. Välj Resa inrikes eller Resa utrikes 4. Välj i rullistan vilken anställning du har. Om någon annan än den som betalar din lön ska betala utlägget välj systemkod 8888. Tryck Bekräfta
5. Du är nu inne i reseräkningsformuläret. Knapparna med röd text på/över är obligatorisk information som måste fyllas i: Hantera kontering= Fyll i vilket kostnadsställe, verksamhetsgren samt aktivitet som utlägget ska bekostas av. Är du osäker kontakta din forskargruppschef eller ekonom/ekonomihandläggare. Beskriv utlägg= Kortfattad information om vad det är för ett utlägg och i vilket syfte utlägget gjordes. Gäller utlägget för fler personer var god skriv namnen. Ändmål= I vilket syfte gjorde du resan Fyll i alla rutor med rödmarkerad text. 6. Har du ett reseförskott att kvitta din reseräkning mot trycker du på Reseförskott. Hur du gör ett reseförskott ser du i bilaga 1.
Institutionen för Experimentell Medicinsk Vetenskap 7. Har du gjort en resa utrikes fyller du även i rutorna gällande avgång och ankomst. 8. Har du gjort ett avbrott på grund av semester, sjukdom eller tjänstledighet fyller du i fliken Avbrott i resan. 9. Klicka på knappen märkt Måltidsavdrag. Kryssa i vilka måltider du har tagit de olika dagarna. Ingen kostförmån= Exempelvis vid representation, bjuden av annan än arbetsgivaren. Med Kostförmån= Arbetsgivaren har betalat för måltiden. (Undantag måltid vid transporter samt om måltiden ingår automatiskt i hotellkostnaden)
Institutionen för Experimentell Medicinsk Vetenskap 10. Har du i samband med resan behövt göra utlägg för exempelvis bensinkostnad, boende, taxi/tåg, kursavgift eller liknande så fyll i det under respektive flik: 11. Dubbelkolla att du har fyllt i all relevant och obligatorisk information. När allt är korrekt ifyllt klickar du på Beräkna. Systemet lägger då samman utgifterna och du ska kunna se den preliminära utbetalningssumman i rutan undertill.
12. Du ska nu skriva ut pappersformuläret. Välj Hämta längst ner på sidan och tryck sedan på den uppladdade blåmarkerade filen. Skriv ut formuläret och sätt ihop med originalkvitton samt de obligatoriska underlagen, se bilaga. 13. Tryck på Skicka. Reseräkningen är nu registrerad och inskickad till granskaren för ditt kostnadsställe. 14. Skicka slutligen pappersformuläret till : Granskare Reseräkning Hämtställe 66, BMC I13
Bilaga 1. RESEFÖRSKOTT Om man beräknar att man ska få stora kostnader under resan som man inte kan betala i förväg, kan man ansöka om ett reseförskott. Dessa pengar lånar man av arbetsgivaren och skall redovisas så snart man kommit hem igen. Redovisningen sker genom att man gör en reseräkning där man redovisar alla sina kostnader inklusive sitt reseförskott. Om saldot blir plus får man pengar utbetalda, om det blir minus dras skulden på nästkommande lön. Så här redovisar du ditt reseförskott: 1. Logga in i Primula Webb med ditt LUCAT- ID (https://primweb.adm.lu.se) 2. Under Min Sida (vänstra kolumnen) ; välj Resor/utlägg 3. Välj Reseförskott 4. Välj i rullistan vilken anställning du har/kostnadsställe. Om det är någon annan än den som betalar din lön som skall betala resan - välj systemkod 8888. Tryck Bekräfta. 5. Fyll i en beskrivning om vad reseförskottet avser. Tex om det är en konferens skriv vilken konferens.
6. I From- fältet; fyll i samma datum som du kommer resa och som kommer stå på reseräkningen sedan. 7. I fältet Utbetalt finns en rullista. Välj det enda val som finns, nämligen Rese förskott utbet Orfi 8. I fältet belopp skriver du exakt det belopp du fått utbetalt 9. Tryck på skicka Nu skall reseförskottet behandlas av lönekontoret. Beroende på vilken tid på dygnet du gör reseförskottet och på vilken arbetsbelastning lönekontoret har, så tar det olika lång tid innan reseförskottet kan matchas mot din reseräkning. Det kan ta upp till ett dygn innan du kan applicera det mot en räkning.