Proceedo Handbok för inköpare och fakturagranskare
Innehåll 1 Systemkrav... 4 2 Inloggning... 4 3 Startsida... 5 4 Egna inställningar... 6 4.1 Favoriter och förvalt värde... 6 4.1.1 Favorit och förvalt värde - Kontering... 6 4.1.2 Favorit och förvalt värde Adresser... 7 4.2 Delegering... 8 4.2.1 Skapa en ny delegering... 8 4.2.2 Ta bort delegering...10 5 Inköp...11 5.1 Skapa beställning (inköpare)...12 5.1.1 Söka fram avtal/produkter...12 5.1.2 Lägga till artikel i varukorg...14 5.1.3 Ändra i varukorgen...14 5.1.4 Kontera varukorg (inköpare)...15 5.1.5 Delad kontering...19 5.1.6 Spara varukorg...20 5.2 Godkänna beställning (attestant)...21 6 Leveranskvittens...22 6.1 Olika status under leveranskvittens...23 7 Ordermatchning...24 7.1 Ordermatchning krävs...24 7.2 Hantera ordermatchning trots att leveranskvittensen är genomförd...26 7.3 Skapa manuell orderbekräftelse...26 8 Avsluta order...28 9 Tidigare beställningar...28 10 Fakturahantering - fakturagranskare...30 10.1 Referensnummer...30 10.2 Inkomna fakturor...30 10.3 Granskning...31 10.3.1 Fakturahuvud...31 10.3.2 Ordermatch...32 10.3.3 Kontering...33 10.3.4 Delad kontering...34 Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 2
10.3.5 Periodisering...36 10.3.6 Fakturaflöde...36 10.3.7 Orderinformation...37 10.3.8 Lägga till bilaga...37 10.3.9 Kommentarer...38 10.3.10 Extra kontroll...39 10.3.11 Visa faktura...41 10.3.12 Fakturahanteringsalternativ...42 Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 3
1 Systemkrav För att kunna köra Proceedo behöver följande komponenter vara installerade/aktiverade på datorn. Java (från version 7 och uppåt) måste vara installerat på datorn. Popupfönster skall vara tillåtna i webbläsaren, om popupfönster inte är tillåtna kommer inloggningsbilden inte att visas. Webbläsare för att Proceedo ska fungera använd Internet Explorer eller Firefox om du har en PC. Vid användande av en MAC dator använd Safari. 2 Inloggning Du måste vara inloggad på kommunens administrativa nät (på arbetsplatsen, via VPN tunnel eller inloggad via intranätet med ditt vanliga användarid+sms). Inloggning sker via SSO (single sign on) vilket betyder att du enbart behöver logga in på datorn och klicka på länken som finns på intranätet. Inget användarid eller lösenord behöver anges. Efter inloggning visas startbilden i Proceedo. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 4
3 Startsida Efter lyckad inloggning visas Startsidan. Information Dina uppgifter Att hantera Välkomsttext Dina delegeringar Genvägar Meddelanden Välkomsttext Här ser du information som administratörerna lägger in. Information Här finns bl a information om inköpssamordnare. Meddelanden Här visas information som administratörerna lägger in t ex driftinformation eller andra övriga meddelanden. Att hantera Här visas de uppgifter användaren har att hantera i systemet (beställningar, fakturor). Delegeringar - Här visas nuvarande och uppkomna delegeringar både till och från dig. Leverantörsavtal Här visas en lista över avtal som blivit upplagda i systemet för mindre än 60 dagar sedan (om man som användare är kopplad till avtalet). Genvägar Visar användarens personliga genvägar i systemet. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 5
4 Egna inställningar Varje användare kan göra egna inställningar under Inställningar som finns längst upp till höger i bild, se nedan. 4.1 Favoriter och förvalt värde Här kan du markera t ex ansvar, verksamhet m m som favorit och förvalt värde. De värden som markeras som favoriter kommer alltid att visas högst upp i sökbilder och förvalt värde kommer att läggas in med automatik vid kontering. T ex om du väljer ett ansvar som förvalt värde kommer det alltid att komma in med automatik när du ska kontera beställningar och fakturor. 4.1.1 Favorit och förvalt värde - Kontering 4.1.1.1 Favoriter Det går att välja konteringsvärden som favoriter, detta innebär att valda värden visas högst upp i sökbilderna som används när du konterar en beställning eller faktura. Bocka i kolumnen Favorit för de värden du vill skall visas som favoriter. Kryssa i dina favoriter. Spara genom att klicka på Verkställ. 4.1.1.2 Förvalt värde Ett förvalt värde innebär att det valda värdet automatiskt läggs in i konteringsraden vid beställning och granskning av faktura, övrig autokontering som kan finnas påverkas inte av ditt val. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 6
Detta kan vara användbart om man t ex alltid använder sig av samma ansvar. Det förvalda värdet går att ändra i konteringsbilden. Om du t ex vill markera ett ansvar som ett förvalt värde som fylls i automatiskt vid kontering på beställningar och fakturor bockar du i kolumnen Förvald. Det valda värdet kommer automatiskt fyllas i vid kontering av beställning eller faktura. Det är endast möjligt att välja ett förvalt värde per konteringsdimension. Välj förvalt värde genom att bocka i kolumnen Förvald välj sedan Verkställ för att spara dina val. Se nedan. Du kan välja ett förvalt värde. 4.1.2 Favorit och förvalt värde Adresser Om du är inköpare och skall använda dig av leveransadresser kan du välja dina favoriter på samma sätt som med konteringsvärden. De adresser du markerar som favoriter kommer att visas högst upp när du letar på leveransadresser. Du kan även kryssa i ett förvalt värde om du vill att en specifik adress anges med automatik vid beställningar (det går att byta adress i beställningen även vid förvalt värde). Se nedan. För att spara dina inställningar klicka på knappen Verkställ längst ner till höger. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 7
4.2 Delegering Delegering innebär att du delar sin behörighet till en annan användare under en bestämd tidsperiod. Varje användare kan själv delegera hela eller delar av sin behörighet till någon annan som ingår i samma förvaltning och har samma roll i systemet. Om behov finns av delegering utanför den grupp du tillhör ska du vända dig till supporten för Proceedo. 4.2.1 Skapa en ny delegering Välj Inställningar/Delegera, se nedan. Nu visas Administration av delegeringar, se nedan. Om det finns delegeringar så visas de i denna skärmbild. Inga delegeringar finns när denna bild är tom. För att skapa en ny delegering klicka på Ny delegering, se ovan. Nu visas en sökbild där du letar upp den person du vill delegera till. För att se vilka personer du har behörighet att delegera till klicka på Sök utan att fylla i något värde i sökrutan, se nedan. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 8
De personer som visas är de du själv kan delegera till. Om du söker på ett specifikt namn och inte får någon träff innebär detta att du inte har rättighet att delegera till den personen. Om du behöver delegera till en person som inte visas i sökrutan kontakta supporten. Markera den person du vill delegera till och klicka på Ok, se ovan. Pesonen du valt hamnar i Administration av delegeringar, markera vilka delar och under vilken tidsperiod som din behörighet ska delegeras. I bilden nedan tilldelas rättigheten att Granska faktura under den valda tidsperioden. Klicka på Ok för att spara. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 9
Dina delegeringar visas alltid på startsidan, se nedan. Startbilden 4.2.2 Ta bort delegering För att ta bort en delegering gå till Inställningar/Delegeringar längst upp till höger. Nu visas listan över dina delegeringar, för att radera en delegering klicka på krysset i kolumnen Avsluta, se nedan. Detta avslutar delegeringen omedelbart. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 10
5 Inköp För att kunna beställa varor måste aktuellt avtal finnas upplagt i systemet. Alla leverantörer finns inte upplagda i systemet men det tillkommer fler leverantörer/avtal löpande. När ett nytt avtal blivit upplagt kommer det att visas på förstasidan under Nya leverantörsavtal, se nedan. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 11
5.1 Skapa beställning (inköpare) För att kunna skapa en beställning måste man ha behörighet som inköpare, välj Inköp/Skapa beställning, se nedan. 5.1.1 Söka fram avtal/produkter Det finns olika sätt att söka fram produkter, gå till Inköp/Skapa beställning. Om du vet inom vilken avtalskategori som du ska beställa ifrån så sök i rutan Avtalskategorier, se nedan. Om du vet vilken leverantör du ska beställa ifrån så söker du på leverantör i rutan Avtal, se nedan. Om du vill söka på produkt söker du i rutan under fliken Varor och tjänster, se nedan. Tänk på att när du söker på en produkt så kommer alla leverantörer visas som har just den produkten. Exempel: söker du på penna så kommer pennor visas från samtliga avtal där det finns pennor som produkt eller i produktbeskrivningen. Var observant på från vilket avtal du avropar. I detta fält söker man på produktnamn, det går även att välja en specifik leverantör. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 12
En lista visas över produkten sökning har gjorts på, se nedan. Detaljerad information om produkten. Tumme upp = Avtalad vara En avtalad vara har markering med tummen upp. För mer detaljerad information om en vara klicka på informationssymbolen, nu visas utökad information. På en del varor kan det även finnas en bild. Dock har inte alla leverantörer möjligthet att skicka med bilder på sina produkter. Du kan även beställa produkten via denna sida, se nedan. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 13
5.1.2 Lägga till artikel i varukorg För att lägga till en artikel i varukorgen klickar på plustecknet under kolumnen Beställ, du kan även ändra antal genom att klicka på fältet Antal och sedan skriva in önskat antal. Se nedan. Du kan skriva in antal direkt, eller använda plus/minusknappen. Observera förpackningsstorlekarna när du beställer varor, det kan styck eller större förpackningar. När du har valt en artikel läggs den i varukorgen som visas längst ner i bild, se nedan. Varukorgen visas bara när man har valt en produkt, den visas inte när den är tom. Kontrollera totalbeloppet i din beställning för att undvika felbeställning. Klicka på knappen Fortsätt nere till höger för att gå vidare till kontering. 5.1.3 Ändra i varukorgen Efter det att artiklarna har lagts till i varukorgen kan du ändra antal och radera produktrader. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 14
Om du vill ändra antal kan du göra detta genom att skriva in nytt antal i kolumnen Antal eller använda dig av och + tecknet. Se nedan. Om du vill ta bort en artikel klickar du på X för att radera raden helt från varukorgen, se nedan. Klicka på knappen Fortsätt nere till höger för att gå vidare till kontering. 5.1.4 Kontera varukorg (inköpare) Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 15
Innan beställningen kan skickas iväg till leverantören ska den konteras av inköpare och godkännas av attestant. För att kontera markera en produktrad (du kan även här ändra antal och radera artiklar) och klickar på knappen Kontering.., se nedan. Nu visas konteringsbilden. Alla fält som har en stjärna framför sig är obligatoriska värden. Det går att skriva in värdet direkt i fältet genom att klicka på fältet, eller så använder du sökknappen som visas till höger om varje fält för att kunna söka fram t ex konto Sökknapp. Om du använder sökknappen ser sökbilden ut enligt nedan. Du behöver inte använda jokertecken i sökningen, skriv in det du vill söka på (värdet eller text) och klicka på Sök. Om du har valt favoriter under egna inställningar visas dessa alltid högst upp. Se nedan. Dina favoriter ligger alltid högst upp. Om valt värde ska användas på alla konteringsrader kryssa i denna. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 16
Dubbelklicka på önskad rad eller markera raden och klicka på Ok. Om det valda värdet skall gälla för alla rader som ska konteras kryssa i Sätt valt konteringsvärde på alla rader, se ovan. Det valda värdet läggs upp i konteringsraden. Se nedan. Fortsätt konteringen enligt ovan för de obligatoriska fälten (konto, ansvar och verksamhet). Kontera alla produktrader. Se exempel på färdigkonterad varukorg nedan. När konteringen är klar klicka på Ok, konteringsbilden försvinner och nu visas föregående skärmbild igen. Välj leveransadress och ge beställningen ett namn. Lägg gärna in leveransadressen som ett förvalt värde så den fylls i med automatik vid beställning. För att skicka iväg beställningen för attest klicka på knappen Skicka längst ner till höger. Din beställning skickas nu till den attestant som är kopplad till det ansvar som valdes i konteringen. Om artikelraderna har olika konteringen gällande ansvar går de till respektive attestant enligt attestreglementet. En meddelanderuta visas att beställningen är vidareskickad. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 17
Nu har beställningen gått vidare till attestanten för godkännande. Du kan nu se din beställning under Tidigare beställningar och vilken status den har. Du ser även flödet för beställningen längst ner. Denna beställning har nu Status Avvaktar godkännande. För att se detaljerad information om Attesträtt klicka på ikonen nere till vänster så visas detaljerad information om vem som skall attestera varje enskild konterings rad i beställningen, se nedan. I detta fall är det samma attestant på alla tre artikelrader, om det hade varit olika attestanter hade det varit olika namn. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 18
(Approval line 1 betyder produktrad nr 1 i beställningen o s v). 5.1.5 Delad kontering För att dela en kontering på en artikel klicka på + knappen i kolumnen Dela för aktuell rad, se nedan. Nu läggs en rad till för samma artikel men med ett 0 belopp, se nedan. Kontera raderna. Du måste sedan dela upp Totalt pris för att fördela kostnaden. Det går bra att skriva in beloppet själv eller så använder matematisk formel, detta exempel 175,49/2 vilket ger 87,75 när man trycker på enter. Man måste däremot manuellt föra in resterande belopp på raden nedanför och säkerställa att slutsumman stämmer överens med grundordern för att den ska kunna skickas. Tänk på att om olika Ansvar används i konteringen kommer attestansvarig för respektive ansvar godkänna beställningen innan den går iväg till leverantör. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 19
5.1.6 Spara varukorg Om du vill spara din varukorg för att fylla på den vid ett senare tillfälle innan den skickas iväg för godkännande hos attestant kan du göra detta genom att klicka på knappen Spara, se nedan. När du klickat på Spara visas denna bild. Namnge din beställning för att kunna känna igen den senare. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 20
Man kan spara beställningen i tre olika varianter, se nedan. Spara beställningen till senare - du sparar beställningen för att kunna fortsätta fylla på varukorgen vid ett senare tillfälle. Spara som en ny egen mall - om du har en återkommande varukorg kan du använda denna variant för att snabbt skapa en ny beställningsmall, ge den ett namn så du lätt känner igen den. Spara som en ny allmän mall används endast av systemadministratör. Markera önskat val och klicka Ok, din mall läggs under fliken Sparade beställningar, se nedan. När en sparad mall ska används markerar du mallen och trycker på knappen Använd beställning längst ner till höger och du kan fortsätta din beställning. Se nedan. 5.2 Godkänna beställning (attestant) Efter det att inköparen kar konterat och klarmarkerat sin beställningen går den vidare för attest, beställningen skickas inte till leverantören förrän attest har skett. En attestant kan godkänna, ändra kontering, ändra i varukorgen och neka beställningen helt. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 21
6 Leveranskvittens När beställningen är mottagaren ska en Leveranskvittens göras. Det är inköparen som är ansvarig för att mottagna varor ska leveranskvitteras. Detta är viktigt för att inkommande fakturor ska kunna matchas. På startsidan meddelas om man har en leveranskvittens att hantera, se nedan. Klicka på texten Leveranser och Order eller välj Inköp/Leveranskvittens, se nedan. Här ser du dina beställningar som väntar på leveranskvittens. I den övre delen har du rubriken på beställningen, markera den beställning som ska kvitteras och den visar detaljraderna längst ner. Klicka på knappen Ny kvittens längst ner till höger. Se ovan. Nu visas bilden för Leveranskvittens, se nedan. Om leveransen stämmer överens med beställningen behöver du endast klicka Ok. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 22
Om inte alla varor är levererade ange rätt antal i kolumnen Kvittera antal, beställningen får då status Delvis kvitterad. Se nedan. OBS! kom ihåg att skriva en kommentar om det är en differens mellan vad som är levererat och vad som är beställt. Fyll i levererat antal Fyll i nummer på följesedeln. Vid differens lämna en kommentar om differensen. Stämmer allt välj OK Tänk på att du alltid måste leveranskvittera dina varor. Fakturan kommer att gå direkt till betalning då beställningen sedan tidigare är godkänd av attestant vid beställningstillfället (om det är någon förändring går fakturan först till dig för ordermatchning). 6.1 Olika status under leveranskvittens Under bilden Inköp/Leveranskvittens kan olika status förekomma. Ej kvitterad Ingen leveranskvittens är gjord. Delvis kvitterad Delar av beställningen är leveranskvitterad. Avvaktar orderbekräftelse Orderbekräftelse har inte inkommit från leverantören ännu. Levereras ej Beställningen är nekad av leverantören i sin helhet och kommer inte att levereras. Avvaktar godkännande av orderbekräftelse Beställningen har förändringar från leverantören. Denna är endast som en information och Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 23
inköparen behöver klicka på knappen Hantera för att se vilka artiklar som har ändrats och sedan klicka på Godkänn för att kunna leveranskvittera. Kvitterad Leveranskvittens är gjord på hela ordern. Ofullständigt slutkvitterad Odern har blivit avslutad manuellt. 7 Ordermatchning När en elektronisk beställning görs skapas en order som sedan matchas mot fakturan. Om det har skett en förändring t ex: du har inte har fått de varor du har beställt, priset har ändrats eller leveranskvittens inte har gjorts, då krävs det att du kontrollerar fakturan. Du får då ett meddelande om att du har fakturor att hantera (på startsidan eller under Faktura/Hantera fakturor ), se nedan. Startsidan Faktura/Hantera fakturor Det kan vara olika orsaker till att en faktura behöver hanteras. Det kan vara att leverantören fakturerar mer än vad som har leveranskvitterats. Det som är avvikande och inte stämmer med ordern/inleveransen visas i de röda rutorna. 7.1 Ordermatchning krävs Det är mycket viktigt att leveranskvittera varor i Proceedo. Det bästa är leveranskvittera direkt när ni har fått er leverans av varor då det annars fördröjer hela fakturaprocessen. När ni inte har leveranskvitterat så kommer fakturan till er, status Ordermatchning krävs. Ni kan i detta läge, på fakturan även leveranskvittera, se funktion nedan. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 24
När ni klickar på Ny leveranskvittens så öppnas denna bild När du klickar på Ja så öppnas denna bild, nedan och du kan välja OK om allt stämmer eller välja något av alternativen med blå text Ny artikel, Nollställ alla, Fyll i alla Efter det att du har gjort din leveranskvittens så måste fakturan stängas för att kunna matchas om. Tips: Ha som en rutin att alltid leveranskvittera i orderbilden direkt när du har packat upp dina varor. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 25
7.2 Hantera ordermatchning trots att leveranskvittensen är genomförd I vissa fall så är det en differens i pris, vikt eller att leverantören har ändrat artikelnummer. I dessa fall så behöver ni kontrollera den förändringen och acceptera fakturan. Skriv alltid en kommentar om något avviker mot ordern. På fakturan kan det se ut enligt nedan under fliken Ordermatch, Matchning. För att hantera de röda inramade artikelraderna så är symbolen efter artikelnumret klickbar. I detta exemplet är övriga varor leveranskvitterade men dessa 2 rader är ej kvitterade. Klicka på symbolen så länkas dessa rader till faktura. Kontrollera även fliken kontering att konteringen följt med. 7.3 Skapa manuell orderbekräftelse Om du inte kan leveranskvittera en order så kontrollera först att du har hanterat orderbekräftelsen. När du har hanterat en orderbekräftelse genom att välja Hantera och Godkänn så tänds knappen Ny kvittens I vissa fall kan leverantören inte skicka en orderbekräftelse av olika orsaker. För att du då ska kunna leveranskvittera dina varor krävs att du själv skapar en manuell orderbekräftelse för att knappen Ny kvittens ska kunna användas. När du har mottagit dina varor så gå in under Leveranskvittens i Proceedo Ställ dig sen i fliken Orderbekräftelser och klicka på Manuell Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 26
Du får då upp en ruta som anger att du kommer att skapa en manuell orderbekräftelse. Klicka på Ja Nu kommer knappen Ny kvittens att bli klickbar och du kan leveranskvittera dina varor. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 27
8 Avsluta order I vissa fall när du har kommit överens med leverantören om att resterande varor inte kommer att levereras så kan du själv avsluta ordern. Detta görs under samma bild med valet Avsluta order. Ordern kommer då i en status som heter Ofullständigt slutkvitterad och visar då på sista läget för en order. 9 Tidigare beställningar Tidigare beställningar kan ses under Inköp/Tidigare beställningar, enligt nedan. Nu visas en lista på dina tidigare beställningar, se nedan. Om du vill söka på en viss status på beställning väljer du det i rullisten, se nedan Resultatlistan uppdateras automatiskt när du har valt en status. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 28
Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 29
10 Fakturahantering - fakturagranskare Här beskrivs flödet för både skannade och e-faktura. Granskning och kontering Attest E-faktura Skannad faktura Matchning mot abonnemang Matchning mot order Konteringskontroll Ankomsthantering Klarmarkerad Slutbokning Ankomstregistrering Alla fakturor som ligger för åtgärd syns i samma inkorg, både skannade och e-fakturor och fakturor som skapas genom en order i Proceedo. Vilda fakturor är skannade fakturor och e-fakturor som inte är genererade via en beställning i systemet. 10.1 Referensnummer Vilda fakturor ska innehålla ett referensnummer som angivits vid beställning för att fakturan ska hitta rätt granskare i Proceedo, det är mycket viktigt att ange rätt referensid vid beställningen. Ett referensnummer kopplas till en granskare, om ett referensnummer ska få en ny granskare ska detta meddelas så att systemet blir uppdaterat med rätt information för att få träff i fakturaflödet. 10.2 Inkomna fakturor När en granskare har fakturor att hantera kommer ett mail en gång och dagen och så visas detta på startsidan. Det går att klicka i det blåa fältet för att komma till fakturahanteringen direkt, se nedan. Alternativt väljer man Faktura/Hantera fakturor, se nedan. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 30
Fakturor som behöver hanteras visas här. Använd filer för att se fakturor med annan status. Granskaren se de fakturor som behöver behandlas och vilken status de har. För att granska en faktura, dubbelklicka eller markera önskad rad och klicka på knappen Hantera nere till höger. 10.3 Granskning Vald faktura visas i en ny bild, se nedan. Denna sida innehåller all information som finns om fakturan. Det finns flera sidor som hör till aktuell faktura, Fakturahuvud, Ordermatch, Kontering, Fakturaflöde och Orderinformation. 10.3.1 Fakturahuvud Denna sida visar uppgifter om leverantören så som namn, org.nr mm. Här ser man även fakturanummer, fakturadatum, förfallodatum mm. Kontrollera att uppgifterna på denna flik stämmer överens med fakturan. Se nedan. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 31
10.3.2 Ordermatch Om fakturan inte är en beställning via Proceedo finns ingen information på denna sida. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 32
10.3.3 Kontering Det är här kontering av fakturan ska göras av granskaren. För att kontera fakturan, klicka på det fält som ska konteras. För att fylla i värden kan man klicka direkt i fältet och skriva in t ex konto. Om du vill söka efter konton klicka på sökknappen. En sökbild visas för aktuellt värde. Dina favoriter hamnar alltid högst upp i sökbilden, fyll i nummer eller del av text du vill söka på och klicka Sök. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 33
För att använda ett värde från söklistan markera önskad rad och välj ok. Om samma värde ska användas för alla konteringsrader bockar man i rutan Sätt valt konteringsvärde på alla rader, se nedan. Efter valt värde klicka Ok, nu visas konteringsbilden igen med dina valda värden. 10.3.4 Delad kontering Det går att dela på konteringen. I fliken Kontering på aktuell fakturan finns knappen Lägg till rad, se nedan. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 34
Efter Lägg till rad läggs en konteringsrad till upp. Se nedan. Tänk på att dela upp beloppet så att ingen differens finns. Om fördelningen av kostnaden skapar differens visas ett felmeddelande. Det går inte att spara så länge det finns en differens på totalbeloppet. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 35
Om kontering sker på olika ansvar så kommer attesten ske på radnivå till respektive attestant. 10.3.5 Periodisering Vid periodisering finns två kolumner i konteringsdelen. P start och P antal mån. Startperioden anges i P start där värdet: 0 starta periodiseringen from innevarande månad 1 starta periodiseringen from nästa månad 2 starta periodiseringen om två månader 3 osv Längden på periodiseringen P antal mån, välj periodiseringslängd. 10.3.6 Fakturaflöde Denna sida visar information om fakturans gång, klicka på de olika ikonerna för att få detaljerad information i rutan nedanför ikonerna, se nedan. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 36
10.3.7 Orderinformation Ingen information finns på denna sida när det är en vild faktura, det är endast om fakturan gäller beställning som gjorts i systemet. 10.3.8 Lägga till bilaga Det går att bifoga fil till fakturan, klicka på knappen Bifoga fil I dialogrutan som visas klicka på Lägg till för att lägga till en bilaga t ex en deltagarlista vid kurs eller konferens, det går även att skriva en kommentar. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 37
10.3.9 Kommentarer Kommentarer som finns på fakturan kan ses under Kommentarer. Leverantörskommentar är noteringar som kommer från leverantören. Fakturakommentarer är händelser som är kopplade till fakturan, t ex att en bilaga lagts till. Eller att man har skrivit in en egen kommentar, se nedan. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 38
För att lägga till en ny kommentar på fakturan skriv i fältet Ange kommentar, se nedan. Klicka Ok, nu sparas kommentaren och är synligt i fakturahuvudfliken. 10.3.10 Extra kontroll Extra kontroll innebär att fakturan kan skickas till en annan användare som ska kontrollera fakturan och bekräfta att den stämmer, den person som väljs via extra kontroll kan inte kontera eller attestera den. Välj Extra kontroll, klicka på Sök användare för att leta fram den extra kontrollanten. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 39
Sök fram personen extra kontrollen ska gå till och klicka Ok. Nu läggs den personen till i listan över extra kontroll. För att ta bort posten klicka på krysset under Ta bort. När man har valt en extra kontroll får knappen Extra kontroll ett utropstecken. När man Accepterar fakturan (godkänner) visas en dialogruta om extra kontroll. Fakturan ändrar status till Avvaktar extra kontroll, se nedan. Fakturan har nu hamnat i extra kontrollantens inkorg, se nedan. En röd ruta visar information om extra kontroll. En kommentar ska lämnas om fakturan av extra kontrollanten, sedan väljer man Fakturan är kontrollerad och därefter Ok. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 40
Fakturan går vidare till attestanten, i fakturalistan har fakturan ändrat status till Attest ej utförd.. 10.3.11 Visa faktura För att se fakturabilden klicka på Visa faktura. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 41
10.3.12 Fakturahanteringsalternativ Det finns olika alternativ för att markera fortsatt hantering av fakturan. Behandla senare Detta alternativ sparar fakturan för senare behandling och eventuella ändringar är sparade. Den ligger kvar med status Granskning ej utförd.. Acceptera fakturan När en faktura är konterad och granskad och den är klar för att skickas vidare till en attestant markerar man detta val och klickar Ok. Ange annan granskare Om fakturan ska skickas till en annan granskare. Markera valet och klicka Ok, nu visas en sökbild där man söker upp den granskare man vill skicka fakturan vidare till. Inte min faktura Om fakturan inte tillhör dig och du inte vet vem som ska ha den väljer du detta alternativ. Du Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 42
måste ange en kommentar då denna faktura går till administratör. Klicka Ok efter det att kommentaren skrivits in. Fakturan går till administratör för kontroll. Handbok Proceedo inköp och granskning_v1.docx 43