LATHUND FÖR ORDERMUDULEN I MEDARBETAREN 1
Innehåll: Skapa order i medarbetaren för fakturering... 3 Inställningar i Medarbetaren för att skapa order... 3 Rättigheter i Medarbetaren... 3 Lokaler för uthyrning... 5 Utrustning för uthyrning... 5 Dimensioner för kontosträngen... 6 Prislista... 7 Artiklar... 8 Artiklar för clearing av kyrkliga händelser... 9 Priser och artiklar för gruppaktiviteter (Kommer i en senare version)... 9 Initiera ordersystemet i modulen Order... 10 Skapa order på bokningar... 11 Order på bokningar för lokaluthyrning... 11 Order för clearing på kyrkliga händelser... 16 Order för gruppaktiviteter som ska faktureras (senare version)... 17 Hantera och skicka order i ordermodulen... 20 Filter för orderlistan... 22 Avacerat filter för orderlistan... 23 Historik i orderlistan... 24 Kolumner i orderlistan... 24 2
SKAPA ORDER I MEDARBETAREN FÖR FAKTURERING I Medarbetaren kan order skapas på bokning av uthyrning, för cleringhändelser på kyrkliga handlingar och för gruppaktiviteter som ska faktureras, t ex deltagaravgifter. Inställningar i Medarbetaren för att skapa order Innan order kan skapas på bokningar måste vissa inställningar göras i Medarbetarens administrationsmodul. Rättigheter i Medarbetaren För att kunna skapa order på bokningar i Medarbetaren behövs en särskild behörighet. I Medarbetarens kontaktmodul måste de användare som ska skapa order få ytterligare en behörighet till sin användarroll. Detta kan göras via användaröversikten i administrationen. 3
Klicka på symbolen till vänster om namnet i användaröversikten för att öppna denna persons kontaktkort och gå till personens användarinformation. Lägga till rollen/behörigheten Order Access på de användare som ska kunna skapa order på bokningar. 4
Lokaler för uthyrning På de lokaler som ska hyras ut, och där man vill kunna ta betalt för uthyrningen, ska man öppna för denna uthyrning. Detta görs i Medarbetarens administration för lokalerna. Markera med en bock i rutan För extern uthyrning att lokalen kan hyras ut. Utrustning för uthyrning Även utrustning som ska kunna hyras ut måste markeras för detta på samma sätt som för lokaler. Villkoret För extern uthyrning ska bockas för. 5
Organisationsnummer Kontrollera på företaget (OBS! huvudorganisationen) i Medarbetaren att rätt organisationsnummer har registrerats. Det är viktigt att rätt organisationsnummer finns på företagsuppgiften för huvudorganisationen (dvs pastoratet i ett flerförsamlingspastorat) i Medarbetaren eftersom det alltid är huvudorganisationen/pastoratet som svarar för de fakturaunderlag som ska genereras via Medarbetaren till webbtjänsten som skickar fakturaunderlagen vidare till ekonomisystemet. Dimensioner för kontosträngen Kontosträngens uppbyggnad måste definieras genom att man aktiverar de dimensioner som utgör församlingens eller pastoratets kontosträng. Konto och kostnadsställe (Dim 1) är alltid obligatoriskt, men därutöver kan kostnadsbärare (Dim 2), objekt (Dim 3), ansvar (Dim 4) och projekt (Dim 5) aktiveras om även dessa delar används i kontosträngen. För dimensionerna 1-5 kan alternativa benämningar väljas via vallistorna. 6
Lokaler och utrustning som markerats För uthyrning enligt ovan visas nu i en lista under de aktiverade kontodimensionerna. För lokaler och utrustning kan man här förkontera den del av kontosträngen som är unik för dessa. Markera med en bock för respektive kolumn vilken del av kontosträngen som används för lokaler (och ev utrustning). I exemplet ovan har Stora salen i Sockenstugan alltid objektet 2 och då är det praktisk att förkontera detta objekt. Med denna möjlighet slipper man lägga upp specifika artiklar för varje enskild lokal för t ex uthyrning. Om man inte har sina lokaler på särskilda delar i kontosträngen, t ex kostnadsbärare eller objekt, kan man bortse från denna möjlighet och i stället ange hela kontosträngen på artiklarna. Prislista En prislista ska registreras med a priser och datum från när dessa priser gäller. Klicka på Redigera och Ny registrera ett pris. Från-datum (Giltig from) för priset blir automatiskt dagens datum men kan ändras. Slutdatum behöver inte sättas så länge priset är giltigt. Ange en benämning för priset och spara. Om ett befintligt pris ska ändras sätter man ett slutdatum för detta pris. En ny rad öppnas då där man kan registrera ett nytt pris. Det nya priset sätts automatiskt som giltigt från dagen efter slutdatum för det gamla priset. 7
Genom att klicka på plustecknen till vänster om priserna i listan kan man visa kolumnrubrikerna, vilket kan vara användbart om man har en lång prislista. Artiklar Artikelregistret i Medarbetaren registreras med uppgifter om artikelnummer, benämningar, artikelpris, konteringar mm. Artikelnummer sätts automatiskt när man väljer Ny artikel. Artikelnamn registreras och pris för artikel väljs från en vallista som innehåller de priser som registrerats i prislistan. Typ för artikeln väljs från en vallista och kan vara Uthyrning eller Grupper (grupporder kommer i en senare version av medarbetaren). Artikeln ska konteras i gulmarkerade fält. I detta exempel har dimensioner aktiverats för en kontosträng som innehåller konto+kostnadsställe+kostnadsbärare+objekt. Objekt har angetts på lokalerna i rutinen Dimensioner. Konto, kostnadsställe och kostnadsbärare måste då i artikelregistret anges för artiklarna för uthyrning medan objektet hämtas in från den lokal som bokas. Den eller de lokaler som ska kunna kopplas till denna artikel bockas för i vallistan för lokaler. 8
I detta fall kommer artikeln för Hyra av lokal att kunna användas när man för en hyresbokning har bokat resurserna Biblioteket, Stora samlingssalen eller Stora salen sockenstugan. Objektskoderna för dessa lokaler kommer också att hämtas in till kontosträngen för de order som skapas på bokningarna. Artiklar för clearing av kyrkliga händelser Clearingartiklar med priser importeras till Medarbetaren från webbtjänsten. Denna import görs i Medarbetarens ordermodul och beskrivs nedan. När clearingartiklarna har importerats ska de även konteras. Denna kontering gör man i administrationsmodulen under artikelregistreringen. Till skillnad från andra artiklar för uthyrning mm, kan clearingartiklarna inte kopplas till lokaler för särkontering. Hela kontosträngen måste alltså registreras för varje clearingartikel. Priser och artiklar för gruppaktiviteter I Medarbetaren kan order skapas på bokningar för gruppaktiviteter. Det kan gälla t ex deltagaravgifter i gruppaktiviteter som ska faktureras. Priser måste läggas i prisregistret i administrationsmodulen, på samma sätt som för uthyrning mm. Även artiklar måste läggas upp i artikelregistret. 9
Artikelnamn registreras och ett pris för artikeln väljs från vallistan. Artikeltypen ska vara grupper för att denna artikel ska kunna väljas till en order för en gruppaktivitet. Hela kontosträngen måste registreras för gruppartiklar. Inga lokaler kan kopplas till gruppartiklar, eftersom gruppaktiviteter måste kunna bokas, och order skapas, utan speciella lokaler bokas för händelsen. Initiera ordersystemet i modulen Order I modulen Order ska clearingartiklar med priser importeras från webbtjänsten. Dessutom ska själva ordermodulen initieras med en GIUD mot församlingens/pastoratets organisationsnummer från webbtjänsten. Klicka på ikonen för ordermodulen i vänsterpanelen. Under fliken artiklar importeras clearingartiklarna med priser till Medarbetaren. Konfirmationsclearing kommer att läggas till i nästa version Medarbetarens ordermodul. Under fliken Fakturering finns en knapp för att initiera ordermodulen i Medarbetaren. 10
Välj först med radioknapparna vilket ekonomisystem som ska ta emot order från Medarbetaren, LabOra Ekonomi eller GAS. Klicka därefter på knappen Initiera ordersystem för att hämta in en GUID till Medarbetaren från webbtjänsten. När ordermudulen har initierats ska det se ut som nedan, med en GIUD som hämtats in till Medarbetaren från webbtjänsten. När dessa inställningar är gjorda är Medarbetaren klar för registrering av order på bokningar och för att skicka dessa vidare till ekonomisystemet för fakturering. Skapa order på bokningar Order på bokningar för lokaluthyrning När bokning görs av en lokaluthyrning som order ska skapas på, är det viktigt att bokningstyp för Uthyrning anges. 11
När man bockat för bokningstypen Uthyrning aktiveras knappen Order. Klicka på denna knapp för att registrera en order på bokningen. Standard i orderrutinen är att en order skapas på bokningen. Ska flera order skapas på bokningen måste värden anges i fältet Antalet fält. En etta i detta fält innebär att ytterligare en order kan skapas, en tvåa ytterligare två fält etc. Man måste alltid klicka på knappen Lägg till efter att ett antal angetts för att kunna skapa ytterligare en order på bokningen. 12
Klicka på knappen Lägg till kund för att registrera en kund för ordern. Kund för en order kan vara antingen en organisation eller en privatperson (contact). För en organisation kan organisationsnummer anges och därmed kan även adress mm sökas fram på organisationsnumret. Kundtyp kan väljas från en vallista. Kundnummer måste alltid anges för att ordern ska kunna importeras till ett ekonomisystem. Om kunden är en privatperson markeras radioknappen för Contact. Födelsenummer kan då anges och bli sökbart i systemet. Kundtypen är alltid Övrig för privatpersoner. Kundnummer måste alltid anges även för privatpersoner, liksom för- och efternamn samt fullständig adress. Kunder som är privatpersoner kan markeras som Återkommande kund. Vid nästa tillfälle som denna kund ska faktureras kan personen sökas fram på för- eller efternamn. 13
Skriv något i för- eller efternamnsfältet och klicka på knappen Sök kund. En lista med kunder som stämmer med sökvillkoret visas. Välj en kund och klicka på OK. När kunden har registrerats kan man gå vidare och registrera en order för kunden. Klicka på Visa order för att registrera en order för kunden. 14
Välj en artikel från vallistan med möjliga artiklar. Endast artiklar som är kopplade till bokad lokal är möjliga att välja. En beskrivning för orderraden skapas med automatik. Denna beskrivning kommer så småningom att bli radtext på fakturan och beskrivningen för orderraden kan ändras. Antal sätts med automatik till ett och kan ändras till annat heltal. Antal och artikelns a pris ger orderradens pris. Rabatt kan anges och påverkar totalsumman för orderraden. Orderradens pris och totalsumma kan inte påverkas på andra sätt än via antal och rabatt. Klicka på Lägg till för att spara orderraden. Ytterligare orderrader kan skapas om det finns fler artiklar tillgängliga för denna order på bokningen. Bocka i rutan för Order skapad om kundorden är klar och kan skickas iväg för fakturering. För att öppna upp en skapad order på bokningen måste man alltid klicka på knappen Visa order till höger om kundens namn i orderrutinen. 15
Order för clearing på kyrkliga händelser När personuppgifter registreras på bokningar för Dop, Vigsel och Begravning kontrollerar Medarbetaren församlingstillhörigheten för dopföräldrar, vigselpar eller avliden. Om församlingstillhörigheten då avviker från den egna församlingen, dvs den församling eller det pastorat som registrerats som organisation i Medarbetaren, öppnas en möjlighet att skapa orderrader för clearing på bokningen. Klicka på knappen för att skapa orderrader för clearing. Bläddra sedan ned till rutinen för Order (eller välj Order från menyraden). Klicka på den gula knappen för att öppna orderregistreringen för clearinghändelsen. Clearingartiklarna kan väljas en och en. Om man innan man väljer den första artikeln har bockat för kryssrutan Välj alla, kommer samtliga artiklar för clearinghändelsen att läggas till. 16
Vill man ta bort någon av clearingartiklarna, raderar man denna artikel med det röda krysset. Spara sedan bokningen. Öppna ordern igen genom att klicka på den gula knappen. Nu kan du markera att orden kan gå vidare till fakturering genom att bocka för rutan Order skapad. Spara sedan och stäng bokningen. Order för gruppaktiviteter som ska faktureras (kommer i en senare version) Order kan skapas även för deltagaravgifter och likande på gruppaktiviteter. Händelsen bokas som vanligt, men i vallistan för Bokningstyp måste man välja Gruppaktivitet för att kunna skapa order på bokningen. Boka sedan på gruppen i resursbokningen. När du väljer vilken grupp du ska boka i resursbokningen får du alltid upp följande bild för närvarorapporteringen på händelsen. 17
Du måste här åter igen välja gruppen för att du sedan ska kunna rapportera närvaro, dvs vilka deltagare i gruppen som var närvarande på den bokade händelsen och därmed även kan faktureras för t ex en deltagaravgift. Nu är gruppen bokad på händelsen. Spara bokningen. När du sparat bokningen dyker två nya val upp i menyraden för bokningen, nämligen Order och Närvaroregistrering. Välj först Närvaroregistrering. 18
Välj alla om samtliga i gruppen var närvarande. Alla deltagarna bockas då för. Spara bokningen igen. OBS! Närvaro kan registreras först efter att händelsen har inträffat. Närvaroregistrering och order måste också registreras på en händelse som inträffar senare än när gruppen skapades. Man alltså inte skapa en grupp med deltagare och sedan boka denna grupp på en händelse som inträffade innan gruppen skapades i Medarbetaren. Närvaro behöver inte registreras om enbart förhandsorder ska skapas (se nedan). Förhandsorder, t ex en anmälningsavgift, skickas ju normalt innan den bokade händelsen inträffar och närvaro kan registreras. Gå sedan till Order. Gruppen (gruppnamnet) under rubriken Gruppnamn kan ibland behöva markeras för att deltagarna ska dyka upp och kolumnerna med kryssrutor för Markera närvaro, Förhandsorder, Påminnelse skickad och Klar för order. Markera närvaro Förhandsorder Påminnelse skickad Detta kan inte göras här i orderrutinen, utan görs i Närvaroregistreringen. I orderrutinen visas om närvaro har registrerats eller inte. Detta kan användas om t ex en anmälningsavgift ska faktureras i förväg. Anmälningsavgiften kan vara en speciell artikel, men den kan också vara en procentsumma av den ordinarie deltagaravgiften. I det senare fallet använder man fältet rabatt för att ange procentsumman som ska rabatteras på artikelns ordinarie pris. Används för att markera de deltagare i gruppen som påminnelser behöver skickas till. 19
Klar för order För varje deltagare i gruppen, som faktura ska skickas till, markerar man här att ordern är klar och att fakturering kan ske. Bocka för Lägg till artikel för hela gruppen om den eller de artiklar som väljs ska gälla för samtliga deltagare i gruppen. Välj sedan en eller flera artiklar och klicka på Lägg till för varje artikelrad. Om rabatt ska lämnas anges rabatten som en procentsumma i fältet Rabatt. När artiklar har valts (klicka på Lägg till för att spara en artikelrad), markeras Klar för order för de deltagare som ska faktureras. Hantera och skicka order i ordermodulen När en order har skapats på bokningen, och markerats för att den är klar för fakturering, visas den i ordermodulens lista under fliken Fakturering. Det går bra att dubbelklicka på en orderrad i listan för att öppna den för kontroll Från denna lista väljs också de order som ska skickas till ekomonisystemet för fakturering. 20
Markera de orderrader som ska faktureras och klicka på Skicka order. Ett meddelande visas om det gick bra att skicka ordern. Om skärmbilden uppdateras efter att ordern skickats, visas inte längre de skickade orderraderna i listan. Vill man se dessa orderrader igen, kan man i filtret för Orderstaus välja Alla i stället för I kö. På orderrader som skickats till webbtjänsten finns viss ny information. Orderstatus ska ny vara OK och en Batch GUID finns som identitet för orderraden i webbtjänsten. Orderstatus kan hämtas in till orderraderna i listan via knappen. När orderrraderna fakturerats i ekonomisystemet och betalning registrerats kan en återrapportering göras från ekonomisystemet till Medarbetaren. Denna återrapportering 21
importeras till Medarbetaren via knappen. Efter import av återrapporteringen visas bl a fakturanummer på orderraderna i Medarbetaren. OBS! Återrapporteringen till Medarbetaren kommer i en senare version av ordermodulen. Filter för orderlistan Orderlistan visar som standard alla orderrader som ännu inte skickats vidare till ekonomisystemet. Listan kan filtreras på andra urval. Till listan kan även väljas orderrader som misslyckats att skickas till webbtjänsten och orderrader som skickats och fått OK i webbtjänsten. Även alla orderrader oavsett status kan visas. Har man av någon anledning misslyckats med att skicka orderrader till webbtjänsten, kan dessa orderrader sökas fram igen och skickas ännu en gång via knappen. Som standard visar listan alla typer av order. Urval kan också göras på enbart Uthyrning, Clearing och Gruppaktivitet 22
Under orderlistan som standard visas alla orderrader som ännu inte skickats iväg till webbtjänsten, har dessa orderrader ännu inte fått någon orderstatus. Vill man bara se orderrader med en speciell status, kan urval för detta göras via radioknapparna för orderstatus. Status för order som skickats från Medarbetaren hämtas in till ordermodulen via knappen. Orderstatus som hämtas in kan vara Skapad eller skickad. Övriga alternativ för status i filtret ovan gäller Fakturastatus och dessa hämtas in till ordermodulen via knappen. I filtret för år kan tidigare års orderrader sökas fram till orderlistan. Standard är alltid att listan visar innevarande års orderrader. Avacerat filter för orderlistan Utöver de filter som beskrivs ovan för orderlistan, kan urval till denna lista även göras via ett avancerat filter för datumurval på såväl orderdatum som bokningsdatum. Datum för order avser de datum när en order på bokningen har skapats. Datum för bokning avser de datum händelsen för bokningen avser. Klicka på knappen Filtrera order för att filtrera urvalet till orderlistan Om filter har används för urval till orderlistan, och man sedan vill återställa listan till standardurval igen, måste man klicka på Rensa filtren. 23
Historik i orderlistan Knapparna under filtreringmöjligheterna i orderlistans vänsterpanel kan användas för att välja fram äldre orderrader. Kolumner i orderlistan Ovanför orderlistan finns en knapp för att bestämma vilka kolumner som ska visas i orderlistan. Om många kolumner aktiveras för listan blir den så bred att man måste scrolla bilden för att se kolumnerna längst till höger. Vill man återställa kolumnerna i listan till läget som var innan nya kolumner aktiverades klickar man på. 24