Skapa beställning och leveranskvittera Inköpsprocessen i Proceedo består av följande moment 1. Beställning 2. Godkännande av attestant 3. Order till leverantör (skickas automatiskt) 4. Leveranskvittens Som beställare är du delaktig i moment 1 och 4. Anledningen till att du måste leveranskvittera dina beställda varor och tjänster är att underlätta hanteringen av fakturan. Endast då produkter är leveranskvitterade kan fakturan föras över till leveransreskontran i ekonomisystemet Raindance och gå i väg till betalning. Du ska leveranskvittera så snart dina varor har ankommit eller tjänsterna är utförda. 1 Logga in Om du skall logga in på Proceedo och befinner dig inom MAHs nätverk så klickar du på länk i mailet du får när du skall hantera fakturor. Eller på länk som finns på MAHs medarbetarsidor. Då loggas du automatiskt in på systemet. Befinner du dig utanför nätverket så får du uppge din datorinloggning. 2 Skapa beställning En helt ny beställning skapas genom att via huvudmenyn välja inköp skapa beställning. Du kan också återanvända och ändra en tidigare eller sparad beställning genom att via huvudmenyn välja Inköp Tidigare beställningar. Under fliken Varor och tjänster visas alla upplagda artiklar Under fliken Avtal visas alla avtal som är upplagda Under fliken Sparade beställningar visas sparade beställningar som inte är ivägskickade Under fliken Beställningsmallar visas beställningar som sparats som en mall. 3 Sök Varor eller tjänster Välj fliken Varor och tjänster. I sökfältet skriver du in den vara du vill beställa Är den en speciell leverantör du vill söka, markera leverantören i väljlistan 1(5)
För varje vara som visas i träfflistan finns det en kort beskrivning av varan, vilket företag som levererar varan, artikelnummer och pris. Vill du ha mer information om en vara kan du klicka på radens info-knapp i fältet info. Du kan även markera flera artiklar i fältet jämför och klicka på knappen Jämför När du valt info visas en utförlig beskrivning av varan. Här ska finnas information om leveranstid och minsta beställningsvolym mm När du har valt Jämför visas produkterna bredvid varandra: Du kan också välja att använda en avancerad sökfunktion. Denna når du genom att klicka på Avancerad sök. 2(5)
Genom att klicka på knappen Favoriter visas dina 50 mest beställda produkter 4 Beställa Varor och tjänster För att beställa en vara i Söklistan klicka på Plus-knappen i fältet Beställ. Beställning kan också ske med knappen Beställ via informationsrutan (se ovan) Alla valda produkter visas i varukorgen, varukorgen kan bestå av beställningar av flera olika leverantörer Kontrollera beställningen i din varukorg. Ändringar kan göras direkt i antalskolumen eller med plus och minus knapparna. När du fyllt varukorgen med rätt produkter klickar på knappen Fortsätt. 5 Skicka eller spara beställning Avsluta beställningen genom att: 1. Namnge beställningen (frivilligt). 2. Ev skriva kommentar till leverantör och/eller leveranskvitterare. 3. Ange leveransdatum där så krävs. 4. Ev skriva kommentar till godkännare. 5. Kontrollera leveransadress. Om du har mer än en leveransadress får du aktivt välja till vilken din beställning ska skickas. 6. Kontera beställningen (se längre ner) 3(5)
För att kontera beställingen är följande fält obligatoriska: Konto Område Kostnadsställe Aktivitet Verksamhet Fyra fält är frivilliga: Objekt Fritext EU Periodisering Om fler konteringsrader behövs, lägg till rad med plustecknet i fältet dela. Ta fram väljlista genom att klicka på de streckade raderna I väljlistorna finns det namn på alla kodsträngsdelar. För att få samma värde på alla konteringsraderna sätt en bock i rutan sätt vald konteringsinformation på alla rader Om något fält blir rödmarkerat beror det på att dessa fält konterats fel (sambandskontroller). Dialogrutor meddelar om man knappar i fel värde. Om värdet ej sparats finns det inte i listan. När beställningen är färdigkonterad, stäng konteringsfönstret genom att välja OK. Då beställningen är färdig tryck på Skicka. Proceedo skickar beställningen till godkännare (attestant). Efter godkännande kommer en order per leverantör att skapas och skickas iväg. Beställningen kan också sparas och du kan fortsätta arbeta med den vid ett senare tillfälle (välj då istället Spara). Om din beställning inte godkänns får du ett mejl om att beställningen är nekad. Attestantens kommentar kan läsas både i mejlet och i Proceedo under Inköp Tidigare beställningar/knappen kommentar. En nekad beställning kan användas igen med hjälp av knappen Använd som mall (gäller ej beställningar gjorda i webbutik) 4(5)
6 Leveranskvittens Du ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats eller tjänst har utförts. Leveranskvittens når du genom att via huvudmenyn välja Inköp - Leveranskvittens. I formuläret visas de ordrar som avvaktar bekräftelse går att ändra till sökning på alla ordrar. Under Avancerad sök går det även att söka på fler status, leverantör, ordernummer, beställningsnummer etc. Markera aktuell order. Välj knappen Ny kvittens I kolumnen Kvittera antal ges automatiskt förslaget att ordern har levererats i sin helhet. I de fall produkterna har levererats behöver du bara trycka på knappen OK för att utföra leveranskvittens. Orden får då status Kvitterad. Vid delleverans ändrar du värdet i Kvittera antal till det antal produkter som levererats. Ange också kommentar till varför hela orden inte är levererad. Klicka därefter på Knappen OK. Ordern får status Delvis kvitterad till alla produkter är kvitterade. Vid kommande delleverans går du in och kvitterar resterande produkter. Ankomstdatum och följesedel kan också anges Om hela ordern inte kommer att levereras kan den avslutas. Ange en kommentar till varför den avslutas. För att avsluta en dellevererad eller ej leveranskvitterad order klicka på knappen Avsluta order. Ordern får status Ofull.slutkvitterad. För att ändra en leveranskvittens välj fliken Leveranskvittens och sedan på knappen Ändra. I fönstret som öppnas ändrar du din leveranskvittens och sparar genom att trycka på OK. 5(5)