Elektronisk fakturahantering (EFH) Lathund för slutattestant 1 (20)
Innehållsförteckning Innehåll OM ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING (EFH)...3 1.1 Roller i EFH... 3 1.2 Starta EFH... 3 2. MINA UPPGIFTER...5 2.1 Fakturor för attest... 5 2.2 Normalläge och avancerat läge... 6 2.3 Öppna fakturan... 7 Titta på fakturabilden... 8 2.4 Åtgärdsknappar... 9 2.4.1 Eskalera... 10 2.4.2 Dela upp en fakturarad... 10 2.5 Bifoga dokument till faktura... 11 2.5.1 Titta på ett bifogat dokument... 12 3. RAPPORTER... 13 3.1 Fakturabild, kommentar, projektsökning... 14 3.1.1 Faktura samt attestflöde... 14 3.1.2 Fakturakommentar 2... 14 3.2 Fakturaflöde... 14 3.2.1 Mina åtgärdade fakturor (logg arbetsflöde)... 15 3.2.2 Mina åtgärdade fakturor inkl som ersättare... 15 3.2.3 Åtgärdade fakturor (Logg arbetsflöde)... 15 3.3 Fakturor Ankomstregistrerade... 15 3.3.1 Allmän sökning... 15 3.3.2 Jaktlista... 15 3.4 Fakturor B samt C-status... 16 3.4.1 Lev.fakturor - Betalda alt. skickade för betalning... 16 4. MAILA FAKTURABILD... 17 4.1 Maila fakturor med en sida... 17 4.2 Maila fakturor med flera sidor... 17 4.3 Maila en e-faktura... 18 5. ALTERNATIV... 19 5.1 Egna inställningar... 19 5.2 Ersättare (vikarie)... 19 2 (20)
OM ELEKTRONISK FAKTURAHANTERING (EFH) 1.1 Roller i EFH I EFH finns följande roller: Produktionsekonom/granskare: personal vid ekonomiavdelningen. Konterar delvis fakturan och vidarebefordrar fakturor till sakattestant. Sakattestant/beställare (kallas granskare i EFH): kontrollerar att vara/tjänst är levererad/utförd, ofta den som gjort inköp/beställning. Konterar verksamhet och aktivitet. Avdelningsekonom: kontrollerar under en övergångsperiod att fakturor är korrekt konterade. Slutattestant: en slutattestant är en befattningshavare med rätt att teckna utbetalningsorder, oftast avdelningschefer. 1.2 Starta EFH Du finner länk och manualer till EFH på Mittuniversitetets hemsida, www.miun.se/efh. Agresso 5.6 är anpassad till tjänsten Single Sign-On. Detta innebär att när du är inloggad på din dator på ditt kontorsrum behöver du inte skriva in ditt lösenord för att komma åt EFH, dvs. du behöver inget separat lösenord. Om du arbetar hemifrån (dvs. utanför MIUNs brandvägg) måste du ansluta via fjärrskrivbordet till terminalserver: ts.miun.se, se http://www.miun.se/helpdesk/. Välj sedan IT-hjälp och guider under rubriken Anställd. Nedan ser du EFH-webbens startsida. 3 (20)
Till höger ser du den yta där fakturabilden och övrig fakturainformation kommer att framgå. Nere till vänster ser du de möjliga menyer du kan arbeta med: - Mina uppgifter, Rapporter resp. Alternativ 4 (20)
2. MINA UPPGIFTER 2.1 Fakturor för attest När du klickar på menyn framgår det om du har fakturor för attest. Under Uppgifter arbetsflöde visas de antal fakturor som finns för behandling. Antalet fakturor framgår inom parentes efter rubriken. Om det inte visas någon parentes, betyder det ändå att det finns en (1) faktura att behandla (har du inga fakturor kommer ordet Slutattestant inte att finnas synligt). Klicka på för att komma till listan med de fakturor som finns för behandling. Följande bild kommer upp: Menyraden till vänster kan tas bort genom att du klickar på pilarna vid, dessa finns längst upp till vänster. Det blir nu mer plats för fakturabilden och fakturainformationen. 5 (20)
I mitten visas översiktslistan över alla fakturor. Även denna menyrad kan minimeras genom att klicka på pilarna som finns till höger om. När en faktura har förfallit visas en röd triangel med utropstecken kommentar till fakturan visas en pratbubbla. och när det finns en Du kan även sortera listan, t.ex. efter förfallodatum och därefter stigande eller fallande. 2.2 Normalläge och avancerat läge Det finns två sätt att behandla fakturor i, Normalläge och Avancerat läge. Klickar på knappen för att ändra läget mellan de två alternativen. När du loggar in som slutattestant hamnar du automatiskt i Normalläge. I det här läget kommer åtgärdsknapparna högst upp och att det är färre knappalternativ. Normalläge är en snabbfunktion så det räcker att trycka på önskad åtgärd för att fakturan ska sparas (dvs. du behöver inte trycka på en Sparaknapp för att åtgärden ska gå igenom). I Avancerat läge ligger åtgärdsknapparna nertill i bilden och det finns fler knappar än i Normalläge. Här måste du trycka på Spara för att åtgärden ska gå igenom om du exempelvis klickar på knappen Godkänna. 6 (20)
2.3 Öppna fakturan Klicka på den faktura som ska behandlas. Fakturadetaljerna blir synliga i olika fält och vissa fält ska du själv fylla i eller ändra. - Information leverantörsfaktura Här framgår fakturans uppgifter. - Logg arbetsflöde Här framgår vem eller vilka som haft fakturan före, när de haft fakturan samt eventuella kommentarer. - Skriv in kommentar Här kan du ange en kommentar som kommande användare i flödet kan se. Dessa kommentarer sparas i systemet tillsammans med fakturauppgifterna. Du kan även använda knappen för att kopiera kommentaren om flera konteringsrader på samma faktura ska ha identisk kommentar. Långa kommentarer kan göra att EFH-webben kraschar när man sparar vald åtgärd. - Detaljer leverantörsfaktura 7 (20)
Här framgår konteringssträngen. För att ändra kontering ska raden först markeras ljusgrön. Genom att klicka på som finns bredvid varje ruta i konteringssträngen, har du möjlighet att söka efter konton, org.enheter etc. Konteringssträngens fält är dessutom försedda med type ahead, vilket innebär att du får förslag på möjliga värden om du anger en eller flera siffror. Du använder dig av tabb -tangenten för att flytta dig mellan fälten. Titta på fakturabilden - Om fakturan är skannad kan du klicka på fakturabilden så visas den i ett separat fönster från vilket du kan zooma, skriva ut och spara ner bilden. - Om fakturan är en e-faktura klickar man på någon av rutorna ovanför fakturabilden så visas den i ett separat fönster från vilket du bl.a. kan skriva ut. 8 (20)
2.4 Åtgärdsknappar För att skicka en faktura vidare i systemet måste den markeras med en åtgärd. Följande åtgärder finns i normalläget. Parkera Attestera Används när du vill behålla fakturaraden i din Uppgiftslista. Åtgärden kräver att en kommentar anges och fakturan markeras med en stopphand som symbol. Skickar fakturan vidare i flödet. Återsänd Eskalera Avancerat läge Fakturan skickas tillbaka till ekonomiavdelningen. Används när fakturan ska attesteras av närmaste högre chef. Används när du vill komma till avancerat läge för att få fler åtgärdsmöjligheter, t. ex. dela upp fakturan i flera konteringsrader. 9 (20)
2.4.1 Eskalera När en slutattestant har en faktura som avser egna kostnader kan den eskaleras vidare för attest av överordnad chef. Slutattestanten använder knappen eskalera vilket innebär att fakturan automatiskt går vidare till närmast högre chef. Med egna kostnader avses inköp av inventarier om dessa köpts utanför Mittuniversitets inköpsrutiner (d.v.s. ej via IT-avdelningen). Det kan t.ex. vara mobiltelefoner eller datorer. Fakturor som avser utlandsresor ska också eskaleras. Eskalering kan även ske av fakturor om slutattestanten av andra orsaker vill att en högre chef attesterar. Tryck på knappen Eskalera som finns i övre delen i bilden, se markering i bild nedan. Nu kommer en liten ruta upp där kommentar ska anges över varför fakturan eskaleras. När kommentar är skriven trycker du på Eskalera, se markering i bild nedan, och fakturan går automatiskt vidare för attest av närmaste högre chef. 2.4.2 Dela upp en fakturarad För att dela upp konteringen på en leverantörsfaktura till två eller flera rader krävs Avancerat läge. Gör så här: 1. Markera först ursprungsraden genom att klicka på den så att den blir ljusgrön. 2. Välj åtgärden. 3. En kopia av konteringsraden skapas med valutabelopp 0,00. Ange belopp och kontera den nya raden enligt önskemål. Beloppet på ursprungsraden räknas av automatiskt. 10 (20)
4. Välj åtgärd för varje rad. 5. Klicka på och fakturan går vidare i flödet. 2.5 Bifoga dokument till faktura Du har möjlighet att bifoga ett dokument till en faktura genom att klicka på knappen Dokument: Nu öppnas dokumentarkivet och du klickar på mappen Bilaga leverantörsfakturor. Tryck på, uppe till höger, så får du upp följande ruta: 11 (20)
Klicka på för att komma åt dina filer: Välj sedan den fil du önskar bifoga till leverantörsfakturan. Tryck sedan dokumentarkivet att en fil har bifogats fakturan.. Nu syns det i Avsluta med att skriva en kommentar i kommentarsrutan innan du skickar fakturan vidare i flödet. Kommentaren att det finns en bilaga är den enda indikationen för nästa person i flödet att det finns ett dokument bifogat. Om du inte har fakturan hos dig för åtgärd kan du ändå bifoga en bilaga genom att använda någon av rapporterna som beskrivs under avsnitt 3 för att söka fram en faktura. När du sökt fram en faktura klickar du på den blå texten för ver.nr för att komma åt dokumentarkivet instruktionerna ovan för att bifoga bilagan. 2.5.1 Titta på ett bifogat dokument. Följ Var observant på texten i rutan under. Det är här du ser om det finns ett bifogat dokument till en faktura. Du klickar på och får då möjlighet att öppna filen. Notera att du måste stå på för att få upp rätt dokument. 12 (20)
3. RAPPORTER I menyn finns följande sökmöjligheter: När man gör sökningar i någon av de nedan beskrivna rapporterna så kan man fylla i värden i antingen övre eller nedre fälten genom att fylla i t.ex. org.enhet, attestansvarig (= användarnamnet t.ex. cecber) eller verifikationsnummer. Klicka på för att få fram sökresultatet. 13 (20)
3.1 Fakturabild, kommentar, projektsökning 3.1.1 Faktura samt attestflöde I denna sökning får du upp kostnadsraderna för vald leverantörsfaktura. När du fått upp sökresultatet kan du klicka på den blå texten i resp. faktura för information om följande: Klicka på Ver.nr för att få upp fakturabilden med kontering. Klicka på Status arbetsflöde för information om fakturans flöde. 3.1.2 Fakturakommentar 2 I den här sökningen ser du om en faktura har en kommentar. Om kommentaren är lång syns tyvärr bara början av kommentaren. Kontakta ekonomiavdelningen om du har behov av att se en kommentar som är för lång för att visas i EFH-webben. 3.2 Fakturaflöde När du fått upp sökresultatet kan du klicka på den blå texten för resp. faktura för information om följande: Klicka på Ver.nr för att få upp fakturabilden med kontering. Klicka på Status arbetsflöde för information om fakturans flöde. Klicka på Lev.nr för information om leverantören. 14 (20)
3.2.1 Mina åtgärdade fakturor (logg arbetsflöde) Denna sökning visar alla leverantörsfakturor som du har åtgärdat. I övrigt är denna sökning likvärdig med 3.1.1 Faktura samt attestflöde. 3.2.2 Mina åtgärdade fakturor inkl som ersättare Denna sökning visar alla leverantörsfakturor som du har åtgärdat samt de fakturor som du åtgärdar som ersättare. I övrigt är denna sökning likvärdig med sökningarna i 3.1.1 och 3.1.2. 3.2.3 Åtgärdade fakturor (Logg arbetsflöde) Resultatet av den här sökningen visar alla leverantörsfakturor som uppfyller sökkriterierna, både för betalda fakturor och fakturor i attestflödet. Det är fakturans kostnadsrader och dess flöde som visas. Kolumnen Status arbetsflöde visar om en faktura är ute i attestflödet eller avslutad. 3.3 Fakturor Ankomstregistrerade 3.3.1 Allmän sökning Resultatet av denna sökning visar endast de fakturor som finns för åtgärd just nu i EFH-systemet. När du fått upp sökresultatet kan du klicka på den blå texten för resp. faktura för information om följande: Klicka på Ver.nr för att få upp fakturabilden med kontering. Klicka på Status arbetsflöde för information om fakturans flöde. Klicka på Lev.nr för information om leverantören. 3.3.2 Jaktlista Sökning görs på fakturor som ej är betalda. Här kan du tex välja att fylla i förfallodatum och org.enhet. Tryck på 15 (20)
För att få ytterligare uppgifter kan du klicka på den blå texten för resp. faktura för information om följande: Klicka på Ver.nr för att få upp fakturabilden med kontering. Klicka på Status arbetsflöde för information om fakturans flöde. Klicka på Lev.nr för information om leverantören. 3.4 Fakturor B samt C-status 3.4.1 Lev.fakturor - Betalda alt. skickade för betalning Resultatet av den här sökningen ger de leverantörsfakturor som är betalda alt. skickade för betalning. Det går inte att zooma för att t.ex. se fakturabild eller fakturaflöde. I resultatet visas hela verifikatet dvs. leverantörsskuldsraden, kostnadsrader samt momsraden. Sökning kan ske på t.ex. verifikationsnummer, fakturanummer och leverantörsnummer. I denna sökning finns det möjlighet att söka på leverantörens namn. Tänk på att om sökning sker på t.ex. orgenh så visas endast kostnadsraden. 16 (20)
4. MAILA FAKTURABILD 4.1 Maila fakturor med en sida Skicka en fakturabild via e-post genom att klicka på fakturabilden så att den öppnar sig i ett eget fönster. Högerklicka och välj skicka bild i e-postmeddelande. För att fakturan ska vara läsbar så välj storlek 1280*1024. Fakturan bifogas ett e-postmeddelande. 4.2 Maila fakturor med flera sidor För att få med alla sidor av en flersidig faktura i ett mail klickar du på knappen för att komma till dokumentarkivet. Klicka därefter på Hämta referenskopia. Klicka på Skicka bild i e- postmeddelande. Välj ursprunglig storlek i rutan som kommer upp, se bild nedan. Fakturan bifogas ett e-postmeddelande. 17 (20)
4.3 Maila en e-faktura Klicka på och därefter Arkiv Skicka bild via e-postmeddelande. Ett annat sätt att maila en e-fakturabild är att klicka på och välj sedan Redigera, Markera allt samt därefter kopiera och klistra in informationen i ett e-postmeddelande. 18 (20)
5. ALTERNATIV I menyn vid frånvaro. finns möjligheter att göra egna inställningar och att ange en ersättare 5.1 Egna inställningar Genom att välja egna inställningar har du möjlighet att avsäga dig att e-postmeddelanden som går ut när du har en faktura att attestera. Istället måste man kontinuerligt gå in för att kontrollera om man har några fakturor att åtgärda. 5.2 Ersättare (vikarie) En ersättare är en person som har rätt att behandla en annan användares fakturor. Vid aktivering av ersättare får både användaren och ersättaren samma faktura för behandling men det räcker att en av personen åtgärdar fakturan. Första gången någon/några ska vara ersättare för dig måste Ekonomiavdelningen meddelas. Detta eftersom dessa personer måste läggas in i systemet på din avvändare. Därefter kan du själv vid 19 (20)
frånvaro aktiverar tidsintervallen för ersättningsperioden i EFH-systemet. Även ekonomiavdelningen kan aktivera tidsperioden för en ersättare. För att aktivera en ersättare anger du datumintervall för ersättningsperioden. Observera dock att "Aktiv till den" ej inkluderar just den dagen utan gäller till och med dagen innan. (Ska man ha en ersättare för en dag, t.ex. den 1/1 anger man 1/1 till 2/1) 20 (20)