Registrering av e-faktura till kund, Logistik För att registrera en e-faktura, välj AGRESSO Logistik - Order/Fakturering Försäljningsorder - Registrering/underhåll av försäljningsorder. Sök fram kunden som ska faktureras via Kundnr eller Kundnamn. Tillfällig kund kan ej användas för e-fakturering. Om kunden som valts ska e-faktureras visas följande information längst ned i registreringsbilden: Det är viktigt att korrekt referens anges i fältet för Extern ref. Om referensen saknas, eller är felaktig kan mottagaren inte behandla fakturan i sitt EFH-system, och betalningen av fakturan riskerar att försenas. Tänk också på att endast ange 110523 Sidan 1 av 6
referensvärdet, inga ledtexter. Skriv alltså inte t ex referens: 123ABC utan endast 123ABC. Fullgör registreringen genom att fylla i flik 1 4. Tänk på att till statliga kunder ska alltid momskod 0 anges. Statliga myndigheter fakturerar ej moms mellan varandra. Kontaktperson för e-fakturan fyller du i på flik 5-Texter. Här finns möjlighet att ange Huvudtext och Bottentext samt spara mall för text som är återkommande. För att spara texten som en mall, välj Verktyg Redigera Spara textmall. Signal erhålls om att Lagring av huvud-/bottentexmall är utförd. 110523 Sidan 2 av 6
För att fakturera, välj Agresso Logistik Order/Fakturering Fakturering Fakturering Efakturor med anvkontroll och dokarkiv. Ange ordernummer i Från ordernr och Till ordernr. Tänk på att om ordernummer anges i intervall, så kommer alla angivna ordernummer att bli e-fakturor. Spara med F12 eller. I bilden AGRESSO Gemensam/Underhåll beställda rapporter kan man följa gjorda rapportbeställningar samt se resultaten av dem. OBS! En e-faktura går iväg till mottagaren i princip samtidigt som faktureringsjobbet är klart. En elektronisk faktura måste därför alltid krediteras vid upptäckta fel, så att även kreditfakturan kommer till kunden elektroniskt. Felaktig e-faktura som gått till kund elektronisk får EJ reverseras. Om fel faktureringsjobb valts, dvs. e-fakturering istället för vanlig fakturering eller tvärs om, så kan korrigering ske genom reversering. Ingen pappersfaktura har skickats till kund och ej heller har någon e-faktura gått till kund. Därefter måste en ny fakturaorder registreras och faktureras med rätt faktureringsjobb. Varje gång när e-fakturering valts istället för vanlig fakturering (pappersfaktura) kostar det universitetet 500 kr per faktura. Under samma dag som fel program har valts är det möjligt att förhindra att fakturorna går vidare till Itella (e-fakturaväxeln). Kontakta i dessa fall ekonomiavdelningen. Beställningen av e-fakturering ger tre listor; en SO13, en DS05 och en GL07. 110523 Sidan 3 av 6
SO13 Av SO13-listan kan vi utläsa fakturanumret, det är den sista delen av filnamnet (i det här fallet 19016524). E-fakturan skickas nu med automatik till kunden. GL07 GL07-listan visar den kontering som registreras i huvudboken: DS05 Rapporten DS05 gör en import av den skapade fakturabilden till AGRESSOs dokumentarkiv. Själva rapporten ger ingen nödvändig information, men den är ett bevis på att fakturabilden nu kan ses i dokumentarkivet. Fakturabilden kan nås från alla frågebilder som ger tillgång till dokumentarkivet, t ex AGRESSO Ekonomi/Kundreskontra/Fråga/Öppna och historiska poster alla kunder. För att 110523 Sidan 4 av 6
fakturabilden ska kunna visas, är det viktigt att raden Ordernr (rad 30) har ett kryss i kolumnen för Visa. Fyll i fakturanummer på därför avsedd rad, och klicka OK. Klicka på ikonen för dokumentarkiv i frågeresultatet. Markera mappen Fakturabild till försäljningsorder (databas) Dubbelklicka på den blåmarkerade raden i den högra delen av bilden, för att se fakturabilden. 110523 Sidan 5 av 6
Fakturabilden visas. Testfaktura och fakturakopia Det går att beställa testfaktura (SO09) av en order som ska e-faktureras, och det går även att beställa en fakturakopia (SO07) på en e-faktura. Testfakturan resp fakturakopian ser ut som en ordinarie pappersfaktura, och beställs via samma menyval som för pappersfakturor. Fakturakopia (på papper) ska inte sändas till kunden om inte kunden uttryckligen önskat detta. 110523 Sidan 6 av 6