Ny Ekonomi 206 Utbildning nov-dec 205 Ny ekonomi 206 Finansiera verksamheten del 2 Praktik Deltagarmaterial Nov dec 205
Innehåll Agenda... 3 Övning... 4 Sök kund och leveransadress... 4 Övning 2... 5 Fakturera extern kund... 5 Övning 3... 7 Fakturera extern kund, med artikel och öresdifferens... 7 Övning 4... 9 Sök fram faktura... 9 Övning 5... 0 Skapa rekvisition från Projekt... 0 Övning 6... 2 Rekvirera bidrag... 2 Övning 7... 4 Internfakturera av typen IK man intern faktura... 4 Övning 8... 6 Avstämning obetalda fakturor... 6 Övning 9... 7 Projektrapport... 7 Övning 0 a, extraövning... 8 Skapa aktivitet på verksamhet 55.... 8 Övning 0 b, extraövning... 8 Skapa faktura från Projekt... 8 2
Agenda Välkommen! För att logga in på dator i utbildningssal C27: Användarnamn: C27 Lösenord: Orange6 För att logga in på dator i utbildningssal C28: Användarnamn: C28 Lösenord: Orange6 Öppna Firefox Välj nytt privat fönster. Då öppnas en flik med större säkerhet upp. Valet görs längst upp till höger klicka på och sedan på så öppnas fliken. Skriv in länken till Raindance utbildning. Viktigt att alla använder detta i såväl utbildningssal som på arbetsplats. Enligt starka rekommendationer från CGI. Logga in på länk: https://utbraindance.adm.lu.se/utbraindance/sso/saml Ange ditt lucat-id och lösenord för att komma in i Raindance. 3
Övning Sök kund och leveransadress När din enhet sålt en vara eller tjänst ska ska du ställa ut fakturan i ekonomisystemet Raindance. Före fakturering måste du kontrollera att rätt kund med fullständiga faktureringsuppgifter enligt ditt underlag finns upplagd i ekonomisystemet. Välj Fakturor/Sök/Kund 2 a) Skriv in något i kundens namn eller kundid och välj sök. Anteckna kundid. b) Om du behöver fler adresser på kunden dubbelklicka på den. c) Välj Leveransadress, bild kommer upp på kundens övriga adresser. 4
Övning 2 Fakturera extern kund Fakturera en kund i svenska kronor. Välj Fakturor/Kundfaktura 2 a) Fakturatyp. Ställ markören i fältet och klicka på förstoringsglaset. Ställ markören på raden SV, KR Svenska. Välj OK. b) Kund. Ställ markören i fältet Kund, om du kan kundid så skriv det i fältet direkt, annars välj förstoringsglaset för att söka fram kundid. Skriv 0000, eller valfri kund c) Vår referens. Skriv den referens kunden kan kontakta på LU. d) Er referens. Skriv den referens hos kunden som ska ha fakturan. Skriv tex.0chbe. e) Välj Spara huvud a) Institution. Skriv in institutionskod för den institution som ställer ut fakturan. Om du är osäker kan du använda förstoringsglaset. b) Spara Huvud 5
3 4 a) Välj pilen framför radtext, tills du kommer till Mall. Ställ markören i fönstret och välj förstoringsglaset. Välj momsbefrielseorsak. Undantag från skatteplikt. b) Välj Spara rad. c) Välj pilen till rad med radtext och belopp. Skriv vad som sålts, tex. Lärare i kurs XX i raden som visas. d) Belopp skriv tex. 2000. e) Välj Spara rad. f) Välj Kontera. a) Välj konto. Skriv tex. 340, rådgivning och liknande tjänster b) Välj aktivitet. Skriv någon av de aktiviteter du skapade på grundutbildningen. c) Välj funktion om du vill kontera på det, annars lämna blankt och tryck tab. d) Skriv in belopp, med minustecken framför. e) Skriv in den text som ska synas som radtext i rapporter. f) Välj Kontera rad. g) Kontrollera att hela fakturan är konterad. h) Anteckna ditt fakturanummer. i) Välj Cirkulera för attest. 6
Övning 3 Fakturera extern kund, med artikel och öresdifferens Fakturera en kund i svenska kronor, med artikel. Välj Fakturor/Kundfaktura 2 a) Fakturatyp. Ställ markören i fältet och klicka på förstoringsglaset. Ställ markören på raden SV, KR Svenska. Välj OK. b) Kund. Ställ markören i fältet Kund, om du kan kundid så skriv det i fältet direkt, annars välj förrstoringsglaset för att söka fram kundid. Skriv tex.0006 c) Vår referens. Skriv den referens kunden kan kontakta på LU. d) Er referens. Skriv den referens hos kunden som ska ha fakturan. Skriv tex. Anders Andersson. e) Välj Spara huvud. a) Institution. Skriv in institutionskod för den institution som ställer ut fakturan. Om du är osäker använd förstoringsglaset. b) Spara Huvud 7
3 a) Välj pilen framför radtext, tills du kommer til Artikel. Ställ markören i förstret och välj förstoringsglaset. Markera stämplar. Tryck OK. b) Antal. Skriv tex. 7, tryck tab. c) A pris. Skriv tex. 250. d) Välj Spara rad. e) Välj Kontera. 4 a) Välj aktivitet. Skriv någon av de aktiviteter du skapade på grundutbildningen. b) Välj funktion om du vill kontera på det, annars lämna blankt. c) Välj Kontera rad. d) Radtext kommer med automatik, detta är info om vad som sålts och är till grund för utdatarapport för artiklar. e) Kontrollera att hela fakturan är konterad. Om öresdifferns. f) Välj nästa konteringsrad, radtyp, välj pilen till höger, välj Ödiff, sedan Enter. g) Kontrollera att hela fakturan är konterad. h) Anteckna fakturanummer. i) Välj Cirkulera för attest. 8
Övning 4 Sök fram faktura Välj Fakturor/Sök/Kundfaktura 2 a) Skriv in fakturanummer från någon av dina tidigare skapade fakturor. b) Välj Sök. a) Välj Förhandsgranska. Fakturan visas så som kunden kommer att få den, men med Preview-text. b) Stäng fakturan, välj Tillbaka, testa att göra andra sökningar. 9
Övning 5 Skapa rekvisition från Projekt Välj Projekt/Min projektbild 2 a) Fyll i ditt kostnadsställe. b) Fyll i verksamhet 35. c) Tryck Enter. d) Leta i listan upp den aktivitet du skapade på grundutbildningen. e) Håll markören över din aktivitet i kolumnen Aktivitet, högerklicka. f) Tre val kommer fram, välj Fakturaunderlag. 3 a) Välj Hämta underlag. a) Välj Ny rad 0
4 5 a) Skriv in den Text som ska stå som radtext på fakturan. b) Skriv in Pris, dvs det belopp som ska rekvireras. c) Välj Spara. d) Välj Stäng. 6 a) Välj Skapa faktura. b) Välj Ja. a) Välj Ok b) Din faktura är nu skapad och ska sökas fram via Fakturor/Sök/Kundfaktura (för instruktion sök faktura, se övning 4) c) Välj NY och dagens datum, Välj Sök. d) Välj Visa. e) Välj Ändra faktura. f) Granska, komplettera med Instution, ställ markören på raden med Belopp och välj sedan Spara rad, ev kontera, ev förhandsgranska rekvisitionen. g) Godkänn (stämplarna) din rekvisition, om du har behörighet, annars cirkulera för attest. h) Signera din rekvisition och skriv ut till skrivare 3. i) Gå till Min inkorg, utskrifter, markera rekvisitionen, välj visa, skriv ut, skicka i praktiken det sedan till bidragsgivaren.
Övning 6 Rekvirera bidrag Rekvirering av bidrag till Lunds universitet sker alltid via rekvisition i Raindance och alltid i svenska kronor. Välj Fakturor/Kundfaktura 3 a) Fakturatyp. Ställ markören i fältet och klicka på förstoringsglaset. Ställ markören på raden 0, KR Rekvisition. Välj OK. b) Kund. Ställ markören i fältet Kund, om du kan kundid så skriv det i fältet direkt, annars välj förstoringsglaset för att söka fram kundid. Skriv tex. R0. c) Vår referens. Skriv den referens kunden kan kontakta på LU. d) Er referens. Skriv den referens hos kunden som ska ha fakturan. Skriv tex. Anders Andersson. e) Välj Spara huvud a) Institution. Skriv in institutionskod för den institution som ställer ut fakturan. Om du är osäker kan du använda förstoringsglaset. b) Välj Spara huvud 2
3 a) Radtext. Skriv tex. Kontrakt 23 456 789 i raden som visas. b) Belopp skriv tex. 0 000. c) Välj Spara rad. d) Välj Kontera. 4 a) Välj konto. Skriv 350, bidrag från statliga myndigheter exkl affärsverk. b) Välj aktivitet. Skriv någon av de aktiviteter du skapade på grundutbildningen, viktigt aktiviteten är på verksamhet 35, tryck tab. c) Välj funktion om du vill kontera på det, annars lämna blankt och tryck tab. d) Skriv in belopp, med framför. e) Skriv in den text som ska visas som radtext i rapporter, tex. :a rekv kont. 23 456. f) Välj Kontera rad. g) Kontrollera att hela rekvisitionen är konterad. h) Anteckna rekvisitionsnummret i) Godkänn din rekvisition, om du har behörighet, annars välj fliken Cirkulation och skicka vidare till behörig. j) Välj Signera, om du har behörighet. k) Gå till Min inkorg, flik Kundfaktura, signera rekvisitionen, välj skrivare 3. l) Byt flik till Mina utskrifter. Markera rekvisitionen, välj Visa. Skriv ut. 3
Övning 7 Internfakturera av typen IK man intern faktura Samtliga internfakturor ska ställas ut i ekonomisystemet för att sedan gå vidare till Lupin för granskning, kontering och attest av behörig attestant. Välj Fakturor/Internfakturera 2 a) Avsändande enhet Ange eller sök in 80940 med hjälp av förstoringsglaset. b) Kund. c) Ange eller sök in 809940 med hjälp av förstoringsglaset. d) Vår referens. Skriv den referens kunden kan kontakta på LU, t ex Moa Eriksson, 33333. e) Välj Spara huvud. a) Referenskod Proceedo IFP. Sök in Gun-Britt Dahnér med hjälp av förstoringsglaset. b) Institution. Ange eller sök in 36 med hjälp av förstoringsglaset. c) Spara Huvud. 4
3 a) Välj radtyp Text + antal och á-pris Fyll i Radtext. Skriv Kompendie kurs ABC23 i raden som visas. b) Antal skriv. c) Belopp skriv 00. d) Välj Spara rad, alt. Enter. e) Välj Kontera. 4 a) Välj konto. Skriv 3700 (Tidskrifter och andra publ). b) Välj aktivitet. Skriv någon av de aktiviteter du skapade på grundutbildningen. c) Välj funktion om du vill kontera på det, annars lämna blankt och tryck tab. d) Skriv in belopp, med framför. e) Skriv in den text som ska visas som radtext i rapporter, tex Kompendie kurs ABC23 f) Välj Kontera rad. g) Kontrollera att hela fakturan är konterad. h) Attestera fakturan genom att klicka på stämpeln vid raden, eller ovanför i rubrikraden. i) Välj Signering och ange ditt lösenord. j) Anteckna ditt fakturanummer:. 5
Övning 8 Avstämning obetalda fakturor Välj Uppföljning/Frågor & Analys/Fakturor/Uppföljning Kundfakturor a) Sätt * i fältet för Fakt datum om det inte är särskillt datum som sökes, alt. sätt datum. b) Låt endast DEF stå kvar i fältet Fakturastatus. c) Sätt din Institutionskod i fältet. d) Tryck Enter. 2 e) Välj Tratt (spara urval) a) Testa att ändra sökningen tex. byt DEF till HBET. b) Välj Uppdatera, 6
Övning 9 Projektrapport Välj Projekt/Projektuppföljning/Bidrag/Återstår att rekvirera/fakturera a) Välj önskad period. b) Sätt * i Kontr.nr, om du inte vill söka på ett specifikt. c) Skriv in din aktivitet, om du söker på en specifik. d) Skriv in ditt kostnadsställe om du vill söka på alla aktiviteter. 7
Övning 0 a, extraövning Skapa aktivitet på verksamhet 55. I denna extraövning är det tänkt att du ska använda all den kunskap du fått under dina utbildningar i Raindance. Börja med att ta fram ditt kursmaterial från Grundkursen. Ta gärna fram ett riktigt uppdragsavtal, och ha som bas när du skapar din aktivitet. Skapa en aktivitet på verksamhet 55. Glöm inte komplettera fliken med fakturainformation. Tänk på att välja rätt aktivitetstyp och fakturakund. Övning 0 b, extraövning Skapa faktura från Projekt Välj Projekt/Min projektbild a) Fyll i ditt kostnadsställe. b) Fyll i verksamhet 55. c) Tryck Enter. d) Leta i listan upp den aktivitet du skapade i extraövningen på grundutbildningen. Följ instruktionen för övning 5, från bild punkt till bild 6 punkt. e) Anteckna fakturanummer: f) Cirkulera för attest. 8