Plats C-salen Tid Kl. 13.30 16.20 Beslutande Ledamöter Övriga närvarande Ersättare Tjänstemän Per Schöldberg (C) Åsa Karlsson Björkmarker (S) Ulf Hedin (M) Martin Edberg (S) Catharina Winberg (M) René Jaramillo (KD) Anders Mårtensson (V) Annika Stacke (FP) Tony Lundstedt (S) Ove Dahl, kommunchef Mårten Västerdal, kanslisekreterare Michael Färdigh, personal- och förhandlingschef David Braic, upphandlingschef Eva Ferm, personalkontoret, 40 Katja Giraud-Svensson, omsorgsförvaltningen, 44 Peter Karlsson, personalkontoret, 44 Övriga Linnéa Elm, 48 Justering Justerare Plats och tid Åsa Karlsson Björkmarker Kommunkansliet Justerade paragrafer 38 49 1(22)
Underskrifter Sekreterare Mårten Västerdal Ordförande Per Schöldberg Justerare Åsa Karlsson Björkmarker 2(22)
Bevis om anslag av protokoll Kommunstyrelsens organisations- och s protokoll från sammanträdet är justerat Anslagsdag 2013-06-17 Anslaget tas ner 2013-07-9 Förvaringsplats för protokollet Kommunledningsförvaltningen Den som vill överklaga ett beslut ska göra det skriftligt inom tre veckor från anslagsdagen. Underskrift. Mårten Västerdal 3(22)
Förteckning över kommunstyrelsens organisations- och s ärenden den 11 juni 2013 38 Information från KSG 39 Information om lönerörelsen och avtalsläget 40 Arvodesregistrering och lönespecifikationer i självservice för förtroendevalda 41 Information från upphandlingschefen 42 Redovisning av aktuella upphandlingar 43 Skrivelse om den förväntade personalsituationen inom vård och omsorg - Daniel Liffner (V) och Eva-Britt Svensson (V) 44 Redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro 45 Riktlinjer för friskvårdsbidrag 46 Olympisk utmaning inom High Performance Center 47 Yttrande över upphandlingsutredningens slutbetänkande Goda affärer 48 Analys av personalrörlighet i Växjö kommun 49 Övrigt Utdragsbestyrkande 4(22)
38 Information från KSG Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen Personal- och förhandlingschefen har överlämnat minnesanteckningar från senaste mötet med den kommunala samverkansgruppen (KSG). Utdragsbestyrkande 5(22)
39 Information om lönerörelsen och avtalsläget Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. Michael Färdigh, personal- och förhandlingschef, informerar om att förhandlingarna med samtliga fackförbund är klara och att årets lönerörelse därmed i princip är avslutad. Många chefer har varit bra på att hålla lönesamtal innan procentsatserna blev klara vilket bidragit till att de flesta får sin nya lön innan sommaren. Utdragsbestyrkande 6(22)
40 Arvodesregistrering och lönespecifikationer i självservice för förtroendevalda Organisations- och ets beslut 1. Organisations- och et beslutar att förtroendevalda från och med oktober 2013 enbart får lönespecifikationen i självservice. 2. Organisations- och et beslutar att samtliga nämnder ska ha arvodesregistrering i Självservice. Förändringen kan införas stegvis, dock senast 1 juni 2014. 3. Organisations- och et uppdrar till kommunchefen att skapa de nödvändiga förutsättningarna för förändringen. Intresse har funnits för att hantera arvodesregistreringen för sammanträde elektroniskt i stället för på papper. För att den förtroendevalde själv ska kunna göra detta behövs tillgång till personalsystemets självservicerutin. I självservice kan den förtroendevalde förutom att registrera sina ersättningar också få tillgång till alla lönespecifikationer från Växjö kommun. Den förtroendevalda kan se alla lönespecifikationer bakåt i tiden och den kommande utbetalningen. Två ledamöter i kommunstyrelsens organisations- och har sedan februari 2013 registrerat sina arvoden för sammanträden inom ramen för kommunstyrelsen. För att kunna göra denna registrering behövs en utbildning i hur system fungerar. En utbildning av nämndsekreteraren behövs för att denna person ska kunna bevilja det som registreras. Att göra registreringen upplevs som enkelt men för att upprätthålla kompetens behöver den förtroendevalde inneha ett flertal uppdrag i kommunen. För att inte det ska finnas två varianter av rapportering från en och samma nämnd är det viktigt att samtliga ledamöter rapporterar på samma sätt. De förtroendevalda bör få en kort introduktion i självservice för att kunna titta på sina lönespecifikationer. Detta innebär att vi kan slopa utskick av 40 fortsättning Utdragsbestyrkande 7(22)
pappersspecifikationen vilket är lämpligt ur ett miljöperspektiv. Introduktion kan genomföras på ett ordinarie nämndsmöte av nämndsekreteraren. Beslutsexpediering För åtgärd Kommunchefen (personalchefen) Samtliga nämnder Utdragsbestyrkande 8(22)
41 Information från upphandlingschefen Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen till protokollet. David Braic, upphandlingschef, informerar om aktuella frågor inom upphandlingsområdet. Just nu sker en genomlysning av tekniska nämndens ramavtalsområden tillsammans med tekniska förvaltningen. Man arbetar även med benchmarking mot Malmö kommun. Konkurrensverket har inlett en granskning av nämndens avtal. Rekrytering av två nya upphandlare beräknas vara klar efter sommaren, bland annat en som riktar sig specifikt mot tekniska förvaltningen. Förvaltningsrätten prövar för tillfället Växjö kommuns upphandling av rättvisemärkt kaffe med tredjepartscertifiering. Denna prövning är av nationellt intresse då den kommer att bli vägledande för framtiden. Högsta förvaltningsdomstolens dom rörande upphandlingen av möbler har fallit. Domen innebär att kammarrättens dom fastställs. Utdragsbestyrkande 9(22)
42 Redovisning av aktuella upphandlingar Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen. Upphandlingschefen har den 4 juni lämnat en redovisning av aktuella upphandlingar. Utdragsbestyrkande 10(22)
43 Skrivelse om den förväntade personalsituationen inom vård och omsorg - Daniel Liffner (V) och Eva-Britt Svensson (V) Dnr KS/2013:390 Organisations- och ets förslag Kommunstyrelsen besvarar skrivelsen med kommunchefens skrivelse daterad den 4 juni 2013. Av skrivelsen framgår bland annat att det krävs stora insatser i form av analyser, samverkan med utbildningsanordnare, studie- och yrkesvägledare samt att göra kommunen attraktiv som arbetsgivare, för att klara kompetensförsörjningen. Växjö kommun arbetar på många olika sätt med denna fråga. Bland annat genom att: Arbeta med friskvård och god hälsa på arbetsplatsen. Anordna ledarskapsutbildningar. Ta emot ett mycket stort antal praktikanter och PRAO-elever från vårdutbildningar. Representera på mässor och arbetsmarknadsdagar. Delta i skapandet av Vård- och omsorgscollege. Analysera kompetensförsörjningsbehovet. Växjö kommun kommer i framtiden att särskilt uppmärksamma undersköterskeutbildningen. Daniel Liffner och Eva-Britt Svensson föreslår i en skrivelse att kommunstyrelsen ska ta ansvar för att undersöka hur Växjö kommun möter en åldrande befolkning, stora pensionsavgångar samt en eventuell personalbrist. Skribenterna hänvisar till en rapport den ljusnande framtid är vår från socialdepartementet. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 4 juni redogjort för ärendet. I skrivelsen redogörs för de insatser som görs för att skapa en bra personalsituation inom vård- och omsorgsområdet både nu och i framtiden. Utdragsbestyrkande 11(22)
43 fortsättning Yrkanden Per Schöldberg (C): Kommunstyrelsen besvarar skrivelsen med kommunchefens skrivelse daterad den 4 juni 2013. Av skrivelsen framgår bland annat att det krävs stora insatser i form av analyser, samverkan med utbildningsanordnare, studieoch yrkesvägledare samt att göra kommunen attraktiv som arbetsgivare, för att klara kompetensförsörjningen. Växjö kommun arbetar på många olika sätt med denna fråga. Bland annat genom att: Arbeta med friskvård och god hälsa på arbetsplatsen. Anordna ledarskapsutbildningar. Ta emot ett mycket stort antal praktikanter och PRAO-elever från vårdutbildningar. Representera på mässor och arbetsmarknadsdagar. Delta i skapandet av Vård- och omsorgscollege. Analysera kompetensförsörjningsbehovet. Växjö kommun kommer i framtiden att särskilt uppmärksamma undersköterskeutbildningen. Beslutsordning Ordförande Schöldberg frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar i enlighet med yrkandet. Utdragsbestyrkande 12(22)
44 Redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro Dnr KS/2013:24 Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen. Personal- och förhandlingschefen har lämnat en redovisning av aktuell statistik över sjukfrånvaro till och med april 2013. Utdragsbestyrkande 13(22)
45 Riktlinjer för friskvårdsbidrag Dnr KS/2013:271 Organisations- och ets förslag till kommunstyrelsen Kommunfullmäktige antar följande riktlinjer för friskvårdsersättning inom Växjö kommun: Enhetliga regler och ersättningsnivå för friskvård införs för samtliga nämnder i Växjö kommun från 1 januari 2014. Tid för friskvård på arbetstid tas bort som förmån för att skapa enhetliga regler. Ersättningsnivån ska vara 800 kronor per anställd och år. Organisations- och ets beslut 1. Organisations- och et uppdrar till kommunchefen att fastställa kriterier för rätt till friskvårdsbidrag samt att förenkla de administrativa rutinerna. 2. Organisations- och et uppdrar till kommunchefen att återkomma med ett förslag beträffande bolagen under hösten. Kommunfullmäktige har i budget för 2013 uppdragit till kommunstyrelsen att se över friskvårdsersättningarna i kommunkoncernen och föreslå eventuella förändringar. Kommunstyrelsens organisations- och har i 29/2013 uppdragit till kommunchefen att presentera ett samlat förslag på hur friskvårdsbidraget kan bli mer enhetligt. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 28 mars redogjort för ärendet och lämnat förslag till beslut. Av skrivelsen framgår att förvaltningar och bolag i Växjö kommun har olika ersättning för friskvård. Ur personalpolitisk synpunkt är det Utdragsbestyrkande 14(22)
45 fortsättning viktigt att erbjuda alla anställda inom Växjö kommun samma förmåner och villkor för friskvård. Gemensamma regler bör därför införas från 1 januari 2014. Gällande skatteregler gör det nödvändigt att införa ett gemensamt regelverk för friskvårdsbidrag till anställda vid Växjö kommuns förvaltningar. Villkor för möjlighet till friskvård på arbetstid bör också hanteras på ett likartat sätt. Det bör också uppmärksammas att också andra hälsofrämjande åtgärder som är kopplade till arbetsplatsen kan ha goda effekter för hälsa. Möjlighet till allas delaktighet och ett gott ledarskap är självklart andra viktiga faktorer. Yrkanden Åsa Karlsson Björkmarker (S) med instämmande av Ulf Hedin (M): 1. Kommunfullmäktige antar följande riktlinjer för friskvårdsersättning inom Växjö kommun: Enhetliga regler och ersättningsnivå för friskvård införs för samtliga nämnder i Växjö kommun från 1 januari 2014. Tid för friskvård på arbetstid tas bort som förmån för att skapa enhetliga regler. Ersättningsnivån ska vara 800 kronor per anställd och år. 2. Organisations- och et uppdrar till kommunchefen att fastställa kriterier för rätt till friskvårdsbidrag samt att förenkla de administrativa rutinerna. 3. Organisations- och et uppdrar till kommunchefen att återkomma med ett förslag beträffande bolagen under hösten. Beslutsordning Ordförande Schöldberg frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar i enlighet med yrkandet. Beslutsexpediering För åtgärd Kommunchefen (personalchefen) Utdragsbestyrkande 15(22)
46 Olympisk utmaning inom High Performance Center Organisations- och ets beslut Organisations- och et uppdrar till kommunchefen att titta på möjligheterna att delta i Olympisk utmaning inom High Performance Center som en friskvårdssatsning. Ordförande Per Schöldberg (C) tar upp deltagande i Sveriges olympiska kommittés satsning Olympisk utmaning som en möjlig friskvårdsåtgärd. Beslutsexpediering Kommunchefen Utdragsbestyrkande 16(22)
47 Yttrande över upphandlingsutredningens slutbetänkande Goda affärer Dnr KS/2013:451 Organisations- och ets beslut Organisations- och et lämnar följande yttrande över upphandlingsutredningens slutbetänkande: Växjö kommun ser positivt på utredningens förslag kring offentlig upphandlings strategiska betydelse (avsnitt 3.3). Växjö kommun ser positivt på utredningens analys och förslag avseende styrning hos den upphandlande myndigheten eller enheten (avsnitt 3.3.4). Upphandlingsfrågorna i Växjö kommun representeras via upphandlingschef sedan 2010 dels, i kommunledningsförvaltningens ledningsgrupp (tjänstemannaorganisation) dels, politiskt i Kommunstyrelsens organisations och (KSOP) där kommunens samtliga politiska nämnder finns representerade. Upphandlingsfrågorna får därmed en tydlig förankring på ledningsnivå. Växjö kommun ser positivt på utredningens syn på elektronisk upphandling (avsnitt 3.7.5). Växjö kommun har goda erfarenheter av elektronisk upphandling i hela kedjan från elektroniskt upphandlingsstöd elektroniskt inköpssystem elektronisk faktura och kvalitetssäkrad avvikelsehantering. Växjö har även hittills vid två tillfällen tillämpat e-auktion med mycket goda resultat avseende upphandling av datorer samt multifunktionella skrivare. Växjö kommun ser positivt på utredningens förslag kring direktupphandlingar och föreslagna höjningar av direktupphandlingsgränser bör genomföras (avsnitt 4.3) Prövning av upphandlingsmål. Utdragsbestyrkande 17(22)
47 fortsättning Det viktigaste är att effektivisera domstolarnas handläggningstider och att i möjligaste mån uppnå en enhetlig rättspraxis. Frågan är om detta uppnås med koncentration till färre domstolar? Växjö kommun instämmer i utredningens förslag om att domstolarna tillförs särskild kompetens genom domstolsintern specialisering. (avsnitt 5.2.2) Som information kan nämnas att Växjö förvaltningsrätt enligt statistik har dubbelt så lång handläggningstid jämfört med exempelvis Malmö och Stockholm. Växjö kommun stödjer utredningens förslag att tillåta temporära direktupphandlingar under pågående överprövning.(avsnitt 5.4) Med anledning av utredningen bl.a. omnämner upphandling av kontorsmöbler som särskilt problematiskt så kan det som information nämnas att Växjö kommuns upphandling av möbler är föremål för överprövning/överklaganden och att ärendet för närvarande ligger i högsta instans (HFD). Handläggningstiden närmar sig nu två år. Första tilltänkta avtalsperioden har därmed gått ut. Miljöanpassad upphandling, sociala hänsyn i offentlig upphandling (avsnitt 7 och 8) Växjö kommun ser positivt på att tillämpa både miljökrav och etiska krav i relevanta upphandlingar. Osäkert rättsläge har dock en hämmande effekt i tillämpningen av dessa typer av krav. Ett exempel är djurskyddskrav där Sverige har en högre nivå än övriga EU varvid en harmonisering inom EU skulle behöva drivas igenom på regeringsnivå. Små och medelstoras företag deltagande i offentlig upphandling Växjö kommun tillstyrker utredningen förslag i enlighet med avsnitt 9.7. Växjö kommun poängterar att införande av samordnade varutransporter ger en ökad möjlighet för små och medelstora företag att deltaga i offentliga upphandlingar då transporter endast behöver ske till en leveransadress (omlastningscentralen). Som exempel kan nämnas att Växjö kommuns delade upphandling av livsmedel ledde till ökat antal anbud samt avtal även med mindre lokala producenter. (se bilaga 1) Inköpscentraler Växjö kommun vill poängtera risken med för stora upphandlingskluster. Det hämmar möjligheten för små företag att konkurrera om Utdragsbestyrkande 18(22)
47 fortsättning upphandlingar. Det måste även vara svårt för anbudsgivare att lämna seriösa anbud på enormt stora volymer och sedan inte veta i vilken omfattning leveranser kommer att ske under en avtalsperiod. Det finns även en risk för att företag i vissa branscher kan slås ut pga att man tappar en affär i en stor central upphandling. Ramavtal Regler kring ramavtal i kombination med rangordning passar inte för vissa varor och framförallt inte för vissa tjänster. Reglerna om ramavtal bör ändras för att tillåta större valfrihet och flexibilitet. Exempel där rangordningen passar mindre bra är vid exempelvis upphandling av bemanningstjänster och rekryteringstjänster. Rangordningsprincipen kan dessutom leda till oseriösa anbud och taktiska anbud där anbudsgivare lämnar ett lågt anbud i vissa delar och placerar sig som etta i rangordningen. Under avtalsperioden kan anbudsgivaren välja bort de uppdrag med låga anbudspriser och hänvisa till tvåan respektive trean i rangordningen. Systemet kan också hindra små företag från att deltaga i upphandlingar. Upphandlande myndigheten drar sig för att ha ramavtal med flera leverantörer och väljer istället att ha ramavtal med en enda leverantör. Leverantören måste då oftast vara ett stort företag med tillräcklig kapacitet för att klara behovet under en avtalsperiod. Det kan heller inte vara intressant för en anbudsgivare att förbinda sig till ett avtal om man kommer tvåa eller trea i en rangordning då man har mycket svårt att förutse om det kommer bli aktuellt med något/några uppdrag överhuvudtaget under en avtalsperiod. Jämför bestämmelser i LUF avseende ramavtal där flera anbudsgivare kan antas utan rangordning. Denna möjlighet skulle kunna tillämpas inom LOU. Sammanfattning Växjö kommun har sett mycket positivit på Upphandlingsutredningen då utredningen berört många strategiska aspekter som Växjö arbetat med och fortfarande utvecklar. Växjö arbetar strategiskt med upphandling och inköp sedan 2010. Utdragsbestyrkande 19(22)
47 fortsättning Upphandlingsfrågor representeras av upphandlingschef på ledningsnivå i kommunledningsförvaltingen och på kommunstyrelsenivå. Upphandlingsenheten är direkt underställd kommunchefen. Kartläggning av inköpsmönster har gjorts genomgripande i kommunens alla verksamheter. Införande av e-handel/inköpssystem har parallellt med införande av miljöstrategiskt projekt omfattande samlastning av varutransportersystem bidragit till effektiv administration och besparingar från upphandling till leverans med direkta miljöfrämjande resultat. Växjö kommuns strategiska arbete sammanfattas i bilaga 1. Socialdepartementet har skickat upphandlingsutredningens slutbetänkande Goda affärer en strategi för hållbar offentlig upphandling till Växjö kommun för inhämtande av synpunkter. Beslutsunderlag Kommunchefen har i en skrivelse den 28 maj lämnat förslag till yttrande. Beslutsexpediering Socialdepartementet Utdragsbestyrkande 20(22)
48 Analys av personalrörlighet i Växjö kommun Organisations- och ets beslut Organisations- och et noterar informationen. Linnéa Elm, praktikant på personalkontoret, presenterar den analys av personalrörligheten inom Växjö kommun som hon genomfört på uppdrag av personalchefen. Utdragsbestyrkande 21(22)
49 Övrigt Organisations- och ets beslut Organisations- och et uppdrar till kommunchefen att titta på lönenivåer för chefer inom jämförelsekommungruppen 3KVH samt inom förvaltningarna. René Jaramillo lyfter frågan om lönenivåer för chefer inom Växjö kommun Yrkanden Per Schöldberg (C): Organisations- och et uppdrar till kommunchefen att titta på lönenivåer för chefer inom jämförelsekommungruppen 3KVH samt inom förvaltningarna. Beslutsordning Ordförande Schöldberg frågar om yrkandet kan antas och finner att utskottet beslutar i enlighet med utskottet. Utdragsbestyrkande 22(22)