Vid upplägg av nytt kundnummer ska blanketten - Kund, uppläggning i kundregister / kreditprövning fyllas i av beställaren. Finns under länken http://blanketter.gu.se/ekonomi.htm Kontrollera att följande uppgifter finns på underlaget: - Namn - Adress - Organisationsnummer/Personnummer (obl. för svenska kunder) - VAT-nummer /momsreg.nr (obl. för utländska näringsidkare) - Finansiärsgrupp Om uppgifter saknas kontakta inst. via e-mail eller telefon. För att hitta org.nr kan sidan http://www.121.nu/onetoone/ vara till bra hjälp. AGRESSO Ekonomi / Kundreskontra / Kundregister / Kund I kundregistret finns de uppgifter om kunder som används vid fakturering. Kunderna kan identifieras genom att använda olika sökkriterier, bl.a. kundnummer kundnamn organisationsnummer momsregistreringsnummer
Upplägg av Svensk utomstatlig kund Svenska kundnummer är detsamma som organisationsnumret (10 pos) hos kunden. Om det visar sig att kundnumret redan finns, kolla att kundnamn och adress stämmer. Om det inte stämmer: bedöm om det är en adressändring el. dylikt, ändra i så fall på befintlig kund. Om det är en ny avdelning med egen adress som ska faktureras så leta upp nästa lediga nummer med fälthjälp (F9). Ange org.nr* i kundnr.fältet och sök (F7). Ta nästa lediga nummer. Ev. underindelning är alltid 13 pos. Till företag med gemensam skanningsadress behöver inget nytt kundnummer läggas upp. Då ska fakturautställaren bara se till att referensen blir fullständig och korrekt enligt info som skrivs in i meddelanderuta i flik 3 och som gör att pop up ruta alltid kommer upp vid registrering. Upplägg utländsk kund Utländska kundnummer består av landkoden och 7 siffror. Leta upp ledigt nr med fälthjälp F9. Ange landkod* i kundnr.fältet (ex BE*) och sök F7. Välj nästa lediga nummer. Upplägg föreningar samt utländska personer (studenter) utan pers.nr Gör utsökning via fälthjälp med 9999999999*. Ta nästa lediga nummer. Kundgrupp 2
Upplägg privatpersoner samt anställda Kundnummer är alltid personnumret. Kundgrupp 2 = privat, 4 = anställd Upplägg egen insättning på inst. eller motsv. Läggs upp av ekonomiavdelningen centralt. Upplägg svensk kund inomstatlig Läggs upp av ekonomiavdelningen centralt. Kunder kan registreras på två sätt i AGRESSO: Man kan utgå antingen från en tom bild (F5 blankar ut). Eller så kan man ta fram en gammal kund och skriva in det nya kundnumret och tabba. Nedanstående ruta kommer då upp: Klicka ok och registrera in den nya kundens uppgifter.
Skärmbilden Kund består av fem flikar: Kund, Adress, Faktura, Betalning och Relation. Flik 1 Kund Ange kundens namn Välj den kundgrupp som kunden ingår i 2 Icke statlig kund 3 Utländsk kund 4 Anställda Välj annat land i dropplisten vid upplägg av utländsk kund. Svensk kunds organisationsnummer (obligatoriskt) Vid utländsk kund måste VAT-nr eller momsreg.nr anges i fältet för att momshanteringen ska bli korrekt. Skrivs ut på fakturan. Sätt. (punkt) i söknamn och extern ref. Textfält för att ange ett förkortat info på kunden. Skrivs ej ut på fakturan. Utländsk kund som ej är redovisningskattskyldig, ska inte ha VAT-nr (ex.fysiska personer). Skriv då in följande text i momsreg.fältet The client have no VAT-no. Flik 2 Adress I fliken Adress ska alltid Generell användas som adresstyp för att registrera in kundens Faktureringsadress. Placera markören på aktuell rad och välj Zoom (F6) eller dubbelklicka. En ny skärmbild, en s.k. detaljbild med tre flikar: Adress, Telefon samt E-post, öppnas då automatiskt.
Adressdetaljer Registrera nödvändig information och spara sen bilden genom att välja Behåll (F11). Ändra till aktuellt land vid registrering av utländsk kund. Svenska orter anges med automatik när du fyller i postnumret. Anges med mellanslag. Vid utländska kunder ange även ev bokstavskomb. Ex NW8 8AD Skriv in avdelning/gatu-/boxadress. Det går bra att använda flera rader. Välj Ctrl/enter eller fyll ut med blanktecken för att komma till nästa rad. Vid utländska kunder behöver du INTE ange land här. Det läggs ut med automatik på fakturan efter ditt val ovan. Leveransadress Om kunden har en Leveransadress (OLFI-kunder) som är en annan än faktureringsadressen, registreras den så här: I fliken Adress väljer du att Lägga till rad (Alt+F2) som adresstyp i rullisten och välj TAB.. Välj sen Leverans För registrering av Leveransadress väjl adresstyp (2) Leverans, Den s.k. detaljbilden med de tre flikarna Adress, Telefon samt E-post, öppnas igen med automatik. Vid registrering av leveransadress måste Kontakt/Adress vara ifyllt samt den adress som leveransen ska ske till.
Kontakt/Adress måste fyllas i vid registrering av Leveransadress. Ange Leveransadress och postnummer Spara bilden genom att välja Behåll (F11). I Flik 2 Adress kan man nu se både Faktureringsadress och Leveransadress på kunden. Språk ändras till EN vid registrering av utländsk kund. Fast fakturatext blir då på Engelska. Flik 3 Faktura Under fliken Faktura byter du språk på utländska fakturor och anger ev. betalningsreferenser. Betalningsvillkor ska alltid vara 30 dagar. Meddelandefältet används för kunder med speciella krav. Skriv in t.ex referenskrav om kunden har EFH. Informationen visas då i skärmbilden vid registrering av order till kunden. Om utländsk kund saknar VAT-nr, ska Denna kund har inget VAT-nr skrivas här.
Flik 4 Betalning Under denna flik behöver ingenting registreras. Men kontrollera att Kravkoden är rätt. Den sätts med automatik utifrån den kundgrupp du valt i Flik 1. Om det är ett svenskt företag som har utländsk adress måste kravkoden ändras till Utländska. Ändra kravkod om kunden är Svensk men med utländsk adress. Status är alltid Aktiv för kund som används. Parkera och spärra kunder görs av ek.avd. centralt. Flik 5 Relation Relationer är kopplingar mellan begrepp, t.ex. mellan begreppen KUNDNR och MOTPART. Fältförklaring MOTPTYP MOTP EKOKUND FINGRP Ange E för extern kund (utomstatlig) Fylls i med automatik när nyupplagd kund sparas. OBS! Om väsentlig ändring görs av ett befintligt kundnamn, kontakta ekonomiavd. för ändring av begreppsvärde MOTP och FINANS. Ange siffran 1 för EKO-kund, annars blankt. För att ta bort en felaktig 1:a, markera hela raden och välj i verktygsmenyn redigera/radera rad och spara F12. Ska alltid fyllas i, alternativ se fälthjälp (F9) Utländska universitet anses alltid ha finansiärsgrupp 320.
EFAKT Ange N för nej till e-fakturering. Upplägg av e- fakturering görs endast centralt. Mappen NCM-uppgifter används endast av registrerare på NCM. När alla uppgifter är ifyllda SPARA (F12)