A n v ä n d a r m a n u a l

A n v ä n d a r m a n u a l A t t e s t e r i n g Version 5.21 2011-10-25

Innehåll 1. Inledning... 2 1.1 Nytt lösenord... 2 1.2 Tidplan för rapportering i Palasso... 2 1.3 Starta Egenrapportering... 2 1.4 Avsluta Egenrapportering... 3 1.5 Språk och utseende... 3 2. Attestering... 4 2.1 Starta Attestering... 4 2.2 Ta fram underlag... 5 2.3 Attestera ledigheter, tillägg, sjuk, resor... 6 2.4 Attestera Bisyssla... 7 2.5 Ta bort attestering... 9 2.6 Avslå attestering... 9 2.7 Attestering för utredning... 10 2.8 Detaljer... 10 2.9 Ackumulatorer... 11 2.10 Skriv ut det du har attesterat... 12 2.11 Översikt... 13 1

1. Inledning Egenrapportering är ett delsystem/modul inom personal- och löneadministration. Egenrapportering når du via Internet/Medarbetarportalen och du kan nå den även om du befinner dig någon annanstans än din arbetsplats. Denna instruktion beskriver hur du som chef eller granskare använder Attestfunktionen i Egenrapportering (ER). Allt som rapporteras av en medarbetare måste godkännas för att kunna importeras till Palasso LÖN. OBS! Du kan aldrig attestera det du rapporterat på dig själv 1.1 Nytt lösenord Information om Byte av lösenord hittar du i Göteborgs universitets Medarbetarportalen under funktionen Min sida, Byt lösenord. Följ anvisningar. 1.2 Tidplan för rapportering i Palasso Under Länkar hittar du Lista på sista dag för attestering i egenrapportering. Bild 1 1.3 Starta Egenrapportering Du når Egenrapportering från Medarbetarportalen Min sida eller under Verktyg. Klicka först på länken Egenrapportering och sedan på länken under rubriken Öppna. 2

Bild 2 Huvudfönstret i Egenrapportering öppnas med dina personuppgifter högst upp på bilden. Bild 3 1.4 Avsluta Egenrapportering Du avslutar Egenrapportering genom att klicka i funktionsträdet på Stäng. Systemet kontrollerar att du har sparat alla uppgifter som du har ändrat. OBS! För att undvika eventuella låsningar använd ej X (krysset) i fönstret för att avsluta Egenrapportering. Om du stänger fönstret med X, logga in igen och kontrollera att det som du har rapporterat sist finns med. 1.5 Språk och utseende Du kan i Egenrapportering själv ändra språk och utseende. - Klicka på (+) under Mina inställningar i trädet. - Klicka på Språk. - I fliken Språk väljer du Göteborgs Universitets_Engelska. - Klicka på Spara. 3

Bild 4 Det är först när du loggar in nästa gång som du ser effekten av ändringen. 2. Attestering 2.1 Starta Attestering När du har poster att attestera skickas ett E- mail från driftservice@palasso.com till dig med följande text: Det finns poster i Palasso Attest som behöver attesteras. I funktionsträdet Egenrapportering väljer du Attestering då kommer följande bild upp. Bild 5 4

2.2 Ta fram underlag Du kommer alltid in i fliken Urval. I denna funktion kan du attestera: bisyssla, ledigheter, sjukförsäkran, tillägg, och resor. Frånvaro Tillägg och Resor är förvalt (Attestera bisyssla, se avsnitt 2.4). Steg 1 Under Typ av underlag använder du rullisten (Bild 5), för att välja urvalet som du ska attestera. Förvalt är Frånvaro, tillägg och resor. Om du vill kan du göra ytterligare urval genom att söka på personnummer eller efternamn. I fältet Sök person väljer du personnummer eller efternamn. Ange respektive värde i fältet. I fältet Organisation är Alla tillgängliga förvalt. Har du attesträtt till flera än en organisationsenhet, välj denna genom att klicka på pilen i Alla tillgängliga. Välj den institution/ avdelning/ enhet som du vill se underlag på. Fältet Fr o m T o m visar tiden för händelser 1 år tillbaka och 1 år framåt. Steg 2 Välj status genom att markera i respektive ruta (översta delen av bilden). Rapporterade är alltid förvalt. Om du klickar på Markera alla visas samtliga status. OBS! Om du är godkännare och har en granskare som ska granska rapporterade händelser då måste du markera Granskad samt avmarkera Rapporterade. Följande Status finns att välja: Rapporterade Granskad Beviljad Överförd För utredning Godkänd Ej godkänd ny obehandlad ansökan, för ställningstagande / attest behandlad ansökan av granskaren behandlad ansökan av beviljaren efter godkännande, när ansökan blivit importerad till lönesystemet när du har valt att utreda ansökan när du som chef godkänt ansökan. Ansökan går över till lön när du har avslagit en ansökan Steg 3 Välj Visa (översta delen av bilden). I nedersta delen av bilden visas nu de poster som överensstämmer med din behörighet och det urval du har gjort. 5

Bild 6 2.3 Attestera ledigheter, tillägg, sjuk, resor Följande rubriker ser du på nedersta delen av bilden (Bild 7). Namn, Innehåll (typ av ledighet/tillägg, res), Fr o m, T o m (Datum) som gäller för ledighet/ tillägg, resor, Värde (antal dagar för ledighet och antal timmar för tillägg), Kontering (en asterisk (*) visas om rapporten är konterad), Anteckning (en bock ( ) visas om det finns anteckning, Korr (korrigering, en bock ( ) visas om det finns korrigering, Status, Behörighet (din behörighet som godkännare, granskare, eller beviljare), Personnummer (rapportörens personnummer), Underlag (ledighets- /tilläggsgrupp, resa). Bild 7 Steg 1 Markera rad/rader. Markera rad som ska attesteras. För att se information kopplad till en rad som är markerad klicka på fliken Detaljer (översta delen av bilden, se avsnitt Detaljer). Är fältet Anteckning markerad med en bock ( ), klicka på knappen Anteckning (till höger om bilden) för att se anteckningen. Vill du attestera alla rader klicka på Markera alla (till höger om nedersta delen av bilden). För att ångra klicka på Ångra allt eller klicka någonstans i bilden, då avmarkeras alla rader. Du kan också markera enstaka rader genom att klicka på raderna med musen och hålla ner Ctrl- tangenten samtidigt. 6

Bild 8 Återgå till fliken Urval Steg 2 Klicka på Attestera eller annan status. OBS! Om du vill ångra attesteringen när du klickat på Attestera, men inte sparat, ska du klicka på Ångra allt. Då blir statusen som den var innan du klickade på Attestera. Vill du endast ångra en rad, markerar du raden och klickar på Ta bort attestering. Steg 3 Klicka på Spara. Status ändras till Granskad, Beviljad eller Godkänd beroende på din behörighet. Även om du har sparat en attestering, och upptäcker att du skulle t ex avslå den istället för att godkänna den, kan du alltid ångra dig (inte om den har fått status Överförd ) genom att klicka på knappen Ta bort attestering. Då har ledigheten / tillägg, resan fått status Rapporterad. Klicka på Spara. 2.4 Attestera Bisyssla Steg 1 Under Typ av underlag använder du rullisten (Bild 5) för att välja Bisyssla. Eftersom endast behörighet Godkännare kan attestera bisyssla är det viktigt att du låter status Rapporterade vara förvald. Följande rubriker ser du på nedersta delen av bilden (Bild 9). Namn, Innehåll, (Fr o m, T o m (Datum) som gäller för bisysslan, Värde (antal dagar för perioden eller omfattning för perioden), Kontering (gäller ej bisyssla), Anteckning (en bock ( ) visas om det finns anteckning, Korr (gäller ej bisyssla), Status, Behörighet (din behörighet som godkännare), Personnummer (rapportörens personnummer), Underlag (Bisyssla). Markera raden med personen du vill attestera. När du markerar raden aktiveras knappen Anteckning till höger i bilden. 7

Bild 9 När du klickar på knappen Anteckning får du följande bild (9). Bild 10 Markera den rapporterade raden för att läsa anteckningen. Klicka på krysset (X), knappen högst upp till höger för att stänga bilden Anteckning. Bild 11 8

För att se ytterligare information klicka på fliken Detaljer (översta delen av bilden). Bild 12 Klicka på fliken Urval för att återgå till attestering. Steg 2 Klicka på Attestera eller annan status. OBS! Om du vill ångra attesteringen när du klickat på Attestera, men inte sparat, ska du klicka på Ångra allt. Då blir statusen som den var innan du klickade på Attestera. Vill du endast ångra en rad, markerar du raden och klickar på Ta bort attestering. Steg 3 Klicka på Spara. Status ändras till Godkänd. Även om du har sparat en attestering, och upptäcker att du skulle t ex avslå den istället för att godkänna den, kan du alltid ångra dig (inte om den har fått status Överförd ) genom att klicka på knappen Ta bort attestering. Då har bisysslan fått status Rapporterad. Klicka på Spara. 2.5 Ta bort attestering Även om du har godkänt en rapportering har du möjlighet att ta bort den under förutsättning att den inte har fått status Överförd. - Markera raden du vill ta bort. - Klicka på knappen Ta bort attestering. - Klicka på Spara. Nu har rapporten fått status Rapporterad och den anställde kan ändra den eller ta bort den. 2.6 Avslå attestering Om du anser att rapporteringen är bristfälligt, kan du avslå den. På så sätt kan rapportören få möjlighet att ändra rapporteringen så du kan attestera den senare. - Markera raden du vill avslå. - Välj Avslå. 9

- Välj Anteckning. Här kan du lämna ett meddelande till rapportören t ex varför du har avslagit ansökan. - Raden har fått status Ej godkänd. OBS! När du avslår en rapport, får rapportören direkt ett E-mail som ser ut som följande: T ex ANNA ANDERSSON (attesterarens namn) har inte godkänt din ledighet, 110214 Vård sjukt barn. Nu kan rapportören ta bort eller ändra rapporteringen. 2.7 Attestering för utredning Om du vill utreda en rapportering och samtidigt låsa den så att rapportören inte kan ändra den kan du välja att markera För utredning. Du bestämmer när rapportering ska granskas / beviljas /godkännas. - Markera raden. - Välj För utredning. - Klicka på Spara. OBS! Vill du titta på de poster du har ändrat status, måste du markera ärendets nya Status. 2.8 Detaljer A. Ledigheter / Tillägg / Sjuk Du kan se ytterligare information om ett ärende, t ex vem som har rapporterat in det m m. - I fliken Urval markerar du den rad du vill se detaljer på. - Klicka på fliken Detaljer. Nedanstående bild kommer upp. Bild 13 OBS! Det är viktigt att kolla Ackumulatorer som t ex visar tillgängliga semesterdagar (se avsnitt ackumulatorer). - Klicka på fliken Urval för att återgå till attestering. Nu kan du fortsätta attesteringen. 10

B. Resor - I fliken Urval markerar du den rad (Resa) du vill se detaljer på. - Klicka på fliken Detaljer. Nedanstående bild kommer upp. På översta bilden ser du Reseräkningen och även detaljer/summa av beräkningen. Om resenären har rapporterat utlägg så ser du dessa på nedersta bilden. Bild 14 2.9 Ackumulatorer När en ledighet mm ska attesteras är det viktigt att först titta på hur ackumulatorerna ser ut. Om en anställd t ex har ansökt om semester (årets semester), men inte har semesterdagar kvar på semester kvarvarande (årets semester) ska ansökan inte godkännas. Den anställde ska söka på semester sparade dagar. Har den anställde sökt semester på semester sparade dagar men har dagar kvar på semester (årets semester), ska ansökan inte godkännas. Den anställde ska söka på semester. semester särskilt beslut kräver ett ledningsbeslut och används endast under månaderna januari mars, när den anställde har överskridit 35 sparade dagar. - I fliken Urval markerar du den rad där du vill se ackumulatorn. - Klicka på Ackumulatorer. - Välj t ex semester i Ackgrupp. - Klicka på knappen Hämta. Fönstret Ackumulatorer öppnas. 11

Bild 15 I bilden visas de ackumulatorer som är från senaste beräkningen. Under Ej beräknade händelser visas de rapporteringar och överföringar som har gjorts efter senaste beräkning. I exemplet ovan kan man se att den anställde har 34 dagar kvar av årets semester (Semester kvarvarande) efter att har ansökt om 1 dag (Semester uttagen). Under Ej beräknade händelser visas det antal dagar som den anställde sökt semester för. Man får därför själv räkna ut hur många semesterdagar (obs! arbetsdagar) personen har sökt för som ej var med i senaste beräkningen. 2.10 Skriv ut det du har attesterat När du har attesterat en eller flera rapporter, kan du, om du vill skriva ut dem på papper. Välj status Granskad, Beviljad eller Godkänd (utifrån den roll du har) och klicka på knappen Skriv ut allt i bilden Urval. Bild 16 12

2.11 Översikt Denna funktion förutsätter att du står i fönstret Urval. Därifrån klickar du på knappen Översikt - Du som har behörighet till Attest har även tillgång till en Översikt där du kan se all inrapporterade händelser. Du kan se: Ledig (L), Sjuk (Sj), Resa (R), Semester (Se). I fältet Fr o m T o m kan du välja vilka månader du vill söka (datumintervallet får vara högst 92 dagar). - Klicka på Översikt i fliken Urval. Fönstret Översikt öppnas. - Välj den avdelning du vill se på detaljer under flik Organisationsenhet. - Välj Fr o m T o m. - Frånvaro/Resa är förvalt. OBS! Schema används ej. Bild 17 Om det finns underliggande avdelningar/ enheter kan du markera för Underliggande organisationer. Om du markerar Visa alla personer, då visas alla som tillhör din avdelning / enhet även om det inte finns någon ledighet rapporterat på dessa personer. - Välj vilken frånvaro du vill se och klicka på knappen Visa. Översiktsbilden fylls med inrapporterad frånvaro. All frånvaro som är inlagd i Egenrapportering eller Lön visas. När en dag / dagar innehåller fler än en frånvaro, visas (#) istället för bokstav för respektive frånvaro. Om du vill se vilka frånvaro / resor som finns för varje dag ska du klicka i den rutan du vill se (Bild 14) mer information om. 13

Efter varje nytt val du gör bland urvalskriterierna måste du klicka på Visa på nytt. Vill du skriva ut klickar du på knappen Skriv ut. Vill du föra över uppgifterna till ett excel dokument klicka du på knappen Till excel. - Klicka på Stäng. Du kommer tillbaka till huvudfönstret. 14