Manual Attestering av fakturor på webb Innehåll Förutsättningar... 2 Mejl och inloggning... 3 Ekonomisk attest... 4 Bilagor... 8 Alternativ 1 - Fakturan är korrekt...10 Alternativ 2 - Eskalera...10 Alternativ 3 - Fakturan är felaktig...10 Alternativ 4 - Parkera...10 Ersättningshantering...11 Inställning behörighet i flera företag...13 Uppföljning av fakturor på webben...14 Logg arbetsflöde levfakt 1 Egna och åtgärdade...14 Logg arbetsflöde levfakt 2 Åtgärdade åt andra...17 Fråga arbetsflöde levfakt - Generell...18 Fråga webbfakturor Kontobrytn....18 1
Förutsättningar Webbläsaren ska vara inställd för att tillåta sk pop-ups från kth.se-sidor. Webbläsaren skall vara "av nyare modell" dvs. det kan inte garanteras att systemet kommer fungera på äldre versioner av webbläsare. För att kunna se en grafisk modell har hur en faktura har flödat i systemet så måste programmet Adobe SVG Viewer finnas installerat på datorn. Detta finns gratis att ladda ner från Adobes hemsida. Vid inloggningsproblem skall lösenord till KTH.se kontot bytas. Gå till https://login.kth.se/changepassword.jsp för att byta lösenord. Om användaren inte använder sin @kth.se mejladress så skall en Forwardadress registreras under Mina sidor för anställda. http://www.kth.se/internt/utbildningsadministration/minasidor/anstallda.html Storleken per bilaga kan vara upp till 5 MB. 2
Mejl och inloggning Du är fördefinierad i systemet, enligt aktuell delegationsordning, som ekonomisk attestant på den orgenhet som fakturan är konterad på. Du får mejl till din kth.se mejl att du har fakturor att hantera. Se mer under förutsättningar för att registrera en forwardadress. Styra mejl till en särskild mapp I de flesta mejlprogram kan du styra mejl till en särskild mapp. Här visas hur du gör detta i Outlook. Stå på ett mejl från den avsändare som du vill styra till en mapp. Klicka på Skapa regel enligt pilen. Nedanstående bild kommer upp och om du sätter ett kryss i rutan vid Från noreply@kth.se. Sätt även ett kryss i rutan vid Flytta e-post till mappen: Tryck på välj mapp där du vill samla mejl från denna avsändare och tryck OK. 3
Inloggning Klicka på länken i mejlet för att logga in med dina kth.se uppgifter användarnamn och lösenord. Om du inte blir automatiskt inloggad måste du ange UG\ före ditt användarnamn exempel UG\BRITTH och ange lösenord. ditt kth.se användarnamn, exempel UG\BRITTH, och ange lösenord. Om du har problem att logga in kan du behöva ändra ditt lösenord. Se mer under förutsättningar. Ekonomisk attest Under Mina uppgifter och uppgifter arbetsflöde finns din uppgiftslista där du då har fakturor att ekonomiskt attestera. Se inringat. 4
Klicka på ekonomisk attest i uppgiftslistan, och nedanstående bild dyker upp. 2016-05-20 Vid denna symbol bredvid Dina uppgifter kan du minimera uppgiftslistan för att få större plats för attest leverantörsfaktura. För att få tillbaka huvudmenyn klickar du på symbolen (Se pil till vänster) 5
Vid denna symbol göra i varje steg. på varje steg i flödet finns en kort instruktion om vad du förväntas Här listas de fakturor som du behöver hantera. Den markerade fakturan syn också till höger på skärmen 1. Information leverantörsfaktura Här visas allmän information om fakturan. Leverantör, Förfallodatum, valuta, Total belopp och belopp att godkänna (nettobeloppet) dvs. totalbeloppet minus moms 2. Logg arbetsflöde Här visas tidigare kommentarer bl.a. uppmanas de som bifogar bilagor att skriva en kommentar om det eftersom det i denna bild inte syns om bilagor finns. Åtgärden distribuerad visar vem som centralt har läst in filen. 3. Detaljer leverantörsfaktura Här visas projektkonteringen. visar arbetsflödet dvs. vem som har haft fakturan. Om flera rader finns, skapas ett arbetsflöde per rad. 6
Pappersfaktura (Elektronisk faktura beskrivs längre fram) Klicka på fakturabilden för att kontrollera fakturan. Ett nytt fönster öppnas enligt nedan. Vid flersidiga fakturor bläddra med pilarna här. Om du vill skriva ut alla sidor på denna faktura väljer du print preview och sedan print. Alla sidor inklusive Verifikationsdetaljer och kontering skrivs då ut. Vill du inte skriva ut alla detaljer utan enbart själva fakturabilden zooma bar in på fakturabilden högerklicka och välj print. Är fakturan flersidig måste det göras för varje sida. 7
Elektronisk faktura Elektroniska fakturor mottas av oss i html-format och för att få upp fakturabilden i ett nytt fönster måste du klicka på Spara Vill du skriva ut fakturan med verifikationsdetaljer klicka på utskrift jämte sparasymbolen direkt innan du öppnat upp bilden. Välj sedan print. För att enbart skriva ut fakturan välj först spara för att öppna upp fakturan i ett annat fönster. Välj sedan print. Bilagor Eventuella bilagor till fakturan exempelvis representationsblankett finns under dokument och mappen Bilagor. Är symbolen Dokument upplyst finns bilagor. Dubbelklicka på dokumentet för att se dem. Klicka först på bilagor, då öppnas bilagemappen. Dubbelklicka sedan på själva dokumentet för att se det. 8
Åtgärdsknappar för ekonomisk attestant = Då fakturan ska attesteras av din överordnade, t ex vid representation, skall du eskalera fakturan. Fakturan skickas då till en fördefinierad arbetsledare. = Parkerar fakturan om du vill avvakta betalning. Fakturan ligger kvar i din uppgiftslista tills ny åtgärd väljs. = Om fakturan är felaktig i sak eller har fel projektkontering eller kanske skall betalas av annan skola inom KTH. Fakturan går till ekonomen som får hantera den. Kommentar måste lämnas. = Faktura godkänd för betalning på angiven org och projekt -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- = Används ej av ekonomisk attestant, men knappen går ej att dölja. Sakattestant eller ekonom som tidigare i flödet har delat upp fakturan på fler rader eller fler konton använder avancerat läge för att splittra en rad. =Är det läge som du först kommer in i Kontrollera fakturan Belopp Projekt 9
Alternativ 1 - Fakturan är korrekt Om fakturan är riktig och kostnaden ska debiteras angiven orgenhet och projekt väljer du ekonomisk attest. Om fakturan är uppdelad på flera projekt eller konton är det, som i exemplet ovan, flera rader. Fakturan blir automatisk definitivbokförd och skickas till plusgirot. Där ligger den på betalningsbevakning till angivet förfallodatum. Alternativ 2 - Eskalera Om fakturan avser representation som du själv varit med på väljer du eskalera, Skriv in din kommentar och klicka på Eskalera. Fakturan går vidare till din fördefinierade arbetsledare för ekonomisk attest. Alternativ 3 - Fakturan är felaktig Om fakturan har fel projekt eller är helt felaktig, t ex om den ska betalas av en annan skola på KTH. Välj åter ekonom och skriv en kommentar Alternativ 4 - Parkera Om det finns oklarheter med fakturan, trots att sakattestanten godkänt fakturan, t ex om man avvaktar en slutkontroll kan fakturan parkeras välj Fakturan ligger då kvar i din uppgiftslista tills ny åtgärd görs. 10
Uppdatera uppgiftslista Efter ovanstående alternativ och åtgärder kan du uppdatera din uppgiftslista genom att klicka på Uppdatera uppgiftslista så ser du att den hanterade fakturan inte längre finns kvar i din uppgiftslista. Ersättningshantering När du är frånvarande en längre tid och vet att du inte kommer att kunna hantera dina fakturor på ett tag skall du aktivera din ersättare. Viktigt att komma ihåg är att den som är uppsatt som ersättare får samma befogenheter som dig. Ersättaren ser de fakturor som du ser under tiden ersättaren är aktiverad. Fakturorna syns i bådas uppgiftslista tills de åtgärdas eller aktiveringstiden går ut. Båda får mejl om att det finns fakturor att hantera. Gå till Din anställning Klicka på Egna inställningar och sedan Dina ersättare 11
Nedanstående fönster öppnas. Finns en ersättare inlagd åt dig i systemet syns det här. I annat fall kontakta skolans fakturasamordnare (SLIPS). I exemplet ovan finns en ersättare men den är inte aktiverad. För att aktivera gör följande tre steg. 1. Fyll i frånvarodatum från och till 2. OBS! Ändra också frånvarostatus till Jag är inte på kontoret just nu. 3. Spara 12
När din ersättare är aktiverad kommer denna bild att vara synlig, när du ska attestera fakturor, som informerar om att din ersättare också har tillgång att hantera dina fakturor. På samma sätt visas nedanstående bild när du får en faktura att hantera som ersättare för någon annan. Inställning behörighet i flera företag Har du behörighet i fler företag och direkt vill se hur många fakturor du har att hantera i respektive företag kan man under Alternativ välja inställning och Inställning arbetsflöde välja företag. Då skapas en mapp per företag. 13
Uppföljning av fakturor på webben Klicka på rapporter Under Globala rapporter/elektroniska fakturahantering/frågemallar finns ett antal frågor som söker fram fakturor på olika sätt. Logg arbetsflöde levfakt 1 Egna och åtgärdade Klicka på Logg arbetsflöde levfakt 1- Egna och åtgärdade I den här bilden kan du göra urval på en mängd parametrar, t ex period eller leverantörsnummer. Det egna användarnamnet är redan ifyllt. 14
Tryck Sök för att starta sökningen. Här listas de fakturor som du har åtgärdat. Tryck på ver.nr för att zooma ner till fakturabilden. 15
Här ser du fakturans fullständiga kontering. Klicka på fakturabilden för att se fakturan i ett nytt fönster. 16
Logg arbetsflöde levfakt 2 Åtgärdade åt andra I menyn finns frågemallen Logg arbetsflöde levfakt 2 Åtgärdade åt andra Gör dina urval här och tryck på bläddra för att söka. Här listas fakturor där du varit ersättare för en annan attestansvarig 17
Fråga arbetsflöde levfakt - Generell I menyn finns också frågemallen Fråga arbetsflöde levfakt Generell där du kan söka på fakturor oavsett om du själv hanterat dem, varit ersättare, haft ersättare eller inget av det Du kan, som tidigare, göra urval på en mängd parametrar exempelvis verifikationsnummer eller projekt. Rapporten kan visa både urval på fakturor som befinner sig i EFH flödet och fakturor som flödat klart, urval görs i Aktiv och Hist. Om fakturan finns i flödet kan du se hos vem och i vilket steg den befinner sig. Har fakturaraden flödat klart är den kodad avslutad. För att se fakturabilden, klicka på ver.nr. Fråga webbfakturor Kontobrytn. I den här frågan får du en överblick över de kostnader som belastat en org eller ett projekt avseende leverantörsfakturor. Du kan här göra urval på bl.a. period, en orgenhet och ett projekt. Urvalet söker på kostnader som hunnit bli bokförda, dvs de som flödat klart. För att få med kostnader i flödet bocka för A Ej bokförda poster, (ingenting finns i status C). 18
Tryck på Sök för att starta sökningen. Resultatet visar fakturakostnaderna per konto. Om du vill se fakturorna bakom en viss kostnad, klicka först på + för att veckla ut och se verifikationerna. Klicka sedan på verifikationsnumret för att se fakturan. Det är viktigt att veta att andra kostnader som belastat org. enheten eller projektet som inte avser leverantörsfakturor inte syns här. Det som omförs i Agresso efter att fakturan bokförts syns inte heller här. 19