2012-01-30 Lathund för Reserapportörer i Egenrapportering Granskare: Förvaltningen: Karin Johnson Birgitta Fröjd UKK Kicki Konpan Susanne Nastri Om du har frågor hör gärna av dig till Birgitta Fröjd 021-10 16 04 Karin Johnson 021-15 17 40 Eva Johansson 021-10 15 41
1. Innehållsförteckning 2. Status av rapportering / Resor sid 3 3. Rapportering av nytt reseärende sid 4 4. Resa sid 5-8 Måltider sid 6 Privat boende sid 6 Bil sid 7 Händelse sid 7 Utlägg sid 7 Kontering sid 7 Anteckning sid 8 Knappar sid 8 5. Utrikes resa sid 9 6. Tidigare resor sid 9 7. Granskare sid 9 2
STATUS AV RAPPORTERING I ER Rapporterad Granskad Godkänd Överförd Ej godkänd För utredning Rapporteringen är skapad och sparad i Egenrapporteringen Rapporteringen är granskad av utsedd granskare och klar för godkännande Rapporteringen är attesterad av ansvarig chef Rapporteringen är överförd till lönesystemet för löneberäkning Rapporteringen har avslagits av godkännaren Rapporteringen utreds Resor När du har gjort en tjänsteresa ska du skriva reseräkning i ER så att dina kostnader för resa, traktamenten mm kan beräknas och betalas ut tillsammans med nästa lön. I ER Reserapportering kan du Söka fram dina egna tidigare reseärenden Ändra uppgifter i reseärendet, det går att göra så länge ärendet har status rapporterad Makulera ett ärende, det går att göra så länge ärendet har status rapporterad Se din ersättning för varje reseärende. Detta ser man efter att ärendet har fått status överförd Det går inte att: Göra en förändring av reseärendet när det är skickat till granskare, beräknat eller när reseärendet är makulerat. Följande flikar används för att rapportera reseräkningar vid MDH 3
Resa Händelser Utlägg Utrikes Kontering Anteckning Avresa och hemkomst, måltider, privat boende och bilersättning Uppehåll i resan, ex vid semester Utlägg i samband med tjänsteresan, ex parkering, logikostnad Resa till utlandet Den kontering resan ska belasta Notering om att kontering saknas eller annat som kan vara bra att veta om resan för granskaren och attesteraren Rapportering av nytt reseärende Klicka på Resor. En liten ruta öppnas. Fliken heter Ny. Här väljer du typ av resa och eventuell vilket anställningslöpnummer du reser på. Ett nytt reseärende skapas när du kickar på knappen OK. 4
Resa Fyll i fälten Avresa From, klockslag och resmål (ort), Hemresa. Tom, klockslag och ändamål (syfte) Verksamhetsort Utanför verksamhetsort Inom tjänstgöringsort. Gäller inom en 5 mils radie. Inget lönetillägg eller traktamente utgår. Klicka på Spara för att komma vidare. 5
Måltider Här redovisar du de måltider du fått under tjänsteresan Frukost markeras med automatik om resan är en flerdygnsförrättning. Om frukost ingår i hotellpriset så skall du markera frukost. Markera resterande måltider som har ingått i resan. Om du inte fått några måltider alls, klicka i inga fria luncher eller middagar om du betalat dessa själv. Privat boende Markera privat boende för aktuellt datum om du har bott privat ( övernattning hos t ex vänner och släktingar). Kom ihåg att ta bort markeringen för frukost. 6
Bil Om du har använt egen bil på tjänsteresan har du rätt till milersättning. 1. Välj ny rad 2. Välj bilersättning Vid tjänsteresa med egen bil mellan Västerås Eskilstuna, Eskilstuna Västerås betalar arbetsgivaren skattefri ersättning med 18:50/mil enligt IL (inkomstskattelagen). Vid övriga tjänsteresor betalas även vid inrikes tjänsteresor 7,50/mil om bilen är lämpligaste färdmedel (hög ersättning). Låg bilersättning = ska väljas mellan Eskilstuna-Västerås eller omvänt om ej annat överenskommits. 3. Fyll i antal km du kört med egen bil och färdväg Händelse Om inget traktamente ska utgår för vissa dagar under din tjänsteresa t ex om du tar semester, klickar du på uppehåll och skriver in från vilka tider inte traktamente ska utgå. Utlägg Om du har haft utlägg som hör ihop med resan t.ex hotellräkning, parkering, ska du skriva in detta under Utlägg. Du ska bifoga alla kvitton som underlag till reseräkningen. Genom att markera en rad och skriva något under anteckning kopplar du ett meddelande till utlägget. Anteckningen visas i den nedre delen av bilden. Välj Ny rad och vilken typ av ersättning. Skriv in belopp. Rapportera beloppet inkl moms. Momsbeloppet räknas ut automatiskt. Momsen ska vara specificerad på kvittot. Momsen går att ändra om det skulle behövas. Klicka på rapporter och utläggsbilaga. Denna bilaga skickar du till granskaren på din akademi/förvaltning. Kontering Om du har upplagda projekt som du ofta reser på så klicka på Ny rad för att koppla konteringen till resan. Om du får upp en ruta där det står kontering saknas och trycker ok betyder det att resan belastar dom konton som din lön konteras på. 7
Din lönehandläggare eller personen som är granskare på din akademi/sektion kan lägga upp konteringar och namnge konteringssträngen. Ange omfattning, 100 % om det är en kontering som skall belastas. Ange i % om resan skall belasta flera olika konton. Den totala omfattningen är alltid 100 %. Anteckning Här kan du t ex göra en notering om att kontering saknas eller annat som kan vara bra att veta om resan för granskare och attesterare. Varje anteckning kopplad till reseärendet sparas med datum, klockslag och användare. Knappar Till startsidan Du kommer tillbaka till fliken Ny. Du får en fråga om reseärendet ska skickas till attestering. Om du svarar Nej blir ärendet sparat. Du kan sedan gå in och fortsätta rapportera på reseärendet genom att välja Resor och reseärendet. Kopiera Denna funktion använder du om du vill kopiera samma typ av resa och ändra datum. Makulera Om du vill ta bort ett reseärende som endast är rapporterat eller sparat. Preliminära ersättningar Här visas endast de ersättningar som räknats fram. Reseräkning Sammanställning av ditt reseärende. Utläggsbilaga Här sammanställs dina utlägg där du kan fästa dina kvitton. Till attest Ärendet skickas vidare i attestkedjan. När du har gått igenom alla flikar kan du klicka på Reseräkning för att få en sammanställning av ditt reseärende. Här framgår kontering, ändamål, datum, bilersättning samt de preliminära ersättningsbeloppen. Ser allt ok ut, klicka på knappen Till attest. 8
OBS! Har du haft utlägg, skriv ut utläggsbilagan, bifoga kvitton och biljetter i original och skicka till din granskare. Utrikes Om du gjort en utlandsresa måste du under fliken Ny välja Utrikesresa och klicka ok. Reseärendet rapporteras på samma sätt som en inrikes under fliken Resa. Välj sedan fliken Utrikesresa. Palasso hämtar start- och sluttiden i Sverige med hjälp av tiderna på fliken Resa. Du ska rapportera T o m datum och T o m-tiden samt Hemkomstdatum och Hemkomsttid i Sverige. Klicka på Ny rad och välj aktuellt land. Fyll sedan i Fr.o.m. och T o m-datum och den lokala tiden för respektive land. Rapportera aldrig den tid du tillbringar på flyg eller i båt utan endast när du kommer till landet och hur länge du stannat där. Utifrån dessa tider kommer traktamente att beräknas enligt de regler som gäller för utlandsresan. Tidigare resor Under fliken Resor kan du se en sammanställning av dina reseärenden. Här kan du se vilken status rapporteringarna har, vem som har attesterat och granskat ett ärende och attestdatum 9