Vi är väl medvetna om att det finns många sätt att utföra samma sak på. Du hittar snart den variant som passar ditt arbetssätt.

Transkript

1 1

2 Förord Denna användarhandbok vänder sig både till dig som är ny användare av DurTvå men även till dig som fått utbildning i tidigare versioner. Handboken är tänkt att användas som ett material vid olika grundutbildningar men även som ett uppslagsverk för färdigutbildade poliser. Den ska kunna användas både i utskrivet format eller direkt på Intrapolis. Den tidigare handboken skrevs av Ola Kronkvist. Vi har valt att även i denna handbok använda stora delar av hans material. Vi har dock infört en del nyheter. Där det har varit möjligt inleds varje moment med en steg-för steg beskrivning i form av en lista. Listan ska ses som ett exempel på hur momentet kan genomföras. Av erfarenheten som IT-lärare på Polisutbildningen i Växjö har vi lärt oss att steg-för-steg beskrivning är en bra hjälp då man ska arbeta på egen hand med DurTvå. Vi är väl medvetna om att det finns många sätt att utföra samma sak på. Du hittar snart den variant som passar ditt arbetssätt. Vi har försökt att göra användarhandboken efter hur DurTvå är uppbyggt. Tanken är att du i respektive kapitel ska hitta moment som hör samman. Användarhandboken inleds med ett sakregister som gör att du lätt ska kunna hitta de olika momenten. Vi har inte gjort några övningsuppgifter till handboken. Vi tror att varje myndighet själv vill skapa sitt eget utbildningsmaterial. Handboken är uppbyggd så att en användare ganska snart ska kunna arbeta på egen hand. Växjö februari 2005 Per Esbjörnson och Håkan Alkmyr Polisutbildningen i Växjö 2

3 Innehåll 1 INLEDNING Överföra ärenden från RAR Överföra en anmälan Överföra en tilläggsanmälan Registrera utredningsdirektiv Sök och öppna eget ärende Andra sätt att söka ärende Menyvalet Sök i DurTvå Ärendedialogen Funktion och användargränssnitt Åtkomstskydd Bevakningsdatum Presentation av knappar i verktygsfältet Dina senaste ärenden, direkt i verktygsfältet Funktionen högerklick WIPS-koppling från Involverad person Obligatoriska uppgifter och Hämta fält Skriva ut listor Informera dig och anpassa Läsa grundanmälan Sätta rubrik på ärendet Koppla ihop flera ärenden Koppla bort ärende BROTT OCH MISSTANKAR Registrera ett nytt brott Delredovisa brott Ändra brottsrubricering Registrera en ny misstanke Misstänkt finns inte i ärendet Registrera tvångsmedelsuppgifter Misstänkt finns i ärendet Delredovisa en misstanke Utpekad person Ändra brottsplats och brottstid FYSISK OCH JURIDISK PERSON Registrera en fysisk eller juridisk person i ärendet, automatiskt Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt Registrera eller redigera adress Registrera adress som inte finns i postens adressregister Registrera eller redigera telefonnummer och e-postadress Registrera person som är okänd eller har ofullständiga personuppgifter Redigera, ta bort och komplettera person med ofullständiga uppgifter Ta rapport på fysisk person Sökfunktionen på fysisk och juridisk person Kopplingen mellan DurTvå och NOA

4 4 ÄRENDEADMINISTRATIVT Engagera ny personal i ärendet Redigera personal och engagemang Lägg in åklagare och BDÅ-nummer Ärendebeslut E-lottning Återupptagande av ärende Registrera försvarare/ombud i ditt ärende Sök försvarare/ombuds engagemang Registrera och skriva ut kallelse Registrera en anteckning i ett ärende Registrera en anteckning i en utredningsuppgift UTREDNINGSUPPGIFTER Signering Registrera nytt förhör i ett ärende Registrera ett nytt PM i ett ärende Registrera ett nytt ersättningsanspråk i ett ärende Registrera ett externt dokument i ett ärende Skanna Skanna på olika sätt Hämta fil Registrera, ändra eller komplettera uppgifter i "lilla trädstrukturen" Involverade personer och personal Skanna in bilaga Val av diarienr för utredningsuppgift i samband med underliggande ärende Stänga av makrovirusskyddet i Word UTSKRIFTER RAPPORT Skriva ut eller kontrollera utseendet på ett dokument OKOPPLADE UTREDNINGSUPPGIFTER Registrera utredningsuppgifter utanför ett ärende Koppla en/flera utredningsuppgifter till ärendet Adresserade handlingar Icke adresserade handlingar Koppla loss utredningsuppgifter från ärende SAMMANSTÄLLNING AV FU-PROTOKOLL Fliken Sida 1 i FU-protokollet Fliken Sida 2 (innehåll/struktur) i FU-protokollet Registrera underrättelse/delgivning Dialogfönstret för den misstänkte Dialogfönstret för försvararen Utskrift av FU-protokoll

5 9 SLUTREDOVISNING AV ÄRENDE Slutredovisning med FU-protokoll HJÄLPFUNKTIONEN KORTKOMMANDON DurTvå Kortkommandon i Word Rädda texten i Word om den inte går att spara

6 1 Inledning 1.1 Överföra ärenden från RAR 1 Inledning 1.1 Överföra ärenden från RAR Överföra en anmälan Grundkraven för att det ska gå att överföra en anmälan till DurTvå är att en förundersökning är inledd och att ärendet har fått en handläggare. Nedan följer en kort beskrivning av hur man överför en anmälan från RAR till DurTvå. För utförligare beskrivning hänvisas till utbildningsmaterial för RAR. 1. Logga in i RAR och välj menyvalet Registrering, förteckning ej godkända anmälningar 2. Välj rätt anmälan och visa den 3. Granska anmälan, ange rätt handläggare med hjälp av tangenten F10 och spara med ScrollLock 4. Sätt ett J för beslut om förundersökning (FU) och spara med ScrollLock 5. Sätt ett J för att inleda FU 6. Ange rätt FU-ledare med hjälp av tangenten F9 7. Ange datum och beslutsfattare samt spara med ScrollLock 8. Välj menyvalet Anmälningar Överföring till DURTVÅ 9. Sök fram anmälan med datum eller diarienummer 10. Markera rätt anmälan och överför till DurTvå med ScrollLock 11. I listan kan du kontrollera så att FU är inledd och ärendet har en handläggare Överföra en tilläggsanmälan En granskad och godkänd tilläggsanmälan förs med automatik över till DurTvå. Förutsättningen för detta är att det redan finns en öppen huvudanmälan i DurTvå. I övriga fall läggs den i DurTvå:s utkorg. Detta gäller dock inte för tilläggsanmälningar till förlustanmälningar, direkt överlämnade eller slutredovisade anmälningar. Observera att det inte går att överföra en tilläggsanmälan om inte huvudanmälan är överförd. 6

7 1 Inledning 1.2 Sök och öppna eget ärende Registrera utredningsdirektiv I menyn Anmälningar Överföring till DurTvå i RAR, trycker du på tangenten F11 för att skriva in ett utredningsdirektiv. Detta kommer att hamna i mappen Anteckningar som är en undermapp till mappen Ärendeadministrativt i DurTvå. 1.2 Sök och öppna eget ärende För att hitta och öppna de ärenden som förts över från RAR till DurTvå kan du göra på följande sätt: 1. Klicka på knappen Sök ärende. Dialogfönstret som öppnas heter Sök ärende och innehåller de ärenden som du är handläggare för (eller har en funktion i) 2. Markera aktuellt diarienummer och dubbelklicka eller välj knappen Visa. Du får nu upp ditt ärende på skärmen. I mappträdet till vänster är den översta mappen med ärendets diarienummer markerad. När denna mapp är markerad visas Ärendedialogen. Denna kan man kalla ärendets aktomslag. (se bilden på sidan 9) Dialogfönstret Sök Ärende 7

8 1 Inledning 1.3 Menyvalet Sök i DurTvå Andra sätt att söka ärende Om du vill söka efter ett ärende som har annan handläggare eller handläggs på annan enhet ska du först klicka på knappen Rensa (för att fälten ska tömmas på uppgifter). Du kan nu hämta in någon annan myndighetsanställd och/eller organisationsenhet genom att klicka på hämta-knappen som finns till höger om respektive fält. Du kan även söka efter ärenden med hjälp av fälten diarienummer, datum eller rubrik. Du kan även söka in ärenden som är avslutade eller ligger i balans. 1.3 Menyvalet Sök i DurTvå Med hjälp av menyvalet Sök kan du söka en mängd olika uppgifter som finns registrerade i DurTvå. Det kan vara utredningsuppgifter, personuppgifter, adresser m.m. Du kan söka på både kopplade och okopplade utredningsuppgifter samt i utredningsuppgifter som ej redovisas i DurTvå. När du valt vad du vill söka efter med hjälp av menyvalen kommer du in i ett sökfönster. Du får i dessa fönster fylla i aktuella sökvillkor. I många fält är det möjligt att söka med hjälp av wild-card (*). I andra fält räcker det att du t.ex. skriver en del av ett namn eller en adress. Tänk på att ditt eget namn alltid finns förifyllt i sökfönstren för ärende, de olika utredningsuppgifterna och anteckning. För att tömma fälten ska du klicka på knappen Rensa. 8

9 1 Inledning 1.4 Ärendedialogen 1.4 Ärendedialogen Funktion och användargränssnitt Bevakningsdatum Vallista för åtkomstskydd Trädstruktur Innehåll i markerad mapp visas till höger. Fält för fu-ledning och ärendestatus Markering direkt för skyddade personuppgifter. Listor på såväl engagerad personal som involverade personer i ärendet. Högerklicka på dem och få fram snabbmenyer! Ärendedialogen som kan liknas vid ett aktomslag är uppbyggd med en trädstruktur till vänster och med respektive utredningsuppgift/lista till höger. Det ger dig en stor överblick över ditt ärende. Dessutom kan du direkt se i trädet bakom vilka poster det döljer sig utredningsuppgifter. Trädet fungerar ungefär som Windows utforskare. Det innebär bl.a. att de olika mapparna kan expanderas och komprimeras genom dubbelklick eller genom ett enkelklick på de små plus- och minustecknen. Dessutom kan du utföra de kommandon som hör till respektive mapp/dokument genom att högerklicka på dem och få en snabbmeny. Engagerad Personal och Involverade personer ryms i två fält i ärendedialogen. Man når en lång rad funktioner genom att högerklicka på respektive person. (Engagerad personal finns också i en egen mapp i trädet under mappen Ärendeadministrativt.) I rutan FU-ledning framgår det vilken myndighet som är fu-ledare i ärendet. Detta syftar bl.a. till att minska risken för felaktiga misstankeregistreringar. 9

10 1 Inledning 1.4 Ärendedialogen Åtkomstskydd Ett icke åtkomstskyddat ärende är tillgängligt att ta del av (läsa) för samtliga giltiga DurTvå-användare inom myndigheten. För att påverka informationen i ett ärende (skapa, ändra, ta bort) krävs ett engagemang i ärendet alternativt en användarkategori som ger dessa rättigheter. Ett ärende kan åtkomstskyddas (låsas). I ett åtkomstskyddat ärende begränsas rättigheterna för DurTvå-användare att ta del av informationen i ärendet. För att ta del av informationen i ett åtkomstskyddat ärende krävs att användaren har ett engagemang i ärendet (förekommer som engagerad personal) alternativt att användaren tillhör en sån användarkategori att han får ta del av informationen oavsett åtkomstskydd och ärendeengagemang. I ett ärende med utökat åtkomstskydd begränsas rättigheterna ytterligare för DurTvå-användare att ta del av informationen i ärendet. För att ta del av (läsa) eller påverka informationen i ett ärende med utökat åtkomstskydd, krävs att användaren har ett engagemang i ärendet med någon funktion (förekommer som personal i ärendet). Skillnaden från det vanliga åtkomstskyddet är att det inte spelar någon roll vilken användarkategori som aktuell användare tillhör. Högre användarkategori ger ej tillträde till ärendet. OBS! Ett åsatt åtkomstskydd uppdaterar inte underliggande ärenden Bevakningsdatum Bevakningsdatum har tillkommit för att man enklare ska kunna bevaka tidsfrister på ärenden, t.ex. ungdomsutredningar eller kvinnofridsutredningar. Man anger ett datum och detta syns då i listan i Sök ärendedialogen. Förundersökningsledarens möjligheter till aktiv FU-ledning ökar alltså. Det sker ingen uppdatering av RAR i dagsläget. 10

11 1 Inledning 1.4 Ärendedialogen Presentation av knappar i verktygsfältet Ikon Händelse Snabbkommando Ny, presenterar dialog för registrering av Ctrl+N ny uppgift av den typ du markerat i trädet Spara, ersätter knappen i dialogerna Ctrl+S Ta bort, tar bort markerad/presenterad Ctrl+Delete uppgift Sök ärende, tar dig till dina egna öppna Ctrl+R ärenden. Klicka på rensa och ange nya sökvillkor om du vill komma åt någon annan handläggares ärenden. Signera, signerar den uppgift du Ctrl+I presenterar. Observera! Inga ändringar avseende urkundsuppgifter kan sedan göras. Koppla, presenterar sökdialog i vilken du Ej tillgängligt. söker och väljer den/de utredningsuppgifter som ska kopplas till ditt öppnade ärende. Skriv ut lista, skriver ut den lista på Ctrl+P poster du har framme på skärmen. Observera att du inte kan skriva ut några utredningsuppgifter via denna knapp. Klipp ut, klipper ut den text eller mapp (i Ctrl+X FU-protokoll flik2) du har markerad. Kopiera, kopierar den text eller mapp (i Ctrl+C FU-protokoll flik2) du har markerad Klistra in, klistrar in den text eller mapp (i Ctrl+V FU-protokoll flik2) du klippt ut eller kopierat Förhör, öppnar dialog för registrering av Ctrl+F nytt förhör PM, öppnar dialog för registrering av nytt Ctrl+M PM Externt dokument, öppnar dialog för Ctrl+D registrering av nytt externt dokument Ersättningsanspråk, öppnar dialog för Ctrl+E registrering av nytt ersättningsanspråk Anteckning, öppnar dialog för Ctrl+T registrering av ny anteckning Fysisk person, öppnar dialog för Ctrl+Y registrering av ny fysisk person Juridisk person, öppnar dialog för Ctrl+J registrering av ny juridisk person Hjälp, ger dig hjälp om det avsnitt du befinner dig i F1 11

12 1 Inledning 1.4 Ärendedialogen Dina senaste ärenden, direkt i verktygsfältet Via en vallista i verktygsfältet kommer du direkt åt de fem senast öppnade ärendena. Du måste fortfarande söka andra ärenden med hjälp av Sök Ärende. Notera! Det är bara de fem senaste ärendena du kommer åt Funktionen högerklick Genom att högerklicka (höger musknapp) i listorna och träden får du snabbmenyer som effektiviserar ditt arbete. Om du t.ex. högerklickar på en involverad person i ärendedialogen kan du direkt välja att Visa personen, Personfråga WIPS, Nytt förhör, Ny misstanke, Ny kallelse, Nytt ersättningsanspråk, Nytt PM. Du får då automatiskt personens namn, och slipper hämta in honom eller henne via sökning och val. Det finns mängder av andra högerklickfunktioner. Testa själv och se vilka snabbmenyer du får upp! WIPS-koppling från Involverad person Genom att högerklicka på en av de involverade personerna kan man välja att göra en sökning i WIPS. Förutsättningen för detta är att man är behörig användare av WIPS eftersom all säkerhet som gäller vid normala sökningar också gäller vid sökning via DurTvå. 12

13 1 Inledning 1.4 Ärendedialogen Obligatoriska uppgifter och Hämta fält De obligatoriska fältens ledtext är i fetstil. De fält där du måste hämta in något från databasen är gulmarkerade och har en hämta-knapp med ett litet förstoringsglas i högerkanten. Klicka på den och du öppnar en sökdialog. Observera att du inte kan skriva något i det gulmarkerade fältet. Gulmarkerat fält Hämta knapp Skriva ut listor Enligt önskemål från framförallt FU-ledarna kan man skriva ut information som presenteras i olika listor. Högerklicka någonstans i listan eller på mappen som representerar den aktuella listan. Glöm inte att du kan sortera uppgifterna i listan genom att klicka på respektive kolumns rubrik. Du kan även byta plats på kolumnerna genom att klicka och dra. Som utredare kan du också ha stor nytta av funktionen. Du kan på ett enkelt sätt skriva ut en lista med alla utredningsuppgifter i ett ärende. Utskrift kan även aktiveras via knapp i verktygsraden, eller snabbkommandot Ctrl+P. 13

14 1 Inledning 1.5 Informera dig och anpassa 1.5 Informera dig och anpassa Läsa grundanmälan I trädstrukturen till vänster kan du se i vilka mappar det döljer sig information Detta visas inom parentes efter rubriken till respektive mapp. Mapparna Utredningsuppgifter och Ärendeadministrativt måste först expanderas (klicka på +) för att du ska kunna se innehållet. Ett sätt att snabbt få en uppfattning om vad ärendet handlar om är att gå direkt till mappen Brottsanmälan. 1. För att läsa RAR-anmälan, klicka på plustecknet till vänster om mappen Utredningsuppgifter. En undermeny visas. 2. Klicka på plustecknet till vänster om mappen Brottsanmälningar. 3. Klicka på Huvudanmälan 4. Om du vill läsa anmälan som den ser ut i RAR ska du klicka på fliken Grundanmälan. 5. Det kan vara jobbigt att läsa långa texter på skärmen. Du kan enkelt ta ut grundanmälan på papper genom att högerklicka på den i trädet och välja Rapport grundanmälan! Sätta rubrik på ärendet Det är en bra idé att ha rubrik på alla sina ärenden. Då blir det betydligt lättare för dig själv (och andra) att hitta rätt ärende i framtiden. För att gå till ärendedialogen klickar du på diarienumret högst upp i trädet. Du har ett rubrikfält där du kan skriva in upp till 50 tecken. Tänk på att ärenderubriken kommer att kunna läsas av alla i myndigheten. Diarienummer, handläggare och FU-ledare framgår redan när man söker ett ärende, så det behöver inte vara med i rubriken. Tänk på att du kan sortera ärenderubrikerna i bokstavsordning sedan. Brottsrubricering eller namn på den misstänkte kan vara en bra början. 14

15 1 Inledning 1.6 Koppla ihop flera ärenden 1.6 Koppla ihop flera ärenden Du kan i DurTvå koppla ihop flera ärenden som ska ingå i samma FU-protokoll. Bestäm först vilket ärende som ska vara huvudärende. Alla andra ärenden som kopplas till detta kallas för underliggande ärenden. Observera att huvudärendet automatiskt kommer att bli målnummer i samband med slutredovisningen. Vid val av huvudärende måste du därför ta hänsyn till vilka arkiveringsregler och gallringstider som gäller. Kontrollera detta noga! När ärendena är ihopkopplade kan du nå alla utredningsuppgifter i de underliggande ärendena från huvudärendets ärendedialog. Du kan koppla ihop hur många ärenden du vill, men bara med en undernivå. 1. Gå in i ditt huvudärende 2. Högerklicka på mappen Underliggande ärenden 3. Välj Koppla underliggande ärende 4. Markera vilket/vilka ärenden som ska vara underliggande ärenden 5. Klicka på knappen Koppla 6. Du får frågan om du vill engagera det egna ärendets personal i underärendet, dvs. huvudärendets personal 7. Dina underliggande ärenden kan du nu nå via mappen Underliggande ärenden Frågan avser huvudärendets personal 15

16 1 Inledning 1.7 Koppla bort ärende 1.7 Koppla bort ärende Du kan koppla bort ett underliggande ärende från ett huvudärende på två olika sätt. Variant 1 1. Gå in i ditt huvudärende 2. Klicka på mappen Underliggande ärenden för att visa upp huvudärendets underliggande ärende 3. Högerklicka på aktuellt ärende som ska kopplas bort 4. Välj Koppla bort underärende från ärende Variant 2 1. Gå till ditt underärende 2. Radera innehållet i fältet Ingår i ärende 3. Klicka spara Innehållet i fältet raderas 16

17 2 Brott och misstankar 2.1 Registrera ett nytt brott 2 Brott och misstankar 2.1 Registrera ett nytt brott Om du ska lägga till ett nytt brott till ditt ärende kan du göra på följande sätt: 1. Högerklicka på mappen Brott och välj Ny. 2. Kontrollera att brottet skapas i rätt ärende via fältet Diarienummer. Ska nytt diarienummer anges måste du klicka på hämta-knappen. 3. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Brottskod. 4. I dialogfönstret som visas ska du ange Brottskod eller Benämning. I fältet benämning kan du skriva in brottet. Använd gärna wildcard. T ex *kniv för att söka upp "Brott mot knivlagen". 5. Välj knappen Sök 6. Markera aktuell brottsbenämning och klicka på OK. 7. Kontrollera att beslutsfattaren och beslutsdatum är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen. 8. Klicka på Spara. Det nya brottet är nu registrerat och har överförts till RAR. Kontrollera diarienummer Hämta ny brottskod Kontrollera beslutsfattare och beslutsdatum Sök den nya brottsrubriceringen med hjälp av brottskod eller benämning 17

18 2 Brott och misstankar 2.2 Delredovisa brott 2.2 Delredovisa brott För att delredovisa ett brott i ditt ärende kan du göra så här: 1. Klicka på mappen Brott i trädstrukturen. Brotten presenteras i dialogfönstret. 2. Högerklicka på aktuell brottsrubricering och välj Nytt Brottsbeslut. 3. Kontrollera att beslutsfattare och beslutsdatum är korrekta. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen. 4. Klicka på pilen bredvid i fältet Nedläggningsgrund och markera aktuellt val från vallistan. 5. Klicka på Spara Vallista för nedläggningsgrund Kontrollera att det är rätt beslutsfattare och datum Om du råkat lägga in ett brott helt felaktigt kan du högerklicka på brottet i mappen Brott och välja Ta bort. Observera att du inte kan ta bort ett brott till vilket det är kopplat misstankar eller om brottet har delredovisats. 18

19 2 Brott och misstankar 2.3 Ändra brottsrubricering 2.3 Ändra brottsrubricering Om du ska ändra en brottsrubricering i ditt ärende kan du göra på följande sätt: 1. Klicka på plustecknet i trädstrukturen till vänster om mappen Brott. 2. Klicka på aktuellt brott. Brottet presenteras i dialogfönstret 3. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Brottskod. Observera att detta måste göras för att brottsbeskrivningen och RAR ska uppdateras. (Ett snabbalternativ är att skriva in brottskoden i fältet och trycka på tangenten TAB.) 4. I dialogfönstret som visas ska du ange Brottskod eller Benämning. I fältet benämning kan du skriva in brottet. Använd gärna wildcard. T.ex. *kniv för att söka upp "Brott mot knivlagen". 5. Välj knappen Sök 6. Markera aktuell brottsbenämning och klicka på OK. 7. När den nya brottsrubriceringen har hämtats in bör den korrigeras. Exempelvis bör brottsbeskrivningen Stöld från/ur/ i bil, även genom inbrott korrigeras till t.ex. Stöld från bil. Fältet brottsbeskrivning får inte vara blankt. 8. Kontrollera att beslutsfattaren och beslutsdatum är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen. 9. Klicka på Spara. Det nya brottet är nu registrerat och har överförts till RAR. Misstankar knutna till brottet har också uppdaterats med den nya brottsrubriceringen. Markera aktuellt brott Hämta ny brottskod Kontrollera beslutsfattare och beslutsdatum 19

20 2 Brott och misstankar 2.4 Registrera en ny misstanke 2.4 Registrera en ny misstanke Misstänkt finns inte i ärendet Om du ska registrera en ny misstanke mot en misstänkt som inte tidigare förekommer i ärendet men på ett brott som redan finns i ärendet kan du göra på följande sätt: 1. Klicka på mappen Brott i trädstrukturen. Brottet presenteras i dialogfönstret 2. Högerklicka på aktuellt brott och välj Ny Misstanke 3. Skriv in personnumret eller födelsetid på den misstänkta personen och tryck på TAB-tangenten. DurTvå hämtar nu den misstänkta personen från antingen NOA (Namn Och Adressregister) eller DurTvå:s egen Databas. Du kan även klicka på hämta-knappen bredvid fältet Namn för att söka in namnet 4. Kontrollera att Beslutsfattare och Beslutsdatum är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen. 5. Komplettera eventuellt med lagrum och frihetsberövande 6. Välj knappen Spara Den nya misstanken är nu registrerad och har överförts till RAR. Ett unikt misstankenummer har skapats som förts över till misstankeregistret Misstänkt enl. LUL 31 Hämtas in från databasen eller NOA. Hur och av vem är identiteten styrkt? Aktuellt brott visas med automatik Lagrum skrivs in här Du får automatiskt aktuellt datum och tid. Om detta är fel måste du ändra själv. Här läggs uppgifterna om frihetsberövande in. 20

21 2 Brott och misstankar 2.4 Registrera en ny misstanke Registrera tvångsmedelsuppgifter De enda tvångsmedelsuppgifter som för närvarande kan registreras i DurTvå är viss information avseende frihetsberövanden. Du hittar dem i mappen Misstankar under respektive persons misstanke. Här kan du fylla i lagrum, typ av frihetsberövande, datum och tid. Notera! Frigivandetiden måste registreras innan ärendet slutredovisas Misstänkt finns i ärendet Om du ska registrera en ny misstanke mot en misstänkt som redan förekommer i ärendet och på ett brott som redan finns i ärendet kan du göra på följande sätt: 1. Klicka på mappen med diarienumret överst i trädstrukturen 2. Högerklicka på aktuell person i fältet Involverade personer 3. Välj Ny misstanke 4. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Brottskod för hämta rätt brott 5. Markera brottet i listan och klicka på OK 6. Kontrollera att Beslutsfattare och Beslutsdatum är korrekt. Ska beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen. 7. Komplettera eventuellt med lagrum och frihetsberövande 8. Klicka på Spara. Den misstänkte har nu fått en ny misstanke och ett nytt misstankenummer har skapats. Detta har med automatik överförts till RAR och MR. Observera att du bara kan hämta in de brotten som finns i ärendet. Om det är ett nytt brott måste det m.a.o. registreras först enligt tidigare beskrivning (se avsnitt 2.1). 21

22 2 Brott och misstankar Delredovisa en misstanke För att delredovisa en misstanke i ditt ärende kan du göra så här: 1. Klicka på mappen Misstankar. Misstankarna presenteras i dialogfönstret 2. Högerklicka på aktuell misstanke och välj Nytt Misstankebeslut. 3. Kontrollera att Beslutsfattare och Beslutsdatum är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen. 4. Klicka på pilen bredvid fältet Beslutstyp och gör aktuellt val från vallistan. 5. Klicka på pilen bredvid fältet Nedläggningsgrund och gör aktuellt val från vallistan. 6. Klicka på Spara. Redovisning av misstanken uppdateras automatiskt i MR och RAR Kontrollera att det är rätt beslutsfattare och datum Vallista för beslutstyp och nedläggningsgrund 22

23 2 Brott och misstankar 2.6 Utpekad person 2.6 Utpekad person I RAR och DurTvå har möjligheten att ange en utpekad person saknats under en längre tid. Personer som pekats ut som misstänkta har vid ett flertal tillfällen felaktigt registrerats som skäligen misstänkta. Nu kan man registrera dessa personer som utpekade och uppgradera dem till skäligen misstänkta om det visar sig att sådan misstanke föreligger efter en bedömning av t.ex. förundersökningsledaren. OBS! Tänk på att om förundersökningen överlämnats till åklagaren så äger inte polisen misstanken. Kontrollera för säkerhets skull med lottad åklagare om denna har registrerat den utpekade som skäligen misstänkt. Om både polis och åklagare registrerar en misstanke blir det en misstanke för mycket i MR. Om åklagaren registrerat misstanken i MR ska Övertagen misstanke användas. Då ska åklagarens brottsmisstanke-id registreras i DurTvå så som övertagen.. Från utpekad till skäligen misstänkt Oavsett om personen registrerats som utpekad i RAR eller DurTvå kan man ändra rollen till skäligen misstänkt. Högerklicka på personen och välj Ny Misstanke och lägg upp en misstanke precis som vanligt. Åklagarledd förundersökning Denna funktion är särskilt användbar då en förundersökning ska inledas/överlämnas till åklagaren. Åklagaren, i form av förundersökningsledare, ansvarar t.ex. för hämtningsbeslut av skäligen misstänkta i brott som inte är av enkel beskaffenhet. Personen kan ändå registreras i DurTvå vilket gör att övrig dokumentation förenklas eftersom personen redan finns i ärendet när förhör m.m. ska hållas efter verkställd hämtning. Inte uppnått skälig misstanke När en målsägande vill anmäla någon för ett brott och det inte går att utifrån målsägandens uppgifter fastställa skälig misstanke, kan Utpekad person användas. Steget från utpekad till skäligen misstänkt När man konstaterat att den utpekade är skäligen misstänkt är det bara att göra som tidigare då man registrerar en skälig misstanke. Högerklicka på den utpekade och välj brott m.m. och spara. Den utpekade har nu omvandlats till skäligen misstänkt. 23

24 2 Brott och misstankar 2.7 Ändra brottsplats och brottstid 2.7 Ändra brottsplats och brottstid Om du ska ändra (ajourföra) brottstid eller brottsplats i en anmälan måste den aktuella huvudanmälan vara markerad. Du hittar ett ärendes anmälningar i mappen Utredningsuppgifter och undermappen Brottsanmälningar i trädstrukturen. Brottsplatsen ändras genom att en ny områdeskod hämtas på följande sätt: 1. Klicka på aktuell Huvudanmälan 2. Klicka på hämta-knappen till höger om fältet Plats - områdeskod 3. Skriv aktuella uppgifter i sökfälten för den nya brottsplatsadressen 4. Klicka knappen Sök 5. Markera korrekt adress 6. Klicka knappen Ok 7. Klicka på Spara Brottstiden ändras genom att nya tider skrivs in i fälten Ändra brottstiden genom att skriva in de nya uppgifter Markera aktuell huvudanmälan Ändra brottsplatsadress genom att hämta ny områdeskod Sökfält för brottsplatsadress 24

25 3 Fysisk och juridisk person 3.1 Registrera en fysisk eller juridisk person i ärendet, automatiskt 3 Fysisk och juridisk person 3.1 Registrera en fysisk eller juridisk person i ärendet, automatiskt Om du ska registrera en ny fysisk eller juridisk person i ditt ärende kan du göra på följande sätt. Anvisningen avser en fysisk person: 1. Klicka på plustecknet till vänster om mappen Utredningsuppgifter i trädstrukturen 2. Klicka på plustecknet till vänster om mappen Brottsanmälningar 3. Klicka på aktuell Huvudanmälan 4. Nere till vänster på skärmen finns ett mindre fönster. Här presenteras mappen Brottsanmälan och dess undermappar 5. Högerklicka på mappen Involverade personer och välj Ny 6. I dialogfönstret är Person förvald. Om du ska registrera en juridisk person måste du markera Företag/organisation. 7. Skriv in personnumret eller födelsetiden på aktuell person och tryck på TAB-tangenten. DurTvå hämtar nu personuppgifterna från antingen NOA (Namn Och Adressregister) eller DurTvå:s egen databas 8. Du ska kontrollera personens adressuppgifter och telefonnummer genom att högerklicka någonstans i Dialogfönstret och välja Visa person (Se för att ändra adress och telefon) 9. När uppgifterna är kontrollerade ska du ange personens roll i ärendet via vallistan 10. Tryck på spara. Personen är nu registrerad i ärendet. Uppgiften har överförts till RAR. Ange personnummer eller namn och tryck på "TAB." Rätt anmälan markerad anmälan. Välj roll i ärendet från vallistan Högerklicka på Involverade personer och välj Ny. 25

26 3 Fysisk och juridisk person 3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt 3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt Om du ska registrera en ny fysisk eller juridisk person i ditt ärende och du inte får träff i DurTvå:s databas eller NOA måste uppgifterna registreras manuellt. Denna anvisning avser registrering av en fysisk person. 1. Klicka på plustecknet till vänster om mappen Utredningsuppgifter i trädstrukturen 2. Klicka på plustecknet till vänster om mappen Brottsanmälningar 3. Klicka på aktuell Huvudanmälan 4. Nere till vänster på skärmen finns ett mindre fönster. Här presenteras mappen Brottsanmälan och dess undermappar 5. Högerklicka på mappen Involverade personer och välj Ny 6. I dialogfönstret är Person förvald. Om du ska registrera en juridisk person måste du markera Företag/organisation. 7. Skriv in personnumret eller födelsetiden på aktuell person och tryck på TAB-tangenten. DurTvå hämtar nu personuppgifterna från antingen NOA (Namn Och Adressregister) eller DurTvå:s egen Databas. Du kan även klicka på hämta-knappen bredvid fältet Namn för att söka in namnet 8. Om personen inte kommer upp automatiskt kan personnumret antingen vara felaktigt eller också kan kontakten med NOA vara tillfälligt avbruten. Då måste du registrera personuppgifterna manuellt. Ett pop-up fönster med DurTvå fråga visas med texten Ingen träff, vill du öppna Sök fönstret? 9. Klicka på Ja 10. Klicka på Ny i dialogfönstret Hämta Fysisk person. (se vidare under söktips under avsnitt 3.5) 11. Fyll i relevanta uppgifter i dialogfönstret Fysisk Person och klicka på Spara 12. Högerklicka på mappen Adress och välj Ny 13. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Gatunamn/ Plats 14. Skriv in Gatunamn/plats (utan gatunummer) och Ort och klicka på knappen Sök 15. Markera rätt adress och klicka på knappen OK 26

27 3 Fysisk och juridisk person 3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt 16. Skriv in Gatunummer 17. Klicka på pilen i fältet Adresstyp och välj från vallistan 18. Klicka på Spara 19. Högerklicka på Telefon och välj Ny 20. Klicka på pilen i fältet Telefontyp och välj från vallistan 21. Klicka i fältet för Telefonnummer och skriv in hela telefonnumret inklusive riktnummer 22. Klicka på Spara 23. Stäng dialogfönstret Fysisk person 24. Du har nu lagt in en ny person i DurTvå:s databas. Du är tillbaka i dialogfönstret Hämta Fysisk person. 25. Om din nyregistrerade person inte finns med i fältet Sökresultat måste du göra en ny sökning 26. Markera aktuell person och klicka OK 27. Klicka på pilen bredvid fältet Roll i förhållande till utredningsuppgift och välj från vallistan 28. Tryck på Spara Födelsetid räcker på utländska medborgare. Högerklicka för att lägga till adress eller telefon. Landskoder kan hämtas in. Du kan också registrera en ny fysisk eller juridisk person helt utanför ditt ärende. Du väljer då Ny Fysisk person eller Ny Juridisk person under menyalternativ Registrera. Alternativt kan du klicka på knapparna för fysisk person och för juridisk person i verktygsraden. Spara när du har registrerat aktuella uppgifter om personen. Beakta risken med dubbelinmatning av organisationsnummer. 27

28 3 Fysisk och juridisk person 3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt Registrera eller redigera adress För att lägga till eller redigera en persons adress kan du göra på följande sätt: 1. Klicka på diarienumret högst upp i trädstrukturen i ärendedialogen 2. Högerklicka på rätt person i listan med involverade personer och välj Visa person 3. Högerklicka på mappen Adress och välj Ny 4. Klicka på hämta-knappen bredvid fältet Gatunamn/Plats 5. Skriv in aktuellt (nytt/ändrat) Gatunamn/plats (utan gatunummer) och Ort och klicka på knappen Sök 6. Markera rätt adress och klicka på knappen OK 7. Skriv in aktuellt (nytt/ändrat) Gatunummer 8. Klicka på pilen i fältet Adresstyp och välj från vallistan 9. Klicka på Spara 10. Stäng dialogfönstret Fysisk person Person kan även sökas fram via sökdialog från menyraden. Notera! Du kan föra in en beskrivning på adressen för aktuell person. Den kan ibland vara användbar för dig själv och våra kollegor. Det kan t.ex. stå Heinz vistas i sitt fritidshus alla helger mellan maj och oktober, övrig tid i hemmet i Tyskland. 28

29 3 Fysisk och juridisk person 3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt Registrera adress som inte finns i postens adressregister Adresserna söks ifrån postens adressregister. Här ska i stort sett alla adresser i Sverige finnas med. Leta noga! Om adressen inte finns med i adressregistret måste den läggas in som ny. Gör så här: 1. Anvisningen utgår från dialogfönstret hämta adress 2. Klicka på Ny 3. Skriv in gatuadress, postnummer och ort i aktuella fält. Obs ange INTE något gatunummer! 4. Klicka på Spara och stäng dialogfönstret. Adressen är nu inlagd i adressdatabasen. Sök efter adressen. Om den inte finns i databasen, välj Ny Skriv in adress, postnummer och ort. Obs! Adress utan gatunummer. 29

30 3 Fysisk och juridisk person 3.2 Registrera ny fysisk eller juridisk person i ärendet, manuellt Registrera eller redigera telefonnummer och e- postadress För att lägga till eller redigera en persons telefon kan du göra på följande sätt: 1. Klicka på diarienumret högst upp i trädstrukturen i ärendedialogen 2. Högerklicka på rätt person i listan med involverade personer och välj Visa person 3. Högerklicka på Telefon och välj Ny 4. Klicka på pilen i fältet Telefontyp och välj från vallistan 5. Klicka i fältet för Telefonnummer och skriv in hela telefonnumret inklusive riktnummer 6. Klicka på Spara 7. Stäng dialogfönstret Fysisk person Precis som på adress kan du här föra in en beskrivning t.ex. Arne Olssons telefon, men Sigge Bengtsson kan nås på samma nr Registrera person som är okänd eller har ofullständiga personuppgifter Om du ska registrera en person med ofullständiga personuppgifter är det viktigt att du söker av DurTvå-databasen noga först så inte personen blir dubbelregistrerad. Eftersom endast efternamn och förnamn är obligatoriska fält, går det bra att registrera personen ändå. När du registrerat personen ligger det på ditt ansvar att de kompletta personuppgifterna förs in så snart de blir kända. En person kan registreras i en utredningsuppgift som okänd. För att det ska vara möjligt att registrera en okänd person måste utredningsuppgiften först sparas. Högerklicka därefter på mappen Involverade personer i lilla trädstrukturen i nedre vänstra hörnet och välj Ny. Du väljer sedan Okänd med radioknappen. Det obligatoriska fältet för namn släcks och du kan registrera personens roll i utredningsuppgiften. När personen sedan blir känd är det enkelt att flytta markeringen till Person och hämta in personen på vanligt vis. 30

31 3 Fysisk och juridisk person 3.3 Redigera, ta bort och komplettera person med ofullständiga uppgifter 3.3 Redigera, ta bort och komplettera person med ofullständiga uppgifter Inifrån ett ärende är det enklast att ställa sig i ärendedialogen (klicka på diarienumret överst i trädet till vänster), högerklicka på aktuell person i listan med involverade personer och välja Visa. Du får då upp fönstret Fysisk person och är fri att redigera och komplettera alla delar. Om du vill ta bort en uppgift kan du högerklicka på uppgiften och välja Ta bort (där det är möjligt att ta bort finns detta alternativ valbart). 31

32 3 Fysisk och juridisk person 3.4 Ta rapport på fysisk person 3.4 Ta rapport på fysisk person Enligt PUL är vi under vissa omständigheter skyldiga att på begäran lämna ut personuppgifter vi har lagrade. För att förenkla detta och för att vi själva ska kunna få ut en person på papperet har man i DurTvå möjlighet att ta ut en fullständig rapport på bl.a. fysisk person. Inifrån ett ärende är det enklast att ställa sig i ärendedialogen (klicka på diarienumret överst i trädet till vänster), högerklicka på aktuell person i listan med involverade personer och välja Visa. Du får då upp fönstret Fysisk person. Högerklicka och välj Rapport personuppgifter/pul. Om du inte jobbar i ärendet kan du söka upp personen via dialogen Sök Fysisk person som du når under menyalternativ Sök. Skriv in önskade sökvillkor, klicka på Sök, markera rätt person i resultatlistan och klicka på Visa. Högerklicka sedan och välj Rapport personuppgifter/pul. 32

33 3 Fysisk och juridisk person 3.5 Sökfunktionen på fysisk och juridisk person 3.5 Sökfunktionen på fysisk och juridisk person Söktips. Ju fler sökvillkor du skriver in, desto färre träffar får du. Det är bra eftersom personen blir lättare att hitta i resultatlistan, men var medveten om att risken ökar att du anger ett sökvillkor som råkar exkludera den person du letar efter. Du behöver inte ange hela namnet på personen du söker. Ange bara begynnelsebokstäverna så minskar risken att stava fel. Du behöver inte skriva in asterisk (trunkera) i slutet av söktexten, däremot i mitten och början om du vill exkludera tecken där. Om du t.ex. söker på Kronkvist kan du skriva in kron*ist eller *ron*ist för att gardera dig mot olika stavningar. Undvik att söka på tilltalsnamn och öknamn om du inte säkert vet att dessa finns med i databasen. Personnummer skrivs in med 12 siffror. Du kan ersätta de första siffrorna med trunkering och helt utelämna de fyra sista om du vill. Träffmängden blir ändå hanterlig. För att söka på skriver du alltså in * och klickar på Sök. 3.6 Kopplingen mellan DurTvå och NOA DurTvå har en koppling till Namn Och Adressregistret, NOA. När du skriver in ett fullständigt personnummer och lämnar fältet (t.ex. trycker på TAB-tangent) kommer först DurTvå:s databas att sökas igenom. Om det inte finns några matchande personer där kommer NOA att sökas igenom. Där ska det normalt alltid bli träff. Om inte beror det troligen på att personnumret är felaktigt, personnumret är utländskt eller att kontakten med NOA av någon anledning är tillfälligt avstängd. Uppgifter om personen förs över från NOA och lagras i DurTvå (t.ex. namnuppgifter och adressuppgifter), men en kontroll är givetvis på sin plats ändå. Glöm inte heller att markera rätt adresstyp och rätt utskriftsadress. 33

34 4 Ärendeadministrativt 4.1 Engagera ny personal i ärendet 4 Ärendeadministrativt 4.1 Engagera ny personal i ärendet I mappen Engagerad personal under mappen Ärendeadministrativt hittar du dem som jobbar i ärendet. För att engagera en ny medarbetare i ärendet kan du göra på följande sätt: 1. Öppna mappen Ärendeadministrativt 2. Högerklicka på mappen Engagerad personal och välj Ny 3. Klicka på hämta-knappen vid fältet namn och hämta Myndighetsanställd 4. Skriv in efternamn 5. Välj knappen Sök. Den sökte presenteras i listfältet. 6. Markera aktuellt namn och välj OK 7. Klicka på pilen bredvid fältet Funktion och välj aktuell funktion 8. Kontrollera att beslutsuppgifterna är korrekta. Om inte ändra och klicka därefter på Spara. Ett snabbalternativ är att högerklicka på en person i rutan engagerad personal. Du får då alternativen Visa myndighetsanställd, Visa engagemang, Nytt engagemang, Nytt ärendebeslut, Ny anteckning och Skriv ut lista Redigera personal och engagemang För att ta bort en medarbetare från ärendet är det bara att högerklicka på personen och välja Visa engagemang. Skriv in slutdatum för hans/hennes engagemang. Detta gäller ej FU-ledare samt handläggare. Dessa funktioner avslutas genom registrering av ny person med aktuell funktion. Det går inte att helt ta bort myndighetsanställda från ett ärende. Det måste ju i efterhand gå att se vilka som varit engagerade i ärendet. Man kan bara ha en handläggare på ett ärende. När du väljer rollen Handläggare och du sparar uppgiften kommer den gamla handläggaren automatiskt att få rollen Tidigare handläggare Lägg in åklagare och BDÅ-nummer Åklagaren läggs in på samma sätt som övrig Engagerad personal, (se avsnittet 4.1). BDÅ-nummer (åklagarens diarienummer från Brådis) skrivs in i fältet Åklagarens dnr i ärendedialogen. (Finns underärenden uppdateras även dessa. Registreringen uppdaterar även RAR.) 34

35 4 Ärendeadministrativt 4.2 Ärendebeslut 4.2 Ärendebeslut Ska du registrera beslut i ditt ärende som gäller hela ärendet, t.ex. slutredovisning av ärende, kan du gör så här: 1. Gå in på mappen Ärendebeslut under mappen Ärendeadministrativt i trädstrukturen 2. Högerklicka på Ärendebeslut och välj Ny 3. Kontrollera att beslutsfattaren är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen. 4. Skriv in Datum och Tid i respektive fält 5. Välj Beslutstyp med hjälp av vallistan. (Det finns 16 olika beslutstyper) 6. Om du väljer beslutet Slutredovisas genom protokoll måste du även fylla i fältet Slutredovisat Datum 7. Om du väljer beslutet Nedlägges måste du även välja Nedläggningsgrund med hjälp av vallistan. (Det finns 30 olika nedläggningsgrunder ) OBS: Vissa nedläggningsgrunder kräver åklagarbeslut. 8. Du kan till varje beslut även skriva en motivering i fältet Beskrivning 9. Klicka på Spara Om du har valt Nedlägges kommer alla aktiva misstankar att undanröjas i MR när du sparar. Gäller beslutet bara ett underliggande ärende bör du koppla bort detta från huvudärendet innan beslutet registreras E-lottning Alternativet e-lottning innebär i nuläget inte att ärendet e-lottas automatiskt. Beslutstypen tillkom för att kunna slutredovisa de utredningar där åklagaren registrerat misstankarna och ingen e-lottning gjorts från RAR. Om ärendet e- lottats i RAR kommer detta att synas som ett ärendebeslut i DurTvå. Hur man e-lottar i RAR, se RAR Handbok 35

36 4 Ärendeadministrativt 4.2 Ärendebeslut Återupptagande av ärende Ska du återuppta ett ärende kan du göra så här: 1. Sök fram ärendet i Sök ärende-dialogen, glöm inte att markera att du söker på avslutade ärenden 2. Gå till mappen Ärendebeslut som är en undermapp till Ärendeadministrativt 3. Högerklicka på Ärendebeslut och välj Ny. 4. Kontrollera att beslutsfattaren är korrekt. Ska ny beslutsfattare anges måste du klicka på hämta-knappen. 5. Skriv in datum i fältet Beslutsdatum 6. Välj Återupptas med hjälp av vallistan i fältet Beslutstyp 7. Klicka på Spara 8. Du får upp ett dialogfönster där du ska markera de misstankar som ska återupptas i samband med återupptagande av aktuellt ärende 9. Klicka på knappen OK och ärendet är återupptaget Om du endast återupptar ärendet men inte misstankarna ska ingen rad markeras. Ett snabbalternativ till ovan är att högerklicka på en person i rutan engagerad personal. Du får då bl.a. alternativet Nytt ärendebeslut. 36