Protokoll från styrelsemöte

Transkript

1 Datum Sid 1(11) Protokoll från styrelsemöte Syftet med protokollet är att dokumentera vid mötet fattade beslut samt eventuella åtgärder som behöver vidtas. Vid behov dokumenterar vi också information som är av vikt i sammanhanget. Dag och tid kl Plats Bollstanäs skola, skolans personalrum Närvarande Sami Laukström Ordförande Louise Kendrick Föräldrarepresentant Åsa Radermarcher Marie Halldin Anna Ankarberg Föräldrarepresentant Föräldrarepresentant Föräldrarepresentant Håkan Lönnqvist Rektor Irja Johansson Personalrepresentant Madeleine Bensing Personalrepresentant Eva Vesterman Personalrepresentant Maria Karlsson Personalrepresentant Sebastian Müller Elevrådet Frånvarande Carina Sjöberg Föräldrarepresentant Malin Enström Föräldrarepresentant Tomas Kyletoft Föräldrarepresentant Marie Halldin Föräldrarepresentant Abraham Ismail Elevrådet Dagordning 1142 Val av protokollförare 1143 Dagordning 1144 Föregående protokoll 1145 Elevrådet 1146 Åtgärdslista 1147 er 1148 Upphandling av mat 1149 Hösten Övrigt 1142 Val av protokollförare och justeringsman Till protokollförare valdes Louise Kendrick. Sami Laukström och Håkan Lönnqvist utses att justera protokollet Dagordning Godkändes Föregående protokoll Läggs till handlingarna.

2 Datum Sid 2(11) 1145 Elevrådet På senaste mötet pratade eleverna om vad de kan göra för miljön, exempelvis äta upp maten, vara rädda om träd och buskar på skolgården och återvinna papper. Klasserna har schema för fotbollsplanen Åtgärdslistan 50. Borgen gården 17/4 och 24/4 är det gårdsdagar med arbete på nya gården. 6/5 är det fixardag med aktiviteter på Borgen. 78. Starta fond/sponsring - inget nytt. 80. Utemiljön skolan - inget nytt. 81. Trafikveckan - föräldrarådet i skolan arbetar vidare med program för dagen 22/ Ringklockan - Femmorna provar automatisk ringning vid lunchrastens slut. Ännu inte åtgärdat varför punkten är öppen. Vaktmästaren kontaktas. 83. Städning av matsalen - önskemål om em städning ur hygiensynpunkt. Birgit Valimääki har haft möte med städfirmans regionchef för att se över avtalet och om nuvarande morgonstädning kan bytas mot em städning. Detta medför en merkostnad varför fortsatt diskussion pågår. 84. Bygget av ny skola. Planeras för ca:400 elever. Diskussion pågår mellan Kultur och Fritid och BSK angående ny idrottshall i anslutning till nya skolan er från arbetsgrupper, föräldraråd och enheter Föräldraråden, skola, förskola och fritids Se bilaga Samkraft, Tryggt och Snyggt m fl. - Politikerkontakter Se bilaga Matgruppen/Resultatenheten - Matgruppen/Förskola Se bilaga IT/Hemsidan se bilaga Ny skola Bollstanäs se bilaga Profileringsgruppen - Sponsorgruppen - Skolgårdsgruppen -

3 Datum Sid 3(11) 1148 Upphandling av mat Skolan vill vara med i förhandlingarna kring kommande upphandling vilket har beviljats av kommunen. Åsa Radermarcher och Anna Ankarberg kommer att representera Lokala Styrelsen. Man kommer att arbeta för att skolan vill profilera sig med inriktning hälsa. Önskemål om en klausul för Bollstanäs skola med exempelvis eget tillagningskök och ekologisk mat Hösten st barn fick plats i blivande förskoleklass. Efter att rektor Håkan Lönnqvist fått i uppdrag av chefen för Väsby Välfärd, Lars Gustafsson att se över möjligheten att ta in fler blivande sexåringar har nu alla 90 sökande erbjudits plats. Detta kommer att lösas praktiskt genom att en grupp barn får ha sin hemvist i nuvarande biblioteket i Sjöpaviljongen som flyttas till lokalerna för specialundervisning i Sjöpaviljongen. Specialundervisningen planeras att flyttas till lärarbaracken. För att lösa matsituationen kommer en grupp barn att äta lunch på Bryggan Övriga frågor Cykling Ny text ligger ute på hemsida och har delats ut till alla elever angående rekommendationer för cykling. Bryggan 4år Firas 24e April. Klädbyte arrangeras mellan kl % av vinsten går till Bryggans barn. Kvarglömda kläder Den tionde Juni (skolavslutningen) läggs alla kläder i omklädnings rummen i gymnastiken. Ej hämtade kläder skänks bort. Kommande mötesdagar är; 3 maj 31 maj. Mötena kommer att hållas i personalrummet på Bollstanässkolan kl Vid protokollet Louise Kendrick Justeras Anna Ankarberg Håkan Lönnqvist

4 Datum Sid 4(11) ÅTGÄRDSLISTA/BESLUTSLISTA Syftet med åtgärdslistan är att dokumentera alla verkställda och icke verkställda beslut Kolumnerna innehåller i tur och ordning: Löpnummer, datum för när resultatet/åtgärden identifierades, vem som är ansvarig för resultat/åtgärden, klartidpunkt, om åtgärden är avslutad eller inte och till sist ett kommentarfält. I Status-kolumnen används Ö (Öppen) för ej avslutad aktivitet och S (Stängd) för avslutad aktivitet. Ändrad klartidpunkt anges genom att sätta in ny klartidpunkt och behålla den gamla under. Vid behov skrivs in en kommentar till den ändrade klartidpunkten i kommentarfältet. Senast uppdaterad: Nr Datum Resultat/åtgärd Ansvarig Klar Status Kommentar ÖPPNA PUNKTER Nr Datum Åtgärd Ansvarig Klar Status Kommentar BORGEN Utökning av gården mot gamla festplatsen Marie/ Håkan Ö Ekonomin saknas. Bygglov inga problem Ligger i träda under vintern Önskemål om att starta en fond för sponsring (från privatpersoner) Ekonomisk förening Utemiljön skolan ta fram förslag till kommunen Sami 1006 Ö Vårt alternativ är Ekon förening. Föräldraledarmöter och suppl. disktuterar vidare. Carina 0905 Ö Carina kontaktar Nils Odén. Ligger på is Trafikvecka Carina Malin 1006 Ö Temavecka kring trafiksäkerhet. Datum trafikdag: 22 april fastställt Manuell ringklocka på skolgården Thomas 1002 Ö Klockan ändrad enl. önskemål, och prövas nu Städning matsalen 1006 Ö Birgit kontaktad, och det skall kontrolleras om det går att få em. städning Bygget av ny skola Thomas 1006 Ö Projektgrupp bildad, Thomas Catharina Jongården & Morgan Axelsson. Det har varit 4 möten & 2 nya planeras i mars. STÄNGDA PUNKTER (fr.o.m. 2009, äldre punkter finns arkiverade på hemsidan)

5 Sid 5(11) 1. -skola 2. - fritids 3. föräldrarådet - skola 4. - förskola 5. föräldrarådet - förskola 1. RAPPORT SKOLA 2. RAPPORT FRITIDS 3. RAPPORT FÖRÄLDRARÅDET SKOLA 4. RAPPORT FÖRSKOLA 5. RAPPORT FÖRÄLDRARÅDET FÖRSKOLA

6 Sid 6(11) Lokala Styrelsen Bollstanäs Resultatenhet Styrelsen har skapat en antal arbetsgrupper/projektgrupper för att särskilt driva olika frågor som är angelägna. För att effektivisera styrelsens arbete sker löpande avrapportering från dessa projektgrupper via denna rapport inför varje styrelsemöte. På så sätt kan styrelsen vara bättre informerad kring status i de olika grupperna. På styrelsemötet diskuteras sedan de förslag till fortsatt arbete som respektive grupp föreslår. ARBETS-/PROJEKTGRUPP Gruppnamn: IT & hemsidan Deltagare: Anna Ankarberg, Åsa Rademacher Syfte: Uppdrag: Säkerställa att hemsidorna håller en tillräckligt hög nivå och är så lättnavigerbar, informativ och korrekt som möjligt. Se över befintliga hemsidor och ge förslag på åtgärder Tidplan: (Beskriv även viktiga hållpunkter/beslutspunkter eller andra kritiska händelser för att projektet ska kunna fortskrida) Handlar i första hand om engångsinsatser som är tänkta att vara i hamn före årskiftet. Därefter bevakar vi hemsidorna och gör eventuella justeringar längs resans gång. Löpande rapportering från gruppen: Datum / Skriven av (vad har hänt sedan sist?) Förslag till beslut (behov av vidare arbete, resurser el dyl.) Möte 13/10. Förslag på förbättringar: - Tydligare struktur och gränssnitt svårt hitta rätt info - Bort med gammal info - Lägga till länk till Lokala styrelsen och Bollstanäs resultatenhet på Borgens och Bryggans hemsidor. Ingången idag är idag från Bollstanäs skola, vilket är långsökt om man ej har barn i skolan och naturligt känner till den kopplingen. - Personalfoto ett måste! Handlar om profilering/stolthet över att arbeta hos oss - Lägga till mail-adresser till all personal - Årskalender för alla enheter ska finnas lättillgängligt på resp hemsidor. - Föräldrarådslistan måste vara uppdaterad Fått besked av Jörgen på Bryggan att han jobbar på en ny hemsida. Oklart om detta omfattar hela enhetens hemsidor och vilka deadlines som gäller. Vem är ansvarig för kravspecen dit? Förslag till beslut - Har vi mandat att genomföra ovan förslag? - Hur ska arbetet genomföras och följas upp? - Kan vi få tillgång till login för genomförande av ändringar? Om nej: vem kan vi överlämna arbetet till? Möte 18/12 Håkan, Anna, Jörgen och Per för att synka ändringar på hemsidorna. Förmedlar förslag från möte 13/10. Överenskommet från mötet: - Jörgen har nu lagt till länkar till lokala styrelsen och övriga enheter i

7 Sid 7(11) resultatenheten från både Bryggans och Borgens hemsida. Även påbörjat arbetet med att lägga till och gruppbilder på personalen. - Per uppdaterar listan på nya styrelsen. Behöver dock adressuppgifter, telnr, och ansvarsområden för att få upp info. Anna ser till att få in alla info. - Under Kontakta oss på varje enhet läggs av varje enhet till ett telefon nr och adress och om möjligt även direkt till personalen, idag saknas många gånger dessa uppgifter. - Vid nyheter som lokala styrelsen önskar gå ut med ordnar Per med blänkare om vi skickar underlag/instruktioner för detta. - Anna tar på sig att läsa igenom all info under länken Lokala styrelsen och se till att uppdatera inaktuell info. - Jörgen har lagt upp info om frukostenkäten inkl en PDF på enkäten på förskolornas hemsidor Alla ovan överenskomna ändringar är ännu ej i hamn. Vi behöver därför göra en utvärdering för att se vad som återstår. Bl.a. saknar Borgen fortfarande och bilder på personal. Dessutom önskas en gemensam kraftansträngning från styrelsen för att uppdatera 2 punkter under lokala styrelsen ; 1) vad lokala styrelsen har bidragit med 2) fokus under 2010 (i dagsläget står fokus för 2008). Förslag som punkt på nästkommande möte Information kring ny skola Bollstanäs uppe på Förskolornas hemsidor, snart även på Bollstanäs skolas hemsida. Ovan punkter tas med på nästkommande möte, var ej närvarande fg möte.

8 Sid 8(11) Lokala Styrelsen Bollstanäs Resultatenhet Styrelsen har skapat en antal arbetsgrupper/projektgrupper för att särskilt driva olika frågor som är angelägna. För att effektivisera styrelsens arbete sker löpande avrapportering från dessa projektgrupper via denna rapport inför varje styrelsemöte. På så sätt kan styrelsen vara bättre informerad kring status i de olika grupperna. På styrelsemötet diskuteras sedan de förslag till fortsatt arbete som respektive grupp föreslår. ARBETS-/PROJEKTGRUPP Gruppnamn: Matgrupp förskolan Deltagare: Syfte: Uppdrag: Tidplan: (Beskriv även viktiga hållpunkter/beslutspunkter eller andra kritiska händelser för att projektet ska kunna fortskrida) Anna Ankarberg, Maria Tuvesson, Anna-Lena Windstam, Marie Anestedt, Mirja Mattila, Sonny Vesterlund + ev tillkommer 1 förälder från Bryggan Att ytterligare höja kvaliteten på maten, bland annat genom att minska andel tillsatser och introducera ekologiska råvaror. Få politiker att ta upp frågan på agendan och sätta mål, påverka kravspec i upphandlingen av livsmedelsleverantörer, i dialog med kockerskor och förskola hitta sätt att arbeta vidare med matfrågan. Behov av gruppen finns så länge det finns förbättringar att göra/intresset för frågan finns från både föräldrar och personal. Datum för möten sätts löpande. Löpande rapportering från gruppen: Datum / Skriven av (vad har hänt sedan sist?) Förslag till beslut (behov av vidare arbete, resurser el dyl.) Gruppen hade sitt första möte i denna konstellation 13/10. Matgruppen har tidigare existerat som en undergrupp till föräldrarådet. Pågår en dialog bland personal kring ev tidigareläggning av frukostserveringen. Har även uppkommit förslag från föräldrar kring detta. Anna & Maria tar fram förslag på enkät/diskussionsunderlag att gå ut med i samband med föräldramöte i jan Resultatet på undersökningen ska utgöra ett beslutsunderlag i frågan. Anna tar in prisuppgift på att ta in Mats-Eric Nilsson som föreläsare/inspiratör och konkret hjälpa förskolan och föräldrar att komma framåt i arbetet. Förfrågan gjord, återkoppling saknas i dagsläget. Mirja gör, när tillfälle tillåts, en inventering av innehållsförteckning/tillsatser på aktuell veckas matsedel (för att synliggöra innehåll och då även kunna ge föräldrar en trygg försäkran om hur verkligheten ser ut). Anna Lena tar kontakt med ny folkhälsostrateg Helén för att höra om kraven kring satta hälsomål. Förslag till beslut - Vad är målet med gruppens arbete? Hur vet ni när vi är klara/har nått målet? - Budget/resurser för att ta in en extern föreläsare/inspiratör. Finns utrymme? Möte 17/11. Arbetsgruppen har nu satt upp både mål för 2010 och en fast agenda för våra möten. Ambition är att våra 2 förskolor ska bli kravmärkta under nästa år och alla insatser strävar mot detta mål. Dock är tanken att vi ej går ut med info till innan vi har blivit certifierade. En enkät kring frukosten har tagits fram och ska härnäst förankras bland personal innan den går ut till föräldrar på Borgen o Bryggan i jan Resultat presenteras på föräldramötet i feb. Offert ej kommit in från Mats-Eric Nilsson, vi avvaktar.

9 Sid 9(11) Ang upphandling ny matgrossist avvaktar vi protokoll från senaste nämndeprotokollet där ämnet var uppe på agendan. Nästa möte 16/ Matgruppsmöte i dec inställt, nytt möte ej bestämt. Frukostenkäten är genomförd och under sammanställning. Håkan fick samtal från en förälder som var upprörd över enkäten men önskade ej kontakta Anna eller Maria och vi har därför ej varken kunnat reda ut orsak eller åtgärda detta. Men det kan finnas rädsla för förändringar som missgynnar vissa. Offert inhämtad på föreläsning av Mats-Eric Nilsson kr ex moms och resekostnad för 2 tim och då ingår om vi önskar få en veckas meny utvärderad. Beslut tas vid matgruppsmöte Matgruppen har gått i idé, processen har stannat upp. Nya möten har ej prioriterats och medlemmar väntar på nästa steg gällande kravcertifieringen. Anna har lämnat över mötesansvaret till Maria Tuvesson pga. arbetsbelastningen.

10 Sid 10(11) Lokala Styrelsen Bollstanäs Resultatenhet Styrelsen har skapat en antal arbetsgrupper/projektgrupper för att särskilt driva olika frågor som är angelägna. För att effektivisera styrelsens arbete sker löpande avrapportering från dessa projektgrupper via denna rapport inför varje styrelsemöte. På så sätt kan styrelsen vara bättre informerad kring status i de olika grupperna. På styrelsemötet diskuteras sedan de förslag till fortsatt arbete som respektive grupp föreslår. ARBETS-/PROJEKTGRUPP Gruppnamn: Politikerkontakt Deltagare: Sami Laukström Syfte: Att ha kontakt med våra politiker i kommunen och ha en öppen dialog för att informera om brister och åtgärder som rör skolan. Uppdrag: Bevaka vad politikerna vill göra med Bollstanäs skola inför valet Tidplan: Kontakt och bevakning fram till valet (Beskriv även viktiga hållpunkter/beslutspunkter eller andra kritiska händelser för att projektet ska kunna fortskrida) Löpande rapportering från gruppen: Datum / Skriven av (vad har hänt sedan sist?) Förslag till beslut (behov av vidare arbete, resurser el dyl.) Möte med Leif Berglund (S) och Ulla Bücher (V) Jag hade ett möte med ovan nämnda politiker. Informerade om situationen på Bollstanäs skola och lokalastyrelsens syn på situationen. Försökte få fram lite information vad dessa politiker har för plan men fick ingen direkt information då man håller på att formerar sig inför valåret. Möte var mycket bra och givande, vi beslöt att fortsätta ha kontakt och jag lovade att bjuda in alla politiker till skolan innan valet Inga kontakter med politiker har hållits sen förra styrelse mötet. Inga kontakter med politiker har hållits sen förra styrelse mötet. Inga kontakter med politiker har hållits sen förra styrelse mötet. /Sami Laukström

11 Sid 11(11) Lokala Styrelsen Bollstanäs Resultatenhet Styrelsen har skapat en antal arbetsgrupper/projektgrupper för att särskilt driva olika frågor som är angelägna. För att effektivisera styrelsens arbete sker löpande avrapportering från dessa projektgrupper via denna rapport inför varje styrelsemöte. På så sätt kan styrelsen vara bättre informerad kring status i de olika grupperna. På styrelsemötet diskuteras sedan de förslag till fortsatt arbete som respektive grupp föreslår. Arbets-/Projektgrupp Gruppnamn: Ny skola Bollstanäs Deltagare: Tomas Kyletoft, Morgan Axelsson och Catharina Jogården på uppdrag av Lokala Styrelsen 2009/10 Syfte: Förstudien omfattar att ta fram alternativa förslag utifrån verksamhetens behov samt att kostnadsbedöma dessa förslag. Målet för förstudien är att hitta en så optimal lösning som möjligt för Väsby Östra skolor som innehåller tre skolor, Bollstanäs, Bredden och Grimsta som dock är egna enheter Uppdrag: Delta i kommunens referensgrupp kring förstudie för lokaler vid Bollstanäs skola. Tidplan: (Beskriv även viktiga hållpunkter/beslutspunkter eller andra kritiska händelser för att projektet ska kunna fortskrida) Förstudie jan-jun 2010 Projektering: aug-dec 2010 Förfrågan/upphandling: jan-mrs 2011 Byggnation: apr2011-jun2012 Om planändring erfordras genomföres detta parallellt med projektering/förfrågningsarbetet. Löpande rapportering från gruppen: Datum / (vad har hänt sedan sist?) Skriven av Förslag till beslut (behov av vidare arbete, resurser el dyl) Arbetsgruppen har haft ytterligare två möten sedan förra styrelsemötet, där föräldrarepresentanter deltagit på mötena nr 3 och 4. /Protokollen bifogas./