27. Protokoll fört vid styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 14:e april 2014 hos Olof Samuelsson, Bänorp kl.

Transkript

1 27. Protokoll fört vid styrelsemöte i Fiber i Ljung ekonomisk förening Möte den 14:e april hos Olof Samuelsson, Bänorp kl. 19:00 Närvarande: Olof Samuelsson, ordförande Johan Sköld Sivert Westlund Stefan Jonsson Martin Westlund Robert Sjöberg Dagordning: 1. Mötets öppnade 2. Val av sekreterare och justeringsman 3. Godkännande av dagordningen 4. Godkännande av föregående protokoll 5. Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan 6. Frågor för beslut a) Beslut att köpa tjänst av Tjällmo grävmaskiner för att ansöka om TA plan 7. Ekonomirapport inklusive beslut om utlägg 8. Övriga frågor 9. Nästa möte 10. Mötets avslutande 27.1 Mötets öppnande Ordföranden öppnande mötet och hälsade alla välkomna Val av sekreterare och justeringsman Till sekreterare för mötet valdes Johan Sköld och att justera dagens protokoll valdes Martin Westlund Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes Godkännande av föregående protokoll Förgående mötesprotokoll nr. 26 bordlades Rapportering av genomfört arbete inklusive aktivitetslistan Vi har fortfarande inga uppgifter på när Vattenfall avser gräva ner kraftledningen. Olof/Mårten kontaktar Vattenfall för att kontrollera tidplan och kostnader. Hantering av tillkommande grävningar/medlemmar utanför pågående projekt diskuterades. Olof återkommer med ett förslag på hur detta ska hanteras. Tjällmo grävmaskiner kan genomföra tryckning genom väg. Kostnaden för detta är 500 SEK per meter (exklusive moms). Tjällmo grävmaskiner kan också hjälpa till att ansöka om TA plan mot en kostnad av 500 SEK (exklusive moms). Ledningsrättsavtalet med Fortifikationsverket diskuterades. Olof uppdaterar avtalet och skickar det på granskning. Därefter skickar vi det till Fortifikationsverket. För övrigt, efter samtal med Utsikt, vad det gäller Ledningsrättsavtal för Etapp 2 återgår vi till det gamla formatet. På den andra utlämningsdagen hämtade ytterligare 6 personer kanalisation och varningsnät. Fortfarande är det dock många som ännu inte hämtat material. Vi behöver diskutera hur detta ska hanteras. Vidare Olof ska göra en sammanställning över de som hämtat material. Vi behöver komplettera med fler kopplingar. Ytterligare 40 st 40 mm och 40 st 25 mm behöver hämtas hos Utsikt. Johan ordnar med det. (Detta ryms inom beslutad budget). 1

2 Innehåll på nästa årsmöte som kommer hållas torsdagen den 24/4 diskuterades. Etapp 1 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan: Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status 14/4 Ta fram förslag på avtalstext för att hantera Olof 13/5 tillkommande grävningar/medlemmar utanför pågående projekt. 14/4 Beställ arbete för att ansöka om TA plan med Johan 25/4 Tjällmo Grävmaskiner 14/4 Uppdatera Ledningsrättsavtal med Olof 25/4 Fortifikationsverket och skicka det i tre exemplar för påskrift. 14/4 Sammanställ komplett lista på de som hämtat Olof 13/5 material 14/4 Hantering av de medlemmar som ännu inte hämtat slang och varningsnät 14/4 Komplettera med ytterligare 40 st 40mm och 40st Johan 25/4 25mm kopplingar. 19/3 Kontakta Vattenfall för att diskutera Olof 27/3 samförläggning. Tidplan och kostnad för detta behöver redas ut. 19/3 Försäkringsfrågan vid t.ex. avgrävning av kabel Olof 14/4 diskuterades. Vi behöver kolla med Mårten huruvida han har försäkring om det skulle inträffa. 10/2 Kontakta valberedningen för att förbereda förslag Olof 15/3 Stängd till ny styrelse 10/2 Olof skickar beställningslistan till Sivert så att vi Olof 16/2 Stängd kan kontrollera att vi erhållit den materiel vi beställt. 10/2 Informera Länsstyrelsen att vi nu beställt material Johan 16/2 Stängd och räknar med att komma igång med grävningsarbetet vilket innebär att vi kommer börja begära bidrag. 6/8 Anmälan på Ledningskollen.se ska göras stegvis utifrån hur grävningen planeras. Not: Görs i samband med grävstart Stefan/Martin Löpande Stängda aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist. Etapp 2 Aktivitetslista gicks igenom och status uppdaterades enligt nedan: Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status 19/3 Kartmaterial för sträckningar som ska till Robert 14/4 Fortifikationsverket. 19/3 Föreslagna grävsträckor mot Slottstornet ska Robert 14/4 förankras. 19/3 Markupplåtelseavtalets formuleringar behöver Olof 14/4 Stängd redas ut med Utsikt 19/3 Erhålla betalning för projektering Robert 14/4 19/3 Uppdatera projekteringsunderlag för att återspegla Etapp 2 19/3 Uppdaterat projekteringsunderlag skickas till Länsstyrelsen för godkännande 2

3 Datum Aktivitet Ansvarig Plan Status 19/3 Prata med Länsstyrelsen om tillvägagångssätt för Johan 14/4 bidrag. Går det att ta med Etapp 2 inom ramen för samma ansökan som Etapp 1? 19/3 Prata med Utsikt om tillvägagångssätt för avtal Etapp 2. Går det att ta med Etapp 2 inom ramen för samma ansökan som Etapp 1? Olof 14/4 Stängda aktiviteter kvarstår i listan under två på varandra följande protokoll, därefter tas de bort. Aktiviteterna är sorterade i datumordning, äldst sist Frågor för beslut a) Beslut att köpa tjänst av Tjällmo grävmaskiner för att ansöka om TA plan Det beslutades att köpa denna tjänst för 500 SEK exklusive moms. Nedan redovisas beslutslogg: Datum Beslut 14/4 Styrelsen beslutade att köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för att ansöka om TA plan. 19/3 Styrelsen beslutade att samförläggning med Vattenfall ska göras under förutsättning att tidplan och kostnader är acceptabla 19/3 Styrelsen beslutade att ev. självrisk för försäkring ska betalas av föreningen. 10/2 Styrelsen beslutade att påbörja grävning så snart all materiel erhållits. 10/2 Styrelsen beslutade att hålla ett Föreningsmöte under mars (se även 25.9 nedan) samt Årsmöte under april 17/12 Styrelsen beslutade att om det inte går att hitta en annan bra lösning så ska avgiften om kr betalas. 17/12 Styrelsen beslutade att köpa material från Utsikt. 6/11 Styrelsen beslutade att betala fakturan för domänadress om 200SEK. 6/11 Styrelsen beslutade att föreningen finansierar de extra PE25 slangarna 6/11 Styrelsen beslutade om följande övergripande tidplan: Grävstart 1:a december, klar 30:e maj med reservation för väder och vind. 6/11 Styrelsen beslutade att godkänna och skriva under avtalet med Utsikt. 2/10 Fortsatt arbete hos PEAB beslutades om ett takpris om ytterligare 5000 SEK. 6/8 Styrelsen beslutade att Projektören ska fortsätta sitt arbete med att slutföra att ta fram markägare, ledningsrättsavtal med Vägverket samt kontakta Länsstyrelsen för att kontrollera fornminnen. Detta görs mot ett takpris om SEK. Med motiveringen att uppkomna utträden sänker den totala kostnaden för projektet beslutar styrelsen att acceptera deras utträde utan att vidta några åtgärder. Styrelsen beslutar att skicka ut fastighetsanslutningsavtal till medlemmarna, med information om att detta ska vara påskrivet senast 15/7 och att inbetalning ska ske senast 1/8. Styrelsen beslutar att godkänna justerat avtal från Utsikt mailkonversation Föreingen/Utsikt/Länsstyrelsen sparas. Sivert förslag på Ledningsrättsavtal godkändes av styrelsen. 6/8 27/6 27/6 14/5 14/5 Styrelsen beslutade att tillsätta ett utskott med Robert Sjöberg som sammankallande med uppgiften att ta fram beslutsunderlag för etapp 2 av projektet. 14/5 För att få ett erbjudande om anslutning skall insats, medlemsavgift, projekteringskostnad om 3

4 Datum Beslut 1250kr var inbetalda samt att ett betalningsåtagande alt. anslutningsavtal ska vara påskrivet 20/3 Sedan tidigare har beslutats att tillkommande medlemmar som inte lämnat in betalningsåtagande ska betala 2000kr extra. Utformning av ledningsrättsavtal enligt förslag Tillsättning av utskott som bereder beslutsunderlag för Etapp 2 av fiberprojektet. Robert Sjöberg är sammankallande. Som ett resultat av förgående års revision beslutade styrelsen att komplettera den ekonomiska rapporten med en beslutslogg för de utbetalningar föreningen godkänt. Styrelsen beslutade att snarast ansöka om maximalt förskottsbelopp. Under förutsättning att kompletterande bidragsansökningar kan ske i efterhand ska projektansökan uppdateras enligt Länsstyrelsen förslag och enbart omfatta de 30 hushåll som vi i dagsläget har finansiering för. Detta innebär att beslut från förgående möte har uppdaterats. Bidrags ansökan ska ske för alla 36 hushåll. En villkorad ansökan görs där föreningen blir skyldig att betala tillbaka bidrag om inte kanalisation slutfördes. Styrelsen informerar om utfallet av enkäten om betalningsåtagande för enskilda medlemmar 10/2 10/1 10/1 Tillkommande medlemmar: styrelsen fattar beslut i varje enskilt fall om fastigheten kommer med i projektet eller ej. 10/1 Borenet hittar ingen lösning till samarbete 10/1 Årsmöte i mars månad 4/10 Inga formella beslut fattades. 23/8 I de fall fastigheter vill ansluta sig efter avslutad projektering beslutade mötet att ett uppsamlingsheat och att en modell för anslutning i senare skede tas fram. 23/8 PEAB genomför projekteringen. Underlaget biläggs protokollet 29/5 Beslut om projektering 15/5 Inga formella beslut fattades 17/4 Inga formella beslut fattade 27/3 Inga formella beslut fattades 12/3 Magnus registrerar föreningen och öppnar konto. Olof och Magnus tecknar firman i föreningen var och en för sig Ekonomirapport inklusive beslut om utbetalningar Rapport bifogas ej denna gång. Följande utlägg godkändes: Datum Beslut Kostnad [SEK] Kommentar 14/4 Köpa tjänst av Tjällmo Grävmaskiner för ansökan om TA plan. 500 (exkl. moms) Bidragsgrundande Kopior av projekteringskartor c:a /12 6/11 Faktura för domänadress 200 Bidragsgrundande 2/10 Fortsatt arbete hos projektören Max Bidragsgrundande (PEAB) 6/8 Fortsatt arbete hos projektören Max Bidragsgrundande 4

5 Datum Beslut Kostnad [SEK] Kommentar (PEAB) 27/6 Slutförande av projektering Ca 4000 kr innestående Bidragsgrundande 30/5 Registrering av ny styrelse 900 Bidragsgrundande 14/5 Kopior av projekteringskartor 1063 Bidragsgrundande 14/5 EU skylt 215 Bidragsgrundande 27.8 Övriga frågor Inga Nästa möte Nästa styrelsemöte kallas av ordföranden Mötet avslutas Ordföranden avslutade mötet. Justeringsman Mötets ordförande Martin Westlund Olof Samuelsson 5