Föreningen för den Skandinaviska skolan i Maputo s årsmöte

Transkript

1 PROTOKOLL Föreningen för den Skandinaviska skolan i Maputo s årsmöte på Skandinaviska skolan, Maputo, kl den 29 september 2015 Närvarande: Charlie Schaloske, Karen Larsen, Örjan Vilén, Daniela Todevska, Stanley Nyoni, Pernilla Zibung, Martin Christensson, Mårten Sahlén, Thomas Eriksson, Anna Guwert, Lisa Alberts, Per Björkhem, Clara Björkhem, Niklas Lehmann och Monika Branks. Dagordningen godkändes med följande punkter: 1. Styrelsens ordförande öppnar mötet 2. Fråga om mötet har blivit utlyst enligt stadgarna 3. Godkännande av dagordningen 4. Val av ordförande för mötet 5. Val av sekreterare för mötet 6. Val av två justeringsmän 7. Föredragning av aktuella punkter från förgående mötesprotokoll 8. Föredragning av verksamhetsberättelsen 9. Föredragning av bokslut 10. Föredragning av revisionsberättelsen 11. Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för den avgående styrelsen 12. Synpunkter på föreningens framtida verksamhet. Presentation av gällande, eller förslag på ny utvecklingsplan 13. Presentation av valberedningens förslag till ny styrelse 14. Val av styrelseledamöter och presentation av den av Skolverket utsedda ledamoten 15. Val av två revisorer 16. Val av 2 revisorssuppleanter 17. Val av valberedningen 18. Fastställande av terminsavgift, läsårsavgift och budget för räkenskapsåret 1

2 19. Ärenden som föreslagits styrelsen eller som skriftligen framförts till styrelsen inom angiven tidsram, innan den 17 september. 20. Övriga frågor 21. Mötet avslutas Punkterna 1-6, Mötet öppnas, utlysning godkänns och mötesordning fastställs Ordförande Martin Christensson förklarade mötet öppnat. Mötet ansågs ha har blivit utlyst enligt stadgarna. Quorum bekräftades. Mårten Sahlén valdes som ordförande för mötet. Daniela Todevska valdes som sekreterare för mötet. Monika Branks och Niklas Lehmann valdes som justerare. Punkterna 7-11, Analys av skolåret HT VT 2015 samt beslut om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen Aktuella punkter från föregående mötesprotokoll (7) var: a) budget och terminsavgifter, vilka skulle komma att beslutas på dagens styrelsemöte. b) Eventuellt köp av skolan vilket styrelsen beslutat att inte gå vidare med i dagsläget. Verksamhetsberättelsen (8) (tidigare utskickat): Ordföranden gick igenom den i korthet. Budget och bokslut (9) (tidigare utskickat): Kassören Ola Johansson presenterade budgeten och bokslutet. Vi fick ett överskott i intäkter på kr (resultatet blev kr i stället för det budgeterade kr) pga att skolan fick fler elever än väntat. Kostnaderna blev relativt sett ungefär detsamma som det budgeterades för. Revisions-PM och revisionsberättlese (tidigare utskickat): Monika Branks presenterade kommentarerna från förra årets revisionsberättelse och noterade huruvida dessa hade åtgärdats. Sammanfattningsvis noterade Monika att ett avsevärt antal förbättringar gjorts samt att de fyra övergripande rekommendationerna från revisionen HT2014-VT2015 behandlats: a) Revidera utvecklingsplanen. Detta har ej åtgärdats då SFS inte längre kräver en sådan plan för utlandsskolor. I stället har rektorn arbetat fram ett kvalitessystem med fokus på resultat. b) Utreda eventuellt köp av skolan. Det beslutades efter utredning att skolan inte skall köpas i dagsläget. 2

3 c) Översättning av Likabehandlingsplan, beredskapsplan, krisplan till Portugisiska samt delgivande till personalen har åtgärdats. d) Riktlinjer för upphandling har skrivits, godkänts och implementerats. Monika fortsatte med att presentera revisionsberättelsen. Hon nämnde att styrelsens protokoll, stadgar och andra styrdokument för det gångna året granskats samt att stickprov bland verifikationer tagits och att resultat och balansräkning granskats. Monika presenterade sedan nio kommentarer för HT 2014 och VT 2015; Revisorerna underströk att de första fem handlar om att ekonominredovisningen ska vara tydligare så att alla beslutsfattare och medlemmar lätt kan ta del av och kan använda finansiella rapporter som ett styr och managementinstrument: a) Avsättningar bör tydligt visa vilka poster som är låsta vs. Flexibla (endast förslag till fördelning) b) Interrimskontot bör specificeras med specifikationer för fordringar och skulder c) Kostnader för skolan och förskolan bör kunna följas genom att förenkla och förtydliga konton d) Inventarielistor bör upprättas e) Valutakurs vinster skall och valutakursförluster bör förtydligas Rekommendation 6 är att slutföra beslutet och genomföra byggnation av vägbulor. Vägverket har beslutat att vägbulor kan byggas och styrelsen har godkänt finansiering av dessa. Vägverket har däremot inte godkänt skolans finansiering. Ett förslag som kom upp var att några styrelsemedlemmar ska besöka Vägverket för att snabbare komma till handling. Rekommendation 7 är att styrelsen bör överväga att fortsätta med en utvecklingsgrupp där utvecklingsplanen uppdateras med fokus på en framtidsvision för skolan och att styrelsen bör engagera sig mer i skolans resultatorienterade kvalitetsarbete. Styrelsen uppmanades att engagera sig mer i marknadsföring och eventuellt se över skolans utbildningserbjudane med målet att skolan skall få fler elever. Rekommendation 8 är att styrelsens beslut om att bevilja utbildningsstöd till en anställd i December 2014 bör omprövas och dokumenteras bättre. Enligt skolans personalpolicy och reglerna för utbildningsfonden måste det finnas en tydlig motivering från den sökande och från styrelsen för det tagna beslutet. Idag är det inte klart för revisorerna hur bidraget kommer att leda till en förbättrad arbetsinsats och något som kan komma skolan tillgodo. Rekommendation 9 är att riktlinjer samt rutiner för upphandling utvecklas mer för att de skall kunna svara mot de olika behov skolan har. Avgående styrelse beviljades ansvarsfrihet (11). Punkterna 12-17, Föreningens framtida verksamhet, Val av ny styrelse 3

4 Kravet på utvecklingsplan på utlandsskolor har tagits bort och i stället ska skolan införa ett kvalitetssystem med fokus på resultat. Revisorerna föreslog och mötet beslutade att styrelsen ska arbeta vidare med en utvecklingsplan för skolans framtida verksamhet där tidigare arbete skall beaktas. Detta för att delarbetet om framtidsvision, marknadsföring och resultatkvalité skall kunna hålla styrkurs. Valberedningens förslag till ny styrelse presenterades och godkändes: ordförande Anna Guwert, kassör Ola Johansson sekreterare Daniela Todevska, representant från Skolverket Andreas Perez, ledamöter är Stanley Nyoni, Örjan Vilén och Thomas Eriksson. Nytt för i år är att ta in tre suppleanter som kan företräda ordinarie ledamöter då dessa inte kan närvara. Detta är förenligt med stadgarna. Lisa Alberts, Magnus Bellander och Mårten Sahlén blev tillfrågade och tackade ja. Styrelseledamöter enligt ovan godkändes. Representant utsedd av Skolverket är Andreas Perez. Monika Branks och Karin Sahlén återvaldes till revisorer. Karen Larsen och Elvis Langa valdes som revisorssuppleanter. Charlie Schaloske, Per Björkhem och Niklas Lehmann valdes till valberedningen. Punkterna 18-21, Analys och godkännande av terminsavgift och budget, övriga frågor samt mötets avslutande Den föreslagna läsårsavgiften godkändes: Barnets ålder/årskurs, avgift i USD: 1-3 år: år: 8700 Förskoleklass årskurs 6: Årskurs 7-9: Övriga avgifter som föreslagits till styrelsen godkändes också. Detta inkluderar terminsavgift distansstudier, användande av skolans pool, tennisplan etc, gästelever, kompletterande undervisning, stipendieregler samt undervisning i de skandinaviska språken och syskonrabatt. Mötet föreslog att styrelse går igenom dessa avgifter under det kommande läsåret, framför allt då avgifter för användandet av skolans utrymmen, samt kompletterande undervisning. Budgeten, som uppgår till SEK och innebär en eventuell förlust med cirka SEK för räkenskapsåret godkändes med motiveringarna att man förväntar få ytterligare elever till skolan samt att vinsten på SEK från föregående år täcker en eventuell förlust. Det noterades att skolan kan ta sådana risker då den har ett upparbetat eget kapital pa miljoner SEK. 4

5 Inga synpunkter eller förslag hade lämnats in till styrelsen. Inga övriga frågor anmäldes eller togs upp. Martin avgick som styrelseordförande och avtackades med present. Mötet avslutades. Vid protokollet Daniela Todevska Justerare Monika Branks Niklas Lehmann 5